Informe de Gestión Tercer Trimestre 2013
1 2 3 4 5 6 7 Contenido Gestión Financiera Hechos relevantes que impactaron los resultados financieros en el periodo Balance general Contratación y compras Planeación Empresarial Responsabilidad Social Empresarial RSE- Seguimiento a las inversiones Gestión en proyectos de acueducto y alcantarillado Gestión Técnica Indicadores operativos Gestión Comercial Indicadores comerciales Relacionamiento con comunidades Gestión Jurídica Secretaría General Procesos jurídicos Auditoría Interna Planes de mejoramiento
Palabras del Gerente Con el presente informe Aguas de Occidente entrega a sus grupos de interés el avance de la gestión realizada entre julio y septiembre de 2013, como un compromiso con la transparencia y la información permanente que se brinda a Alcaldías y Concejos Municipales, Junta Directiva y comunidad en general. Durante el trimestre, se resalta el relacionamiento continuo con los habitantes de los cuatro municipios de la Regional, a través de las estrategias de educación diseñadas y dirigidas no sólo a los usuarios sino también a público infantil y juvenil, fundamental para crear consciencia ambiental e incentivar el uso racional del recurso hídrico. Igualmente, avanzan las obras e inversiones que realiza la empresa para optimizar cada vez más su servicio, garantizando la continuidad y la calidad como premisas fundamentales para lograr la excelencia operativa. Así mismo, trabajamos para propiciar el desarrollo de territorios sostenibles brindando la oportunidad de tener agua potable y saneamiento básico para mejorar la calidad de vida de los habitantes de la región. Invitamos entonces a leer este informe de gestión para conocer el avance de todas nuestras áreas de trabajo y los hechos más importantes que marcaron el tercer trimestre del año, un periodo de cambios significativos gracias a la nueva etapa que inicia el Grupo EPM y que busca una mayor sinergia entre todas sus empresas para lograr los objetivos trazados como Grupo Empresarial. 1. Gestión Financiera Dentro de la gestión del Área Financiera realizada durante el tercer trimestre de 2013, se resalta a presentación del balance NIIF (Normas Internacionales de Información Financiera) a la Junta Directiva de Aguas de Occidente; así como el inicio (con el acompañamiento del personal de Activos Fijos de EPM), del avalúo de los activos de la empresa, con el fin de actualizar y reflejar un valor más adaptado a la realidad de los bienes con que cuenta la compañía. En esta sentido, se clasificaron los bienes existentes, al tiempo que se construyó el preliminar del Manual de Activos Fijos de Aguas de Occidente para llevarlo a aprobación de Junta Directiva. Por otra parte, en el mes de octubre, se atendió la auditoría realizada tanto por la Revisoría Fiscal para iniciar con el informe de cierre de año, como por la Contraloría para confirmar el ciclo de ingresos, facturación y recaudo que se lleva actualmente.
Hechos relevantes que impactaron los resultados financieros con corte a septiembre Tarifas Financiero y tributario Inversiones, usuarios, consumos Costos y gastos Aplicación a partir de enero de 2013, indexación de tarifas del 3,15%. Cobro de Subsidios y contribuciones bajo decreto 1013 por valor de $222 millones de pesos. Causación de la cuota de impuesto al patrimonio y sobretasa del mismo a partir del mes de enero de 2013. Reclasificación de las utilidades 2012 a pérdidas acumuladas de vigencias anteriores porvalor de $214 millones de pesos. Cumplimiento de usuarios acueducto y alcantarillado de 99%. Cumplimiento de consumos y vertimientos en un 99%. Construcción de inversiones de infraestructura por $2.975 millones, con un porcentaje de ejecución del 42% del año. Resultados de calificación de riesgos con la firma Fitch, A+ corto y largo plazo. Adquisición de un crédito por $3.000 millones, a una tasa del DTF + 2.75% por 10 años, con Bancolombia. REGIONAL OCCIDENTE Ejecución a septiembre de 2013 Presupuesto 2013 Presupuesto a septiembre de 2013 A septiembre 2013 % Ejec. % Var. Ingresos operacionales netos 4,128 6,234 4,620 4,510 98% 9% Costos y Gastos 3,274 3,739 2,953 3,169 107% -3% EBITDA 853 2,495 1,667 1,341 80% 57% Excedente (Déficit) operacional 497 1,809 1,183 803 68% 62% Otros no operativos 26 (546) (246) (131) 53% -604% Excedente (Déficit) del ejercicio 266 799 592 519 88% 95% Cifras en millones de pesos
