Gestión Documental ERP

N. Documento Revisión Nº: 1.0 Fecha: 30/03/11

Introducción 1 Configuración de la Gestión Documental ERP 2 Funcionamiento de la Gestión Documental ERP 6 ÍNDICE

Introducción El programa Ahora permite una gestión documentar pudiendo asociar documentos de cualquier tipo a los objetos propios del sistema integrándolos de manera única. Cualquier fichero introducido en la aplicación es susceptible de ser asociado a los objetos de Ahora, de manera que un mismo documento puede estar asociado a varios objetos distintos. Por ejemplo, a ofertas de distintos clientes se le puede asociar el mismo documento con la reproducción de los precios que se les ha comunicado. Para la gestión documental se incorporan una serie de herramientas que permiten la inclusión fácil de documentos externos al programa. Así mismo se permiten crear nuevos tipos de ficheros que posibilitan la inclusión de campos con información útil para la clasificación de los ficheros incorporados al sistema. También se proporciona un control sobre las versiones, además de existir la posibilidad de crear plantillas de documentos y trabajar con ellas de una forma rápida y dinámica. Por otra parte también es posible crear documentos de tipo carpeta para una correcta organización y clasificación de los documentos, crear fusión de documentos para realizar mailings a gran cantidad de clientes, así como tener la posibilidad de interactuar de una forma rápida y sencilla con el escritorio de Windows o con cualquier apartado de Windows, así como diferentes formas de búsqueda de documentos dentro de la aplicación.. 1

Configuración de la Gestión Documental ERP La configuración de la gestión documental en el ERP de Ahora Soluciones es muy sencilla, debido a que la mayor parte de la gestión documental está habilitada por defecto, aún así será necesario realizar algunas comprobaciones. Entre dichas comprobaciones, uno de los aspectos que se debe comprobar es que en el menú, el nodo de Documentos esté habilitado. Para ello, será necesario acudir al apartado de Nodos del Admon de la aplicación, y habilitar dicho nodo, tal y como se muestra a continuación: Así como todos los nodos hijos (hay seis nodos dentro del nodo Documentos) del nodo de Documentos, tal y como se indica a continuación: Por otra parte, será necesario comprobar que para cada una de las colecciones habilitadas en la aplicación, aparece como objeto asociados el objeto de documentos. 2

Para realizar dicha comprobación será necesario acudir al Admon, aunque esta vez en el apartado de Objetos, dentro de este acudir a Objetos, pinchar en cada una de las colecciones habilitadas en la aplicación y en la grid de la derecha, en la pestaña de objetos asociados, comprobar que en el objeto Documentos, está marcado el check de Ver, tal y como se muestra a continuación. Una vez realizadas ambas comprobaciones, será necesario indicar a través de un parámetro de la aplicación la ruta física donde se guardarán todos los documentos que se inserten en la aplicación. Dicho parámetro se denomina Path Ficheros, y para configurarlo, será necesario acudir, dentro de la aplicación, al Menú, Administración, Configuración, Parámetros de la aplicación, tal y como se muestra a continuación: 3

Una vez situados en el listado de los parámetros de la aplicación, será necesario hacer clic en el modo grid, pinchar sobre algún parámetro, y con el botón derecho seleccionar la opción de Filtrar por y buscar por %path%, tal y como se muestra a continuación: De esta forma, filtraremos y seleccionaremos el parámetro Pathficheros, y en el campo valor, debemos introducir una ruta física existente, la cual debe estar compartida para poder gestionar los documentos en dicha ruta. Por ejemplo: C:\temp, de esta forma el primer documento que introduzcamos en la aplicación a través de la gestión documental, generará una estructura de cuatro niveles de carpetas, todas ellas denominadas por 00. 4

5

Funcionamiento de la Gestión Documental ERP 3.1 Creación de Tipos de Documentos En primer lugar, y una vez realizadas/comprobadas todas las configuraciones anteriores, será necesario crear los tipos de documentos que se van a utilizar. Para ello, en la aplicación, accedemos al Menú y desplegando el nodo de Documentos, aparece una opción que es Tipo de documentos, si hacemos clic en dicha opción aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación: En la cual, tenemos la opción de Generar un nuevo tipo de documentos en cuyo caso en el campo de la parte inferior de la pantalla, debemos indicar el nombre del tipo de documento, o de Modificar un tipo de documentos existente, en cuyo caso en el campo de la parte inferior de la pantalla, aparecerá un desplegable con los tipos e documentos existentes para seleccionar el tipo de documento a modificar. En este caso realizaremos un tipo de documento nuevo, tipo de documento Documentación y haremos clic en el botón Siguiente, entonces aparecerá la pantalla para incluir propiedades adicionales a cada uno de los documentos. La creación de tipos de documentos posibilita la creación de campos que añaden información al documento físico añadido. Esta funcionalidad permite así indicar para cada tipo de documento información adicional más allá del propio documento. A continuación, se muestra la pantalla donde es posible configurar dichos campos para obtener información adicional: 6

