TÉRMINOS DE REFERENCIA Título Contratación Tipo Contrato Proyecto Duración Asistente Técnico Administrativo/a Contrato de Servicios Proyecto 00089679 - Aseguramiento de la Eficiencia Energética en los Sectores Residencial y Público del Ecuador (SECURE) Un año con posibilidad de extensión de acuerdo al desempeño. 1. ANTECEDENTES Y JUSTIFICACIÓN La eficiencia energética y la conservación de la energía son medidas efectivas para reducir el consumo global de energía y las cargas pico demandadas del Sistema Nacional Interconectado. Específicamente, la eficiencia energética es una prioridad para el Gobierno del Ecuador, según la Constitución de la República del Ecuador y el Plan Nacional del Buen Vivir 2013-2017. En este último se menciona explícitamente al tema en su objetivo 7: Garantizar los derechos de la naturaleza y promover la sostenibilidad ambiental territorial y global, a través de las políticas 7.7. promover la eficiencia y una mayor participación de energías renovables sostenibles como medida de prevención de la contaminación ambiental, la política 7.8. Prevenir, controlar y mitigar la contaminación ambiental en los procesos de extracción, producción, consumo y pos-consumo, y la política 7.9. Promover patrones de consumo conscientes, sostenibles y eficientes con criterio de suficiencia dentro de los límites del planeta. En ese sentido, para continuar con el desarrollo del país en la temática de eficiencia energética, que está alineada directamente con las acciones de mitigación del cambio climático, el país ha planteado el desarrollo del proyecto Aseguramiento de la Eficiencia Energética en los Sectores Residencial y Público del Ecuador (SECURE). El objetivo del proyecto es incrementar el uso de equipos eléctricos eficientes en los sectores público y residencial, a través de: i) reforzar la gobernanza del sector, mejorando la coordinación y mandatos de entidades de gobierno clave, ii) apoyar el establecimiento de laboratorios adecuados para cumplir con la verificación y desarrollo de estándares; iii) contribuir al diseño y aplicación de estándares de EE para equipos eléctricos; y, iv) reforzar el manejo y capacidad del Programa RENOVA. A través del proyecto se espera acelerar una transformación de mercado, direccionando los recursos técnicos y humanos identificados, así como las barreras que limitan la efectividad de políticas de eficiencia energética. Finalmente, es de indicar que través de estas acciones, se beneficiará a alrededor de 42.000 familias de bajos recursos y se tendrá reducciones de emisiones en el orden de 500 700 kton CO2-eq. 1
Con estos antecedentes, el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable (MEER), a través de la Subsecretaría de Energía Renovable y Eficiencia Energética (SEREE), entidad ejecutora del proyecto, con el apoyo del Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) como agencia implementadora del Fondo para el Medio Ambiente Mundial (GEF por sus siglas en inglés), requieren la contratación de un/a Asistente Técnico Administrativo/a que apoye la ejecución de las actividades descritas en el Documento de Proyecto (ProDoc) aprobado. 2. OBJETIVO DE LA CONTRATACIÓN Asegurar la ejecución de tareas técnicas, administrativas, financieras y operativas enfocadas al éxito del Proyecto, según lo determinado por la Coordinación. El/La Asistente Técnico Administrativo/a será responsable de brindar el apoyo necesario para el adecuado funcionamiento del proyecto, y actuará bajo la directa supervisión de el/la Coordinador/a del mismo. 3. RESPONSABILIDADES Entre las principales responsabilidades de el/la Asistente Técnico Administrativo/a se encuentra la de brindar asistencia técnica relacionada a las actividades de la Coordinación del proyecto, así como en la verificación del cumplimiento de las normas y procedimientos administrativos financieros y contables, apoyo en las licitaciones, contrataciones, el manejo de agenda, correspondencia, archivo, materiales, requerimientos de movilización, ordenamiento eficiente de los registros y archivos contables, entre otros a continuación. Además, el/la Asistente Técnico Administrativo/a trabajará en estrecha relación con las instancias correspondientes del MEER y del PNUD para coordinar los procesos y desembolsos relacionados al proyecto. Responsabilidades de asistencia técnica Interactuar con la Coordinación del Proyecto y los actores e instituciones involucradas en fases específicas del proyecto, apoyando a que las actividades sean manejadas eficientemente. Recopilar y sistematizar estratégicamente información requerida para su inclusión y evaluación del proyecto SECURE. Apoyar en la coordinación, asistencia, organización logística, documentación y archivo de los diferentes Grupos de Trabajo Temáticos del proyecto. Desarrollar, según sea necesario, términos de referencia para las diferentes contrataciones/convenios enmarcados en la programación anual del proyecto, apoyar en la revisión de la calidad técnica de los productos. Mantener coordinación directa con los responsables de la ejecución de los contratos, convenios y/o estudios planificados, otorgados por el proyecto. Elaborar actas y/o ayudas memoria de las reuniones o actividades participativas que se lleven en el día a día del Proyecto. 2