La ejecución de los ingresos acumulados operacionales ascendió a $4,510 correspondiente a una ejecución del 99% y a un crecimiento del 9% respecto al mismo período del año anterior. Costos de ventas y operación REGIONAL OCCIDENTE Ejecución septiembre de 2012 Presupuesto septiembre 2012 Ejecución septiembre de 2013 % Ejec. % Var. Costos de Ventas y Operación 2,567 1,976 2,129 108% -17% Órdenes y Contratos Otros Serv. 1,617 502 608 121% -62% Servicios Personales 508 717 713 99% 40% Costos Generales 121 245 161 66% 33% Materiales 105 52 205 394% 95% Consumo insumos directos 83 192 117 61% 41% Arrendamientos 57 169 128 76% 125% Contratos Mtto y reparaciones 17 31 1 3% -94% Servicios Públicos 22 37 50 135% 127% Impuestos 35 31 119 384% 236% Seguros 2-27 NA 1659% Gastos Operacionales 707 977 1,040 106% 47% Servicios personales 389 533 486 91% 25% Gastos Generales 166 241 313 130% 89% Impuestos, Contrib. y Tasas 152 203 241 119% 59% Total Costos y Gastos 3274 2953 3169 107% -3% Cifras en millones de pesos
Para el mes de septiembre se presentó una menor ejecución de $15 millones en los costos y gastos, principalmente por: Consumos de insumos: Sub ejecución de $22 debido al traslado de la facturación del consumo de septiembre para el mes de octubre por valor $16. Servicios personales: Sub ejecución de $28 originada por los cambios en la Ley 1607 de mayo 2013, solo se provisiona ICBF y SENA por los empleados que devenguen salarios superiores a 10 SMMLV. Además por la renuncia de cuatro empleados. Materiales: Sobre ejecución de $17 por el consumo de inventarios, para daños en redes de acueducto y alcantarillado de Santa Fe de Antioquia. Órdenes y contratos otros servicios: Sobre ejecución de $12 originada por los sobre costos en envíos de notificaciones a los usuarios por desviaciones significativas de altos consumos. Los costos y gastos acumulados presentan una mayor ejecución por valor de $216, principalmente por los costos asociados al contrato comercial detallado en la cuenta Órdenes y contratos por $106. Además por el consumo de materiales por valor de $153 originado por la construcción de dos estaciones reguladoras por $28, compra adicional de 216 medidores por $35, adecuación de filtros, desarenadores y compuertas por $30 y daños en redes por $27. BALANCE GENERAL Disponible Septiembre 2013 1.070 % Part. 6% Dic. 2012 2.156 % Part. 15% % Var. -50% Activo Corriente 2.613 15% 3.719 25% -30% Activo No Corriente 14.362 85% 10.932 75% 31% Total Activos 16.975 100% 14.651 100% 16% Total Pasivos 5.144 30% 3.338 23% 54% Patrimonio 11.831 70% 11.313 77% 5% Total Pasivos y Patrimonio 16.975 100% Cifras en millones de pesos 14.651 100% 16% Los activos totales aumentaron $2.324 respecto a diciembre de 2012. Los activos corrientes presentaron una disminución de $1.086 originada por la cancelación de obras de infraestructura. Por su parte, los activos no corrientes presentaron un aumento en la cuenta de Propiedad, planta y equipo neta, correspondiente a la construcción de obras de infraestructura por valor de $2.975, compra de otros activos por $75, reclasificación de anticipos para contratistas por $921, al grupo de
no corrientes, y por las causaciones de depreciaciones y amortizaciones por -$579. El pasivo total presentó un incremento por valor de $1.806 originado principalmente por la obtención de un crédito en el mes de enero por $1.000 para financiar proyectos de inversión y por la facturación de la obras de inversión y compras de terrenos por valor de $806. Igualmente, el patrimonio presentó un aumento de $519 generado por los resultados acumulados durante el 2013. Compras y contratación Teniendo en cuenta el Reglamento de Contratación y respetando los principios y normas generales que rigen la contratación en Regional de Occidente S.A. E.S.P., a continuación se relaciona la información de contratación de la empresa durante el tercer trimestre del año: Total contratos Registrados (acumulado) En ejecución Terminados 91 57 34 Total contratado En ejecución Terminados Cifras en millones de pesos $ 9.383 $ 8.294 $ 1.089 Tipo contrato Arrendamientos Compra Inversión Patrocinios Servicio Suministro TOTAL Total contratado por tipo Valor contrato (cifras en millones) $ 47 $ 466 $ 6,608 $ 5 $ 2,038 $ 220 $ 9,384 Porcentaje (%) 0,50% 4,97% 70,43% 0,05% 21,72% 2,34% 100,00% El 62% del total de los contratos se encuentra en ejecución. Se presenta un pequeño incremento con respecto al primer semestre que corresponde básicamente a obras de inversión y adquisición de servicios.
