REPÚBLICA BOLIVARIANA DE VENEZUELA CONTRALORÍA DEL ESTADO BARINAS Dirección de Control. RESUMEN EJECUTIVO DEL EXAMEN DE LA CUENTA PRACTICADO AL CONSEJO LEGISLATIVO DEL ESTADO BARINAS EJERCICIO ECONÓMICO FINANCIERO 2014 Administración Central y Otro Poder Área. Administración Pública Identificación. Consejo Legislativo del estado Barinas. Tipo y denominación de la Actuación. Examen de la Cuenta. Código de la actuación. N.º EC-03-02-2015 Alcance. La presente actuación fiscal abarcó la evaluación de la legalidad, sinceridad, exactitud y adecuada utilización de los recursos asignados, sistema de control interno, así como el grado de cumplimiento de los objetivos y metas ejecutadas por el Consejo Legislativo del estado Barinas, durante el ejercicio económico financiero 2014. A tales efectos, se evaluó el 100% de los ingresos obtenidos por el organismo y se seleccionó una muestra del 30% del universo de los pagos realizados aplicando el método de muestreo por conglomerado (ordenando los montos de las ordenes de pago de mayor a menor); así como también de los documentos que sustentan las operaciones ejecutadas para la consecución de sus objetivos y metas formulados en el Plan Operativo Anual. Objetivos de la Actuación. Objetivo General Evaluar la legalidad, sinceridad y exactitud de las operaciones, relacionadas con los ingresos, gastos, bienes, sistema de control interno; así como, los objetivos y metas
ejecutadas por el Consejo Legislativo del estado Barinas (CLEB), durante el ejercicio económico financiero 2014. Objetivos Específicos Verificar el sistema de control interno implantado por el Consejo Legislativo del estado Barinas (CLEB), para la salvaguarda del patrimonio manejado; así como, la recepción y ejecución de los recursos administrados, durante el ejercicio económico financiero 2014. Comprobar la legalidad, sinceridad, exactitud y adecuada utilización de los recursos asignados, durante el ejercicio económico financiero 2014. Determinar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas formuladas en el Plan Operativo Anual, durante el ejercicio económico financiero 2014. Características Generales del órgano evaluado El Consejo Legislativo del estado Barinas, se crea bajo mandato Constitucional a través de la Asamblea Nacional Constituyente el 17-11-1999, tras la reforma constitucional en cuyo artículo 162 estableció: El Poder Legislativo se ejercerá en cada estado por un Consejo Legislativo conformado por un número no mayor de quince ni menor de siete integrantes, quienes proporcionalmente representarán a la población del Estado y a los Municipios. Así mismo, la Gaceta Oficial de la República Bolivariana de Venezuela Nº 37.282, de fecha 13-09-2001, estableció: El Poder Legislativo Estadal se ejercerá en cada estado por un Consejo Legislativo. El Consejo sesionará en la capital de los estados y podrá excepcionalmente, sesionar en otra localidad del estado por mayoría absoluta de los legisladores que la conforman. Resultados de la actuación Observaciones relevantes Se observó que el Consejo Legislativo del estado Barinas elaboró el Plan Operativo Anual 2014, sin indicar los recursos humanos, materiales y financieros para cada una de las metas previstas, los Pag. 2
funcionarios responsables de su ejecución, ni los indicadores de gestión. Para el ejercicio económico financiero 2014, la jefa de bienes no presentó la caución correspondiente. Se constató que el Consejo Legislativo del estado Barinas, creó un Fondo de Caja Chica, para efectuar gastos menores sin cumplir los requisitos previos para su constitución. En revisión efectuada a los expedientes que soportan las adquisiciones de bienes y contrataciones de servicios, se constató que carecen de soportes que sustenten la realización de las actividades previas, no constan las tres invitaciones que se deben efectuar a los participantes en la modalidad de consulta de precio; no están identificados con la fecha de su iniciación, nombre de las partes objetos y numeración, ni se encuentran foliados; así mismo, no presentan los soportes de cierre de contrato. Se evidenció que el Departamento de Recursos Humanos del Consejo Legislativo del estado Barinas, no llevó el Registro de Asignación de Cargos (RAC), para el ejercicio económico financiero 2014. Se constató en revisión de las nóminas de empleados y obreros fijos, que las retenciones por concepto de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.), Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.) y