ESPECIFICACIONES TÉCNICAS CONVENIO MARCO PARA SUMINISTRO DE ARTÍCULOS ELÉCTRICOS DE BAJA TENSIÓN MAYO DE 2013
Nombre Licitación Contrato Marco para el Suministro de Materiales Eléctricos ID Licitación RCBMER-0002-2013 Fecha 05/06/2013 Elaborado por Rodrigo Cornejo B. Ingeniero Abastecimiento Revisado por Ricardo Wenderoth Marcel Vergara Jefe Depto. Compras Operaciones y Mantenimiento Jefe Energía Eléctrica Autorizado por Luis Guzmán Subgerente Planificación Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 2 de 9
CONTENIDO 1. OBJETIVO... 4 2. ALCANCE... 4 3. DEFINICIONES... 4 4. CONSIDERACIONES ESPECIALES... 5 5. PLAZOS DE ENTREGA Y CONDICIONES DE DESPACHO... 5 6. DURACION DEL CONTRATO... 6 7. OPERATORIA DEL CONVENIO... 6 8. HOJAS DE DATOS... 7 9. CERTIFICACIÓN DE METRO... 7 10. INFORMES DE CONSUMO... 8 11. GARANTÍA DE CALIDAD... 8 12. MULTAS... 9 ANEXOS ANEXO Nº 1... FORMATO INFORME CONSUMO... 9 Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 3 de 9
1. OBJETIVO La empresa Metro S.A requiere disponer de un convenio marco para el suministro de materiales o artículos eléctricos de baja tensión para las áreas de mantenimiento. Esta especificación define los aspectos técnicos mínimos necesarios que se deben cumplir para el suministro y sus condiciones operativas y logísticas. 2. ALCANCE La gama de productos requeridos abarca todo tipo de materiales eléctricos catalogados como repuestos o insumos en instalaciones eléctricas de baja tensión. Se clasifica la categoría de baja tensión a cualquier instalación que genere o distribuya energía eléctrica en los siguientes límites de tensiones nominales: Corriente Continua: igual o inferior a 1.500 voltios. Corriente Alterna: igual o inferior a 1.000 voltios. El detalle de lo solicitado y las cantidades estimadas de consumo se encuentran descritas en el Formulario Técnico de las Bases Administrativas (TEC-01) Proyección de Consumo de este documento. 3. DEFINICIONES 3.1. Proyección de Consumo Corresponde al listado de artículos que Metro designa como necesarias en sus operaciones y de las cuales se entregará una estimación de la demanda proyectada, siendo referenciales y no constituyendo un volumen fijo. 3.2. Catalogo General Corresponde a una lista completa de materiales eléctricos y marcas que cada proveedor representa y que no se encuentran incluidas en la Proyección de Consumo y que se clasifican dentro de lo establecido en el punto 2 de este documento. 3.3. Innovación, Obsolescencia y Modificación de Materiales En caso de ocurrir cualquier modificación del artículo o material, el proveedor debe informar a Metro si se mantienen las condiciones funcionales y ergonómicas relacionadas al producto. De lo contrario, se deberá analizar una alternativa similar, apaciguando posibles incrementos de precios significativos. Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 4 de 9
Cada proveedor tiene el deber de informar a Metro, 30 días previos a su implementación. Metro se reserva el derecho de aceptar la modificación propuesta. La operatoria de este factor se explica a lo largo del punto 4 del presente documento. 3.4 Listado Estandarizado Se refiere al grupo de artículos diferenciado por poseer referencias específicas asociadas a su descripción. Se encuentran insertas dentro de la Proyección de Consumo y a diferencia de los otros materiales debe respetar normas técnicas rígidas y restrictivas. 4. CONSIDERACIONES ESPECIALES Las cantidades indicadas en el Formulario Técnico de las Bases Administrativas (TEC-01) Proyección de Consumo, reflejan una estimación de la demanda proyectada por Metro, siendo referenciales y no constituyen un volumen fijo ni de consumo obligatorio. Dicho de otra forma, los proponentes deberán considerar que la demanda real podrá tener un grado de variación al alza o la baja respecto de la proyección presentada en estas bases. 