Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 1 I. Introducción I.1. Base de Datos Relacional Una base de datos relacional es una colección de información secundaria a un tema o propósito particular, es aquella que puede crear relaciones entre campos similares que contengan información común en distintas tablas. Por ejemplo, los registros de los empleados, una colección de fotos en un álbum, una lista de nombres de clientes en una agenda, etc, constituyen una base de datos. Un Sistema de Administración de Bases de Datos Relacional (RDBMS, Relational Data Base Management System; Sistema de manejo de bases de datos relacionales) consiste en un conjunto de datos relacionados entre sí y un grupo de programas para tener acceso a esos datos. El objetivo primordial de un DMBS es crear un ambiente que sea posible guardar y recuperar información de la base de datos en forma conveniente y eficiente. I.2. Microsoft Access El RDBMS que se hace referencia en este manual será Microsoft Access para Microsoft Windows. Una poderosa base de datos, que entre sus principales funciones incorpora el manejo de: Asistentes para creación de tablas y formularios. Integración con Microsoft Office. Control de acceso. Asistente para controles. Constructor de consultas y macros. Como cualquier otra aplicación que corre bajo Windows, Access maneja ventanas en un ambiente gráfico. Posee la característica de ser WYSIWYG (What You See Is What You Get, lo que se ve es lo que se obtiene). Es decir, lo que se vea en su monitor es lo que se obtendrá. I.3. Consideraciones Previas a la Creación de una Base de Datos Relacional Aunque los elementos de una base de datos pueden editarse y modificarse en el momento que sea necesario, en Access resulta demasiado arriesgado dar un paso atrás (especialmente si aún no se tiene demasiada experiencia en el manejo de la aplicación). La complejidad de las estructuras que se crean hace aconsejable planificar hasta el más mínimo detalle antes de comenzar el trabajo. A continuación se describen los pasos que constituyen el proceso de diseño de una base de datos. 1. Determinar el propósito de la base de datos: ayudará a decidir qué datos desea almacenar. Es importante comprender las necesidades generales que el sistema tiene que satisfacer antes de entrar en detalles. 2. Determinar las tablas necesarias: dividir la información en temas distintos, por ejemplo referente a los datos de los empleados: personales (nombre y apellido), profesionales (a qué empresa pertenece y qué cargo ocupa), cada uno será una tabla de la base de datos. 3. Determine los campos necesarios: confeccionar una lista de todos los conceptos (campos) que serán incluidos en cada tabla. También es conveniente hacer una pequeña descripción de cada uno de estos conceptos. Cada campo se muestra como
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 2 una columna de la tabla. Por ejemplo, la tabla Empleados puede contener los campos : Apellido, Nombre, Dirección, etc. 4. Aísle los campos susceptibles de modificación: estudie y decida qué campos pueden separarse para que, en caso de actualizar las fichas, no sea necesario cambiar los datos. Por ejemplo, si un cliente cambia su dirección, tendría que buscar y modificar todos los registros de dicho cliente en donde figurara el campo domicilio. 5. Identifique los registros con valores exclusivos: en las tablas siempre tiene que existir un campo que identifique cada uno de los registros, por ejemplo: el número del DNI del empleado, para que no pueda haber confusiones; es decir el valor que se aplique a un registro nunca podrá ser el mismo que el de otro registro (siguiendo el mismo ejemplo, dos empleados no pueden tener el mismo código de referencia, es decir el mismo DNI). 6. Determinar las relaciones: examinar cada tabla y decidir cómo se relacionan los datos de una tabla con los datos de otras tablas. Si es necesario, agregar campos a las tablas o crear nuevas tablas para clarificar las relaciones. 7. Concrete al máximo qué uso va a hacer de la información. esto le permitirá hacerse una idea más clara de cómo distribuir los datos. Para conseguirlo, analice los listados y formularios que creará y el tipo de búsquedas que piensa realizar. Una vez que haya acabado este paso previo, estará en condiciones de trabajar con Access, sabiendo que tiene claro qué va a hacer y que no será necesario cambiarlo todo sobre la marcha. I.4. Iniciar Access Para iniciar Access debemos iniciar Microsoft Windows, buscar el icono de Access que puede estar alojado en Programas del menú Inicio. También puede aparecer como acceso directo en el Escritorio de Windows. I.5. Creación de la base de datos Al iniciar Access automáticamente muestra la siguiente caja de diálogo:
