Contenido 1. OBJETIVO... 2 2. ALCANCE... 2 3. GLOSARIO... 2 4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL... 2 4.1. RECONOCIMIENTO... 3 4.2. CLASIFICACIÓN... 3 6. MEDICIÓN POSTERIOR... 6 7. BAJA EN CUENTAS... 6 8. REVELACIONES... 6 9. BASE NORMATIVA... 6 1
1. OBJETIVO Establecer las bases contables para el reconocimiento, medición, presentación y revelación de las cuentas por pagar como resultado de las obligaciones adquiridas por la Secretaría de Educación del Distrito con terceros y otras obligaciones, originadas en el desarrollo de sus actividades, dentro del ámbito de aplicación de la Resolución No. 533 de 2015 y sus modificatorias 2. ALCANCE La presente política debe ser aplicada por la Secretaría de Educación del Distrito y Fondos de Servicios Educativos y será complemento del Nuevo Marco Normativo contable definido por la Contaduría General de la Nación mediante Resolución 533 de 2015 para las entidades de gobierno y sus modificatorios. La actualización de esta política, estará a cargo de la Oficina de Tesorería y Contabilidad de la Secretaría de Educación del Distrito, y se hará cuando la Contaduría General de la Nación realice una modificación al Marco Normativo para Entidades de Gobierno. o cuando la Dirección Distrital de Contabilidad de la Secretaria de Hacienda emita o modifique sus directrices a través de la política transversal. Esta política contable aplica para las obligaciones adquiridas por la Secretaría de Educación del Distrito con terceros, presentados en el estado de situación financiera, así: - Adquisición de bienes y servicios nacionales. - Recursos a favor de terceros - Impuestos (Retención en la fuente, ICA, Estampillas, Contribución especial, entre otros) - Transferencias por pagar. - Descuentos de nómina - Otras cuentas por pagar. 3. GLOSARIO Cuentas por pagar: corresponden a las obligaciones adquiridas por la entidad con terceros, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. 4. POLÍTICA CONTABLE GENERAL Las políticas respecto a la clasificación, reconocimiento, medición y revelación se presentan en los siguientes ítems de la siguiente manera: 2
4.1. RECONOCIMIENTO Se reconocerán como cuentas por pagar las obligaciones adquiridas por la Secretaría de Educación del Distrito con terceros y otras obligaciones, originadas en el desarrollo de sus actividades y de las cuales se espere, a futuro, la salida de un flujo financiero fijo o determinable a través de efectivo, equivalentes al efectivo u otro instrumento. 4.2. CLASIFICACIÓN Las cuentas por pagar se clasificarán en la categoría del costo. 5. MEDICIÓN INICIAL Las cuentas por pagar con posterioridad a su reconocimiento inicial, se medirán por el valor de la transacción. Es decir, se mantendrán por su valor nominal. 5.1. Operaciones con proveedores por compras de bienes y servicios. Las obligaciones a favor de terceros originadas en contratos o acuerdos deben ser reconocidas en la medida en que se cumplan los siguientes requisitos: Que el bien o servicio se ha recibido o se viene recibiendo a satisfacción y se han recibido los riesgos, beneficios y potencial de servicio del mismo. Es probable que del pago de dicha obligación se derive la salida de recursos que llevan incorporados beneficios futuros. El valor puede ser determinado en forma confiable. Estos pasivos se reconocerán en la medición inicial al valor de la transacción según los términos de compra y los acuerdos contractuales con el tercero sujetos a la aprobación del área técnica correspondiente. 5.2. Operaciones con acreedores por arrendamientos, seguros y compra de bienes y servicios en general: Los pasivos por arrendamientos operativos se reconocerán en la medida en que el bien objeto del contrato sea utilizado, tomando para ello el valor pactado contractualmente y una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica. Los pasivos por seguros se reconocen en la fecha en que se ha iniciado la cobertura de la póliza, tomando el valor de las primas acordadas, de acuerdo a la negociación realizada con el proveedor. Las obligaciones con proveedores se reconocen en el momento de ingreso del bien en el almacén y una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica. Para la prestación del servicio el reconocimiento será una 3
vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica. 5.3. Operaciones de transferencias por pagar al gobierno central: Representa el valor de las obligaciones adquiridas por la Secretaría de Educación del Distrito por concepto de los recursos monetarios que debe entregar por convenio o por institución legal a entidades públicas del país. Tales recursos estarán orientados al cumplimiento de un fin, propósito, actividad o proyecto específico. Los pasivos por transferencias se reconocen en la fecha en que la Secretaría de Educación del Distrito, presupuestalmente, mediante la relación de autorización (RA) o la orden de pago, sin situación de fondos, adquiere las obligaciones con los Fondos de Pensiones Territoriales y con los Fondos de Servicios Educativos. 5.4. Impuestos: Son aquellas cuentas por pagar que surgen de obligaciones tributarias propias de la Secretaría de Educación del Distrito como agente retenedor. Su valor es determinable según la normatividad tributaria nacional, departamental, distrital o municipal y que deberán ser pagados mensualmente, bimestralmente o de acuerdo a las estipulaciones tributarias en Colombia. - Retenciones en la fuente a título de renta Son las retenciones que práctica la Secretaría de Educación del Distrito por concepto de pagos laborales, honorarios, servicios, rendimientos financieros y compras por la adquisición de un bien o servicio una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica con su correspondiente documento soporte. - Retenciones en la fuente a título de IVA. La Secretaría de Educación del Distrito practica retenciones a las personas naturales y jurídicas por concepto de IVA en la compra de un bien o servicio que se encuentre gravado. Se genera una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica con su correspondiente documento soporte. Su Pago es mensual. - Retenciones en la fuente a título de ICA Se practica con base en la actividad económica que realiza una persona natural por la compra de un bien o servicio. Se genera una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica con su correspondiente documento soporte. Su pago es Bimestral 4
- Retención a título de estampillas. Corresponde a las retenciones practicadas a los contratos por concepto de estampillas de pro-adulto mayor, Pro cultura, Universidad Distrital Francisco José de Caldas y 50 años de la Universidad Pedagógica Nacional establecidas por la Circular N 3 de 2015 o futuras emisiones o modificaciones realizadas por la Secretaría Distrital de Hacienda, una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica con su correspondiente documento soporte. - Retención de contribución de obra: Corresponde a las retenciones practicadas a los contratos de obra pública cuyo sujeto activo está en función de la fuente de financiación de los contratos. La tarifa aplicable corresponde al 5% de los pagos, una vez se garantice el cumplimiento de los compromisos adquiridos que sean avalados por el área técnica con su correspondiente documento soporte. 5.5. Descuentos de nómina: Representa el valor de las obligaciones de la Secretaría de Educación del Distrito originadas por los descuentos que realiza en la nómina de sus trabajadores, que son propiedad de otras entidades u organizaciones, y que deben ser reintegrados a estas en los plazos y condiciones convenidos. 5.6. Otras cuentas por pagar Representa el valor de las obligaciones contraídas por la entidad, en desarrollo de sus actividades, diferentes a las enunciadas en las cuentas anteriores: a) Consignaciones no identificadas: partidas pendientes por legalizar como un mayor valor de la cuenta contable 240720 Recaudos por clasificar. b) Pagos masivos autorizados y pendientes de cobro: partidas conciliatorias que con posterioridad incrementaron el saldo en efectivo con contrapartida en la cuenta contable 249032 Cheques no cobrados o por reclamar. c) Cheques girados pendientes de cobro: el valor de los cheques girados y entregados a terceros que no hayan sido cobrados pasados seis (6) meses de girados, se abonan a la cuenta contable 249032 Cheques no cobrados o por reclamar. correspondiente y al efectivo. d) Cheques girados que se encuentran en custodia de la entidad: el valor de los cheques girados que se encuentran pendientes de entregar a terceros, incrementará 5
el saldo de efectivo contra la cuenta contable 249032 Cheques no cobrados o por reclamar 6. MEDICIÓN POSTERIOR Con posterioridad al reconocimiento, las cuentas por pagar se mantendrán por el valor de la transacción. 7. BAJA EN CUENTAS Se dejará de reconocer una cuenta por pagar cuando se extingan las obligaciones que la originaron, esto es, cuando la obligación se haya pagado, haya expirado o se haya transferido a un tercero. La diferencia entre el valor en libros de la cuenta por pagar que se haya pagado o transferido a un tercero y la contraprestación pagada, se reconocerá como ingreso o gasto en el resultado del periodo. 8. REVELACIONES La Secretaría de Educación del Distrito revelará, para las diferentes partidas de Cuentas por Pagar los aspectos señalados en las Normas para Reconocimiento, Medición, Revelación y Presentación de los Hechos Económicos de las Entidades de Gobierno, especialmente, Capítulo II, Numeral 3 Cuentas por Pagar, su doctrina y normas modificatorias; emitidas por la CGN. 9. BASE NORMATIVA Capítulo II, numeral 3 Cuentas por pagar, del Marco normativo aplicable a entidades de gobierno incorporado al Régimen de Contabilidad Pública, mediante Resolución 533 de 2015 y sus modificatorios. 6