2. Planeación Empresarial Responsabilidad Social Empresarial (RSE) Como parte del Grupo EPM, Aguas de Occidente asume la Responsabilidad Social Empresarial como un propósito fundamental que nos permite permanecer, creando valor compartido con nuestros grupos de interés, a través de una actuación que equilibre los resultados financieros, económicos, sociales y ambientales y que favorezca el desarrollo con equidad, en una relación de beneficio mutuo en los territorios donde estamos presentes. Para lograrlo, la empresa avanzó durante este trimestre en el desarrollo de las siguientes actividades que buscan fomentar y afianzar la RSE como principio básico de actuación en la cultura del Grupo Empresarial EPM: Construcción de trayectoria y Palanca de Valor RSE A partir del diagnóstico elaborado y los resultados presentados (actividades de la Fase 1 del Esquema para incorporar la RSE en los comportamientos empresariales), se inició la Fase 2: Construcción de Trayectoria. Las actividades de esta fase pretenden trazar un camino de evolución en los diferentes aspectos evaluados en el diagnóstico, comprendiendo la definición de: Punto de partida-inicio de trayectoria Avance de los aspectos en el tiempo trayectoria completa Identificación de acciones Articulación a planes Es así como se elaboró el plan de acción 2013 2014 que comprende unas actividades generales y específicas para el logro de los resultados frente a las metas que se han propuesto en el período 2013 2016 y que son las siguientes:
AGUAS DE OCCIDENTE Dimensiones Autodiagnóstico (estado actual) 2013 Trayectoria (meta) 2014 Trayectoria (meta) 2015 Trayectoria (meta) 2016 Principios 58% 58% 72% 72% Estrategia y planeación 24% 36% 47% 58% Prácticas 33% 41% 48% 58% Verificación y comunicación 33% 40% 49% 58% Asimilación 12% 31% 44% 58% Total General 32% 41% 51% 60% Nivel RSE 2-Medio 2-Medio 2-Medio 3-Alto 3. Seguimiento a las inversiones Gestión de proyectos de acueducto y alcantarillado Construcción de la Red matriz de acueducto en el tramo Sopetrán La Florida. Municipios Sopetrán y Olaya Proyecto que se encuentra en un 48% de ejecución con la instalación de 5 km de tubería entre 6, 12 y 16, desde el área urbana del municipio de Sopetrán pasando por el corregimiento de Córdoba. A la fecha se han generado 50 empleos directos para personal no calificado de la zona. Con la construcción de esta Red Matriz se podrá llevar agua potable desde Sopetrán hasta La Florida, trayecto en el que se podrán beneficiar más de 7.000 usuarios del Corregimiento de Córdoba y de veredas como La Miranda, La Mirandita y El Ciruelal (en Sopetrán); y sectores cercanos a La Florida (en Olaya).
