NOVEDADES MASIFICACIÓN DE LA FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Presentamos, a continuación, algunos puntos sobre el proceso de implementación de la factura electrónica que consideramos de su interés: SÍNTESIS: 1. Todos los declarantes de IVA e impuesto al consumo, deberán expedir factura electrónica a partir del 1 de enero de 2019. 2. Se han establecido las reglas para la implementación, masificación y negociación de la factura electrónica. 3. Varias empresas ya comenzaron a facturar electrónicamente, gracias a los resultados positivos obtenidos el año pasado con el programa piloto adelantado por la DIAN el año pasado. 4. Fueron autorizados varios proveedores tecnológicos para prestar sus servicios a las empresas, dirigidos a asegurar la implementación y funcionamiento del sistema. 5. La factura electrónica podrá circular como título valor y ser negociada a través sistemas electrónicos. 6. La ANDI continúa trabajando en los temas pendientes por solucionar, para la efectiva puesta en marcha del sistema de facturación electrónica. A continuación, se detallan los principales puntos: Regulación vigente de los procesos de emisión, envío y validación de la factura electrónica. El Decreto 2242 de 2015, reguló los siguientes procesos relativos a la facturación electrónica de cara a la DIAN y los adquirentes de bienes y servicios, en el marco de lo que se conoce como un proceso asincrónico: 1. Generación y emisión: en términos generales, la factura electrónica estará contenida en mensaje de datos plano XML, el cual debe cumplir con la mayoría de 1
requisitos establecidos en el artículo 617 del Estatuto Tributario y otros como la firma electrónica o certificado digital y el Código Único de Factura electrónica. 2. Una vez firmada digitalmente la factura, ésta debe ser enviada al adquirente del bien o servicio, directamente o a través de un proveedor tecnológico para que retorne un acuse de recibo. Si el adquirente no está en la capacidad de recibir la factura en el formato electrónico de generación, el emisor debe enviarle una representación gráfica de la misma la cual, en términos prácticos, es una factura de papel o PDF (o en cualquier formato de fácil acceso) con el mismo contenido y forma, sólo que adicionando un código QR. 3. La factura debe ser enviada a la DIAN dentro de las 48 horas siguientes a su generación, directamente por el contribuyente o a través de un proveedor tecnológico. La Administración Tributaria se encarga de validar que las facturas cumplan con todos los requisitos. 4. La DIAN podrá obligar, través de resolución, a los contribuyentes que ella misma determine, a facturar electrónicamente. 5. El único sistema de facturación que podrá convivir con la facturación electrónica, para efectos de soportar fiscalmente el ingreso, costo o gasto, será el POS (máquinas registradoras) y los documentos equivalentes a la factura. Por tanto, quien facture electrónicamente no podrá seguir haciéndolo por talonario, por computador o a través de la factura electrónica del Decreto 1929 de 2007. 6. El decreto también regula el procedimiento y plazos para la implementación del sistema al interior de las empresas, bien sea en el caso que la DIAN las obligue o que acepten voluntariamente hacerlo. 7. Los proveedores tecnológicos autorizados por la DIAN, serán actores muy importantes en este modelo ya que proveerán un servicio tercerizado a las empresas para el proceso de facturación y asegurarán la implementación, funcionamiento y la interoperabilidad del sistema. De hecho, el programa piloto adelantado por la DIAN dio buenos resultados y ya existen varios proveedores tecnológicos que han sido autorizados para la DIAN para prestar sus servicios a las empresas. 8. La responsabilidad por la falta de envío, el envío extemporáneo o el incumplimiento de los requisitos de la factura electrónica, será siempre del contribuyente facturador. 9. Otros puntos importantes que regula el Decreto 2242 de 2015 son los siguientes: Las situaciones de contingencia de los sistemas informáticos. La factura de comercio exterior. El catálogo de participantes de la factura electrónica. La factura electrónica en contratos de mandato, consorcios y uniones temporales. La siguiente gráfica, ilustra el funcionamiento del sistema de facturación electrónica, bajo el modelo asincrónico del Decreto 2242 de 2015: 2
Fuente: PPT Condiciones de Expedición e Interoperabilidad de la Factura Electrónica y su Usabilidad. Dirección de Fiscalización. DIAN. Validación de las facturas electrónicas en tiempo real de acuerdo con los cambios que introdujo la Reforma Tributaria. El artículo 308 de la Ley 1819 de 2016 (reforma tributaria) trajo cambios sustanciales al modelo asincrónico del que trata el Decreto 2242 de 2015, para evolucionarlo a uno sincrónico, los cuales se resumen a continuación: 1. Introduce un nuevo actor en el sistema que se llamará proveedor autorizado, el cual tendrá la obligación de validar las facturas en tiempo real. Recuérdese que bajo el modelo asincrónico, es la DIAN la única que valida el cumplimiento de los requisitos de la factura electrónica. Bajo este nuevo modelo, la DIAN terceriza la responsabilidad de validación, y sólo recibirá la información relativa a las facturas que cumplan con todos los requisitos. Apenas en algunos casos la DIAN validará. Es importante resaltar que solo se puede considerar como factura una vez que el mensaje de datos pase la aprobación de la validación, por parte de la DIAN o el proveedor autorizado. 3