Si se marca la casilla C el valor del campo será elegido de una lista desplegable y si por el contrario se selecciona el valor P, el valor será introducido por el usuario directamente sin la ayuda de listas de valores. Como observamos, es posible, insertar diferentes propiedades, para el documento en cuestión. Es posible configurar propiedades del documento, a través de combos (desplegables), en ese caso, si marcamos la columna C en la grid, tal y como se puede observar, se puede configurar para que aparezcan: Lista de valores introducidos manualmente Lista de valores desde SQl Lista mixta En el caso de seleccionar la primera de las opciones, introduciremos en la grid de valores predeterminados, los posibles valores que pueden aparecer para dicha propiedad, teniendo la posibilidad de marcar uno de los valores por defecto, esto se realiza marcando el check D, tal y como se muestra a continuación: En el caso de seleccionar la segunda de las opciones, debemos introducir la consulta en SQL en el campo inferior de la pantalla Por SQL, de tal forma que el desplegable tire de la tabla o vista que especifiquemos en dicho campo, es decir se introducirá una sentencia que se ejecutará contra la base de datos y cuyo resultado aparecerá en la lista desplegable del campo. Por último, en el caso de seleccionar la tercera de las opciones, tendremos la opción de marcar tanto valores predeterminados con uno por defecto, como una consulta de SQL. Por otra parte, y como se ha comentado anteriormente, existe la posibilidad de marcar el check P, dicho check, es útil para indicarle al campo que es propiedad, y de esta forma, según a qué objeto asociemos y cómo lo asociemos, el documento heredará dichas propiedades o el valor será introducido por el usuario directamente sin la ayuda de listas de valores. En este caso hemos marcado como propiedad, el campo id cliente, de tal forma que si asociamos un documento al objeto cliente, heredará la descripción de dicho cliente en las propiedades: 7

Una vez configuradas las propiedades del tipo de documento que estamos creando, haciendo clic en siguiente aparece la siguiente pantalla. Donde es posible asociar seguridad a los tipos de documentos. En la columna de grupo, aparece un desplegable con todos los grupos de seguridad que existan en la base de datos, ya sea por empresa, por delegación, por departamento o por empleado. Mientras que en la columna de Seguridad, aparece otro desplegable para editar los permisos del tipo de documento que estemos configurando. Entre los posibles permisos que podemos aplicar aparecen: Permisos de Administración Permisos de Control Total. Permisos de Edición/Inserción Permisos de edición Permisos de Inserción Permisos de Lectura/Ejecución Sin Permisos Tal y como se muestra a continuación: 8

Una vez cumplimentados todos los pasos de creación de los tipos de documentos, haremos clic en el botón Cerrar. 3.2 Añadir Documentos 3.2.1 Añadir Documentos Arrastrando a Objetos de la Aplicación, Drag & Drop Para añadir documentos a los objetos de la aplicación, únicamente es necesario arrastrar el documento al objeto deseado. Es posible realizarlo de tres formas distintas. Si cogemos un documento desde cualquier parte de sistema de Windows, podemos arrastrarlo a: Objeto Objeto de la colección de búsqueda masiva Escritorio A continuación, se muestra una imagen ilustrativa de las posibilidades que existen para añadir un nuevo documento o carpeta de documentos a un objeto de la aplicación. El presente ejemplo, explica cómo añadir los documentos desde el escritorio de Windows, aunque será posible asociarlo desde cualquier parte: 9

3.2.1.1 Arrastrar a Objeto La primera forma es arrastrar un documento/carpeta de documentos cualquiera desde Windows al objeto en cuestión, cuando el árbol de objetos relacionados esté desplegado. En este caso, una vez hemos filtrado por la colección de clientes, arrastro un cliente en concreto a la parte izquierda de la pantalla y cuando el árbol de objetos relacionados quede desplegado, será posible añadir el documento al objeto en cuestión, en este caso al cliente 430002 (Cliente Ahora). En el momento realicemos el arrastre del documento al objeto en cuestión aparecerá la siguiente pantalla: 10

En la cual, es necesario indicar el tipo de documento que se va a añadir (de los creados anteriormente), ya que la aplicación detecta el origen del documento, en este caso Microsoft Word, el nombre del documento a añadir y la fecha del documento. Seleccionaremos como tipo de documento, el tipo de documento que acabamos de crear, Documentación y haremos clic en Terminar. De esta forma, si con el botón derecho sobre el objeto, hacemos clic en refrescar y acudimos al objeto relacionado de Documentos dentro del cliente y hacemos doble clic aparecerá el documento, dentro de su clasificación colgando del objeto en cuestión, tal y como se muestra a continuación: 11

