Acuerdo entre las Naciones Unidas y el Gobierno de Ia Republica de Colombia en relaci6n con Ia Segunda Conferencia de Examen de los Estados Partes en Ia Convenci6n sobre Ia prohibici6n del empleo, almacenamiento, producci6n y transferencia de minas antipersonal y sobre so destrucci6n CONSIDERANDO que Ia Convenci6n sobre Ia prohibici6n del empleo, almacenamiento, producci6n y transferencia de minas antipersonal y sobre su destrucci6n (en adelante, "Ia Convenci6n") fue concertada en Oslo el 18 de septiembre de 1997; CONSIDERANDO que Ia Convenci6n, de conformidad con el parrafo 1 del articulo 17, entr6 en vigor el 1 de marzo de 1999, es decir, el primer dia del sexto mes a partir de Ia fecha del dep6sito del cuadragesimo instrumento de ratificaci6n, aceptaci6n, aprobaci6n o adhesi6n; CONSIDERANDO que, de conformidad con el parrafo 2 del articulo 11 de Ia Convenci6n, Ia Primera Reuni6n de Estados Partes fue convocada por el Secretario General de las Naciones Unidas en Maputo (Mozambique), del 3 al 7 de mayo de 1999, en el plazo de un ail.o a partir de Ia entrada en vigor de Ia Convenci6n; CONSIDERANDO que, de conformidad con el parrafo 2 del articulo 11 de Ia Convenci6n, las reuniones posteriores fueron convocadas anualmente por el Secretario General de las Naciones Unidas hasta Ia Primera Conferencia de Examen en los lugares siguientes: Ginebra (Suiza), del 11 al 15 de septiembre de 2000; Managua (Nicaragua), del 18 al 21 de septiembre de 2001; Ginebra (Suiza), del 16 al 20 de septiembre de 2002; y Bangkok (Reino de Tailandia), del 15 al 19 de septiembre de 2003; CONSIDERANDO que, de conformidad con el articulo 12 de Ia Convenci6n, Ia Primera Conferencia de Examen fue convocada por el Secretario General de las Naciones Unidas cinco ail.os despues de Ia entrada en vigor de esta Convenci6n en Nairobi (Kenya), del 29 de noviembre al 3 de diciembre de 2004; CONSIDERANDO que, de conformidad con Ia decisi6n de Ia Primera Conferencia de Examen de que las reuniones de los Estados Partes se convocaran anualmente hasta Ia Segunda Conferencia de Examen, de conformidad con el parrafo 32 a) del Informe Final de Ia Conferencia (APLC/CONF/2004/5), el Secretario General de las Naciones Unidas convoc6 reuniones posteriores en los lugares siguientes: Zagreb (Croacia), del 28 de noviembre al 2 de diciembre de 2005; Ginebra (Suiza), del 18 al 22 de septiembre de 2006; Mar Muerto (Reino Hachemita de Jordania), del 18 al 22 de noviembre de 2007, y Ginebra (Suiza), del 24 al 28 de noviembre de 2008; CONSIDERANDO que, de conformidad con el parrafo 1 del articulo 12 de Ia Convenci6n, Ia Novena Reuni6n de los Estados Partes (Ginebra (Suiza), del 24 al 28 noviembre de 2008) decidi6 celebrar Ia Segunda Conferencia de Examen de los Estados Partes en Ia Convenci6n (en adelante, "Ia Segunda Conferencia de Se ruega reciclar@
-2- Examen") en Cartagena de Indias (Republica de Colombia), en Ia semana del 30 de noviembre al 4 de diciembre de 2009; CONSIDERANDO que Ia Asamblea General de las Naciones Unidas, en su resoluci6n 63/42, de 2 de diciembre de 2008, solicit6 al Secretario General que, de conformidad con el parrafo 1 del articulo 12 de la Convenci6n, hiciera los preparativos necesarios para convocar Ia siguiente Conferencia de Examen de los Estados Partes en Ia Convenci6n y, en nombre de los Estados Partes y de conformidad con el parrafo 4 del articulo 11 de Ia Convenci6n, invitase a los Estados que no fueran partes en la Convenci6n, asi como a las Naciones Unidas, otras organizaciones e instituciones internacionales pertinentes, las organizaciones regionales, el Comite Internacional de la Cruz Roja y las organizaciones no gubernamentales pertinentes, a que asistiesen a Ia Conferencia de Examen en calidad de observadores; CONSIDERANDO que, de conformidad con el parrafo 1 del articulo 14 de la Convenci6n, los costos de la Segunda Conferencia de Examen correran por cuenta de los Estados Partes y de los Estados no partes en la Convenci6n que participen en ella, de acuerdo con la escala de cuotas de las Naciones Unidas ajustada apropiadamente; EN CONSECUENCIA, las Naciones Unidas y el Gobierno de Ia Republica de Colombia (en adelante, "el Gobierno") acuerdan lo siguiente: Articulo I Fecha y Iugar de Ia Reunion La Segunda Conferencia de Examen de los Estados Partes en la Convenci6n se celebrara en el Centro de Convenciones Julio Cesar Turbay Ayala, de Cartagena de Indias (Republica de Colombia), del 30 de noviembre al 4 de diciembre de 2009. Articulo II Participacion en Ia Reunion 1. De conformidad con las disposiciones de Ia Convenci6n y el reglamento convenido por los Estados Partes, Ia Segunda Conferencia de Examen estara abierta a Ia participaci6n de: a) Representantes de los Estados Partes en la Convenci6n; b) Representantes de Estados no partes en la Convenci6n; c) Representantes de las Naciones Unidas; d) Representantes de organismos especializados y organismos conexos de las Naciones Unidas y el Organismo Internacional de Energia At6mica; e) Representantes de otras organizaciones o instituciones internacionales pertinentes; t) Representantes de organizaciones regionales; g) Representantes del Comite lnternacional de la Cruz Roja; h) Representantes de organizaciones no gubernamentales pertinentes.