4.1. Catálogo General Con el motivo de anteponerse a futuras problemáticas comerciales y técnicas dentro del servicio de suministro, como lo son: El riesgo de obsolescencia La innovación y mejoras en productos La modificación de las líneas de producción También definidas en el punto 3.3 de este documento. Metro exigirá al proponente adicionar un catálogo digital valorizado económicamente, estableciendo precios a todos los productos presentes dentro de éste. Tal documento recibe el nombre de Catálogo General, para efectos distintivos. Dentro del catálogo recién mencionado, deben identificarse todos los artículos que el proveedor representa, y que no han sido consideradas dentro del Formulario N 9 (TEC- 01) Proyección de Consumo por Categoría. El conjunto de artículos presentes dentro del Catálogo General deberá recibir una actualización semestral de sus precios, la que estará fijada desde un comienzo. Por consiguiente, todo el listado de productos estará afecto a las mismas condiciones contractuales que recibirá el listado obligatorio presente dentro del Formulario N 9 (TEC- 01), recibiendo el mismo criterio de reajustabilidad estipulado dentro de las presentes bases. Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 5 de 9
Para prevenir controversias económicas y en caso de requerir alguno de los instrumentos o materiales del catálogo, Metro S.A. verificará mediante cotizaciones a otros proveedores que este precio se encuentra dentro de los parámetros comerciales del mercado, dejando a Metro en libertad de negociar ese valor con el proveedor del convenio. Metro se reserva el derecho de hacer uso de esta propuesta. 5. PLAZOS DE ENTREGA Y CONDICIONES DE DESPACHO En el Formulario técnico Proyección de Consumo (TEC-01) y económico Propuesta Económica (ECO-01) entregado al proveedor, se deberá categorizar el listado de materiales e instrumentos. Siendo obligatorio indicar cuál es la disponibilidad de éste dentro de su stock, indicando si está siempre disponible, esporádicamente o que se importa a pedido. Como se indica en la siguiente tabla: Disponibilidad de Stock Siempre disponible Esporádico Importación a pedido Plazo de entrega / Máx. Permitido 2 días háb. 5 días háb. 15 días háb. * Metro evaluara los casos especiales que requieran mayores tiempos de reposición a los establecidos, previa presentación de los argumentos comerciales del caso. Con el objeto de medir el desempeño del proveedor en las entregas según los plazos comprometidos en la tabla anterior, semestralmente se calculará el Valor del KPI (Key Performance Indicator Indicador de Desempeño), denominado DIFOT (Delivery in-full, on Time Entrega completa, a tiempo). Ratio que no podrá ser inferior al 0,90 para optar a la renovación automática del convenio, según lo establecido en el punto 6 de este documento. El cálculo del DIFOT se realizará de la siguiente forma: DIFOT = Cantidad Total de entregas efectivas a Tiempo Cantidad Total de entregas El despacho de productos debe ser a la dirección indicada en la Orden de Compra y coordinado previamente con 24 horas de anticipación. El horario de Atención de las Bodegas de Metro es de lunes a viernes de 08:30 a las 13:00 horas y desde las 14:00 a las 16:00 horas. Las reservas se realizan de lunes a viernes de 08:30 a 13:00 horas y de las 14:00 a las 16:00 horas. Las reservas deben realizarse directamente con la bodega a donde van destinados los insumos. Los teléfonos para coordinar despacho son los siguientes: Bodega - Lord Cochrane: Fono: 56 2 9373154 Bodega Neptuno: Fono: 56 2 9372494 Bodega Puente Alto: Fono 56 2 9377483 / 56 2 9377416. Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 6 de 9