De esta forma, si accedemos al documento y con el botón derecho del ratón, pulsamos Ver aparece la siguiente pantalla: En la cual, el documento ha heredado la propiedad del cliente (idcliente), tal y como hemos configurado en el tipo de documento, indica el valor por defecto de la propiedad de Conforme, que debía ser No, mientras que el campo Fecha Documento, al no ser propiedad ni combo, lo deja para que el usuario lo introduzca manualmente, mientras que el campo empleado, aparece un desplegable con todos los empleados dados de alta en la aplicación, ya que en la configuración del tipo de documento se había especificado que la consulta se ejecutara contra la tabla empleados_datos. 12

Además de la pestaña de Propiedades, aparece otra pestaña que es la de Control de versiones, en la cual nos informa de la versión del documento, y en su caso, de todas las versiones existentes del documento, tal y como se muestra a continuación En dicha pestaña, es posible gestionar todas las versiones que el documento posea, además de poder editar el documento, de generar uno nuevo o simplemente de cerrarlo. Para crear nuevas versiones del documento, bastará simplemente con hacer doble clic sobre la versión y aparecerá la siguiente pantalla: 13

En la cual, es posible añadir comentarios a la versión, visualizar dicha versión, salir o crear una nueva versión a través del botón de Nueva, tal y como se muestra a continuación: Una vez pulsado el botón de Nueva, aparece una pantalla como esta en la cual es posible añadir una nueva versión desde la versión actual o desde otro documento externo. Si pulsamos crear la nueva versión desde la actual, aparece la siguiente pantalla. En la cual es posible, seleccionar si se desea crear una versión, con un incremento menor a 2.1 o para una 3.0. Esto es, para un pequeño cambio en la versión, seleccionaremos que cree la versión 2.1, mientras que si el cambio es significativo, seleccionaremos crear la versión 3.0. Una vez seleccionado el tipo de versión, aparecerá la pantalla anterior con las nuevas versiones creadas, tal y como se muestra a continuación: 14

Por último, en dicha pantalla es posible exportar los datos de la grid que observamos en la imagen de la parte superior, tanto a un fichero de texto como a un Excel, desde la opción de Exportar, así como desde el menú, Ver, podemos seleccionar la opción de Donde estoy, y aparecería una pantalla como la siguiente. En la cual, indica dentro de que objeto se están creando las diferentes versiones del documento. 3.2.1.2 Arrastrar a Objeto de Colección por Búsqueda Masiva Por otra parte, es posible realizar el mismo proceso, pero en este caso añadiendo el documento directamente sobre el objeto cliente, proveniente de una búsqueda masiva de clientes. En esta forma de añadir documentos al objeto, existe una limitación técnica, y es que no es posible añadir e-mails al objeto de esta forma, sí de la forma anteriormente comentada, tal y como se muestra a continuación: De esta forma y de la anterior, se podrán añadir tantos documentos como se desee a cada uno de los objetos de la aplicación, tal y como se muestra en la siguiente imagen: 15

NOTA: Para añadir documentos dentro de la carpeta de documentos, será necesario estando sobre la carpeta, con el botón derecho del ratón, pulsar en Ver, de tal forma que aparezca la siguiente pantalla: 16

Y estando en la pestaña de Contenido carpeta, entonces sí, arrastrar el documento deseado dentro de la carpeta. 3.2.2 Arrastrar a Escritorio Por último, existe la opción de arrastrar cualquier documento al escritorio de la aplicación y posteriormente tratarlo como un objeto más dentro del mismo. Es importante destacar que si se arrastra el documento al escritorio, éste no quedará vinculado a ningún objeto de la aplicación, aunque lógicamente aparecerá la misma pantalla que anteriormente para seleccionar el tipo de documento. De las propiedades que hemos definido anteriormente, ahora únicamente, indicará el valor por defecto del campo Conforme. Para habilitar el escritorio es necesario acudir al Admon y marcar los checks de Visible y Habilitado para el nodo Escritorio, que se encuentra en el apartado de Otros, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: 17

A continuación, se muestra una imagen de la pantalla del escritorio con algunos documentos arrastrados: 18

Resulta importante explicar cómo es posible habilitar tantos escritorios de la aplicación como se quieran. Para ello, basta estando sobre el escritorio, pulsar el botón derecho del ratón y hacer clic en Nuevo archivador, de esta forma en el escritorio principal aparecerá un nuevo icono con el nombre archivador, el si pulsamos sobre él, accedemos a un nuevo escritorio secundario. Además, en la parte derecha también tendremos un icono de acceso rápido al mismo, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: Por otra parte también es importante explicar las diferentes modalidades existentes de trabajar con el escritorio de la aplicación. Para ello, simplemente desde la barra de herramientas de la parte superior de al pantalla de la aplicación, desplegaremos el botón del Escritorio y aparecerán tres opciones, tal y como se muestra a continuación: De las cuales, el escritorio en pestaña es la forma estándar de trabajar con el mismo, la forma por defecto cuando se activa el nodo del escritorio. Por otra parte, existe la opción de escritorio incrustado, la cual hace que podamos estar viendo a la vez la aplicación y el escritorio, tal y como se muestra a continuación: 19