-3-2. El Secretario General de las Naciones Unidas designara a los funcionarios de las Naciones Unidas que prestaran sus servicios a Ia Segunda Conferencia de Examen. 3. Las sesiones publicas de Ia Segunda Conferencia de Examen estaran abiertas a los representantes de los medios de comunicaci6n acreditados ante Ia Segunda Conferencia de Examen segun su criterio y en consulta con el Gobierno. Articulo III Locales, equipo, servicios publicos y materiales 1. El Gobierno proporcionara a su costa los locales e instalaciones de conferencias que sean necesarios para Ia celebraci6n de Ia Segunda Conferencia de Examen, incluyendo salas de conferencias, salas para reuniones oficiosas, locales de oficinas y de almacenamiento, salones y otras instalaciones conexas, asi como el espacio necesario para los mostradores de inscripci6n y zonas de exposici6n (prensa, televisi6n y radio), segun se especifica en el anexo del presente Acuerdo. 2. Los locales a los que se refiere el parrafo anterior permaneceran a disposici6n de las Naciones Unidas, para el servicio de la Segunda Conferencia de Examen, durante 24 horas al dia mientras dure Ia Conferencia. El Gobierno pondra a disposici6n de las Naciones Unidas las partes necesarias de los locales durante un periodo de tiempo razonable, antes de Ia apertura y despues de Ia clausura de Ia Segunda Conferencia de Examen, conforme a lo convenido entre las Naciones Unidas y el Gobierno, para Ia preparaci6n y liquidaci6n de todas las cuestiones relacionadas con la Segunda Conferencia de Examen, periodo que en ningun caso sera menor de 3 dias ni mayor de 7 dias antes de Ia Segunda Conferencia de Examen, ni mayor de 3 dias despues de esta. 3. El Sal6n del Pleno dispondra de equipo de interpretaci6n simultanea y grabaci6n de sonido en los seis idiomas de Ia Convenci6n. 4. El Gobierno facilitara y mantendra a su propio costo el equipo necesario para el desarrollo de Ia Segunda Conferencia de Examen en Ia forma descrita en el anexo del presente acuerdo. El Gobierno se encargara tambien de amueblar, equipar y mantener en buenas condiciones todos los locales y el equipo en forma adecuada para el desarrollo eficaz de Ia Segunda Conferencia de Examen. 5. El Gobierno facilitara, a su costa, toda Ia papeleria y material de oficina descrito en el anexo, necesario para el adecuado desarrollo de la Segunda Conferencia de Examen. 6. El Gobierno facilitara, a su costa, todos los servicios publicos necesarios, como agua y electricidad, asi como las comunicaciones telef6nicas locales de Ia Segunda Conferencia de Examen y las comunicaciones por telefax, correo electr6nico y comunicaciones telef6nicas internacionales cuando estas comunicaciones sean autorizadas por el Secretario Ejecutivo de Ia Segunda Conferencia de Examen o por las personas en las que el delegue. 7. El Gobierno se encargara de asegurar Ia disponibilidad sobre una base comercial, en los locales de Ia Segunda Conferencia de Examen o en su inmediata proximidad, de servicios de banca, correo (sellos y buzones unicamente), telefonos, telefax y otros servicios de telecomunicaciones, servicios de comedor, agencias de
-4- viajes y un centro de servicios de secretaria equipado en consulta con las Naciones Unidas para uso de los participantes mencionados en el articulo II supra. 8. El Gobierno estableceni y ofrecera las instalaciones de prensa necesarias para los medios escritos, Ia grabaci6n de imagenes y Ia preparaci6n de entrevistas y programas, una zona de trabajo y una sala para informaci6n a los corresponsales, tal como se especifica en el anexo del presente Acuerdo. 9. Sin perjuicio de lo dispuesto en el presente articulo, el Gobierno y las Naciones Unidas podran acordar cambios a las especificaciones detalladas en el anexo para velar por el uso apropiado de los locales y equipos de Ia Segunda Conferencia de Examen. Articulo IV Alojamiento El Gobierno se asegurara de que los participantes y asistentes a Ia Segunda Conferencia de Examen dispongan, previa notificaci6n hecha con una anticipaci6n razonable, de alojamiento adecuado en hoteles o residencias, a tarifas comerciales. El Gobierno tambien se asegurara de que, previa notificaci6n hecha con una anticipaci6n razonable, se hagan suficientes reservas en bloque en hoteles apropiados para alojar al personal de