INTRODUCCIÓN Y BIENVENIDA Es un placer recibirlo en el XXIII Congreso Nacional de Alergia Asma e Inmunología Pediatrica, evento que se llevará a cabo del 20 al 23 de Julio 2016, en Centro de Convenciones Poliforum, Ciudad de León Guanajuato. 2 El presente manual, ha sido elaborado para proporcionarle información importante para aclarar algunas de las dudas más frecuentes sobre el montaje y desmontaje de sus stands comerciales. Por favor, es importante que esta información sea transmitida a todas aquellas personas involucradas de su empresa, incluyendo a sus proveedores de servicios. Es de suma importancia que todos los formatos de solicitudes sean llenadas en tiempo y forma y enviándolos al contacto que se indica antes de la fecha límite, para con esto, poder brindarle el servicio de calidad que usted se merece.
Todas aquellas preguntas o dudas adicionales, no dude en contactarnos y con gusto las resolveremos. Esperamos poder trabajar de la mano para juntos lograr que este evento sea un éxito. 3 ATENTAMENTE;
INFORMACIÓN GENERAL Sede: Centro de Convenciones Poliforum, León Guanajuato. Dirección: Boulevard Adolfo López Mateos s/n, Oriental, 37510, El Desagüe, Gto. Fechas de Congreso: Del 20 al 23 de Julio. Registro de Participantes: Miércoles 20, de 09:00 a 20:30 hrs. Jueves 21, de 08:00 a 14:00 hrs. Viernes 22, de 08:00 a 14:00 hrs. Y Sábado 23, de 08:00 a 15:00 hrs. Inauguración Exposición Comercial: Miércoles 20, 10:20 hrs. Salones Sesiones: Salón B 302 abc E-posters: Salón A 302 c Exposición Comercial: Salón B 301 4 Horarios Montaje Montaje de Exposición Comercial: Martes 19 de julio, 2016. De las 08:00 a las 21:00 hrs. Desmontaje de Exposición Comercial: Sábado 23 de julio, 2016. A partir de las 14:00 hrs. NOTAS IMPORTANTES: El montaje deberá estar listo a más tardar a las 21:00 hrs. del Martes 19 de Julio. Tener especial cuidado en estos horarios para ingresar su material. Horarios de Área Comercial Horarios de Recesos y Visita a Expo: DÍAS DEL CONGRESO HORARIOS DE ÁREA COMERCIAL 1ER RECESO 2DO RECESO Miércoles 20 de Julio 08:00-14:00 10:20-10:50 - - - - - - - - Jueves 21 de Julio 08:00-14:00 09:30-10:00 12:00-12:30 Viernes 22 de Julio 08:00-14:00 09:30-10:00 17:30-17:45 Sábado 23 de Julio 08:00-12:30 09:30-10:00 - - - - - - - -
LINEAMIENTOS PARA MONTAJE DE STANDS Altura Permitida: 5 m 2 es la altura permitida para todos los tipos de stands. (En caso de que su stand sea de dos pisos, favor de enviar render para autorización) Montaje de Stands: El montaje incluido en su espacio comercial es como el que se muestra en la siguiente imagen: 5 Stands de 3x2 m 2 : Incluyen mamparas de trovicel color blanco, 1 contacto eléctrico doble polarizado con consumo máximo de 120 watts, 1 lámpara, 1 mesa con paño, 2 sillas y antepecho.