Por último, existe la opción de trabajar con el escritorio en otra ventana independiente de la aplicación, tal y como se muestra a continuación: 20

Una vez explicadas las diferentes formas de trabajar con el escritorio, continuamos explicando el funcionamiento de la gestión documental en el mismo escritorio. Una vez estén los documentos en el escritorio, tal y como se observa en la imagen anterior, es posible enviarlos a la papelera con el objetivo de eliminarlos, adjuntarlo en un aviso para enviarlo o al explorador de documentos, equivalente a enviar al árbol. Una vez tenemos en el escritorio algún objeto, por ejemplo un cliente, poder arrastrar un documento a dicho objeto. Es importante destacar que el documento puede estar ubicado tanto en el escritorio de la aplicación como en cualquier otro lugar de Windows. Una vez arrastrado el documento al objeto, aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación: En la cual, debemos especificar si se desea Asociar documento existente con cliente, en cuyo caso, se realizará como un link del documento, en el cual si se realizan cambios sobre el documento original, se realizarán también sobre el documento asociado al objeto. Por el contrario, si se selecciona la opción de Crear nuevo documento y asociar a cliente, entonces el documento que quedará asociado al cliente será una copia del documento original, en el cual si se realizan modificaciones sobre el documento original, en el documento asociado al cliente no se contemplarán dichas modificaciones. Es decir, de esta forma el documento original y el que queda asociado al cliente son totalmente independientes. La otra opción que se puede seleccionar es Cancelar la operación. NOTA: Si desde la aplicación, asociamos un documento a un objeto, y dicho documento ya existe, nos pide lo mismo que la última imagen: 21

Asociar documento existente con el objeto, por lo que se creará como un link al documento original. Crear nuevo documento y asociar al objeto, por lo que se creará una copia del documento original totalmente independiente del documento original. Además, si se ha seleccionado la primera de las opciones, entonces a la hora de borrar el documento asociado al objeto (link al documento original), aparecerá una pantalla como la que se muestra a continuación, en la cual existen dos formas de borrar el documento: Por una parte, Borrar el documento y las relaciones, esta opción será útil para borrar tanto el documento asociado (link al documento original), como el documento original. Mientras que la opción de Eliminar sólo relación, sería útil para eliminar únicamente el documento asociado y no el documento original. 3.2.3 Añadir Documentos a Objetos de la Aplicación Además de la funcionalidad de arrastrar para añadir documentos a los objetos de la aplicación ( Drag & Drop ), existe otra forma de añadir estos documentos a objetos. Esta otra forma de añadir os documentos a los objetos de la aplicación consiste en filtar por algún objeto, arrastrarlo a la parte derecha de la pantalla para que el árbol de objetos asociados quede desplegado y con el botón derecho sobre el objeto relacionado Documentos, hacer clic en Nuevo, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: Aparecerá la pantalla que se ha explicado anteriormente, en la cual será necesario indicar: Origen del documento a añadir El tipo de documento a añadir 22

EL nombre del documento a añadir La fecha del documento a añadir (propone la fecha actual por defecto) Una vez cumplimentados todos los datos relativos al documento en cuestión, si hacemos clic en Terminar, aparecerá el explorador de Windows con el objetivo de seleccionar el documento que se desea añadir: Y una vez seleccionado el documento que se quiere añadir al objeto de la aplicación, aparecerá la siguiente pantalla: 23

En la cual, al igual que anteriormente, podemos observar las propiedades (características adicionales del documento) del documento y al hacer clic en Guardar el documento quedará añadido al objeto en cuestión, en este caso al Proveedor Ahora. Es importante destacar que en este caso la propiedad de idcliente no la ha heredado debido a que el objeto en este caso es un proveedor y no un cliente. A continuación, será necesario con el botón derecho del ratón, hacer clic en Refrescar el objeto en cuestión y si accedemos al objeto relacionado de Documentos, aparecerá el documento que se ha añadido. Si hacemos clic con el botón derecho en Ver, se abrirá la misma pantalla que antes, incluyendo la pestaña del control de versiones: 3.3 Asociación de Documentos A muchos de los objetos existentes en la aplicación se le puede asociar un documento. Entre otros, se le puede asignar documentos a: Clientes Proveedores Datos Económicos Datos Comerciales Ofertas Pedidos Albaranes Facturas Partes Efectos etc. 24

Para asignar un documento a uno de estos objetos la forma más sencilla es la de pulsar el botón secundario del ratón sobre el objeto y elegir la opción Asociar documento. El primer paso antes de poder asociar un documento, es crear un tipo de plantilla, y previamente configurar el Microsoft Office Word para poder crearla. Configuración de Microsoft Office Word Previamente a la configuración de las plantillas, será necesaria una configuración en el programa Office Word (único formato permitido para generar plantillas). A) Caso de Office Word 2003 Para el caso de un Office Word 2003, hay que acceder al menú de Herramientas y dentro de él a la opción de Plantillas y complementos, tal y como se muestra a continuación: A continuación, aparecerá la siguiente pantalla, en la cual es necesario entrar a la pestaña de Plantillas, y dentro de ella marcar el check de Actualizar los estilos automáticamente, marcar el check de Ahora.dot e introducir la ruta física donde se encuentra la carpeta de instalación de la plicación de Ahora Soluciones, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: 25