las Naciones Unidas. Articulo V Servicios medicos El Gobierno facilitara, a su costa, instalaciones medicas adecuadas de primeros auxilios para casos de emergencia en los locales de Ia Segunda Conferencia de Examen. El Gobierno garantizara el acceso y admisi6n inmediatos en hospitales siempre que sea necesario, y debera disponerse en todo momento de un turno de guardia de transporte para esos casos. Articulo VI Trans porte 1. El Gobierno proveera el transporte entre el aeropuerto de Cartagena de Indias y los principales hoteles a los funcionarios de Ia Secretaria de las Naciones Unidas que presten servicios en Ia Conferencia, a su llegada y salida, asi como transporte desde y bacia el hotel y los locales de Ia Segunda Conferencia de Examen mientras dure Ia Conferencia y durante un tiempo razonable antes y despues de esta para Ia preparaci6n y liquidaci6n de todas las cuestiones relacionadas con Ia Segunda Conferencia de Examen. El Gobierno se asegurara de que este transporte oficial se facilite de manera expedita de acuerdo a lo que se necesite para prestar servicios apropiados a Ia Segunda Conferencia de Examen. 2. El Gobierno asegurara Ia disponibilidad de transporte entre el aeropuerto de Cartagena de Indias, los principales hoteles y el Iugar de Ia Conferencia para todos sus participantes y asistentes. 3. El Gobierno facilitara, a su costa, el transporte adecuado para los jefes de delegaci6n con categoria de jefes de Estado o Gobierno o ministros, los funcionarios superiores de las Naciones Unidas y los funcionarios superiores de las organizaciones regionales o internacionales, desde o bacia el aeropuerto y desde o bacia los locales de Ia Segunda Conferencia de Examen cuando sea necesario.
-5-4. La coordinaci6n y el uso de los autom6viles, autobuses y minibuses suministrados de acuerdo con el presente articulo estani a cargo de despachadores de transporte cuyos servicios aportani el Gobierno. Articulo VII Proteccion policial El Gobierno proporcionani la protecci6n policial que sea necesaria para garantizar el adecuado funcionamiento de la Segunda Conferencia de Examen sin injerencias de ningun tipo. Este servicio de policia estani bajo la supervisi6n y control directos de un oficial superior nombrado por el Gobierno y que actuani en estrecha cooperaci6n con el oficial de enlace de seguridad designado por las Naciones Unidas a tal efecto a fin de garantizar un entorno adecuado de seguridad y tranquilidad. El Gobierno determinani las necesidades de equipo para todas las medidas de seguridad. Articulo VIII Personal local 1. El Gobierno designani, a su costa, un funcionario que actuani como oficial de enlace entre el Gobierno y las Naciones Unidas. Este funcionario sera el responsable y tendra la autoridad necesaria para hacer, en consulta con las Naciones Unidas, los arreglos administrativos y de personal para la Segunda Conferencia de Examen que sean necesarios de conformidad con el presente Acuerdo. 2. El Gobierno facilitara, a su costa y bajo la supervisi6n general de las Naciones Unidas, el personal local que sea necesario: a) Para garantizar el debido funcionamiento del equipo e instalaciones mencionados en el articulo III supra; b) Para la reproducci6n y distribuci6n de los documentos y comunicados de prensa que necesite la Segunda Conferencia de Examen; c) Para trabajar como secretarios(as), mecan6grafos(as), oficinistas, mensajeros(as), ujieres de salas de conferencias, conductores y telefonistas. Las necesidades concretas de personal local seran determinadas por las Naciones Unidas en consulta con el Gobierno y se especifican en el anexo del presente Acuerdo. Las Naciones Unidas comunicaran al Gobierno la duraci6n necesaria de la contrataci6n del personal local. 3. El Gobierno facilitara, a su costa y a petici6n de las Naciones Unidas, el personal local a que se refiere el presente articulo que sea requerido por las Naciones Unidas antes de la apertura y despues de la clausura de la Segunda Conferencia de Examen, por el periodo especificado en el anexo del presente Acuerdo. 4. El Gobierno facilitara, a su costa y a petici6n de las Naciones Unidas, el personal local mencionado en el presente articulo en numero suficiente para mantener los servicios nocturnos que sean necesarios para la Segunda Conferencia de Examen.