Construcción de obras de protección para la bocatoma y sectores críticos de la aducción del municipio de Santa Fe de Antioquia Se ha construido un muro transversal en bocatoma, dos barreras de rieles y adecuación del canal de bocatoma. Además, 35 metros lineales (ml) de muro de contención reforzado y (8) metros lineales de muro de gravedad para proteger la red de aducción en el río Tonusco, con un avance del 60%. Actualmente se generan 10 empleos directos para personal no calificado de la zona. Gracias a este proyecto, se podrán beneficiar más de 7000 usuarios de Santa Fe de Antioquia puesto que permitirá garantizar la continuidad en la prestacion del servicio de acueducto. Optimización del sistema de acueducto del municipio de San Jerónimo mediante la construcción de la tercera etapa del Anillo (circuito Leticia El Rincón Piedecuesta La Lomita Sector Centro) Proyecto que registra un avance de ejecución del 40% en la entrada de la Parcelación Vegas del Aurra, con la instalación de 530 metros de tubería de 6. Se han generado, en promedio, siete empleos con personal no calificado de la zona. Gracias a esta inversion, se podrá ampliar la cobertura para la prestación del servicio de acueducto en el municipio de San Jerónimo, especialmente hacia el sector de Vegas del Aurra y otros sectores aledaños.
4. Gestión Técnica Indicadores operativos REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P. VARIABLES Cobertura Acueducto Cobertura Alcantarillado Calidad del Agua Continuidad del servicio Agua no contabilizada 5. Gestión Comercial Indicadores comerciales INDICE DE CALIDAD OPERATIVA SEPTIEMBRE DE 2013 Promedio Ponderado Real 2013 septiembre 99,31% 84,9% 0,00% 98,9% 32,15% Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013 Metas septiembre 2013 100,4% 85,1% 0 <IRCA <5 99,5% 28,2% % de Cumplimiento a 30 de septiembre de 2013 98,89% 99,72% 100,00% 99,36% 87,67% ICO 97,13% INDICADOR META EJECUCIÓN % Unidades físicas de acueducto vendidas (Metros cúbicos - m3-) Unidades físicas de alcantarillado vendidas (Metros cúbicos - m3-) 1.991.000 2.102.000 105% 1.162.000 1.189.000 102% Nivel de Ingresos (cifras es millones) 3.006 3.993 132% Indicador de Quejas 0.05% 0.03% N /A Indicador de Reclamos 0.05% 0.055% N /A Nivel de Servicio (Atención telefónica) 85% 85.83% 97% Porcentaje de recaudo 90% 100% 100%
Estrategias para mejorar los indicadores Estos indicadores son de suma importancia para la empresa, pues reflejan la relación comercial que tenemos con nuestros usuarios y miden nuestra eficiencia. En este sentido, el Indicador de Quejas hace referencia a esos requerimientos expresados tanto a través de la línea telefónica como en las oficinas de atención al cliente, relacionados con la calidad en la prestación del servicio (atención brindada por nuestros colaboradores, calidad del agua que llega a los hogares, continuidad de los servicios, cumplimiento en los tiempos de respuesta, entre otros). Para el trimestre julio- septiembre este indicador refleja un muy buen desempeño y cumplimiento en la prestación de los servicios de acueducto y alcantarillado, la meta es estar por debajo de 0.05% y logramos estar en 0.03%. Por su parte, el indicador de reclamaciones se refiere a inconvenientes que pueden tener los usuarios con respecto a la facturación y que deben ser interpuestas únicamente en las oficinas de atención al cliente, de manera presencial. En este indicador estamos muy cercanos a la meta, razón por la cual trabajamos para mejorar permanentemente los procesos de lectura, facturación y recaudo para continuar reduciendo las reclamaciones. Finalmente, el Nivel de Servicio (Atención telefónica) mide nuestra eficiencia, claridad y tiempo de respuesta en la línea de atención al cliente 4444115. Actualmente, trabajamos para mejorar este indicador que mide la calidad de este servicio operado directamente por Empresas Públicas de Medellín en los municipios que atiende Aguas de Occidente. Otras estrategias para mejorar los indicadores son: Continuar trabajando con el Área Financiera para la depuración de la cartera. Continuar fortaleciendo los programas de educación al cliente. Conocer las necesidades y expectativas de los usuarios potenciales con respecto a los servicios que ofrece la empresa, a través de estudios de mercado, visitas puerta a puerta y aplicación de encuestas. Mejorar el proceso comercial a través de los espacios en reuniones con el interventor del contrato. Vinculación de usuarios EVOLUCIÓN EN LA VINCULACIÓN DE USUARIOS AÑO 2013 MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept. Acueducto Alcantarillado Acumulado trimestre III 2013 92 27 60 136 150 88 66 83 136 66 22 48 112 50 79 119 49 102 Usuarios vinculados servicio de acueducto 836 Usuarios vinculados servicio de alcantarillado 647