El siguiente paso a realizar será dentro del menú de Herramientas, pulsar el botón de opciones, tal y como se muestra a continuación: Dentro de esta opción, habrá que seleccionar el tipo de archivos Plantillas personales y en el campo posición introducir la ruta física donde 26

se encuentre la carpeta de instalación de la aplicación de Ahora Soluciones (en este caso C:\archivos de programa\ahora), tal y como se muestra a continuación: Por último, será necesario habilitar todas las macros. Para ello, accederemos al menú de Herramientas, y dentro de de este menú seleccionar la opción de Macros, Seguridad, tal y como se muestra a continuación: 27

Una vez estemos dentro de esta opción aparecerá la pantalla de Seguridad, en la cual será necesario marcar la pestaña de Nivel de seguridad, y dentro de ella marcar el último check (Nivel de seguridad bajo): Mientras que en la segunda pestaña Editores de confianza, será necesario marcar los dos checks existentes, tal y como se muestra a continuación: 28

B) Caso de Office Word 2007 En este caso, accediendo al Office Word y marcando el icono de inicio: Se desplegará un menú y habrá que pinchar en el botón de Opciones de Word, tal y como se muestra a continuación: Accederemos a la siguiente pantalla, donde será necesario marcar la opción de Sitios de Confianza,tanto de la barra de herramientas de la izquierda, como el botón existente dentro de la opción de Centros de Confianza, tal y como se muestra a continuación: 29

A continuación será necesario marcar los checks de Habilitar todas las macros y Confiar en el acceso al modelo de objetos de proyectos VBA, tal y como se muestra continuación: Una vez marcado dicho check, será necesario acudir al icono del Word como anteriormente, volver a pulsar la opción de Opciones de Word y pulsar la opción de Avanzadas, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: 30

Una vez entramos a la opción de Avanzadas, será necesario hacer clic en la opción de Ubicación de archivos, la cual se encuentra al final del formulario, tal y como se muestra a continuación: Aparecerá una pantalla donde incluirá por defecto una ruta física en el apartado de Plantillas personales y en el de Plantillas de grupo, dicha ruta física debemos seleccionarla y modificarla, para que apunte al archivo Ahora.dot, que se encuentra en la carpeta de instalación de la aplicación de Ahora Soluciones, en este caso: C:\archivos de programa\ahora soluciones ERP, tal y como se muestra a continuación: 31

Por otra parte, si accedemos de la misma forma, a la opción de Complementos, y seleccionamos de la combo de Administrar, la opción de Plantillas, tal y como se muestra a continuación: 32

Si pulsamos la opción de Ir, aparecerá la siguiente pantalla, donde será necesario indicar para el archivo Ahora.dot la ruta física a la cual debe apuntar, en nuestro caso C:\archivos de programa\ahora Soluciones ERP, ya que la carpeta de instalación de la aplicación se encuentra en dicha ruta, además de marcar el check de Actualizar los estilos automáticamente. 33

C) Caso de Office Word 2010 En el caso de tratarse de un Office Word 2010, cambiará únicamente la primera pantalla, puesto que una vez situados en la pantalla de Opciones de Word, para configurar el programa para trabajar con plantillas, el procesos será exactamente igual que con la versión del 2007. A continuación se muestra dicha pantalla, que es la única diferente respecto a la versión actual. 34

Como se observa es equivalente pulsar el botón de Archivo y el de Opciones en la versión 2010, a pulsar el icono del Word y Opciones de Internet en la versión 2007. Una vez configurado el programa Office Word, ya se está en disposición de empezar a trabajar con las plantillas y la fusión de documentos (únicamente se pueden fusionar documentos si son del tipo Office Word). Para ello, desde el Menú principal de la aplicación, dentro del nodo de Documentos, aparece una opción que se denomina Plantillas, si pulsamos en dicha opción aparece la siguiente pantalla: 35

En la cual, pulsando el botón derecho del ratón aparece la siguiente pantalla: Seleccionaremos la opción de Añadir una nueva rama, y aparecerá la siguiente pantalla: 36

Para a continuación, pulsar con el botón derecho del ratón la opción de Añadir documento, tal y como se muestra en la siguiente pantalla: En este momento aparece la pantalla donde es necesario especificar el origen del documento a añadir (Office Word), el tipo de documento (en este caso se ha creado un tipo de documentos del tipo Plantillas ), el nombre del documento y la fecha del documento, tal y como se muestra a continuación; 37

Después vuelve a aparecer la pantalla donde es posible gestionar las versiones de los documentos: 38