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 3 En esta caja de diálogo podemos crear una nueva Base de datos en blanco o Abrir una base de datos existente que muestra una lista con los archivos recientemente usados. Si seleccionamos la opción Asistente para bases de datos aparecerá la siguiente caja de diálogo: De esta caja de diálogo se puede seleccionar bases de datos previamente creadas que contendrán tablas, formularios, reportes y/o módulos. La estructura de la base de datos propuesta por el asistente no se puede modificar durante el proceso de creación. Sin embargo, si lo desea, el usuario podrá realizar los cambios que considere oportunos (eliminar tablas y campos) cuando se haya credo el archivo. De esta caja de diálogo se puede seleccionar nuevamente una base de datos en blanco en el separador General o también invocar seleccionando cualquiera de las siguientes opciones: Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Nueva base de datos. Hacer un clic en Presionar simultáneamente <Ctrl> + <N> Después de ese paso, la base de datos se tiene que guardar por lo que mostrará la siguiente caja de diálogo:
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 4 En Guardar en se encuentra la carpeta en la cual se alojará el archivo a guardar. Para moverse a través de las carpetas, unidades y discos se puede utilizar la lista Guardar en. Para moverse un nivel hacia arriba en las carpetas se puede utilizar el icono, con el icono se pueden ver los lugares favoritos y con el icono podemos crear una nueva carpeta. En Nombre de Archivo debemos especificar el nombre que tendrá nuestro documento. A los documentos se les asignará automáticamente la extensión.mdb recuerde que ahora en Windows 95 se pueden escribir nombres de hasta 255 caracteres. En Guardar archivo como : seleccionaremos como qué tipo de archivo se quiere guardar el documento. I.6. Descripción de la Pantalla Principal La pantalla inicial de Access se encuentra vacía hasta que se crea una nueva base de datos. Al crear una base de datos se crea un nuevo archivo que contendrá todos los objetos de la base de datos. Una vez creada la base de datos aparece en la pantalla principal junto con todos los elementos que la componen: Barra de menúes Barra de herramientas Administrador de la base de datos Esta pantalla está contenida en una ventana de Windows por lo que mantiene los elementos comunes a todas las ventanas.
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 5 En la barra de menúes aparecen los menús disponibles en Access. Cada menú nos proporciona funciones y acciones específicas. Archivo: Este menú nos permitirá manipular archivos: abrir, cerrar, imprimir, importar o exportar una base de datos. Edición: con este menú podremos hacer tareas de edición como son: copiar, pegar, cortar o borrar objetos. Ver: utilizando este menú podremos visualizar los elementos que contiene una base de datos de Access y configurar algunas opciones. Insertar: en este menú se maneja la manipulación de elementos de la base de datos. Herramientas: en este menú se maneja el formato y seguridad de la base de datos. Ventana: manejo de las ventanas de la base de datos activa. Ayuda: Ayuda en línea que proporciona Access al usuario. I.7. Componentes de una Base de Datos Todas las bases de datos se componen de partes fundamentales pero varía según el fabricante. Las partes que componen una base de datos de Access son los siguientes: Tablas Consultas Formularios Informes Macros Módulos Tabla Access utiliza una tabla como medio básico de organización. Una tabla representa una agrupación de elementos que son de la misma categoría y que comparten las mismas propiedades. En ella existen campos y registros. El campo es una categoría de información, que tienen en común todas las entidades que se estarán registrando, pueden ser nombres, apellidos, fechas de contratación de empleo o precios de productos por mencionar algunos ejemplos. Un registro es una colección de información acerca de una persona, cosa o evento, puede ser toda la información acerca de una producto, una transacción o un proveedor. Cada registro en una tabla contiene el mismo conjunto de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada mismo conjunto de campos y cada campo contiene el mismo tipo de información para cada registro. Los valores de los campos se usan para indicar los registros que se desea ver. Campos Registros