REGLAMENTO DE OPERACIÓN HORARIOS 1. PERIODO DE MONTAJE: EL EXPOSITOR podrá ingresar el Martes 19 de Julio del 2016 de 08:00 hrs. a 22:00 hrs. 2. FECHA LÍMITE DE INGRESO A MONTAJE: Martes 19 de Julio del 2016 de 15:00 hrs. a 18:00 hrs. DURANTE LOS DIAS DE EXPOSICIÓN NO HAY ACTIVIDADES DE MONTAJE. 6 3. TIEMPO EXTRA: En caso de requerir tiempo extra para el Montaje, después de las 22:00 hrs, deberá contactarse con GRUPO LAHE para solicitar la disponibilidad y se le hará entrega de la cotización correspondiente, la cual deberá ser liquidada para poder continuar con el montaje. Queda totalmente bajo la responsabilidad de EL EXPOSITOR y proveedor de servicio, el resguardo de sus pertenencias exonerando de cualquier responsabilidad a GRUPOL LAHE. ACCESO AL SALÓN DE EXPOSICIÓN 4. EL ESTADO DE CUENTA DEL PATROCINADOR DEBE DE ESTAR TOTALMENTE LIQUIDADO, en caso contrario comunicarse a GRUPO LAHE para hacer el pago del saldo correspondiente. 5. En el presente MANUAL DEL EXPOSITOR, podrá encontrar el Formato de Montaje, en el cuál debe capturar toda la información requerida el cual deberá ser enviado a: leslie.montes@grupolahe.com antes del 30 de Junio del 2016.
6. STAND CON SEGUNDO PISO: Favor de enviar render y especificaciones del stand a colocar. Para previa autorización por el departamento de operaciones. 7. FICHA DE MONTAJE Y DESMONTAJE: Incluye información de los elementos básicos para su stand, el Día, Hora y Puerta asignada de ingreso a Montaje y los datos de su(s) empresas de montaje contratadas. El transportista, montador o persona responsable que requiera el ingreso al andén, deberá mostrar la ficha en el módulo de seguridad y entregar una lista completa del personal que va a ingresar, mismo que deberá presentarse debidamente uniformado con las playeras o cualquier elemento que los identifique como miembros de la empresa, la Persona asignada de registrarlos se hará absolutamente responsable del personal durante su estancia en el recinto, y este proceso deberá realizarlo diariamente para hacerle la entrega de los stickers correspondientes. 7 8. AREA DE CARGA Y DESCARGA: El acceso a Poliforum será por la entrada de proveedores. Queda prohibido entrar por cualquier otro de los accesos al recinto, así como a los salones por su puerta principal o recepción. Debido a las limitaciones del área, las maniobras de carga y descarga deberán agilizarse y para ello es importante seguir al pie de la letra las siguientes instrucciones: a) A su llegada a la entrada de los salones, reportarse con Seguridad para que les sea asignado un turno y el espacio para guardar su tráiler o camión. b) Pasar por el acceso que se le indique. c) Iniciar las maniobras de descarga para las cuales deberán contar con el personal suficiente; de lo contrario, no se les permitirá iniciar estas maniobras. d) Una vez concluida esta operación, deberán desalojar su camión para dar lugar a los demás expositores.
e) Si por necesidad de carga o descarga de equipo y/o material se utiliza el estacionamiento, el vehículo deberá ser retirado a la brevedad después de la maniobra supervisada por seguridad. 9. DEBERÁN ENTREGAR A SEGURIDAD DOS LISTADOS: a) Un inventario de todos los materiales y equipos en original y dos copias. 8 b) Un listado con los nombres de las personas involucradas en el montaje del Evento o Stand. c) GRUPO LAHE tendrá el control sobre todo el movimiento de entradas y salidas a la exposición durante el montaje y desmontaje y días de evento. Los inventarios que usted proporciona no comprometen, ni responsabilizan a GRUPO LAHE por robo parcial o total del producto o material que ingrese al recinto. d) Cualquier reparación, modificación, reubicación o instalación que afecte a las instalaciones del hotel deberá ser autorizada por GRUPO LAHE. e) Cualquier daño a las instalaciones y/o equipo del Centro de Convenciones que resulte de los trabajos ejecutados por el proveedor, deberá ser cubierto en su totalidad. 10. OBSTRUCCIÓN EN PASILLOS Y ACCESOS PRINCIPALES A LOS SALONES: En las labores de maniobra y montaje no se podrán colocar elementos del EXPOSITOR, bajo ningún motivo en los pasillos por cuestiones de seguridad, ya que esta es la ruta de salida de emergencia del recinto en caso de emergencia.