Haciendo clic en Guardar, se abrirá el programa de Office Word, con el objetivo de empezar a crear la nueva plantilla. NOTA: En el caso de que al abrir el Office Word no aparezca la pestaña de Complementos, será necesario volver a configurar la ruta física del Ahora.dot, desde la pantalla de Plantillas y complementos, tal y como se ha explicado anteriormente (Opciones de Word, complementos, plantillas): 39

Para crear la nueva plantilla, será necesario entrar en el menú de Complementos y en Configuración, deberemos seleccionar todos los campos que se utilizarán posteriormente en la plantilla que vamos a crear. Es importante destacar que también debemos incluir los campos clave, es decir los Id de cada uno de los campos, aunque posteriormente no se muestren en la plantilla, tal y como se muestra a continuación: 40

Siempre estaremos a tiempo de incluir nuevos campos para utilizar en la visualización de la plantilla. Una vez seleccionados todos los campos de la plantilla, accederemos a la opción de Marcadores para configurar la plantilla, y aparecerá la siguiente pantalla: De tal forma que estando sobre el Word y especificando para cada campo el área que utilizará, en este ejemplo, configuraremos el encabezado de una carta comercial, situando los datos del cliente en la parte superior derecha del documento, m ientras los datos de la empresa los situaremos en la parte superior izquierda del mismo, tal y como se muestra a continuación: 41

Guardaremos y cerraremos. Para utilizar la plantilla, desde el objeto en cuestión, en este caso el objeto clientes desde el árbol, con el botón derecho del ratón, marcaremos la opción de Asociar documento, tal y como se muestra. Y aparecerá la siguiente pantalla, para seleccionar la plantilla a utilizar: 42

Al hacer clic en Aceptar, aparecerá el siguiente mensaje: Marcaremos asociar al objeto y fusionar y aparecerá la el documento de tipo plantilla cumplimentados con los datos contenidos en la ficha del cliente que se ha seleccionado y con los datos de la empresa que se encuentran en la ficha de la misma. Es importante destacar que si en la organización existe la aplicación de Exchange para el correo electrónico, marcando el parámetro de Existeexchange a on, en la pantalla de fusión de documentos, aparecerá un check más Enviar por correo, en el cual si lo marcamos, aparecerá una pantalla para especificar el mensaje de correo que se desee enviar, y lo enviará a la dirección de correo que exista, en este caso en la ficha del cliente, tal y como se muestra a continuación: 43

El siguiente paso sería configurar también el cuerpo de la carta comercial. A continuación, se muestra como queda dicho documento: 44

Existe la posibilidad de fusionar la plantilla con la colección completa, en vez de únicamente a un cliente, para ello, llevamos la colección de clientes al árbol y desde la colección, pulsamos el botón derecho y seleccionamos la misma opción que antes, Asociar documento, tal y como se muestra a continuación: Entonces aparecerá la misma pantalla que anteriormente para seleccionar la plantilla a utilizar, y pulsaremos la opción de Fusionar. A partir de este momento, dentro de cada cliente (en el árbol), en el nodo de documentos aparecerá un documento del tipo Plantillas asociado a cada uno de los clientes con los datos de la plantilla fusionad con los datos existentes en la ficha de cada uno de los clientes, como se muestra a continuación: 45

Documentos Por otra parte, dentro del Menú en el nodo de documentos, aparece la opción de Documentos, si pulsamos sobre dicha opción aparece la siguiente pantalla: 46

En la cual aparecen diferentes filtros. Tales como búsqueda por: usuario, origen, nombre, observaciones, tipo de documento, propiedad por tipo, valor o fecha de documento. Será necesario especificar el valor en los campos de los filtros y pulsar el botón de Buscar, para que aparezca el listado de documentos que coinciden con los criterios de búsqueda. Por otra parte, existe la opción de pulsar el botón de Avanzada, en cuyo caso aparecerá la siguiente pantalla: 47

En la cual, será posible filtrar por propiedades, podemos seleccionar propiedad general o propiedad específica. De tal forma que es posible ir incluyendo el filtro de los tipos de propiedad, enlazados por la condición Y o por la condición O. Si seleccionamos la propiedad general, habrá que elegir la propiedad entre: Nombre, origen, tipo de documento y usuario, a continuación indicar la equivalencia (igual, distinto, mayor, menor o como), e incluir la descripción de la misma, es importante destacar que se puede hacer uso de los %. Si queremos incluir el filtro como una parte del filtro general, pulsaremos el botón de Agregar y dicha condición de búsqueda aparecerá en la grid de la parte superior de la pantalla. De la misma forma, se actuará con las propiedades específicas, aunque lógicamente en este caso únicamente aparecerán las propiedades que se hayan creado previamente en alguno de los tipos de documentos como ya se ha explicado. Una vez se tengan los distintos filtros por propiedades tanto generales como específicas, tal y como se muestra a continuación: 48