-6- Articulo IX Arreglos financieros 1. De conformidad con el articulo 14 de Ia Convenci6n, todos los costos de Ia Segunda Conferencia de Examen seran sufragados por los Estados Partes y por los Estados no partes en Ia Convenci6n que participen en Ia Conferencia, de acuerdo con Ia escala de cuotas de las Naciones Unidas ajustada apropiadamente. No obstante, el Gobierno se ha comprometido a sufragar los costos relacionados con el suministro de los servicios previstos en el presente Acuerdo. 2. Las Naciones Unidas facilitaran a los Estados Partes Ia contabilidad de todos los fondos recibidos y desembolsados. Los estados de cuentas seran sometidos a auditoria conforme a lo previsto en el Reglamento Financiero y Ia Reglamentaci6n Financiera Detallada de las Naciones Unidas. 3. Los costos reales se determinaran una vez que se haya clausurado Ia Reuni6n y que se hayan notificado y registrado todos los gastos correspondientes en las cuentas de las Naciones Unidas. Articulo X Responsabilidad 1. El Gobierno asumira Ia responsabilidad de cualquier acci6n, reclamaci6n o demanda contra las Naciones Unidas o sus funcionarios que se derive de: a) Lesiones personates, dafios o perdidas materiales en los locales mencionados en el articulo III que hayan sido proporcionados por el Gobierno o esten bajo su control; b) Lesiones personates, dafios o perdidas materiales causados por o derivados de Ia utilizaci6n de los servicios de transporte mencionados en el articulo VI que hayan sido proporcionados por el Gobierno o que esten bajo su control; c) El empleo, para Ia Segunda Conferencia de Examen, del personal mencionado en el articulo VIII. 2. El Gobierno eximira de responsabilidad a las Naciones Unidas y sus funcionarios respecto de tal acci6n, reclamaci6n o demanda, en relaci6n con lo dispuesto en el parrafo I del presente articulo. Articulo XI Prerrogativas e inmunidades 1. La Convenci6n sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas (en adelante, "Ia Convenci6n General"), aprobada poria Asamblea General el 13 de febrero de 1946, en Ia cual es parte Ia Republica de Colombia desde el 6 de agosto de 197 4, sera aplicable en relaci6n con Ia Segunda Conferencia de Exam en. En particular, los representantes de Estados referidos en el parrafo 1 a) y b) del articulo II supra gozaran de las prerrogativas e inmunidades previstas en el articulo IV de la Convenci6n General. Los funcionarios de las Naciones Unidas que desempefien funciones en relaci6n con Ia Conferencia referidas en el parrafo 1 c) del articulo II supra gozaran de las prerrogativas e inmunidades previstas en los articulos V y VII de Ia Convenci6n General, y los expertos en misi6n de las Naciones Unidas en relaci6n con Ia Segunda Conferencia de Examen gozaran de las
-7- prerrogativas e inmunidades previstas en los articulos VI y VII de la Convenci6n General. 2. Los representantes del Organismo Internacional de Energia At6mica referidos en el parrafo 1 d) del articulo II supra gozaran de los privilegios e inmunidades previstos en el Acuerdo sobre Privilegios e Inmunidades del Organismo Internacional de Energia At6mica, de 1 o de julio de 1959. Los representantes de los organismos especializados referidos en el parrafo 1 d) del articulo II supra gozaran de las prerrogativas e inmunidades previstas en los articulos V y VII de la Convenci6n sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas, de 13 de febrero de 1946. 3. Los representantes de las organizaciones internacionales y regionales, de las organizaciones no gubernamentales y de otras instituciones mencionadas en los parrafos e) a h) del articulo II supra gozaran de inmunidad procesal con respecto a las palabras pronunciadas o escritas y a los actos realizados por ellos en relaci6n con su participaci6n en la Segunda Conferencia de Examen. 4. Sin perjuicio de lo dispuesto en los parrafos anteriores del presente articulo, todas las personas que desempeil.en funciones relacionadas con la Segunda Conferencia de Examen, incluidas las personas mencionadas en el articulo VIII supra y todas aquellas invitadas a la Segunda Conferencia de Examen gozaran de las prerrogativas, inmunidades y facilidades necesarias para el ejercicio independiente de sus funciones en relaci6n con la Segunda Conferencia de Examen. Los representantes de los medios de comunicaci6n mencionados en el parrafo 2 del articulo II supra recibiran las facilidades apropiadas necesarias para el ejercicio independiente de sus funciones en relaci6n con la Segunda Conferencia de Examen. 5. Todas las personas mencionadas en el articulo II supra tendran derecho a entrar y salir de la Republica de Colombia, y no se pondran trabas a su desplazamiento bacia y desde los locales de la Segunda Conferencia de Examen. Se les daran facilidades para que puedan viajar rapidamente. Los visados y permisos de entrada, en los casos en que sean necesarios, se expediran gratuitamente y con la mayor celeridad posible. Asimismo, se adoptaran las disposiciones necesarias para asegurar que se expidan en el punto de llegada visados por el periodo de duraci6n de la Segunda Conferencia de Examen a los participantes que no hayan podido obtenerlos antes de su llegada. Los permisos de salida, cuando sea necesario, se expediran gratuitamente y con Ia mayor celeridad posible, y en ningun caso mas tarde de tres dias antes de la clausura de la Segunda Conferencia de Examen. 6. A los efectos de la Convenci6n General, se considerara que los locales de la Reuni6n, como se especifica en el parrafo 1 del articulo III supra, son locales de las Naciones Unidas en el sentido de la secci6n 3 de la Convenci6n y los accesos a ellos estaran sujetos a la autoridad y control de las Naciones Unidas. Los locales seran inviolables mientras dure la Segunda Conferencia de Examen, asi como durante la fase preparatoria y el perfodo necesario para la liquidaci6n de las cuestiones pendientes. 7. Todas las personas mencionadas en el articulo II supra tendran derecho a sacar de la Republica de Colombia, sin restricci6n alguna, al momento de su salida, cualquier saldo sobrante de los fondos que hayan introducido en el pais en relaci6n con la Segunda Conferencia de Examen.