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 6 Los datos de la tabla se presentan en formato tabular en columna llamados campos y filas llamadas registros. Toda la información de la tabla describe el tema de ésta. Por ejemplo una tabla puede almacenar datos de Pacientes de un hospital, otra puede contener información sobre los Doctores y otra más puede incluir datos sobre sus Medicamentos y Tratamientos. Consulta Una consulta es una pregunta específica acerca de los datos de la base de datos. Por ejemplo: Qué labores se realizaron con determinado tractor? Una hoja de respuestas dinámica se despliega como resultado. Una consulta puede tener datos combinados de varias tablas secundarias entre sí. Al usar la consulta para obtener acceso a los datos, se obtiene automáticamente los datos reales de las tablas. Si se cambian los datos en una hoja de respuestas dinámica, Access los actualizará automáticamente en la tabla. Formulario Un formulario permite la recopilación, visualización y modificación de los datos de la base de datos. Tienen un diseño creado para facilitar la interrelación con la información. El formulario permite ver todos los datos de un registro en una sola pantalla y también datos de tablas secundarias. Informe Un informe constituye una forma de recuperar y presentar los datos como información significativa que se puede usar y distribuir. Se puede diseñar informes que presenten la información de la forma deseada. Macros Una macro realiza automáticamente una tarea (acción) o una serie de tareas. Se puede usar en distintos lugares de una base de datos, por ejemplo: es posible adjuntar una macro a un formulario, un informe o una combinación de teclas. Cualquier tarea repetitiva o rutinaria que realice en Access es buena candidata para ejecutarse desde una macro. Módulos Un módulo es un elemento de Access que contiene procedimientos escritos en Access BASIC. En una base de datos se puede hacer casi cualquier operación sin necesidad de programar. Sin embargo, es posible utilizar procedimientos escritos en Access BASIC en operaciones que requieren un proceso de automatización mucho más complejo de lo que permiten las macros. I.8. Ayuda en Pantalla La Ayuda proporciona información de referencia e instrucciones prácticas para todas las tareas que puede realizar en Access. También contiene información de referencia completa en orden alfabético sobre objetos, propiedades, acciones, funciones, instrucciones y métodos de Access. Puede saltar de un tema a otros temas relacionado de la Ayuda, así como a las Fichas-Guías si necesita orientaciones paso a paso.
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 7 Obtener Ayuda Para obtener ayuda dependiente del contexto: presione la tecla F1. Para obtener ayuda sobre una ventana o un elemento específico de la interfaz: haga clic en de la barra de herramientas y luego haga clic en la ventana o en el elemento de interfaz sobre el que desee obtener ayuda. Buscar Ayuda sobre un Tema En la barra de herramientas hacer clic en el botón cuadro de diálogo: Access mostrará el siguiente Esta caja de diálogo brinda 3 fichas para buscar el tema deseado: Contenido: muestra la organización jerárquica de los temas que contiene la Ayuda; para buscar un tema se debe ir abriendo los libros. Buscar: en esta ficha la búsqueda es más directa, se escribe el tema deseado y se hace clic en Mostrar, Ayuda mostrará un listado de temas correspondientes donde se deberá seleccionar uno. Índice: 1º) Escribir las primeras letras del tema que se desee buscar, a medida que se escribe, la Ayuda mostrará nuevas palabras clave en el cuadro de lista. 2º) Hacer doble clic en una palabra clave secundaria con el tema ( o seleccione una palabra clave y presione Entrar ), la Ayuda mostrará los temas correspondientes a esa palabra clave. 3º) Hacer doble clic en el tema (o seleccionar el tema deseado y presionar Entrar ).
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 8 I.9. Guardar la Base de Datos Por la naturaleza de los datos que maneja Access no necesita una acción en especial para guardar una base de datos que haya sufrido modificaciones. Cuando algún elemento nuevo sea creado aparecerá la caja de diálogo correspondiente para confirmar su aceptación. I.10. Cerrar la Base de Datos Para cerrar una base de datos realice alguna de las siguientes opciones: Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Cerrar. Hacer un clic en Presionar simultáneamente <Ctrl> + <F4> Al ejecutar cualquiera de las opciones desaparece la ventana que contienen la base de datos. I.11. Abrir la Base de Datos Para abrir una base de datos realice alguna de las siguientes opciones: Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Abrir base de datos. Hacer un clic en Presionar simultáneamente <Ctrl> + <O>
Manual del Usuario de Microsoft Access Introducción - Página 9 Al utilizar cualquiera de las opciones mostrará la siguiente caja de diálogo: Esta caja de diálogo es muy similar a la que se describió en el comando Nueva base de datos del menú Archivo. Para abrir un archivo determinado, lo seleccionamos dando un clic sobre él, aceptamos nuestra selección dando clic sobre el botón Abrir. Para salir de Access podemos: I.12. Salir de Access Menú Seleccionar del menú Archivo el comando Salir. Presionar simultáneamente <Alt> + <F4>