Podremos pulsar el botón de Cerrar y aplicar filtro, entonces se cerrará la pantalla de búsqueda avanzada y volverá a aparecer la pantalla anterior con el filtro aplicado. Otra funcionalidad de la pantalla, es una ve tengamos el filtro configurado y con su descripción, si pulsamos el botón de Guardar, éste se guardará y quedará disponible para futuras conexiones en la parte izquierda de dicha pantalla, en el apartado de Lista de filtros. Otra funcionalidad de la presente pantalla de búsqueda de documentos es seleccionar uno de ellos y pulsar el botón de Ver, que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla, de esta forma en la parte derecha de la pantalla aparecerá el documento para previsualizarlo: 49

Otra funcionalidad distinta es la opción de Búsqueda contextual, que se encuentra en la parte inferior izquierda de la pantalla tal y como se muestra a continuación: Y aparecerá una pantalla para introducir la descripción del documento a buscar, tal y como se muestra a continuación: Por último, existe la opción de Árbol de objetos, que se encuentra en la parte superior derecha de la pantalla, tal y como se muestra a continuación: 50

Dicha funcionalidad es muy útil cuando conocemos el documento a qué objeto pertenece, ya que para realizar la búsqueda del documento desde esta opción, será necesario marcar el objeto al cual está asociado el documento y el nombre del mismo. Para marcar el nombre del objeto, existen dos formas o escribirlo en el campo reservado para ello, o directamente marcarlo con un check: 51

Mantenimiento de Imágenes En primer lugar para trabajar con el mantenimiento y la gestión de las imágenes en la aplicación, es necesario configurar el parámetro pathimagenes, en el menú principal de la aplicación, accederemos al apartado de Administración, Configuración, Parámetros de la Aplicación : 52

Seleccionaremos el parámetro pathimagenes y en el campo valor introduciremos el valor de la ruta física donde se almacenará el repositorio de imágenes. Es importante destacar que dicha ruta esté disponible en el servidor para cualquier usuario de la aplicación, aunque en nuestro ejemplo, se ha definido una ruta en local: La aplicación permite la inserción de imágenes que se asociarán a los artículos. Para ello se puede realizar bien desde las fichas de los artículos, bien desde el árbol de objetos asociado al objetos artículo, o bien a través de la opción de menú existente en el menú general. En primer lugar se explicará la forma de asociar imágenes a través del menú existente. Si pulsamos la opción de Mantenimiento de imágenes, que se encuentra como una opción más dentro del nodo de Documentos, tal y como se muestra a continuación: Aparecerá la siguiente pantalla, en la cual debemos indicar el nombre del objeto al cual se le va a asociar la imagen: 53

Pulsando el icono con puntos discontinuos que existe entre los dos campos, apare4cerá una pantalla para filtrar los artículos dados de alta en la aplicación, tal y como se muestra a continuación: Seleccionaremos el artículo que deseemos y a continuación aparecerá la siguiente pantalla: 54

En la cual pulsando el botón de siguiente aparecerá la siguiente pantalla: 55

Donde pulsando el botón de Agregar, aparecerá el explorador de Windows para seleccionar la imagen que deseemos vincular a la ficha del artículo seleccionado anteriormente, tal y como se muestra a continuación: NOTA: Es importante destacar que la aplicación admite los siguientes formatos a la hora de asociar imágenes a la ficha del artículo:.gif,.cur,.tif,.jpg,.png,.bmp,.ico. De tal forma que seleccionaremos la imagen que se desee, y a continuación aparecerá una pantalla con la que se muestra a continuación con el objetivo de asignarle una descripción a la imagen seleccionada: NOTA: Es importante destacar que el texto que se introduzca aquí, será simplemente una descripción de la imagen, ya que en la ruta física se guardará con el nombre original, por lo tanto cuando asignemos la misma imagen, aunque indiquemos descripciones distintas aparecerá un mensaje en el cual nos indicará que la imagen ya existe y si deseamos sobrescribirla, tal y como se muestra a continuación: 56

De la misma forma si desde la ficha del artículo, queremos eliminar la imagen asociada, directamente se eliminará de la ruta física. Pulsando el botón de Aceptar, aparecerá de la siguiente forma la imagen seleccionada para el artículo que estamos trabajando. Por otra parte, es posible tener asociadas más de una imagen al artículo en cuestión, aunque para ello, será necesario marcar una de ellas como Imagen principal, a través del check situado en la parte inferior izquierda de la presente pantalla. Para asociar imágenes adicionales al artículo, será necesario volver a pulsar el botón de Agregar y la aplicación se comportará de la misma forma que en la primera imagen a asociar, de tal forma que nos permitirá seleccionar la imagen que deseemos e indicarle una descripción a la misma, para llegar a la pantalla siguiente, donde aparecen las imágenes asociadas a la ficha del artículo y la necesidad de marcar una de ellas como imagen principal: 57

Para finalizar el proceso de vinculación de la imagen a la ficha del artículo, será necesario pulsar el botón de Cerrar. Una vez vinculada la imagen a la ficha del artículo, accederemos a ella para comprobar que se ha vinculado correctamente, tal y como se muestra continuación: 58

