Manual de Usuario epayroll
Índice: Manual de Usuario Introducción I. Inscripción con Verificación de 2 Pasos II. Como utilizar epayroll A. Añadir empleados a epayroll B. Instrucciones para hacer pagos C. Instrucciones para editar empleados D. Instrucciones para Cancelar Pagos en Proceso III. Cómo reversar un pago realizado a través de epayroll? 3 4 9 9 12 14 15 17 2
Introducción Bienvenido a epayroll de Banco Popular! El sistema de epayroll le facilita el proceso de pago de nómina, permitiéndole hacer pagos desde cualquier computadora o teléfono inteligente con acceso al Internet. Antes de realizar un pago a través de epayroll debe de tomar en consideración lo siguiente: Sólo podrán efectuarse transacciones de epayroll a través de Mi Banco Comercial desde una cuenta comercial con Tarjeta ATH activa y validada (PIN). Se debe de haber completado el proceso de Autenticación de Verificación de 2 Pasos para poder comenzar a utilizar epayroll. Más adelante también presentamos las instrucciones para completar el proceso. Para que el empleado pueda recibir la nómina a través de epayroll, debe tener una cuenta de depósito de individuo, ya sea en Banco Popular o en otra institución bancaria. Para que los empleados reciban su pago en la fecha correcta la transacción de pago debe ser realizada al menos con dos días laborables de anticipación a la fecha de cobro (día de cobro para el empleado). En el caso de las cuentas de otros Bancos, va a depender del Banco receptor el momento en que de disponibilidad a los fondos enviados por parte de Banco Popular. El sistema considera días feriados y fines de semana. Esta guía, le ayudará a navegar y administrar la herramienta de una manera rápida y sencilla. 3
I. Inscripción con Verificación de 2 Pasos Verificación de 2 Pasos es un proceso de autenticación adicional para sus transacciones que le permitirá definir su nivel de seguridad a través de un código único. Antes de utilizar el servicio de epayroll, es mandatorio que complete el proceso de inscripción de Verificación de 2 Pasos. Este es un mecanismo que provee seguridad adicional a las transacciones que origine en Mi Banco Comercial. Hay dos opciones para acceder la sección donde completará esta inscripción. El proceso a continuación, describe los pasos considerando que se estará activando la función solo para el teléfono primario. 1. Primera opción: Acceda el menú de Pagos. Seleccione la opción Hacer Pagos de Nómina. (Ver imagen #1). Luego le aparecerá una pantalla de interrupción invitándole a completar el proceso de inscripción. Presione el enlace ioprime Aquí! para activar Verificación de 2 Pasos. (Ver imagen #2) Imagen #1 Imagen #2 4
I. Inscripción con Verificación de 2 Pasos 2. Opción 2: Acceda el menú de Mi Información. Seleccione la opción de Verificación de 2 Pasos. 3. Se presenta la pantalla de Inscripción. Oprima Continuar IMPORTANTE: El servicio de Verificación de 2 Pasos sustituirá las preguntas de seguridad que le hace Mi Banco Comercial al usted acceder la plataforma. 4. En la pantalla de Información de Conexión favor de contestar la pregunta de seguridad. Oprima Continuar. 5
I. Inscripción con Verificación de 2 Pasos 5. En la pantalla Editar número de teléfono celular, deberá completar los campos requeridos. En el campo de seleccione un proveedor debe seleccionar un proveedor. En el campo de número de teléfono celular, debe de ingresar su número de teléfono. Seleccione el encasillado para aceptar los Términos y Condiciones del proceso de Autenticación de Verificación de 2 Pasos. Oprima Enviar para continuar o Cancelar para volver a comenzar. 6. En la próxima pantalla, seleccione el método de su preferencia para recibir su código de seguridad: mensaje de texto a su teléfono inteligente o mediante una llamada. También, seleccione la frecuencia con la que prefiere que el Banco le requiera el proceso de Verificación de 2 Pasos. Oprima Continuar. 6
I. Inscripción con Verificación de 2 Pasos Una vez oprima la opción de Continuar saldrá una pantalla en la que que oprimirá Saltar este paso. 7. Para continuar: Debe haber recibido el código de seguridad en su teléfono inteligente o a través de una llamada. (Ver imagen #3) Ahora, podrá ingresar el código que recibió en la pantalla de Mi Banco Comercial y luego podrá oprimir Continuar. (Ver imagen #4) Imagen #3 Imagen #4 7
