MANUAL DE AYUDA ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS SISPECAN - FORMACIÓN Subdirección de Formación Servicio Canario de Empleo
ÍNDICE Esquema de funcionamiento de Administradores y Usuarios.. 1 Acceso a SISPECAN y Administración de Usuarios. 2 Creación de Usuario en Gestión de Cursos (Formación). 3 Asignación de perfil para Gestión de Cursos (Formación) 7 Creación de Usuario para Prácticas en Empresas / Becas y Ayudas 10 Asignación de perfil para Prácticas en Empresas / Becas y Ayudas 14 Dar de baja de SISPECAN Formación. 16 Listado de usuarios asociados a la Entidad.. 19 Uso exclusivo del SCE. 20
ESQUEMA DE FUNCIONAMIENTO DE SISPECAN El esquema de funcionamiento de SISPECAN se establece mediante 2 figuras: Administrador: o Es obligatorio que exista uno. o Puede gestionar como un usuario o Puede dar de alta, modificar o eliminar otros usuarios del Centro Colaborador para la gestión de los cursos de su Entidad o Para ser Administrador, el Centro Colaborador debe realizar solicitud conforme a modelo normalizado ante el SCE o Pueden ser más de uno, pero se recomienda no diversificar demasiado la figura del Administrador. Usuario o No es obligatorio que exista, ya que la función también la puede hacer el Administrador. o Sólo pueden gestionar cursos de la Entidad o El alta, modificación o eliminación la realiza el Administrador del Centro, no el SCE. o Pueden haber tantos como el Administrador disponga, no es imprescindible un mínimo de usuarios. o Pueden acceder solo a gestionar cursos, o prácticas en empresas, o ambos, en función de los permisos que el Administrador haya generado al usuario. o No puede dar de alta, modificar o eliminar a otros usuarios. o Si tiene problemas de acceso o necesita resetear su contraseña, debe contactar con el Administrador del Centro, no con el SCE. Los perfiles de acceso de realizan única y exclusivamente a los datos de los cursos o prácticas en empresas que están asociados a la Entidad que figura Acreditada/Inscrita en el SCE y para los cursos programados a nombre de dicha Entidad. IMPORTANTE: La información de SISPECAN está sujeta a auditorías constantes de cualquier actuación. El uso de la información de SISPECAN está sometida a la Ley de Protección de Datos de Carácter Personal, debiéndose circunscribir única y exclusivamente para el fin otorgado, con los principios de la buena fe, protección de la privacidad y correcto uso. 1
Centro Colaborador Centro Colaborador Centro Colaborador Administrador 1 Administrador 2 Administrador Administrador Y Usuario Usuario 1 Usuaria 2 Usuario 3 Usuario 4 Usuaria 1 Usuaria 2 Usuario 3 Usuario 4
ACCESO A SISPECAN Cuando accedemos a SISPECAN, al introducir el Usuario y Contraseña debemos seleccionar el icono de Administración de Usuarios. Sólo en caso de que figure vinculado a más de un Centro Colaborador, se muestra el cuadro de diálogo: Qué diferencia hay si el Centro Colaborador es el mismo? Si el nombre del centro viene precedido del Código de la Entidad el acceso se realiza para Formación (Gestión de Cursos, Gestión Económica y FCT), incluida la Administración de Usuarios. Si aparece precedido por el CIF de la entidad se accede para gestionar Prácticas en Empresas y Becas/ayudas, incluida la Administración de Usuarios. Además podemos variar en cualquier momento el acceso a la entidad o entidades que tenga vinculadas ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS Icono de Administración de Usuarios: 2
CREACIÓN DE UN USUARIO DE FORMACIÓN (GESTIÓN DE CURSOS) En este paso identificamos a la persona que vamos a dar de alta y luego la vinculamos con la Entidad de Formación. Seleccionamos Usuario Sispecan Crear Mostrará la siguiente pantalla: 3
Aquí debemos vincular a la persona que queremos dar de Alta con el Centro Colaborador. Para ello Introducimos el DNI y luego Buscar : Si la persona ha sido registrada alguna vez en SISPECAN (aunque ya no esté vinculada a ningún otro Centro), aparece el registro. Se recomienda ver los Detalles para comprobar los datos existentes, principalmente el correo electrónico. Si necesita modificarlos debe contactar con el Servicio Canario de Empleo Si la persona nunca ha sido registrada en SISPECAN (da igual a través de qué Centro Colaborador), se muestra el siguiente mensaje: 4