Para el año 2013 se tiene establecida una meta de vincular 925 usuarios, lo que equivale a un promedio de 77 usuarios por mes. A la fecha se está cumpliendo con la meta mensual en un 100%, logrando vincular93 usuarios en promedio al mes. La meta de ejecución a septiembre de 2013 es de 13.560usuarios y se llevan ejecutados 13.365 con un porcentaje de 98.5%. Actividades representativas Conexión de varios proyectos urbanísticos como Mirador del Cauca, Constructora Ciudadela y Valle Real en Santa Fe de Antioquia; Case Tejas en San Jerónimo; La Montaña y Los Micos en Sopetrán. Ajuste a la base de datos identificando clientes directos en terreno. Se realiza visitas en campo de acuerdo al reporte de los lectores o reclamaciones de los clientes. Visita a urbanizadores con el fin de acelerar el trámite de vinculación de los clientes con los proyectos avanzados. Ajuste tarifario según puntaje DEA en los municipios de San Jerónimo, Sopetrán y Olaya. Relacionamientos con grupos de interés. Gestión Ambiental En septiembre Aguas de Occidente presentó a Corantioquia la propuesta para la modificación y actualización de los Planes de Saneamiento y Manejo de Vertimientos -PSMV, de los municipios que conforman la Regional de Occidente S.A E.S.P. Dentro de esta propuesta se incluyó la reducción de carga contaminante vertida por los sistemas de alcantarillado municipal de los centros urbanos de los municipios de Olaya, San Jerónimo, Santa Fe de Antioquia y Sopetrán, además del Corregimiento de Sucre, además de los formatos de propuesta de meta individual y cronograma de cumplimiento para prestadores de servicios de alcantarillado, con vigencia para el quinquenio 2014-2018. Todo lo anterior acogiéndose a la metodología y plazos estipulados en la Resolucion 040-1306-18270 del 14 de junio de 2013 expedida por Corantioquia, y la comunicación 110-1308-3204 del 14 de agosto de 2013 del Subdirector de Calidad Ambiental de la misma Corporación.
Relacionamiento con comunidades
Durante el trimestre, nos vinculamos con iniciativas artísticas, culturales y académicas de los cuatro municipios de influencia. Atendimos solicitudes de patrocinios y apoyamos la realización de eventos, en los que trabajamos en equipo con las comunidades, logrando así cercanía, diálogo e interacción con éstas. EVENTOS Jornadas de educación en instituciones educativas Entrega de kits escolares DESCRIPCIÓN Cuatro instituciones educativas visitadas para trabajar con más de 500 niños y jóvenes. 700 kits escolares entregados durante el trimestre en instituciones educativas de los cuatro municipios de influencia. Carpa móvil Educación al cliente Publicaciones de prensa Patrocinios Programas radiales Visitas puerta a puerta Educación, información corporativa, hidratación y recreación en cinco eventos masivos organizados por las administraciones municipales, teniendo contacto con más de 3.000 personas. Tres programas radiales, un comercial de televisión y una cuña radial, enfocados al tema de interpretación de la factura, así como lectura y comprensión de la factura didáctica. Cuatro publicaciones relacionadas con nuestra gestión en los periódicos El Santafereño y Notioccidente. En el trimestre nos vinculamos comercialmente con más de 10 iniciativas comunitarias. Realización de 18 programas radiales que se emiten por emisoras de Sopetrán, Santa Fe de Antioquia y San Jerónimo. Visitamos más de 160 familias en Sopetrán y Santa Fe de Antioquia. Socialización de nuestros dos grandes proyectos: Socialización de proyectos Construcción de la Red Matriz Sopetrán- La Florida en el Corregimiento de Córdoba. 60 participantes Optimización de redes de acueducto en el Sector El Espinal (Santa Fe de Antioquia). Participación de 20 habitantes del Sector El Espinal.