5.1. Tratamiento de rechazos El proveedor deberá incluir un plan de tratamiento de rechazos, donde especifique el plan de acción y tiempos de respuesta ante rechazos, en cualquiera de los siguientes casos: A. Rechazos originados por la calidad de los elementos recepcionados: en caso de detectarse elementos que no cumplan con la calidad requerida por Metro S.A., el tiempo de reposición del material rechazado deberá ser inferior al tiempo estipulado como plazo de entrega en régimen, señalado en el punto N 5 del presente documento. El proveedor deberá velar por la entrega de productos de calidad y en las fechas acordadas, ante cualquier contingencia esta no deberá afectar el normal desarrollo de la operación de Metro S.A. B. Rechazos originados por no corresponder a lo solicitado en OC: En caso de detectarse diferencias entre los elementos solicitados y efectivamente recibidos, el tiempo máximo que dispone el proveedor para el cambio de cualquier artículo es de 2 días, ajustado a los horarios de recepción de bodegas de Metro S.A., esto considerando que es sólo un error de despacho por parte del proveedor. Los rechazos podrán ser al momento de la recepción de la mercadería como en un momento posterior a éste. 6. OPERATORIA DEL CONVENIO El tipo de contrato a establecer se encuentra claramente identificado en el Art. N 19 de las Bases Administrativas. Las solicitudes de materiales durante el plazo establecido para el convenio, se realizarán mediante órdenes de compra, y se pagarán en los términos establecidos en el Art. N 25 de las Bases Administrativas de Licitación. Estas órdenes serán emitidas por ítem de producto a los precios ofertados (reajustados si aplica) y en las condiciones de entrega (plazos) impuestas en el cuadro de tiempos de reposición en el punto N 5 del presente documento. Los retrasos en las entregas estarán sujetos al sistema de multas indicadas en el Art. N 26 de las Bases Administrativas y a evaluación por indicador DIFOT. La aceptación de una Orden de Compra, deberá efectuarse dentro del plazo de 2 días hábiles contados desde la fecha de recepción del documento por parte del Proveedor, de lo contrario, se entenderá aceptada en todos sus términos y condiciones. Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 7 de 9
7. HOJAS DE DATOS En la oferta técnica, el proveedor debe incluir, además de todos los antecedentes administrativos solicitados, las hojas de datos, especificaciones, manuales o catálogos de cada producto a suministrar en idioma español, sólo así su oferta será considerada. 8. CERTIFICACIÓN DE METRO Metro rechazará todos aquellos productos que no cumplan las normas exigidas por las Superintendencia de Electricidad y Combustible (SEC). Además de exigir el cumplimiento de otras normativas técnicas y de seguridad, vigentes en el medio local, para productos estandarizados y de alta importancia para Metro S.A. (correspondientes a la definición 3.4 del presente documento). 9. INFORMES DE CONSUMO El contratista deberá elaborar trimestralmente un informe resumen de consumo, que incluirá los ítems y cantidades entregadas a Metro S.A. en formato digital (Excel o pdf) según formato entregado en Anexo Nº 1. Al término del Convenio, el Proveedor deberá entregar a Metro S.A. la totalidad de la información histórica de los consumos de materiales eléctricos. La Documentación transcrita debe ser entregada a Metro S.A. en respaldos sobre discos compactos y formatos compatibles con la plataforma Metro S.A. 10. GARANTÍA DE CALIDAD Durante todo el periodo de duración del convenio el suministro total deberá funcionar y comportarse de acuerdo con las prescripciones establecidas en su hoja de datos, sin restricciones derivadas de defectos o fallas propias de dicho suministro. Si por limitaciones inherentes al Proveedor, durante dicho período, no pueden cumplirse las condiciones precedentes, el período de garantía por calidad y funcionamiento del suministro se prorrogará en el tiempo que haya sido afectado por estas limitaciones. El Proveedor queda obligado a solucionar por su cuenta, en un plazo no superior a 10 días hábiles y sin que le sea posible excusarse, todos aquellos defectos y/o daños imputables a su responsabilidad que aparecieren durante el período de garantía, hasta que los bienes cumplan con lo especificado en la Orden de Compra. El costo mismo será de cargo del Proveedor. Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 8 de 9
ANEXO Nº1 FORMATO INFORME CONSUMO CÓDIGO MATERIAL DESCRIPCIÓN CANTIDAD CONSUMIDA (Último Trimestre) CANTIDAD CONSUMIDA ACUMULADA Convenio Marco para Suministro de Materiales Eléctricos BT Página 9 de 9