Si no fue dada de alta con antelación, debe seleccionar CREAR. A continuación se abre una pantalla que se debe cumplimentar en el siguiente orden. El nombre y apellidos debe ser exactamente el mismo que el del DNI: 1º 2º 4º 3º 5º Introducir única y exclusivamente los siguientes datos (el resto se deja tal y como está): Nombre: el que consta en el DNI Primer Apellido: el que consta en el DNI Segundo Apellido: el que consta en el DNI Teléfono: Número de teléfono Teléfono Móvil: Nº de teléfono móvil personal Correo electrónico: cualquier notificación del sistema se realizará automáticamente a esta dirección de correo electrónico. Dado que el usuario y contraseña es personal e intransferible, debe ser su correo personal. Una vez cumplimentados los datos en en Login usuario (UID) se obtiene el usuario, y que será en el futuro el nombre de Usuario que se utilizará para el acceso a SISPECAN y que será invariable con independencia de para qué entidad se prestan los servicios. Una vez creado el usuario, el siguiente paso será vincular la persona con la Entidad. Se muestra la siguiente pantalla, donde debemos localizar la Entidad: 5
Introducir el valor para localizar la Entidad Para gestionar cursos, gestión económica y FCT, seleccionar Centro de formación Puede buscarlo por el nombre o por el código de la Entidad, que es el que ha facilitado la Sección de Homologación y Acreditación del Servicio Canario de Empleo. Si lo desconoce, deberá contactar con dicha Unidad. Con los parámetros de búsqueda ofrece el resultado, debiendo seleccionarlo: La fecha de inicio predeterminada es la fecha actual OPCIONAL: Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación. En caso de especificarla debe especificar el motivo. Si tiene dudas, se recomienda dejarlo en blanco, ya que la fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento. Selecciona Crear Usuario y ya el usuario quedará vinculado a la Entidad. El siguiente paso será asignarle los perfiles al usuario que se ha vinculado. 6
ASIGNACIÓN PARA GESTIONAR CURSOS (FORMACIÓN) SOLICITUDES (Cuando existe plazo abierto por Convocatoria) GESTIÓN DE CURSOS GESTIÓN ECONÓMICA GESTIÓN DE FCT (Importante: La gestión de Becas/Ayudas se realiza en el mismo acceso que a Prácticas en Empresas, a través del NIF de la entidad, no a través del código de la Entidad) Desde la pantalla inicial de Administración de Usuarios, seleccionar: Usuario SISPECAN Asignar grupos de perfiles Muestra una nueva pantalla donde se selecciona el perfil: El Administrador de un Centro no puede generar nuevos Administradores para el mismo Centro, ya que esa función se realiza única y exclusivamente desde el Servicio Canario de Empleo. Por tanto los perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN Prácticas en empresa y ADMINISTRADOR SISPECAN Centro de Formación sólo los puede asignar el SCE, previa solicitud conforme a modelo normalizado. 7
Seleccionar: y a continuación Muestra el desglose de los perfiles que se van a asignar. 1º Introduce el DNI con la letra, selecciona Búsqueda por identificacor y luego BUSCAR 2º Selecciona el resultado que desea 3º Los perfiles que se asignan son los siguientes: Código Nombre Descripción 1085 CMPEPR.PROPIO ACCESO COMPONENTE EMPRESARIO PARA FCT 1191 FORM.GASTOS JUSTIFICACIÓN ECONÓMICA PARA CURSOS CERRADOS CON FECHA ANTERIOR AL 14/10/04 1195 FORM.GESTECO ACCESO A GESTIÓN ECONÓMICA 1193 FORM.MODIFICACION PERMITE REALIZAR MODIFICACIONES EN LOS CURSOS, SI NO SE POSEE ESTE PERFIL, EL USUARIO SÓLO PODRÍA CONSULTAR LOS DATOS 1113 USUARIO FORMACION ACCESO A SISPECAN FORMACIÓN (VER ICONO DE FORMACIÓN DENTRO DE SISPECAN) 8
Se confirma la asignación mostrando el cuadro de diálogo 9