6. Gestión Jurídica Contratación Para el trimestre julio- septiembre, la empresa realizó los siguientes contratos: No. DE CONTRATO 039 040 041 042 043 044 045 Acta de ejecución No.20 OBJETO Interventoría financiera, técnica y administrativa del contrato de obra civil para la optimización del sistema de acueducto del municipio de San Jerónimo mediante la construcción de la tercera etapa del circuito Leticia- El Rincón- Pie de cuesta- La Lomita-Sector Centro. Patrocinio para torneo de fútbol Municipal (Olaya) Prestación del servicio de confección de uniformes deportivos para patrocinio de campeonato de fútbol en el corregimiento de Sucre, municipio de Olaya Prestación de servicios para la realización del estudio de suelos en los lotes para los tanques del recreo del municipio de Sopetrán y La Florida en el municipio de Olaya Pago por reconocimiento de la construcción de sobrediámetro de 2,34 km de tubería para el proyecto urbanístico Poblado del Hato en el municipio de San Jerónimo. Suministro de plástico marcado para empacar agua potable en bolsas. Prestación de servicios para el diseño de las obras para la construcción y puesta en marcha de dos tanques de almacenamiento de agua de 600 m3 para el municipio de Sopetrán y 400 m3 para el municipio de Olaya y su futura ampliación MANDATO ESPECIAL para seleccionar el contratista para el suministro de tuberías 2014 CONTRATISTA IC Ingeniería Y Construcción Ltda. Walter Gutiérrez, Líder comunitario Olaya. Sandra Liliana Gil Bedoya Luis Fernando Quintero López Promotora Ciudadela San Jerónimo Inversiones Timbramos Ya Ramiro Duarte Empresas Públicas de Medellín
Secretaría General Desde la Secretaría General se han realizado las actividades encargadas para la realización de dos sesiones de Junta Directivas correspondientes a los meses de julio y agosto. También se cuentan, dentro de las actividades administrativas de esta Área, la proyección de respuestas a los diferentes accionistas de la empresa y demás grupos de interés cuando así lo haya requerido el Gerente de la Sociedad y que para este último trimestre suman un total de 12 oficios. De igual manera, se coordinó, asesoró y acompañó el informe de observaciones a la Auditoría de Gestión y Resultados vigencia 2012 realizada por la Auditoría General de Medellín. Jurídica Para el último trimestre se han realizado 18 consultas jurídicas entre express (consultas de rápida respuesta que no requieren formalidad alguna) y otras más elaboradas que requieren de un tiempo prudencial para su estudio. Los procesos judiciales en los que hace parte Regional de Occidente S.A. ESP y que son atendidos por el área de Gestión Jurídica son: PROCESO FECHA DE INICIO COMENTARIOS (PRETENSIÓN Y ESTADO) FECHA 2010-00109, Nulidad y restablecimiento del derecho Enero de 2010 Demanda por adjudicación en proceso contractual. Condena en primera instancia (declaración de nulidad de la resolución que adjudicó), se encuentra para sentencia de segunda instancia. 23/05/2013 2012-00370, Reparación directa Febrero 2013 Demanda por omisión en pago contractual. Audiencia de trámite 30/08/2013 2011-00680, Reparación directa Enero de 2012 Perjuicios de particular por obra civil de alcantarillado. Se envió notificación poravisos a los llamados en garantía realizado por REGIONAL DE OCCIDENTE. 22/05/2013 Proceso sancionatoria mbiental (Exp. Hx4-10- 38) Disposición final de lodos de la laguna. Junio de 2010 Afectaciones ambientales generadas al suelo y al agua originadas por la mala disposición de los lodos extraídos de la laguna anaerobia. Pendiente de acto administrativo decisorio. Enero/2012 Proceso sancionatorio ambiental. (Exp. Hx7-02015) Vertimientos S.J. Enero de 2012 Revocatoria permiso de vertimiento S.J. Pendiente de acto administrativo decisorio. 29/11/2012 Proceso sancionatorio ambiental. (Hx4-11-125) Descarga La Lomita. Agosto de 2012 Descarga superficial aguas residuales La Lomita. Inicio de trámite sancionatorio 29/11/2012