11. RENTA DE ESPACIO PARA ALMACENAJE: No se cuenta con áreas de almacenamiento o bodegas, siendo responsable EL EXPOSITOR de habilitar un área en su stand para este fin. Para el almacenaje de cajas vacías solicite información y cotización. Considere que cualquier elemento que no se encuentre dentro de su Espacio de Exposición se mandará al depósito de Basura. 12. MERCANCÍA CON ARRIBO ANTICIPADO A LA FECHA DEL EVENTO, NO SERÁ RECIBIDO, QUEDANDO GRUPO LAHE Y EL RECINTO LIBERADOS DE CUALQUIER RECLAMO POR ROBO, PÉRDIDA O DAÑO. 13. CONSTRUCCIÓN DEL STAND: Los días del montaje solo son para la construcción del stand. Esta estrictamente prohibido: La elaboración y construcción del stand dentro del piso, cualquier pintura en spray o cualquier máquina de pintar, soldar y/o utilizar productos dañinos al medio ambiente dentro de las instalaciones, así como el uso de equipo para cortar (incluidas las sierras) y de soldadura. 9 Está prohibida cualquier instalación o construcción sobre cualquier estructura propiedad del Recinto y/o mamparas o paredes colocadas por parte de GRUPO LAHE, que delimitan el espacio para exposición. Este deberá cubrir los costos de reparación que su contratista y/o el personal de ambos ocasionen. En caso de que esto suceda EL EXPOSITOR deberá suspender estas actividades y realizarlas fuera del recinto, y en caso de que hubiera daños en la instalación o la afectación a un expositor deberá cubrir el costo correspondiente. En caso de incurrir en alguno de estos supuestos EL EXPOSITOR, será objeto de amonestación. 14. PROTECCIÓN CIVIL: No se podrán bloquear las puertas de emergencia, extintores o mangueras contra incendio, tableros de suministro eléctrico y cajas de contacto instalados en las columnas o bien en el piso del Salón Salón B301 y no superar la altura permitida.
Protección civil podrá clausurar el espacio de exposición que incurra en este inciso, sin responsabilidad alguna para GRUPO LAHE, ya que estos espacios deben quedar libres de cualquier obstáculo en caso de contingencia. 15. MODIFICACIÓN DEL ESPACIO DE EXPOSICIÓN: GRUPO LAHE tendrá el derecho de solicitar al EXPOSITOR que modifique el diseño de su espacio para exposición, si éste no cumple con los lineamientos de este Reglamento. 10 16. LIMPIEZA: La limpieza del espacio de exposición es obligación del EXPOSITOR, quedando facultado para contratar bajo su responsabilidad al personal que desee para la realización de estas labores. GRUPO LAHE por su parte, se obliga a mantener limpias las áreas comunes y los pasillos. 17. SI REQUIERE DE INSTALACIÓN ELÉCTRICA ADICIONAL Y SU CONSUMO, EL EXPOSITOR deberá hacer su petición a GRUPO LAHE. 18. ELEMENTOS INSTITUCIONALES: El EXPOSITOR, o su contratista no podrá tener acceso directo a las fuentes de suministro de energía eléctrica, agua, drenaje y/o teléfono del Recinto así como elementos del Montador Institucional como tomas de energía eléctrica, lámparas, contactos y mamparería. Cualquier daño que produzcan a dichos elementos, EL EXPOSITOR deberá liquidar al 100% los daños ocasionados. STAND 19. CONDUCTA DEL EXPOSITOR: El EXPOSITOR deberá conducir y operar su STAND de manera que no moleste, interfiera o ponga en riesgo los derechos de