CREACIÓN DE UN USUARIO PARA PRÁCTICAS EN EMPRESAS Y BECAS/AYUDAS GESTIÓN DE PRÁCTICAS NO LABORALES EN EMPRESAS GESTIÓN DE BECAS Y AYUDAS (tanto de Cursos, FCT como prácticas en empresas) En este paso identificamos a la persona para vincularla con la Entidad a través de su CIF. Seleccionamos Usuario Sispecan Crear Mostrará la siguiente pantalla: 10
Introducimos el DNI y luego Buscar : Si la persona ha sido registrada alguna vez en SISPECAN (aunque ya no esté vinculada a ningún otro Centro), aparece el registro. Se recomienda ver los Detalles para comprobar los datos existentes, principalmente el correo electrónico, ya que es el medio a través del cual el Sistema envía correo electrónico, por ejemplo, en caso de resetear la contraseña en el futuro. Si necesita modificarlo debe contactar con el Servicio Canario de Empleo Si la persona nunca ha sido registrada en SISPECAN (da igual a través de qué Centro Colaborador), se muestra el siguiente mensaje: Si no fue dada de alta con antelación, debe seleccionar CREAR. 11
A continuación se abre una pantalla que se debe cumplimentar en el siguiente orden. El nombre y apellidos debe ser exactamente el mismo que el del DNI: 1º 3º 2º 4º 5º Introducir única y exclusivamente los siguientes datos (el resto se deja tal y como está): Nombre: el que consta en el DNI Primer Apellido: el que consta en el DNI Segundo Apellido: el que consta en el DNI Teléfono: Número de teléfono Teléfono Móvil: Nº de teléfono móvil personal Correo electrónico: cualquier notificación del sistema se realizará automáticamente a esta dirección de correo electrónico. Dado que el usuario y contraseña es personal e intransferible, debe ser su correo personal. Una vez cumplimentados los datos en en Login usuario (UID) se obtiene el usuario, y que será en el futuro el nombre de Usuario que se utilizará para el acceso a SISPECAN y que será invariable con independencia de para qué entidad se prestan los servicios. Una vez creado el usuario, el siguiente paso será vincular la persona con la Entidad. Se muestra la siguiente pantalla, donde debemos localizar la Entidad: 12
Introducir el CIF para localizar la Entidad Para gestionar Prácticas y Becas, seleccionar Empresario Seleccione Búsqueda por cod. Entidad, que en este caso es similar a buscar por CIF Con los parámetros de búsqueda ofrece el resultado, debiendo seleccionarlo: La fecha de inicio predeterminada es la fecha actual OPCIONAL: Aunque se puede dejar en blanco, si lo desea puede especificar una fecha de vigencia de dicha vinculación. En caso de especificarla debe especificar el motivo. Si tiene dudas, se recomienda dejarlo en blanco, ya que la fecha de fin de vigencia puede modificarse en cualquier momento. Selecciona Crear Usuario y ya el usuario quedará vinculado a la Entidad. El siguiente paso será asignarle los perfiles al usuario que se ha vinculado con la empresa. 13
ASIGNACIÓN DE PERFIL DE PRÁCTICAS EN EMPRESAS GESTIÓN DE PRÁCTICAS NO LABORALES EN EMPRESAS GESTIÓN DE BECAS Y AYUDAS (tanto de Cursos, FCT como prácticas en empresas) Desde la pantalla inicial de Administración de Usuarios, seleccionar: Usuario SISPECAN Asignar grupos de perfiles Muestra una nueva pantalla donde se selecciona el perfil: El Administrador de un Centro no puede generar nuevos Administradores para el mismo Centro, ya que esa función se realiza única y exclusivamente desde el Servicio Canario de Empleo. Por tanto los perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN Prácticas en empresa y ADMINISTRADOR SISPECAN Centro de Formación sólo los puede asignar el SCE, previa solicitud conforme a modelo normalizado. 14
Seleccionar: y a continuación Muestra el desglose de los perfiles que se van a asignar. 1º Introduce el DNI con la letra, selecciona Búsqueda por identificador y luego BUSCAR 3º 2º Selecciona el resultado que desea Los perfiles que se asignan son los siguientes: CODIGO NOMBRE DESCRIPCIÓN 1100 CMPEPR.CONSULTOR SÓLO CONSULTA LOS DATOS DEL COMPONENTE EMPRESARIO 1085 CMPEPR.PROPIO 1236 FORM.BECA.USUARIO ACCESO A SISPECAN BECAS PERMITE MODIFICAR LOS DATOS EN EL COMPONENTE EMPRESARIO PARA SU CENTRO ASOCIADO 1087 FORPRE.CENTROCOLABORADOR PERMITE REALIZAR AQUELLAS ACCIONES ASOCIADAS A UN CENTRO COLABORADOR 1083 GESTION PF Se confirma la asignación mostrando el cuadro de diálogo PERMITE TANTO LA CONSULTA/MODIFICACIÓN DE LA PERSONA FÍSICA DE ENTIDADES COMUNES DE EMPLEO 15