I. Inscripción con Verificación de 2 Pasos AVISO IMPORTANTE: De usted ser bloqueado de Mi Banco Comercial se le requerirá el Código de Recuperación y tendrá que volver a activar Verificación de 2 Pasos. Para activar Verificación de 2 Pasos tendrá que seguir estos mismos pasos mencionados previamente. De no tener el código tendrá que llamar a nuestro Centro de Banca de Negocios al 787-756-3939 o 1-855-756-3939. 8. Para finalizar, en la pantalla Mi Información recibirá un Código de Recuperación. Es muy importante que guarde esta información en un lugar seguro (lo puede imprimir) para su referencia en una futura ocasión. En caso de que su cuenta de Mi Banco Comercial sea bloqueada, ya que se le olvidó su contraseña, este Código de Recuperación facilitará el proceso de autenticación en Mi Banco Comercial. Una vez guarde en un lugar seguro su código entonces podrá oprimir OK. 9. Luego de completar este proceso, ya está listo para proceder y crear sus transacciones de nómina a través de epayroll. 8
II. Cómo utilizar epayroll? A continuación, los pasos requeridos para: A) Añadir empleados B) Realizar pagos de nómina a través de epayroll C) Editar empleados D) Cancelar Pagos en Proceso A. Añadir empleados a epayroll En esta sección podrá añadir empleados y cancelarlos. 1. En el menú de Pagos, seleccione la opción Hacer Pagos de Nómina. 2. En la pantalla de Hacer Pagos, bajo la pestaña de epayroll, oprima el enlace de Añadir empleados. En el campo de Pagar con seleccione la cuenta con la cual desea debitar el pago. Luego seleccione la opción de Continuar. 9
II. Cómo utilizar epayroll? 3. El proceso de Verificación de 2 Pasos automáticamente le enviará el código de seguridad a su teléfono inteligente o recibirá la llamada según usted lo haya pre-configurado. 4. Ingrese el código recibido en el campo de Código. Oprima Continuar. 10
II. Cómo utilizar epayroll? 5. Se le presentará la pantalla donde le permitirá definir cada uno de sus empleados. Para definir la información de cada empleado debe: Completar el campo Número de ruta y tránsito del banco a depositar. Completar el campo de Número de cuenta de banco a depositar. Completar el campo Confirma el número de cuenta de banco a depositar. Completar el campo de Indique el tipo de cuenta (cheque o ahorros). Asígnele un nombre corto al empleado e ingréselo en el encasillado. Luego presione Añadir empleado. Repita el proceso de acuerdo a la cantidad de empleados a los cuales usted le vaya a pagar a través de epayroll. 6. Para terminar de añadir empleados, oprima Cancelar. 7. Al terminar estos pasos, completó el proceso de añadir empleados a epayroll. 11
II. Cómo utilizar epayroll? B. Instrucciones para hacer pagos En esta sección podrá realizar pagos de nómina a sus empleados. 1. En el menú de Pagos selecciona la opción de Hacer Pagos de Nómina. 2. En la pantalla de Hacer Pagos, defina los siguientes campos: Fecha Recuerde que la fecha de efectividad se refiere al día en que se efectuará el débito en su cuenta y esta debe ser al menos 2 días laborables anteriores a la fecha en que desea que el empleado reciba el pago. Si la transacción se recibe después de las 4:00p.m. o durante cualquier día no laborable, se procesara el siguiente día laborable. Cantidad a Pagar Recurrencia (de ser necesario) del pago - Semanal - Dos veces al mes - Mensual - Trimestral - 2 veces al año - Anual 12
II. Cómo utilizar epayroll? 3. Seleccione la cuenta que utilizará para hacer el pago. Debe ser la misma cuenta con la que contrató el servicio. Oprima Continuar. 4. En esta próxima pantalla Verifica la información de los pagos antes de enviarlos usted verificará que la información esté correcta. Usar de referencia los siguientes campos: - Comercios frecuentes - Fecha de envío - Se recibirá - Cantidad - Frecuencia Si tiene que corregir alguna transacción, presione Regresar. El proceso de Verificación de 2 Pasos le enviará un código. Si la información está correcta, ingrese el código y presione Pagar. 13