Otra de las formas existentes para asociar imágenes a la ficha de los artículos, es directamente desde el formulario de la ficha del mismo. Para ello, si abrimos la ficha del artículo, en la parte inferior derecha de la pantalla, aparecen dos botones, por una parte el botón de Asignar, y por otra el botón de Editar. En primer lugar, pulsaremos el botón de asignar, y de la misma forma que antes se abrirá el explorador de Windows con el objetivo de seleccionar la imagen deseada. Una vez seleccionemos la imagen, automáticamente aparecerá en la ficha del artículo, tal y como se ha demostrado anteriormente. Después de haber asociado la imagen a la ficha del artículo, si pulsamos otra vez el botón de Asignar, aparece la siguiente pantalla: En la cual, en la parte inferior de la pantalla aparece una barra de desplazamiento, para en el caso de tener más de una imagen asociada a la ficha del artículo, poder desplazar la barra desde un extremo hasta el otro con el objetivo de visualizar las imágenes que existen asociadas en la ficha del artículo. 59

Por otra parte, en el menú superior de Imágenes, aparecen dos opciones, una de ellas es Restablecer el tamaño de la pantalla y la otra es para acceder al mantenimiento de imágenes, que se ha explicado anteriormente, tal y como se muestra a continuación: En este caso existe una opción más, que se corresponde con el botón de Editar, si pulsamos dicha opción se podrá editar la imagen y volverla a guardar con los cambios realizados. Por último, se explicará la opción de asociar imágenes a través del árbol de objetos asociado al objeto artículo, de tal forma que el objeto imágenes está vinculado al objeto artículo, y desde este objeto con el botón derecho pulsar en Nuevo, tal y como se muestra a continuación: 60

Aparecerá la siguiente pantalla, donde será necesario acudir a través del menú superior de Imágenes, al mantenimiento de imágenes, para acceder a la pantalla anterior, del asistente de imágenes para asociar desde allí cualquier imagen a la ficha del artículo. 61

NOTA: Es posible realizar una configuración para que cualquier objeto de la aplicación, tenga como objeto asociado, el objeto imágenes. Para ello, será necesario crear una vista en la cual se unan ambas tablas de los objetos a través de los campos clave de la tabla del objeto que queremos que sea objeto padre del objeto imagen. Por ejemplo, si queremos que desde el objeto tarea cuelgue la colección de imágenes, crearemos la vista con los campos clave de la tabla tareas (idtarea, idrevision). A continuación mostramos un ejemplo de cómo la vista para relacionar ambas tablas, es importante destacar que será posible realizar dicha configuración con cualquier objeto de la aplicación: CREATE VIEW VTareas_Imagenes AS SELECT T.IdTarea,T.IdRevision,OI.* FROM objetos_imagenes OI INNER JOIN Tareas T ON OI.Objeto='Tarea' AND OI.IdDocObjeto=T.IdDoc END Por otra parte, será necesario incluir el registro de tal forma que el objeto tareas tenga como objeto asociado el objeto imagen, siendo la consulta en SQL alternativa, select * from la vista creada. Para ello, desde el Admon, entraremos en el apartado de objetos, pulsaremos la opción de objetos, seleccionaremos el objeto tarea, y en la parte inferior derecha de la pantalla, en el apartado de objetos relacionados, introducir el objeto imagen con la consulta de SQL siguiente: 62

Seguridad de Documentos La aplicación distingue claramente entre la seguridad aplicada a la clasificación o tipos de documentos y la seguridad aplicada a los documentos en sí. La seguridad que se aplica a la clasificación de los documentos, se configura desde el Admon en la sección de "Asignación de grupos a instancias", en el apartado de "Clasificación de los documentos", tal y como está documentado en el apartado de Aplicar seguridad a la clasificación de los documentos del documento de Administración y Configuración del ERP. Por otra parte, existe la seguridad aplicada a los documentos en sí. Es importante destacar que dicha seguridad comienza donde termina la seguridad de la clasificación de los documentos. Es decir, una vez aplicada la seguridad a la clasificación de los documentos, es posible aplicar seguridad además a los documentos en concreto. Para ello, será necesario, activar el parámetro de Seguridad documentos, tal y como se muestra a continuación: 63

Una vez activado dicho parámetro, en el formulario del documento aparecerá un check indicando que dicha configuración está activa, tal y como se muestra a continuación: En este caso se ha aplicado la siguiente seguridad para este tipo de documento en concreto, tipo T1 : Para aplicar mayor seguridad al presente documento, será necesario desde el menú de Ver, hacer clic en la opción de Seguridad Documental, tal y como se muestra a continuación: 64

De esta forma se accede a la siguiente pantalla, donde aparece la seguridad aplicada a la clasificación del documento en cuestión y existe la posibilidad de aplicar una seguridad diferente para el documento en concreto: Una vez aplicada la seguridad al documento en concreto, aparecerá el check de seguridad definida marcado, tal y como se muestra a continuación: 65