2. Los proveedores autorizados tendrán un régimen sancionatorio propio en caso de que no validen las facturas, las validen incorrectamente, no transmitan la información a la DIAN y violen las normas de confidencialidad de la información, entre otras infracciones. 3. Se obliga a todos los contribuyentes que deban declarar IVA e impuesto al consumo a expedir factura electrónica a partir del 1º de enero de 2019. La siguiente gráfica, ilustra el funcionamiento del sistema de facturación electrónica, bajo el nuevo modelo sincrónico: Fuente: PPT Condiciones de Expedición e Interoperabilidad de la Factura Electrónica y su Usabilidad. Dirección de Fiscalización. DIAN. Asuntos importantes por resolver frente a la masificación de la Factura Electrónica. Si bien hay que reconocer el gran esfuerzo que está realizando la DIAN para llevar a cabo la masificación de la factura electrónica, aún quedan algunos asuntos importantes que están por ser resueltos como los siguientes: 1. Dado que se dio un salto de un modelo asincrónico a uno sincrónico, es necesaria la emisión de un Decreto reglamentario que sustituya, complemente o adicione el 2242 de 2015. En este Decreto deben regularse las condiciones de autorización, operación y funcionamiento de los proveedores autorizados; las estrictas normas de confidencialidad que han de aplicar a los proveedores autorizados; la transición 4
para aquellas empresas que ya estén adoptando su sistema bajo el modelo sincrónico y, en general, las nuevas condiciones de interoperabilidad de la facturación electrónica. Emitida la reglamentación, se deberá comenzar a la creación y autorización de empresas que funjan como proveedores autorizados. 2. Podría aprovecharse la emisión de este Decreto para hacer más sencillo al contribuyente el procedimiento en caso de contingencia. Bajo el modelo del Decreto 2242 de 2015, éste se ve obligado a facturar por talonario y, superada la contingencia, a transcribir la totalidad de las facturas para su envío electrónico a la DIAN. 3. La puesta disposición de un sistema de facturación electrónica gratuito para las pequeñas y medianas empresas, de tal forma que todo el encadenamiento productivo pueda operar electrónicamente. 4. La creación de un formato estándar XML de la factura de exportación. 5. Si es del caso, la puesta en marcha de un plan piloto de funcionamiento del nuevo sistema, una vez emitida la reglamentación y elegidos los proveedores autorizados. Es muy importante asegurarse que el sistema funcione correctamente para no generar traumatismos en el funcionamiento de las empresas. La ANDI continuará trabajando en coordinación con sus afiliados y la DIAN en estos asuntos para su rápida y satisfactoria culminación. Reglamentada la circulación de la factura electrónica como título valor. La Ley 1753 de 2015, por medio de la cual se aprobó el Plan Nacional de Desarrollo (2014-2018) delegó al Ministerio de Comercio, Industria y Turismo (Mincit), la facultad de reglamentar todo lo concerniente con la circulación de la factura electrónica como título valor. En tal sentido, se emitió el Decreto 1349 de 2016 que, en términos generales, reglamenta dicha temática de la siguiente manera: 1. Las facturas destinadas a circular electrónicamente serán aquellas que cumplan con los requisitos del Código de Comercio (artículo 774), emitidas electrónicamente y que hayan podido ser aceptadas por el adquirente de bienes y servicios en el formato electrónico de generación. Es decir, aquellas facturas cuyo destinatario no pueda recibir la factura en formato electrónico de generación y que deban enviarse como representación gráfica no podrán circular a través de los mecanismos que se explicarán a continuación (endoso electrónico), sino a través de la cesión de crédito por medios físicos. 2. Existirá un registro centralizado de facturas electrónicas, elegido a través de un proceso licitatorio, que tiene por objeto la facilitación del comercio de facturas electrónicas y la realización de operaciones de venta directa (sin intermediación), factoring o descuento. 5
3. En dicho registro, los emisores de las facturas electrónicas podrán inscribirlas para efectos de su endoso o la afectación con cualquier limitación al dominio. El registro podrá prestar el servicio de aceptación electrónica a aquellos adquirentes que no puedan recibir las facturas en el formato electrónico de generación, lo cual permitirá circular la factura que se emita como representación gráfica, a través de los medios tecnológicos y no en físico. 4. En caso de no pago de la factura, el registro emitirá un certificado el cual será un título ejecutivo idóneo en un proceso judicial de cobro. 5. Existirán los sistemas de negociación electrónica, autorizados por Mincit, que serán plataformas electrónicas administradas por personas jurídicas que, en caso de no haberse hecho una negociación directa, permiten la circulación y compraventa de la factura electrónica como título valor en un mercado abierto y realizan actividades de intermediación entre los tenedores legítimos y los potenciales compradores. Temas que el Mincit debe resolver para poner en marcha el sistema electrónico de circulación de facturas. Algunos puntos que todavía están pendientes para que se ponga en marcha el sistema electrónico de circulación de las facturas electrónicas son los siguientes: 1. La emisión del manual de funcionamiento del registro de facturas electrónicas. 2. La apertura y elección de la persona que administrará dicho registro. 3. El montaje de la plataforma electrónica del registro, para lo cual el Decreto 1349 otorga un año, después de elegido el administrador. 4. La emisión del manual de funcionamiento de los sistemas electrónicos de negociación y su posterior autorización. 5. Aclarar la forma en que funcionará la transición para las empresas que comiencen a facturar electrónicamente, hasta que el registro entre en operación. La ANDI continuará trabajando en coordinación con sus afiliados y Mincit en estos asuntos para su rápida y satisfactoria culminación. Esperamos que estos puntos les sean de utilidad. Reciban un cordial saludo, ALBERTO ECHAVARRÍA SALDARRIAGA Vicepresidente de Asuntos Jurídicos 6