PROPIEDADES DE LA SOLUCIÓN Manual de usuario
:... 4 Configuración Regional:... 5 Preferencias Personales:... 5 Configuración global:... 6 Configuración de Comunicados:... 7 Preferencias Personales de Outlook:... 8 3
: Cuando trabajamos en equipo es primordial que todos los usuarios tengan el mismo criterio de uso. Para poder lograr esto La Solución permite configurar la forma de trabajar tanto de forma global como particular. En la forma global podremos definir que requisitos se tiene que cumplir al crear nuevos clientes ej: poner siempre el gestor de cuenta, no poder modificar fechas. En la forma particular como quiere el gestor que aparezcan sus tareas, que tiempo quiere que se muestren sus acciones anteriores, como se actualizan sus tareas. Etc. Veamos como podemos fácilmente configurar La Solución de forma global Para poder configurar La Solución primero tenemos que entrar en el modo modificar. En el menú Herramientas hacemos clic en el submenú Propiedades de La Solución. Se abrirá una ventana con distintas pestañas que contiene las diversas configuraciones que podemos hacer. 4
Configuración Regional: En esta pestaña podemos configurar: El país de donde son los clientes. El tipo de identificación fiscal del país 1. El símbolo moneda que queremos que aparezca en la ventana de acciones del cliente. 2 El lenguaje que queremos para La Solución. Después de hacer los cambios que consideramos oportunos hacemos clic en Aceptar o elegimos otra pestaña. Preferencias Personales: Esta configuración se debe hacer en cada sesión de cada usuario puesto que en esta pestaña configuramos quien y como quiere trabajar el usuario en La Solución. Lo primero que hacemos es decir que gestor es el que va a usar este ordenador o sesión lo escogeremos de la lista desplegable Gestor. 1 Actualmente solo funciona para España. Se irán actualizando próximamente para más paises 2 Véase el manual Personalizar La Solución apartado Adaptar Columnas 5
La Solución: Manual del usuario. Podemos hacer que los registros de Outlook que se crearon por este gestor se borren automáticamente cuando se borren en La Solución. Esto sirve para que cuando se elimina un registro, creado en La Solución, se eliminen también las distintas entradas que se habían creado en la agenda de Outlook. En esta pestaña también podemos indicar que datos y de que sector queremos que nos aparezcan en la agenda de Outlook. El mensaje de saludo de La Solución y el asistente animado se configura, su visión, en esta pestaña concretamente en la ventana Mostrar. Podemos indicar el inicio de la jornada de trabajo En esta pestaña, es donde, indicaremos que tiempo, de acciones anteriores, queremos tener disponible en la pantalla principal. Configuración global: Las configuraciones globales solo las puede realizar el gestor que tiene permisos de administración y serán efectivas en todos los puestos de trabajo. La configuración global nos va a permitir indicar si queremos o no que: Cada cliente tenga su gestor siempre definido. Impedir modificar las fechas de los registros. Asignar automáticamente un número de cliente propio de La Solución. Este número lo asigna el programa de forma secuencial. Para aquellos 6
usuarios que ya tengan sus propios números de cliente esta casilla no se debe de marcar. Comprobar el CIF 3 Para cualquiera de estas opciones solo tenemos que marcar las casillas que queremos. Configuración de Comunicados: En este apartado podemos definir donde vamos a guardar todas nuestra comunicaciones en formato escrito con los clientes. Para ello debemos de indicar donde queremos que nos guarde los distintos documentos que podemos enviar a un cliente: Correos electrónicos, mailing, faxes por ordenador. Para poder indicar donde vamos a guardar los diversos documentos tenemos que validar las casillas de verificación e indicar en que sector queremos que se guarden los mismos. Si indicamos cualquiera de los sectores siempre se guardaran en ese sector, podremos recuperarlos fácilmente y lo mas importante podremos indicar una acción cuando los guardamos por ejemplo un aviso en la agenda del gestor. Las casillas a marcar son: Registrar E-Mailings en: Registrar Correos enviados a contactos o departamentos en: Registrar Mailings ordinarios (Cartas) en: Faxing masivos en: 3 Solamente valido actualmente para España. 7
Si por el contrario lo que queremos es guardarlos en un archivo centralizado, bien porque tenemos uno creado o por que queremos guardar las distintas acciones relativas a diversas campañas cada una en su correspondiente campaña debemos de validar la casilla Mejor preguntar siempre antes de esta forma podremos guardar en el archivo que queramos. En las casillas de verificación de abajo podemos indicar la forma de enviar los correos electrónicos. Hay dos casilla dependiendo de cómo queramos que sean nuestros correos validaremos una u otra. Para que los destinatarios crean que el correo electrónico es solo para ellos validaremos la casilla En Copia Oculta así los destinatarios no verán a quien más se envió el E-Mailing. Esta función es la misma que la que tenemos en el Outlook de envío de copia oculta. Preferencias Personales de Outlook: Toda la información referente a esta pestaña requiere el uso de Outlook. En la ultima de las pestañas disponibles podemos indicar como se va mostrar nuestra información en Outlook. Como vamos a ver los contactos, donde queremos las tareas y con que antelación queremos que Outlook nos avise y si queremos o no adjuntar documentos. En Cómo quiere ver los contactos en Outlook? Indicamos como se van a ver los contactos en la agenda de Outlook. Después de generar los contactos estos aparecerán en el árbol de carpetas de Outlook. La casilla de verificación Reescribir los contactos en Outlook cuando se Actualiza Outlook. nos permite que se actualicen todos los registros cada vez que se actualiza Outlook. 8
En Dónde quiere las Tareas? Indicamos si las tareas pendientes de los clientes van a aparecer como tareas o como citas en el calendario de Outlook. La diferencia es muy sutil pero merece la pena explicarla. Si lo que vamos a poner, generalmente, en la agenda por ejemplo son visitas posteriores a clientes para alguna acción como llevar ofertas, catálogos activaremos la casilla de En el calendario de Outlook cuando generemos la agenda de Outlook 4 las distintas acciones nos van a parecer como citas en la agenda de Outlook. Si por el contrario lo que vamos a hacer es generar ofertas, documentación activaremos la casilla En las Tareas de Outlook y se generaran tareas en la agenda de Outlook. Tiempo de Aviso es el tiempo que queremos antes que nos salte un aviso en Outlook para recordarnos las distintas tareas pendientes. Las últimas casillas nos permiten adjuntar documentos en Outlook de las tareas. Después de hacer nuestros cambios hacemos clic en la casilla Aceptar. 4 Véase el manual Agenda de La Solución y Outlook 9