-8-8. El Gobierno permitira Ia importaci6n temporal, libre de derechos e impuestos, para su uso inmediatamente antes, durante y despues de Ia Segunda Conferencia de Examen, de todo el equipo, incluido el equipo de audio, video, fotografico y demas equipo tecnico que acompafie a los representantes de los medios de comunicaci6n acreditados ante Ia Segunda Conferencia de Examen y que se destine a su uso en relaci6n con ella, y eximira de derechos de importaci6n e impuestos a todos los suministros necesarios para Ia Segunda Conferencia de Examen. El Gobierno expedira sin demora todos los permisos de importaci6n y exportaci6n necesarios a tal efecto, en caso necesario. Articulo XII Arreglo de controversias Toda controversia entre las Naciones Unidas y el Gobierno relativa a Ia interpretaci6n o aplicaci6n del presente Acuerdo que no se solucione mediante negociaci6n o de otro modo convenido de arreglo se sometera, a solicitud de cualquiera de las Partes, para una decisi6n definitiva, a un tribunal compuesto por tres arbitros, uno que sera nombrado por el Secretario General de las Naciones Unidas, otro que sera nombrado por el Gobierno, y el tercero, que actuara como Presidente y sera elegido por los otros dos arbitros. Si una de las Partes no designa a su arbitro en el plazo de 60 dias contados desde Ia fecha del nombramiento por Ia otra Parte, o si estos dos arbitros no se ponen de acuerdo respecto del tercero, dentro de un plazo de 60 dias contados desde su nombramiento, el Presidente de Ia Corte Internacional de Justicia podra hacer todo nombramiento necesario, a solicitud de cualquiera de las Partes. No obstante, toda controversia que implique una cuesti6n regida por Ia Convenci6n sobre Prerrogativas e Inmunidades de las Naciones Unidas se tratara de conformidad con Ia secci6n 30 de dicha Convenci6n. Articulo XIII Disposiciones finales 1. El presente Acuerdo podra ser modificado mediante acuerdo escrito entre las Naciones Unidas y el Gobierno. 2. El presente Acuerdo entrara en vigor en Ia fecha de Ia firma y permanecera vigente mientras dure Ia Segunda Conferencia de Examen y posteriormente durante el periodo necesario para resolver las cuestiones relativas a cualquiera de sus disposiciones. EN TESTIMONIO DE LO CUAL, los abajo firmantes, el plenipotenciario debidamente autorizado por el Gobierno y el representante de las Naciones Unidas debidamente designado, han firmado el presente Acuerdo en nombre de las Partes, en dos ejemplares, en espafiol y en ingles. En caso de discrepancia, prevalecera el texto ingles. HECHO en Cartagena de Indias, Colombia, el29 de noviembre de 2009. Por las Naciones Unidas... Sergio Duarte Alto Representante para Asuntos de Desarme
-9- Anexo Locales, equipo, servicios publicos y suministros, asi como personal local cuyos servicios debera facilitar Ia Republica de Colombia para asistir al personal de las Naciones Unidas I. Salas de conferencia I. La Sala Plenaria (Gran Sal6n Barahona) debeni estar equipada con lo siguiente: a) Sillas y audffonos para unos 700 a 800 delegados (190 delegaciones mas dependencias y organismos especializados de las Naciones Unidas, organizaciones intergubernamentales y organizaciones no gubernamentales); I mesa y 4 sillas por delegaci6n 1 de un Estado Parte y 2 sillas por delegaci6n observadora 2 ; I micr6fono por mesa. En uno o ambos lados de Ia Sala Plenaria se colocanin aproximadamente I 00 sill as adicionales. b) Podio con una mesa y 6 a 8 sillas y una fila de sillas para asesores detnis. El podio debeni ser colocado en una plataforma a I metro de altura, para garantizar Ia visibilidad de Ia sala. Debera estar equipado con I telefono (solo para llamadas locales) con timbre silencioso, de 3 a 5 micr6fonos y I monitor de televisi6n de pantalla plana lo suficientemente grande conectado a Ia pantalla principal, referida en el parrafo I d) infra, que permita seguir presentaciones en PowerPoint y video. Tambien se dispondra de un atril de pie conectado para permitir Ia interpretaci6n simultanea. c) Equipo para Ia interpretaci6n simultanea en los 6 idiomas de Ia Convenci6n (6 cabinas de interpretaci6n) y para grabaciones de sonido digitales (o casetes) de los canales en ingles y de Ia sala. Las 6 cabinas de interpretaci6n deberan colocarse en un sitio adecuado de Ia Sala Plenaria sobre una plataforma, aproximadamente a I metro de altura para garantizar Ia visibilidad de Ia sala. Detras de las cabinas se habilitara un corredor que permita acceder a estas facilmente para evitar que los interpretes interrumpan el desarrollo de Ia reuni6n. Las cabinas de interpretaci6n de ingles, frances, ruso y espail.ol deberan acoger a 2 interpretes c6modamente en cada cabina. En las cabinas de interpretaci6n de arabe y chino deberan caber 3 interpretes en cada una con Ia debida comodidad. Entre las cabinas habra una ventana para que los interpretes se puedan ver y comunicar por seil.as si lo necesitan. Los interpretes podran conectar con 7 canales, es decir, el idioma original (el canal "de Ia sala") y los 6 canales de los idiomas. Las cabinas de arabe y chino requieren un sistema que les permita anular Ia cabina de ingles o frances para que los interpretes de arabe y chino puedan trabajar en esos idiomas sin necesidad de desplazarse ffsicamente a alguna de esas cabinas. En al menos 2 de las cabinas debera haber telefonos (solo para llamadas locales) provistos de timbre silencioso y luz parpadeante. 1 Dos sillas por mesa mas dos detras. 2 Una silla en Ia mesa y una detras.