DAR DE BAJA DE SISPECAN-FORMACIÓN Un usuario que haya sido creado alguna vez en SISPECAN no se permite su borrado, solo se permite su baja. Se distinguen: Dar de baja a un administrador de la Entidad (lo realiza solo el SCE) Dar de baja a un usuario (lo puede realizar el administrador de la Entidad o el SCE) Sólo en el caso de dirigirse al Servicio Canario de Empleo para realizar la baja, tiene disponible el formulario en el siguiente enlace: Baja como Usuario Lo primero es localizar al usuario: Se recomienda la búsqueda por por login (nombre de usuario que suele ser ext-xxxxxxx) o bien por búsqueda por identificador (DNI con letra) Selecciona el elemento que desea desvincular. Recuerde: El código de la entidad (35.XXXX o 38.XXXX) se relaciona con Gestión de Cursos, Gestión Económicas y FCT El CIF/NIF de la entidad se relaciona con Prácticas en Empresas y Becas 16
Tiene la opción de Caducar los perfiles que tiene asignados o bien eliminar la vinculación con la Entidad. En la banda inferior muestra las opciones: Si tiene dudas se recomienda eliminar la vinculación con la Entidad, lo que impedirá que en el futuro pueda acceder a través de la Entidad. Qué diferencia hay? Si selecciona Listar/Caducar Perfiles el usuario seguirá vinculado a la Entidad, y se ofrece la posibilidad de eliminar los perfiles asignados. Sin embargo se recomienda seleccionar Detalles para eliminar la vinculación con la Entidad. Además, en el futuro si desea volver a vincular al usuario con la Entidad, cuando vaya a buscar al usuario, debe marcar el Chek Incluir no activos para poder modificarlo. 17
Puede modificar la vinculación especificando la fecha de fin de la misma y el motivo: 2º 3º 4º 1º 1º) Seleccionar Modificar 2º) Especificar fecha a partir de la cual el usuario deja de estar vinculado con la entidad (recuerde: Código 35.XXXX o 38.XXXX afecta a Gestión de Cursos, Gestión Económica y FCT; el CIF afecta a Prácticas en Empresas y Becas) 3º) Especifique el motivo de fin de la vinculación. Una vez Guardados los cambios, el usuario quedará como Inactivo para esa Entidad. Aunque tenga perfiles asignados, el hecho de que no figure vinculado a la Entidad impedirá su acceso. 18
LISTADO DE USUARIOS ASOCIADOS A LA ENTIDAD Es posible obtener un informe con la relación de usuarios que están asociados a la Entidad. En la pestaña Ayuda seleccionar Generar Informe Tenga presente que si es administrador de más de una Entidad (por ejemplo, la misma entidad pero asociada al código o al CIF), debe primero acceder a SISPECAN-Formación con la Entidad de la que desee gestionar los usuarios. 19
DE USO EXCLUSIVO PARA LA GESTIÓN DE ADMINISTRACIÓN DE USUARIOS DE LA SUBDIRECCIÓN DE FORMACIÓN Recibida la Solicitud de Administración de Usuarios, se procede a: 1. Crear al Administrador y asociarlo al Centro Colaborador para Gestión de Cursos (35.XXXX o 38.XXXX) 2. Asignar la agrupación de perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN Centro de Formación 3. Asignar la agrupación de perfiles SISPECAN Centro de Formación 4. Asignar Gestionar Administrables de los siguientes perfiles: 1085 CMPEPR.PROPIO 1195 FORM.GESTECO 1193 FORM.MODIFICACION 1113 USUARIO FORMACION 5. Crear al Administrador y asociarlo al Centro Colaborador para Prácticas en Empresas (identificado con el CIF) 6. Asignar la agrupación de perfiles ADMINISTRADOR SISPECAN Prácticas en Empresa 7. Asignar la agrupación de perfiles SISPECAN Prácticas en Empresa 8. Asignar Gestionar Administrables de los siguientes perfiles: 1100 CMPEPR.CONSULTOR 1085 CMPEPR.PROPIO 1236 FORM.BECA.USUARIO 1087 FORPRE.CENTROCOLABORADOR 1083 GESTION PF 20