II. Cómo utilizar epayroll? 5. En la pantalla de Pagos enviados, se le indica que recibirá la confirmación de los pagos realizados vía email. Oprima OK. Luego de seguir estos pasos, ya completó su proceso de Pago de nómina a través de epayroll. C. Instrucciones para editar empleados La función de Editar Comercios, le permitirá borrar información definida incorrectamente de sus empleados. Es importante que elimine el record que está definido incorrectamente y lo recree con la información correcta. Presione la función de Editar Comercios. (Ver Imagen #5) Presione sobre el ícono de un zafacón en el record del empleado que va a eliminar o recrear con la nueva información. En el recuadro, oprima Borrar. (Ver Imagen #6) Imagen #5 Imagen #6 14
II. Cómo utilizar epayroll? D. Instrucciones para Cancelar Pagos en Proceso Esta sección le permitirá cancelar pagos a empleados que no desea hacer. Si usted se da cuenta que un pago fue realizado en el día de hoy y desea cancelar el mismo, tiene que hacerlo en o antes de las 5:00 p.m. 1. En el menú de Pagos, oprima sobre la opción Recibos de Nómina. 2. En la sección de Pagos en Proceso, después de haber leído las advertencias y estar seguro de que va a eliminar la transacción, oprima sobre la imagen del zafacón. 15
II. Cómo utilizar epayroll? 3. Presione Sí para borrar el registro. 4. Luego de presionar la opción de si interesa borrar el pago le saldrá una pantalla de confirmación que el pago ha sido borrado. IMPORTANTE: Antes de eliminar un registro debe guardar el historial de pagos realizados en un lugar seguro (lo puede imprimir). Una vez eliminado el registro no podrá obtener dicho historial. 16
III. Cómo reversar un pago realizado a través de epayroll? IMPORTANTE: Las acciones de cancelar un pago y reversar un pago tienen diferentes propósitos: Cancelar un pago: es cuando la transacción sucede el mismo día, pero antes de que se procese la misma en el Banco. Reversar un pago: ocurre cuando la transacción fue distribuida al otro banco y está se está pidiendo devuelta. A. Procedimiento para reversar pagos procesados: IMPORTANTE: LOS REVERSOS DEBEN REALIZARSE DENTRO DE LOS 5 DIAS POSTERIORES A LA FECHA DEL PAGO REALIZADO. (Ejemplo: pago efectuado el 1 de marzo 2017 puede REALIZAR el reverso desde el 2 hasta el 6 de marzo 2017). Los reversos ACH no están garantizados y están sujetos a las Reglas de ACH relacionadas con la devolución por fondos insuficientes (NSF), fondos no cobrados y cuentas cerradas o cuentas congeladas. 1. Si desea reversar un pago procesado, debe dirigirse a la sección Recibos de Nómina. 2. Una vez identifique el pago que desea reversar, oprima la palabra Enviado que aparece bajo la columna Estatus. 17
III. Cómo reversar un pago realizado a través de epayroll? 3. El sistema le mostrará un recuadro con la pregunta Quieres revertir este pago? y las opciones para que seleccione si desea o no procesar el reverso de esa transacción. IMPORTANTE: LOS REVERSOS DEBEN REALIZARSE DENTRO DE LOS 5 DIAS POSTERIORES A LA FECHA DEL PAGO REALIZADO. (Ejemplo: pago efectuado el 1 de marzo 2017 puede REALIZAR el reverso desde el 2 hasta el 6 de marzo 2017). Los reversos ACH no están garantizados y están sujetos a las Reglas de ACH relacionadas con la devolución por fondos insuficientes (NSF), fondos no cobrados y cuentas cerradas o cuentas congeladas. Una vez esté seguro de querer reversar la transacción, Oprima Sí. Si prefiere no revertir la transacción, oprima No. Puede continuar navegando a través de Mi Banco Comercial. De oprimir Sí, el sistema indicará en la sección de Estatus el mensaje Reverso Pendiente. 18
III. Cómo reversar un pago realizado a través de epayroll? Para validar si la transacción se reversó efectivamente, acceda al próximo día laborable a la sección Recibos de Nómina e identifique la transacción para la que solicitó el reverso y valide la información que aparece bajo la palabra Estatus. Si la transacción fue reversada exitosamente, aparecerá la palabra Cancelado. Su crédito se verá reflejado en su estado de cuenta. Si la transacción no pudo ser reversada, aparecerá la palabra Rechazado. 4. Luego de completar estos pasos, terminó el proceso de reversar una transacción. Esperamos que esta guía le sea útil para el manejo de todas las funciones relacionadas a su nuevo servicio de epayroll. No obstante de necesitar información adicional se puede comunicar con nuestro Centro de Banca de Negocios, al 787-756-3939 o (libre de cargos) 1-855-756-3939. Horario: lunes a viernes de 8:00am a 6:00pm. 19