-10- d) Sistema de amplificaci6n de sonido 3 e infraestructura o equipo audiovisual, incluida Ia capacidad para mostrar videos, VCD y DVD y para presentaciones de PowerPoint. Esto tambien incluye 1 pantalla grande conectada a Ia infraestructura audiovisual. A un lado de Ia sala, con visibilidad directa sobre Ia pantalla principal, se colocara 1 mesa con un PC desde Ia cual se puedan proyectar presentaciones en PowerPoint y otros formatos audiovisuales. e) Se colocaran 1 mesa y 6 sillas cerca del podio para los funcionarios de conferencias. La mesa debera estar conectada para Ia recepci6n de Ia interpretaci6n. Tambien debe tener 1 PC con impresora y conexi6n a Internet, audifonos para Ia recepci6n de Ia interpretaci6n y 1 telefono (solo para llamadas locales) provisto de timbre silencioso y luz parpadeante. t) Se situaran 2 astas en el podio para las banderas de las Naciones Unidas y Colombia. g) Se ubicara 1 fotocopiadora mediana en Ia parte trasera del escenario. 2. Sala de prensa!sala de eventos paralelos I (Sal6n Pegasus): tendra forma de teatro y una cabida para unos 250 participantes, con un pasillo central para que se pueda filmar de manera frontal; dispondra de 1 podio ligeramente elevado para 4 a 6 personas; sistema de amplificaci6n de sonido adecuado; 1 PC conectado a 1 proyector y a 1 pantalla para presentaciones audiovisuales; grabaci6n de sonido y alimentaci6n de audio en directo para los medios; enlace de video con Ia Sala Plenaria que permita seguir en directo los debates publicos de Ia Conferencia; cabinas de interpretaci6n para 2 idiomas y mesas en el extremo de Ia sala para Ia distribuci6n de documentos, asi como fuera de Ia sala para uso de servicios de comida. 3. Sala de eventos paralelos II (Auditorio Getsemani): en forma de teatro, con infraestructura o equipo audiovisual, incluida Ia capacidad para mostrar videos, VCD y DVD y hacer presentaciones en PowerPoint; 3 micr6fonos inalambricos; rampa o elevador para silla de ruedas que permita subir al podio y parte del area de las sillas. 4. Sala de eventos paralelos III (Comisi6n 1): mesa cuadrada con 40 sillas y 30 sillas adicionales detras; micr6fonos para 15 delegados y 1 inalambrico; audifonos; cabinas de interpretaci6n; 1 PC conectado a 1 proyector y a 1 pantalla para presentaciones audiovisuales; sistema de amplificaci6n de sonido adecuado; mesas en Ia sala para Ia distribuci6n de documentos y fuera de Ia sala para uso de servicios de comida. 5. Sala de eventos paralelos IV (Comisi6n 2): mesa cuadrada con 40 sillas y 30 sillas adicionales detras; micr6fonos para 15 delegados y 1 inalambrico; audifonos; cabinas de interpretaci6n; 1 PC conectado a 1 proyector y a 1 pantalla para presentaciones audiovisuales; sistema de amplificaci6n de sonido adecuado; mesas en Ia sala para Ia distribuci6n de documentos y fuera de Ia sala para uso de servicios de comida. 6. Sala de eventos paralelos V (Comisi6n 3): mesa cuadrada con 40 sillas y 30 sillas adicionales detras; micr6fonos para 15 delegados y 1 inalambrico; audifonos; cabinas de interpretaci6n; 1 PC conectado a 1 proyector y a 1 pantalla J El canal "de Ia sala" se debeni oir por toda Ia sala a traves de altavoces.