Actuar como apoyo o en representación de la Coordinación del Proyecto en gestiones ante organismos públicos y privados relacionados con el Proyecto de acuerdo a lo solicitado. Apoyar en el desarrollo o preparar directamente, informes de avance, técnicos u operativos de alta calidad, que sean requeridos por la Coordinación del Proyecto. Apoyar en la organización de talleres y/o reuniones u otros aspectos logísticos, requeridos por el proyecto. Elaborar comunicaciones y oficios necesarios para la operación del Proyecto. Apoyar en asuntos técnicos y operativos que requiera la Coordinación del proyecto. Preparar el plan de adquisiciones anual de acuerdo al POA del proyecto Responsabilidades de apoyo administrativo/financiero Apoyar a la coordinación con la preparación y gestión presupuestaria anual del proyecto. Monitorear la ejecución del presupuesto del proyecto y preparar e informes financieros. Apoyar al/a la Coordinador/a del proyecto en la recepción, elaboración y envío de informes financieros y técnicos. Ejecutar las actividades financieras requeridas para las adquisiciones, contratos, eventos, etc. una vez que hayan sido aprobadas por el MEER, bajo los procedimientos del MEER y del PNUD. Mantener un control global del presupuesto del proyecto: - Mantener un control de cuentas y gastos de los fondos del proyecto, en formato MEER y PNUD-GEF y en línea con la planificación anual. - Actuar como enlace administrativo y financiero entre el Proyecto, MEER, PNUD y otros actores involucrados. - Mantener actualizada la información financiera de las actividades y cuentas del proyecto y preparar reportes financieros, contables, presupuestarios. Apoyar administrativamente en los procesos de adquisiciones de bienes y servicios que requiera el proyecto, y proporcionar seguimiento en las adquisiciones menores y en los contratos del Proyecto. Preparar la documentación necesaria para la entrega recepción provisional y/o funcionamiento de materiales, equipos y bienes. Administrar y actualizar el inventario del proyecto. Realizar gestiones necesarias para la ejecución de reuniones y talleres. Administrar el sistema de correspondencia del proyecto, registrando y dando seguimiento a los archivos físicos y electrónicos generados por el proyecto dentro del MEER, así como los del sistema de registro del PNUD. Verificar que todos los procesos administrativos y financieros se cumplan de acuerdo a las normas y procedimiento del PNUD. Manejar los requerimientos de movilización del personal del proyecto. Llevar a cabo los procesos de adquisición de los materiales de oficina. Llevar los registros de ingreso y salida de materiales y equipos del proyecto. Realizar informes mensuales y trimestrales de actividades que incluyan el avance financiero por actividades, el estado de gasto del proyecto, la conciliación financiera con los reportes del PNUD, el inventario de bienes y el registro de asistencias. 3
Coordinar actividades logísticas y administrativas necesarias con los co-financiadores del proyecto. 4. PERFIL REQUERIDO Formación profesional Técnico o Licenciatura universitaria en Ciencias Económicas Administrativas Financieras, Ingeniería, Ciencias, Negocios Internacionales, Gestión de Proyectos, Contabilidad u otros estudios superiores afines al objeto de esta contratación. Experiencia profesional Experiencia general de al menos 3 años en temas relacionados con el sistema nacional de la calidad, SNC ya sea en el sector público o privado, y/o en organismos internacionales. Experiencia específica de 2 años en apoyo administrativo-financiero, diseño, implementación y/o supervisión de proyectos bilaterales y/o multilaterales, de preferencia de eficiencia energética. Conocimiento de reglas y/o procedimientos del servicio público y/o de organismos de cooperación internacional. Experiencia en temas administrativos y/o de asistencia en gestión de proyectos y/o coordinación logística u organización de eventos. Manejo del idioma inglés, hablado y escrito. Competencias Funcionales Excelente capacidad de interacción profesional en equipos multidisciplinarios. Liderazgo para promover relaciones interinstitucionales, con capacidad de negociación y logro de consensos. Organizado/a y sistemático/a, con destrezas para generar formatos, fichas técnicas, comunicaciones, informes técnicos, entre otro tipo de documentación. Proactivo/a, creativo/a, entusiasta. Habilidades para desarrollar una variedad de tareas especializadas de forma simultánea, enfocadas a la Gestión por Resultados, con bajo nivel de supervisión. Aptitudes para trabajar bajo presión, obteniendo resultados de calidad. Apertura al cambio y habilidad para administrar situaciones complejas. Excelente nivel de comunicación oral y capacidad de redacción. 4
Otros conocimientos y capacidades Excelente capacidad de redacción y de elaboración de documentos técnicos. Alta capacidad de análisis financiero Manejo de herramientas informáticas (paquete Office / Open Office e internet). Conocimiento de procesos financieros y manejo de presupuestos. 5. COORDINACIÓN Y SUPERVISIÓN El/la asistente técnico administrativo/a estará bajo la supervisión directa del/ de la Coordinador/a del proyecto, de la Subsecretaría de Energía Renovable y Eficiencia Energética del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable y del PNUD. 6. TIPO DE CONTRATO Y DURACION El contrato de servicios (SC) será suscrito por el PNUD a pedido del Ministerio de Electricidad y Energía Renovable en el marco del Proyecto. Este tipo de contrato incluye un seguro personal de salud y vida. La persona contratada será responsable de las obligaciones tributarias que el contrato genere y, del pago de afiliación voluntaria al IESS (con fines de jubilación). El PNUD no es agente de retención de impuestos. El período del contrato es de un (1) año a tiempo completo. Este contrato podrá tener opción de renovación anual, de acuerdo a una evaluación previa por parte de la Coordinación del Proyecto y del Ministerio de Electricidad y Energía Renovables, durante el período de duración del Proyecto. 7. LUGAR DE TRABAJO El/La Asistente Técnico Administrativo/a Financiero/a tendrá su sede de trabajo en Quito, en las instalaciones designadas por el Ministerio de Electricidad y Energía Renovable para el proyecto. El/La profesional deberá laborar en un horario regular de lunes a viernes y cuando sea necesario el/la Asistente deberá laborar en horario extendido. 8. FORMA DE PAGO El/la Asistente Técnico Administrativo/a contratado/a recibirá un honorario mensual, de acuerdo al presupuesto estipulado en el Proyecto, previa presentación de factura y aprobación de informe mensual de actividades por parte de sus supervisores directos y del MEER. 5
Los gastos que impliquen movilización, hospedaje y alimentación, de acuerdo a las actividades y requerimientos del Proyecto, serán cubiertos por éste. 6