Mecanismo Coordinador País MCP-Colombia Sonia Carolina Mogollón Pastran Profesional Monitoreo Estratégico-MCP-C BOGOTA, Abril 20 de 2016
REGLAMENTO DEL MECANISMO COORDINADOR DEL PAÍS Título II NATURALEZA, SEDE, FINALIDAD, FUNCIONES DEL MCP CAPÍTULO II FUNCIONES ESTRATÉGICAS Coordinar y garantizar la elaboración y presentación de propuestas referidas a la respuesta al VIH sida, la tuberculosis y la malaria, en coherencia con los planes nacionales y sectoriales y los lineamientos del Fondo Global o de la instancia financiadora. Seleccionar y presentar ante el Fondo Global o la instancia financiadora correspondiente, la o las organizaciones que pueden actuar como Receptor Principal. Monitorear estratégicamente la ejecución de las propuestas aprobadas por el Fondo Global o por la instancia financiadora correspondiente. Aprobar la reprogramación y solicitud de fondos de los receptores principales. Armonizar las propuestas presentadas al Fondo Global o a la instancia financiadora correspondiente, con los programas nacionales. Fuente: Articulo 8
REGLAMENTO DEL MECANISMO COORDINADOR DEL PAÍS Fuente: Título VI Estructura del MCP, Asambleas, Atribuciones y Funciones Capítulo I Estructura del MCP. Articulo 18 INSTANCIAS DE GOBERNABILIDAD: Las instancias que integran el MCP Colombia.
TÍTULO VI CAPÍTULO III PRESIDENCIA, VICEPRESIDENCIA. LOS COMITES, LAS COMISIONES Y LOS COMITES TECNICOS POR COMPONENTE NATURALEZA, DEFINICIÓN, ATRIBUCIONES Y FUNCIONES Articulo 31 COMITÉ DE MONITOREO ESTRATÉGICO. Este comité será responsable de definir/actualizar y alimentar de datos, los instrumentos de monitoreo estratégico con indicadores clave, analizar el comportamiento de las subvenciones y facilitar el análisis y toma de decisiones de la Asamblea en relación con la respuesta a las siguientes preguntas: Dónde está el dinero?, Dónde están los medicamentos?, Se están cumpliendo los objetivos y actividades programáticas? Los datos necesarios para construir los indicadores claves, serán solicitados al Receptor Principal quien tiene la obligación de proporcionarlos de forma oportuna.
CAPÍTULO IV DEL O LOS RECEPTORES PRINCIPALES Y SUBRECEPTORES O UNIDADES EJECUTORAS Actuará(n) bajo la figura del MCP como junta directiva para la ejecución de los proyectos país, informando periódicamente a la Secretaria técnica y al Presidente del MCP- Colombia sobre los resultados alcanzados con respecto a las expectativas acordadas, de los gastos con respecto a los presupuestos y del progreso con respecto a las condiciones detalladas en el acuerdo de subvención o cualquier otro requisito establecido por el Fondo Global Acatarán las decisiones de la asamblea relacionadas con las subvenciones y con los resultados del monitoreo estratégico. Así mismo, deberá(n) ajustarse a los requisitos que para el seguimiento y evaluación de los proyectos se han establecido por parte del Fondo Global y que el propio MCP asume a través del Comité de monitoreo estratégico
LINEAMIENTOS DEL FONDO MUNDIAL PARA EL MECANISMO COORDINADOR DE PAÍS. El RP debe mantener informado continuamente al MCP acerca del programa y acerca de la gestión del mismo y deberá proporcionar informes al MCP conforme éste lo requiera. El RP sabe que el FM puede compartir información, a su discreción, con el MCP. El RP y el FM a petición de ambos o por parte del MCP intercambiarán puntos de vista sobre el progreso del programa, el desempeño de las obligaciones bajo este Acuerdo y el desempeño de cualquier consultor, contratista o proveedor involucrado en el Programa y sobre cualquier otra cuestión relacionada con el Programa.