-IIpara presentaciones audiovisuales; sistema de amplificaci6n de sonido adecuado; mesas en Ia saia para Ia distribuci6n de documentos y fuera de Ia sala para uso de servicios de comida. 7. Sala de eventos paralelos VI (Comisi6n 4): mesa cuadrada con 25 sillas y 20 sillas adicionales detn'ts; micr6fonos para I5 delegados y 3 inalambricos; audifonos; cabinas de interpretaci6n; I PC conectado a I proyector y a I pantalla para presentaciones audiovisuales; sistema de amplificaci6n de sonido adecuado; mesas en Ia sala para Ia distribuci6n de documentos y fuera de Ia sala para uso de servicios de comida. Todas las salas deberan cumplir con altos estandares en cuanto a accesibilidad fisica (incluido el acceso a todas las salas y en cada una de elias, Ia existencia de rampas donde sea necesario, en particular en Ia entrada principal del edificio y para acceder al podio de Ia Sala Plenaria, etc.). II. Espacio y equipo de oficina I. Oficina del Vicepresidente de Ia Republica de Colombia (sala VIP). 2. Oficina del Presidente (Sal6n Arsenal): 3 estaciones de trabajo con linea telef6nica internacional; sala de reuniones con 20 sillas; I fotocopiadora; muebles para Ia sala VIP; 3 mesas pequefias adicionales. 3. Oficina del pais anfitri6n (Secretaria general, junto a Ia sala VIP): 2I estaciones de trabajo con lineas telef6nicas internacionales; sala de reuniones con sillas; muebles para Ia sala VIP, segun sea necesario. 4. Oficina del Secretario Ejecutivo (ubicada cerca de Ia Oficina del Presidente): I estaci6n de trabajo con linea telef6nica internacional. 5. Dos oficinas para Ia Dependencia de Apoyo para Ia Aplicaci6n de Ia Convenci6n y el personal de apoyo sustantivo del Presidente (ubicadas junto a Ia Oficina del Presidente): 2 estaciones de trabajo con linea telef6nica internacional cada una; I fotocopiadora mediana. 6. Oficina de Ia Secretaria (ubicada cerca de Ia Oficina del Secretario Ejecutivo ): 2 estaciones de trabajo con linea telef6nica internacional. 7. Oficina del Coordinador de Ia Conferencia: 3 estaciones de trabajo con linea telef6nica internacional. 8. Oficina de Ia Secretaria Ejecutiva: 4 estaciones de trabajo con linea telef6nica internacional; I fotocopiadora mediana; fax y escaner 4 9. Sala de interpretes: 3 estaciones de trabajo con linea telef6nica local y, de ser posible, contestador con capacidad de 20 a 30 minutos para grabar las tareas diarias de los interpretes; sal a para acoger a unos I 0 interpretes; I tablero pequefio para anunciar las tareas. 4 Para Ia traducci6n remota, se requiere I PC con conexi6n a Internet de alta velocidad y acceso FTP (puerto 2l).Como medida de respaldo, se necesita I linea telef6nica anal6gica para conectar el PC a Internet via m6dem. Tambien es necesario disponer de 1 impresora segura y nipida (laser). 09-62II9 (S)
-12-10. Lista de participantes: 2 estaciones de trabajo con linea telef6nica internacional; I fotocopiadora mediana y I fax. II. Programa de patrocinio: I estaci6n de trabajo con al menos I caj6n con Have, I linea de telefono internacional y I 6 2 sillas adicionales; 12. Oficina del Comite Internacional de la Cruz Roja (CICR): I estaci6n de trabajo y muebles de sala. 13. Oficina del Equipo de las Naciones Unidas de Actividades Relativas a las Minas: 4 estaciones de trabajo y I sala de reuniones con 10 sillas. 14. Oficina del Centro Internacional de Desminado Humanitario de Ginebra (CIDHG): I estaci6n de trabajo y I mesa adicional; muebles de sala. 15. Oficina de la Campafta Internacional para la Prohibici6n de las Minas Terrestres (ICBL) (cafeteria junto al Auditorio Getsemani): 6 estaciones de trabajo, I fotocopiadora, I sala de reuniones con 12 sillas. Las oficinas nums. 4 a 9 estanin ubicadas en el pasillo junto al Sal6n Arsenal y, de ser posible, separadas del espacio publico. III. Otras instalaciones l. Centro de inscripci6n ubicado junto a la entrada principal fuera de la zona de seguridad. 2. Sala de negocios VIP (Business Center Cartagena, primer piso): muebles de sala VIP, 3 estaciones de trabajo y I fax. 3. Espacio para la distribuci6n de documentos situado en el vestibulo, junto al Gran Sal6n Barahona: suficientes sillas y mesas para unas 5 personas; suficiente cantidad de estanterias para apilar y agrupar varias categorias de documentos (aproximadamente 300 metros lineales de estanteria); I mostrador (de unos 6 metros de longitud y basta I metro de ancho ); 2 carritos para transportar documentos; papeleras; 2 armarios con Have y percheros. 4. Espacio para reproducci6n de documentos: 4 fotocopiadoras de gran capacidad (I 00 paginas por minuto a doble cara con capacidad para ordenar y grapar las hojas)5; 2.000 resmas de papel A4 y 4 resmas de papel A3; aproximadamente 5 sillas y 2 mesas; I estaci6n de trabajo con muebles de oficina estandar y 2 lineas telef6nicas locales; 2 carritos para transportar documentos; mesas para guardar o apilar documentos y papeles; papeleras, 2 armarios con Have y percheros. 5. lnstalaciones para reuniones VIP (parte del vestibulo del Auditorio Getsemani): muebles de sala, segun sea necesario. 6. Sala de prensa (restaurante ubicado junto al Sal6n Pegasus, primer pi so): 10 estaciones de trabajo separadas por divisiones; 2 impresoras; telefonos publicos de pago con Hneas internacionales, servicio de fotocopiadora de pago y servicio de fax con Hneas internacionales de pago, etc. 5 Sino estan disponibles, se usaran 8 mas pequefias con una capacidad minima de 50 copias por minuto a doble cara y sistema para ordenar y grapar las hojas.
