COTIZACIONES Qué es una cotización? Permiten al usuario crear y enviar por mail las cotizaciones y propuestas de los productos y servicios, así como gestionar todo el proceso de comunicación con el cliente hasta su aprobación. Cómo crear una cotización? La cotización se puede crear desde la opción de crear/cotización.
Para elaborar una cotización será necesario diligenciar los datos: 1. Tipo de Cotización: Permite seleccionar el tipo de cotización que se desea elaborar. 2. Asociar: Permite relacionar la cuenta u oportunidad a la que se le enviara la propuesta. 3. Responsable de la cotización: Corresponde al usuario responsable de realizar seguimiento a la cotización, a este usuario le llegara la tarea de cotización, donde podrá realizar el seguimiento de la propuesta enviada al cliente. 4. Contacto responsable: Se selecciona o adiciona el contacto de la cuenta u oportunidad a la cual se enviará la cotización. 5. Encabezado: En este campo el sistema sugiere lo definido en la configuración de la cotización, permitiendo modificar la información correspondiente al detalle de la cotización. 6. Grilla de la cotización: En esta sección se adicionan todos y cada uno de los ítem, productos o servicios que se deseen cotizar. Para eso el sistema sugiere el valor definido en el catálogo de productos con la posibilidad de modificarlo, así como el porcentaje de IVA si lo maneja. También permite la captura de cantidades y porcentaje de descuento. 7. Sección de totales: En esta sección se visualiza el total bruto de los ítems facturados, así como total IVA, total descuentos y valor neto a pagar. 8. Condiciones Comerciales: En este campo el sistema sugiere lo definido en la configuración de la cotización. Al igual que el encabezado, permite modificar su contenido. Cómo enviar una cotización? Una vez se haya realizado o capturado toda la información de los ítems que se desean cotizar, el sistema permite guardar la cotización y/o enviarla por mail. Para ambos casos, el sistema creará una Tarea de Cotización en la cual se podrá efectuar el seguimiento respectivo. Para guardar, basta con dar clic en el botón Guardar. Para enviar por mail, se selecciona el botón Guardar y Enviar Una vez se seleccione el botón Guardar Y Enviar, el sistema presentará la siguiente ventana, donde será posible enviar y/o modificar los datos de envío del mail de cotización al cliente.
Para: Sugiere el contacto seleccionado en el cotizador, con la posibilidad de modificarlo o adicionar uno nuevo. Asunto y Comentario: el sistema sugiere en este campo el asunto y comentarios definidos en la configuración de la cotización con posibilidad de modificarla. Firma: en el campo firma visualizara los datos que se encuentran en el perfil del usuario que está realizando él envió de la cotización. Cómo recibe el cliente la cotización? Una vez el usuario envía la cotización, el contacto del cliente relacionado en la cotización recibirá un mail con el siguiente contenido: Al seleccionar la opción de Ver detalle, el sistema permitirá ingresar a la vista de la cotización, la cual se ve de la siguiente manera.
El contacto puede realizar las siguientes acciones Aceptar, Enviar comentarios, Reenviar e Imprimir/descargar. Aprobar: Al seleccionar este botón, el sistema marca la cotización como aprobada la cual supone aval de parte del cliente. Enviar comentario: Este botón habilita el campo Comentarios, permitiendo generar un ambiente de comunicación con el cliente. Reenviar: Al seleccionar esta opción, el sistema da la posibilidad de cambiar el contacto y hacer reenvío del documento, así como permite la creación de uno nuevo en caso de no existir. En este punto, es importante aclarar que todos los contactos creados por el cliente, irán poblando la información de la empresa. Imprimir o descargar PDF: Este botón permite al cliente descargar la factura en formato PDF con el fin de utilizar las funciones propias de esta herramienta como la de imprimir o guardar Así mismo, podrá visualizar el contenido de la cotización, y en la grilla de esta sección podrá visualizar las columnas definidas por el usuario en la configuración y se podrá acceder a los videos e imágenes cargadas en cada uno de los productos.
Al finalizar la pantalla se tiene una sección donde permite al cliente visualizar el historial de acciones relacionadas con la cotización. Cómo la empresa gestiona la cotización? Al elaborar o enviar la cotización el sistema automáticamente la registra y le permite al usuario realizar las siguientes acciones: Ver seguimiento cotizaciones: Este botón permite desde la cotización crear la tarea de seguimiento comercial, al seleccionar este nuevo botón el sistema habilitará una ventana, donde podremos crear un nuevo seguimiento o relacionar la cotización a un seguimiento existente.
En el caso de crear una nueva tarea el sistema solicita una descripción y fecha de seguimiento para la tarea que se va a crear: Si se relaciona a un seguimiento de una cotización existente permite seleccionar la tarea a la cual se va a asociar la cotización. Facturar: Este botón permite desde la cotización contabilizar la factura. Aprobar: Este botón permite desde la cotización aprobar o descartar la cotización realizada. Enviar por mail: Este botón permite enviar por mail la cotización. Más: Este botón permite realizar las siguientes acciones en la cotización: Descargar e imprimir Editar Borrar Registrar anticipo Enviar comentario
Tarea seguimiento cotizaciones? En el caso que en la cotización se indicó que genera seguimiento de la cotización, el sistema creara una tarea, donde se podrá realizar seguimiento a una o todas las cotizaciones que se encuentren pendientes por aprobar por el cliente. Para consultar la tarea seguimiento cotizaciones se puede ingresar desde el menú de tareas/ Tareas pendientes. Al ingresar a la tarea de seguimiento cotizaciones muestra las cotizaciones que se encuentran en seguimiento, el valor cotizado y el estado de la propuesta enviada, en la tarea se podrán registrar comentarios internos del seguimiento o enviar comentarios de las cotizaciones ingresando directamente desde el número de la cotización.