7. Auditoría Interna La Oficina de Auditoría Interna de Aguas de Occidente presenta a septiembre de 2013, el avance a la gestión realizada para el mejoramiento continuo de los procesos de la organización, mediante el cumplimiento de las directrices y lineamientos establecidos por la Junta Directiva, la Dirección de Control Interno de EPM y la Gerencia. Para el desarrollo de la labor ejecutada se tuvo como referencia el MECI y la Norma GP1000:2005 1. Formación, sensibilización y asesoría en control 6. Plan general de auditoría 5. Autoevaluación del Control Primicias del Sistema de Control Interno 4. Planes de mejoramiento 2. Interación con Entes Externos de Control 3. Evaluacion del SCI y Control Interno Contable de acuerdo al DAFP y CGN Interacción con entes externos de control ENTE DE CONTROL Contraloría General de Medellín - CGM- Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP- Contaduría General de la Nación CGN- Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios SSPD- ACCIÓN DE LA EMPRESA Acompañamiento en la Auditoría Regular 2012 Seguimiento a la Rendición de la cuenta vigencia 2013 (Bimensual, Fiducias) Coordinación elaboración planes de mejora Seguimiento planes de mejora Seguimiento al Sistema de Control Interno (MECI) vigencia 2013 Seguimiento a los Reportes Deudores, contables y presupuesto - vigencia 2013 Seguimiento trimestral al reporte de información SUI
Se dio cumplimiento en un 100% a los requerimientos solicitados por los entes externos de control en la vigilancia. Formación, sensibilización y asesoría en control - Formación: Capacitación en la caracterización de los procesos y Modelo Estándar de Control Interno (MECI), Código de ética y riesgos, diligenciamiento de la autoevaluación del control consiete empleados. - Asesoría: Participar en los diferentes Grupos primarios generales y de Gerencia y demás espacios y comités existentes, así como la solución de preguntas e inquietudes en los diferentes procesos de la organización - Sensibilización: Se abordan temas de valores, ética, riesgos de fraude y el proceso de autoevaluación del control Planes de mejoramiento La empresa cuenta en la actualidad con 10 planes de mejoramiento, producto de las auditorías externas, internas y de los procesos. Su nivel de cumplimiento acumulado está en 42%, un resultado consecuente frente a los planes de mejora planeados que se presentan para el tercer trimestre de 2013. Se debe trabajar en el Plan de mejora de la Auditoría de Revisión al acta de Santa Fe Antioquia y la Auditoría Interna de contratos de obra y Gestión Humana,que no se ha elaborado, pero ya fue solicitado a los auditados. Las demás acciones de mejora están dentro del proceso de cierre, tanto por la Contraloría como por la Auditoría Interna. Estos resultados se relacionan a continuación con su avance: EVALUCIÓN Auditoría Contratos de Obra 2011 FUENTE Auditoría Interna NIVEL DE IMPLEMENTACIÓN Acciones de mejora definidas 6 Acciones de mejora ejecutadas 5 % 73% Auditoría de revisión al Acta de entrega Sistema de Santa Fe de Antioquia 2012 Auditoría Interna 0 0 0% Auditoría Gestión Presupuestos 2012 Auditoría Interna 3 1 30% Auditoría adquisición de bienes y servicios (contratos de obra) 2013 Auditoría Interna 0 0 0% Auditoría al Proceso de Gestión Humana 2013 Auditoría Interna 0 0 0% Autoevaluación del control en los procesos 2012 Procesos 6 5 83% Indicador de transparencia 2012 Auditoría gestión y resultados 2012 Procesos CGM 14 23 9 20 64% 86% Auditoría especial- Entrega Conhydra 2012 CGM 8 5 50% Auditoría fiscal y financiera 2013 CGM 5 0 30% TOTAL AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO 65 45 42%