Ley de Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (F.A.O.V.), fueron calculadas tomando como base el sueldo básico de los trabajadores, siendo lo correcto aplicar lo establecido en las normativas que las regulan. Conclusiones Las situaciones mencionadas en el contenido del informe en comento, permiten concluir que el Consejo Legislativo del estado Barinas presentó algunas debilidades de control interno en las operaciones relacionadas con su funcionamiento, debido a que presentaron debilidades en la formulación del Plan Operativo Anual 2014, que no indica los recursos humanos, materiales y financieros para cada una de las Pag. 3
metas previstas, los funcionarios responsables de su ejecución, ni los indicadores de gestión, de igual manera la persona responsable de Bienes no presentó la caución, tambien se creó un Fondo de Caja Chica sin cumplir requisitos previos, en lo que respecta al proceso de selección y contratación para la adquisición de bienes y la contratación de servicios, los expedientes que soportan las operaciones carecen de soportes que sustenten la realización de las actividades previas, de igual manera no constan las tres invitaciones que se deben efectuar a los oferentes en la modalidad de consulta de precio; procesos no identificados con la fecha de su iniciación, nombre de las partes objetos y numeración, no se encuentran foliados ni presentan los soportes de cierre de contrato; Así mismo, el Departamento de Recursos Humanos no se llevó el Registro de Asignación de Cargos (RAC), ni se aseguraron de que los cálculos para las retenciones por concepto de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.), Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.) y Ley de Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (F.A.O.V.), fueran calculados tomando como base el sueldo básico de los trabajadores. No obstante, las mencionadas observaciones, constituyen defectos de forma que no causan perjuicio pecuniario y por tanto, no dan lugar a la objeción de la cuenta, por lo que este Organismo Contralor la declaró fenecida de conformidad con lo previsto en el artículo 60 de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República y del Sistema Nacional de Control Fiscal. Recomendaciones Los responsables de la formulación del Plan Operativo Anual 2014, deben indicar y vincular los recursos humanos, materiales y financieros para cada una de las metas previstas, establecer los funcionarios responsables de su ejecución, seguimiento y establecimiento de un sistema de indicadores de gestión. Los responsables de la administración y liquidación de ingresos estadales o de la recepción, custodia y manejo de fondos o bienes públicos están obligados a constituir la caución y la Unidad de Auditoría Interna debe solicitarla y/o recibirla, calificarla y verificar que la misma sea suficiente y que cumpla con los extremos exigidos por la Ley y el Reglamento que la rige. Pag. 4
Los responsables de la Dirección de Administración deben cerciorarse de los requisitos aplicables para formalizar la creación de un Fondo de Caja Chica, para efectuar gastos menores, basado en la aprobación del manejo de un fondo en anticipo. La máxima autoridad jerárquica del Consejo, debe realizar las acciones administrativas correspondientes a través de la designación de un responsable de desarrollar un sistema de archivo que facilite la organización, consulta y respaldo de expedientes y registros, a objeto de garantizar su unidad, integridad y preservación de datos y documentos que permitan comprobar las operaciones, y actividades vinculadas con los procedimientos de selección para la adquisición de bienes y la contratación de servicios. Los responsables de la Unidad de Recursos Humanos del Consejo, deben llevar el Registro de Asignación de Cargos (RAC), que permitan el control sobre la administración de los Sistemas de Clasificación y Remuneración de Cargos. Los responsables de la Unidad de Recursos Humanos del Consejo, deben asegurarse de que los cálculos para las retenciones por concepto de Seguro Social Obligatorio (S.S.O.), Ley del Régimen Prestacional de Empleo (L.R.P.E.) y Ley de Fondo de Ahorro Obligatorio de la Vivienda (F.A.O.V.), fueran calculados tomando como base el sueldo básico de los trabajadores, efectuándose de conformidad con lo previsto en la normativas que las regulan. EM/JNP/LQ/EL/AC/MO. Pag. 5