Que es Monitoreo? Monitoreo es un término no incluido en el diccionario de la Real Academia Española (RAE). Su origen se encuentra en monitor, un aparato que toma imágenes de instalaciones filmadoras o sensores y que permite visualizar algo en una pantalla. El monitor, por lo tanto, ayuda a controlar o supervisar una situación. El monitoreo es el seguimiento, vigilancia y control permanente a las actividades previstas en un plan, programa o proyecto. El monitoreo se desarrolla durante la ejecución de la acción, busca detectar oportunamente deficiencias, obstáculos y/o necesidades de ajuste para optimizar la gestión y los resultados esperados. El monitoreo es una continua comprobación de la ejecución del proyecto de acuerdo a lo planeado
Que es Evaluación? Según el diccionario de la Real Academia Española (RAE), la evaluación es la acción de estimar, apreciar, calcular el valor de algo. Es un proceso integral y continuo de investigación y análisis de cambios en el mediano y largo plazo, ocasionado de forma directa o indirecta por un proyecto, la población y las organizaciones participantes. Se concentra en los logros esperados y alcanzados, examinando la cadena de resultados (insumos, actividades, productos, resultados e impactos), procesos, factores contextuales y causalidad, para comprender los logros o la ausencia de ellos. La evaluación pretende determinar la relevancia, impacto, eficacia, eficiencia y sostenibilidad de las intervenciones y su contribución a la consecución de resultados.
Que es Monitoreo Estratégico? El ME se concentra en entender la implementación de la donación a nivel macro. El énfasis esta puesto en recoger información clave, analizarla e identificar y resolver aspectos cruciales que podrían amenazar el éxito del desempeño de las donaciones. Él ME es una función importante de gobernanza del MCP para garantizar que las actividades sean ejecutadas según lo previsto, a través de: Proporcionar instrucciones estratégicas a los RP, a efecto de asegurar el cumplimiento de las políticas y los procedimientos. Establecer controles financieros (por ejemplo, auditorías independientes) y siguiendo las recomendaciones principales.
M&E Vs ME M&E ME El M&E se traducen en actividades concretas de la ejecución del programa y son responsabilidad propia del Receptor Principal y de los Sub receptores, (enfoque micro, cotidiano y evaluaciones de impacto u otras). El ME se centra en entender la ejecución de los programas a nivel macro. El énfasis recae en la recogida de información clave, así como en la identificación de aspectos cruciales que podrían amenazar el éxito del desempeño de las subvenciones.
El Monitoreo Estratégico del MCR se concentra en varias áreas clave
Fases del Monitoreo Estratégico:
Tablero de Mando El Tablero de mando es una aplicación en Excel diseñada para facilitar el ingreso de información, la presentación de gráficos, así como la edición e impresión de hojas. Utiliza hipervínculos para simplificar la conexión entre sus hojas.
Indicadores para el Monitoreo Estratégico Financieros Tal y como lo indica, son todos los referidos a aspectos, puramente financieros, es decir, manejo y administración de recursos financieros: Presupuesto, desembolsos, gastos, etc. De Gestión Es lo referido a asumir y ejercer responsabilidades sobre determinadas actividades en el quehacer de la subvención. Para el caso, cumplimiento de acciones precedentes, puestos directivos, compras de medicamentos, etc. Programáticos Son los que reflejan la consecuencia de las acciones. Se concentran principalmente en aportes, procesos y efectos útiles, y pueden utilizarse para hacer un rastreo del progreso de la implementación de programas.
Fuentes de Información Las fuentes de información que se sugieren para Monitoreo Estratégico, a fin de centrarse en la información específica son: Documentos clave de Receptores Principales: - Programa de los planes de trabajo y los presupuestos - Informes de seguimiento y evaluación de los planes de trabajo - Informes de adquisición y suministro de los planes de gestión - Actualizaciones del programa y las solicitudes de desembolso (PU/DR), presentado por los RPs a la Secretaría del Fondo Mundial - Los resultados de la auditoría anual del RP - Informe Financiero Anual del RP Los resultados de la visita de supervisión de campo Información adicional (además de los informes regulares) emitida por el RP, en respuesta a una petición específica del Comité de Monitoreo Estratégico Información / observaciones y comentarios recibidos desde el Gerente de Portafolio La información y los documentos de las subvenciones y subreceptores Otros documentos del Fondo Mundial - Informe de Desempeño de la Subvención - GPR - Grant Score Card - Cartas de los gestores del Fondo Mundial y cualquier otro tipo de correspondencia de la Secretaría del Fondo. - Minutas de Reuniones de trabajo con el personal del Recipiente Principal, los sub Recipientes y el ALF - Otras fuentes disponibles
Toma de decisiones y seguimiento Después del análisis, el Comité de Monitoreo Estratégico, presenta el Tablero de Mando al MCP, incluidas las recomendaciones que hubieren surgido, señalando oportunamente, los problemas, estancamientos o dificultades identificadas y todas las acciones correctivas que se proponen, en forma de recomendaciones. El MCP, en pleno, debe revisar el informe, tomando en consideración las recomendaciones del Comité de Monitoreo Estratégico, para tomar decisiones y acciones a poner en marcha. Las decisiones que se tomen, así como la aprobación de un Plan de trabajo, deben quedar reflejadas en la minuta de la reunión plenaria del MCP.
GUIA DIDACTICA