Puntos de atención y avance a los Planes de mejora ENTIDAD SOLICITANTE PUNTO DE ATENCIÓN FECHA DE INICIO FECHA FINALIZACIÓN AVANCE IPSOS-NAPOLEÓN FRANCO Mejorar nivel de satisfacción en los usuarios 01-04-2013 31-12-2013 Cumplimiento en el tercer trimestre en un 100%, realizando talleres de formación en centros educativos, visitas puerta a puerta, actividades barriales, capacitaciones internas al personal, programas radiales y avisos de prensa. CONTRALORÍA GENERAL DE MEDELLÍN Auditoría especial Conhydra: en el análisis realizado por el equipo auditor a la información presentada por la auditoría financiera sobre las operaciones de caja del Operador Conhydra S.A.E.S.P., se observó que no se reconocieron gastos y costos por no ser inherentes a su objeto social, los cuales ascendieron en el 2011 a $48.305.921 y hasta el mes de julio de 2012 a $44.101.345, quedando por revisar el mes de agosto. En este sentido, se violó el principio de eficiencia ya que son gastos no reconocidos por la auditoría financiera por la suma de $92.407.266, generándose en una deficiencia fiscal, la cual puede derivarse en un hallazgo fiscal si no se dirime la controversia, de acuerdo a la cláusula décima tercera del contrato antes de su liquidación. Tercer trimestre 2012 Septiembre 30 2013 Todo el plan está inconcluso por cuanto no se ha cerrado el proceso de finiquito del acta final con el anterior operador Conhydra Auditoría fiscal y financiara 2012: al efectuarse el proceso de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas al final del año 2012, con la casa matriz EPM, y evaluados sus resultados por el equipo auditor, se evidenció que la Regional de Occidente S.A. E.S.P. no registró facturas por $2.749.659, como cuentas por pagar a EPM, hecho que generó una subestimación de las cuentas por pagar por no haberse causado contablemente por parte de la Regional de Occidente S.A. E.S.P. incumpliéndose con el principio de causación Marzo-2013 Diciembre 2013 Se avanza en el proceso de conciliar las cuentas mes a mes, con el fin de mitigar cualquier riesgo. AUDITORÍAS INTERNAS -Auditoría de revisión al Acta de entrega al Sistema de Santa Fe de Antioquia -Auditoría a la gestión presupuestal 2012 - Auditoría de contratación de obra 2012 Diciembre 2012 Mayo 2013 Agosto 2013 Julio 2012 Diciembre 2013 Enero 2014 No se ha documentado el plan de mejoramiento Está en proceso y avanza de acuerdo al plan Al plan no se le han elaborado las acciones de mejora de acuerdo a las observaciones
ENTIDAD SOLICITANTE PUNTO DE ATENCIÓN FECHA DE INICIO FECHA FINALIZACIÓN AVANCE Auditoría de Gestión Humana Agosto2013 No se ha elaborado el plan de mejoramiento y no se tuvo respuesta satisfactoria del auditado. DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO -Autoevaluación del control en los procesos -Indicador de Transparencia Octubre 2012 Septiembre 2013 Se elabora la encuesta de autoevaluación mes de septiembre. Se entrega, para el mes de octubre, los resultados de la encuesta realizada en junio. SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN SUI- SPPD. Informes por cargar Junio 2013 Se están cargando actualmente y para el mes septiembre quedan 236 tópicos pendientes. Plan General de Auditoría La Oficina de Auditoría Interna de Aguas de Occidente, en conjunto con la Dirección de Control Interno y el Comité Coordinador de Control Interno de la organización, planearon para el año 2013 siete auditorías. Al tercer trimestre 2013 son cuatro auditorías realizadas: en el proceso de apoyo de adquisición de bienes y servicios (Contratación), Gestión Humana, Gestión Presupuestal y Proceso Comercial, encontrando que sus riesgos y controles son adecuados, pero se debe trabajar en las recomendaciones presentadas. Dentro de la planeación, se consideran los seguimientos y apoyo a los procesos, cuyo avance se observa en la siguiente tabla: CUMPLIMIENTO PLAN DE TRABAJO DATOS INDICADOR ASEGURAMIENTO Y CONSULTA Trabajos planeados Trabajos ejecutados de los planeados Trabajos ejecutados no planeadas 4 4 0 100% SEGUIMIENTOS Planeados Ejecutados Planeadas 5 5 6 100% OTRAS ACTIVIDADES Planeadas Ejecutadas 6 6 100%
Informe de Gestión Tercer Trimestre 2013