-13-7. Espacio de actividad de los delegados (vestibulo a Ia derecha de Ia entrada principal): sala de delegados con 18 estaciones de trabajo y acceso a Internet y 2 6 3 impresoras; telefonos publicos de pago con lfneas internacionales; servicio de fotocopiadora de pago y servicio de fax con lfneas internacionales de pago, etc. 8. Espacio de exposici6n (patio, vestibulos y pasillos): tableros de exposici6n segun sea adecuado; si los delegados lo necesitaran, se facilitara equipo de pago (videograbadores multisistema, monitores, PC, etc.). 9. Espacio de restauraci6n y cafe de los delegados con sofas, mesas y sillones para servicios de cafeteria (en el patio). 10. Tablero de anuncios para dar a conocer el programa diario de las reuniones. IV. Especificaciones tecnicas 1. PC: provistos de Intel Pentium Core2 Duo 2, 7 Ghz con RAM de 2 gb, disco duro de 80Go, tarjeta de red 100mb/s, 6 puertos USB2, teclado estandar 1011102 frances suizo, rat6n, lector grab ad or CD+DVD, unidad de disco, configurados con Windows XP SP3 ingles, Microsoft Office 2003 SP3 e Internet Explorer 7.0. Todos los computadores deben estar conectados a Internet con acceso rapido. 2. Impresoras: a) Impresoras de red (para las oficinas con mucho personal): tipo LaserJet 35ppm; b) Impresoras personates (1 por computador en las oficinas que no tengan impresora conectada a Ia red): tipo Laser Jet 15ppm. 3. Escaner: escaner con alimentador. 4. Cada estaci6n de trabajo constara de 1 escritorio, 1 silla, iluminaci6n adecuada, 1 PC conectado a 1 impresora y con conexi6n a Internet, 1 telefono con contestador estandar o incorporado, muebles de oficina estandar, etc. V. Muebles y otro equipo 1. Todas las oficinas deberan poder cerrarse con Have y habran de contener, ademas del mobiliario de las estaciones de trabajo, al menos un armario con estantes, papeleras, etc. 2. Unos diez telefonos m6viles. VI. Suministros de oficina basicos y suministros electricos Blocs de notas, lapices, sacapuntas, grapadoras, grapas, tijeras, cinta de celofan, chinchetas, jarras de agua, vasos y bandejas para las salas de conferencia y las cabinas de interpretes; suficiente papel (por ejemplo: aproximadamente 300 resmas para las fotocopiadoras de las oficinas) y t6ner para impresoras y
-14- fotocopiadoras, tarjetas de memoria o CD grabables (o casetes de audio) para grabar audio o almacenar documentos. Se proporcionanin protectores de alta tensi6n para todo el equipo electrico, por ejemplo, computadores, impresoras, fotocopiadoras, fax, etc. VII. Seguridad Las necesidades de equipo debenin ser determinadas por el Gobierno anfitri6n junto con el funcionario de enlace de seguridad de las Naciones Unidas nombrado para la Reuni6n. Como minimo, debeni haber un sistema de comunicaci6n por radio, un solo punto de entrada para la identificaci6n con acreditaci6n y detectores de metal a la entrada del Centro de Convenciones. VIII. Personal local El Gobierno anfitri6n nombrara a personal local para ayudar a la Secretaria en la organizaci6n eficiente de la Segunda Conferencia, incluida, de ser necesario, la cobertura de turnos nocturnos. Esto incluye, entre otro personal, al siguiente 6 : 1. Funcionarios de registro. 2. Uno o dos secretarias(os) con dominio del ingles y, si fuera posible, del frances. 3. Seis funcionarios asistentes para la sala de conferencias. 4. Seis funcionarios asistentes para la reproducci6n de documentos. 5. Seis mensajeros/funcionarios asistentes para la distribuci6n de documentos. 6. Funcionario de enlace con los medios. 7. Ingeniero de sonido y tecnicos para el mantenimiento de las grabaciones de sonido y del equipo de interpretaci6n simultanea, la red de area local, el equipo de fotocopiado, faxes y telefonos. Telefonistas y cuantos especialistas se necesiten para el funcionamiento normal de las instalaciones y el equipo. 8. Personal de seguridad. 9. Conductores. 6 El personal local debeni dominar el ingles y seria uti! que conociera cualquier otro idioma oficial de las Naciones Unidas, especialmente el frances. En su caso, deberia tener experiencia en PC y otro equipo de oficina.