otros EXPOSITORES y visitantes. Cualquier práctica que resulte una queja por parte de otro EXPOSITOR o visitante puede ser prohibida por GRUPO LAHE. 20. REUBICACION DE STANDS: GRUPO LAHE se reserva el derecho de reubicar los Stands en el momento en que lo considere benéfico para el mejor funcionamiento de la Exposición. Si esto sucediere, la reubicación se dará a conocer al EXPOSITOR previo al evento. 21. MARCAS: EL EXPOSITOR está obligado a exhibir y promover solamente los productos, equipos o servicios que sean de su propiedad, representación, distribución, marcas filiales o subsidiarias. 22. FOTOGRAFIAS: Las toma de fotografías y/o filmación dentro del evento, queda autorizada solamente a los portadores del gafete de Prensa y/o STAFF. El EXPOSITOR podrá fotografiar únicamente su propio espacio de exposición. 11 23. DAÑOS Y PERJUICIOS: GRUPO LAHE no será responsable de los daños o perjuicios que puedan ocurrir a las personas que se encuentren participando y observando cualquier demostración que realice EL EXPOSITOR, por lo que éste se obliga a sacar a paz y salvo de cualquier demanda o reclamación en contra de GRUPO LAHE y a cubrir los gastos que de esto se originen por incurrir en este inciso. 24. RIFAS: Les recordamos que queda estrictamente prohibido la distribución o entrega en mano de folletería, invitación eso cualquier artículo promocional fuera del área de la Exposición Comercial. Las rifas estarán permitidas únicamente en el área comercial y dentro del espacio contratado en los horarios de receso. 25. BEBIDAS ALCÓHOLICAS: Su degustación solo estará permitida para aquellas empresas que las fabriquen, distribuyan o comercialicen y la muestra no deberá exceder de 1/4 onza por persona, para tal efecto, deberá contar con vasos con
esa medida para la degustación, la degustación queda restringida a su espacio de exposición debiendo de ser consumida dentro del mismo, queda prohibido dar bebida alcohólica a estudiantes y a menores de edad. 26. RESTRICCIONES PARA EL PERSONAL: a) Queda prohibido ingerir bebidas alcohólicas durante las labores de montaje, desmontaje y durante el evento. 12 b) Tiene restringido solicitar, pedir degustación, aceptar muestras, obsequios o promocionales que obtengan dentro del recinto. 27. REGISTRO DE EXPOSITORES: La entrega de los gafetes para los expositores se efectuará directamente en el área de Exposición Comercial. Para obtener su(s) gafetes correspondientes, será indispensable haber llenado el formato de solicitud de gafetes y requerimiento de stands (al final de este manual) y haberlo enviado antes del 30 de Junio del 2016. Este gafete NO da acceso al salón de sesiones. Para stands de 3x3 se considera un máximo de 2 gafetes. El costo por gafete extra o reposición de gafete es de $150.00 + IVA. Es importante señalar que únicamente tendrán acceso al área de Exposición Comercial las personas que porten su gafete.
FORMATO DE SOLICITUD MAMPARAS, GAFETES & ELECTRIFICACIÓN Por favor complete la información solicitada y envíe este formato vía e-mail en atención a la Lic. Leslie Montes, leslie.montes@grupolahe.com antes del 28 de abril 2016. En caso de duda o aclaración favor de comunicarse a GRUPO LAHE a los teléfonos 01(55) 5566 4027, móvil 55 4731 7900. Laboratorio: Nombre del responsable: Teléfono: Móvil: No. Stand: E-mail: Requiere el contacto doble de 120 watts? SI NO Desea que se coloque el antepecho con el nombre de su empresa? SI NO Desea que se coloque tablón y dos sillas? SI NO En caso de requerir antepecho, indique el nombre que deberá aparecer (no logotipos) con un total de 20 caracteres como máximo. 13 ** Una vez montado su stand, cualquier cambio tendrá un costo de $ 700.00 pesos por mampara. ** En caso de haber contratado más de un espacio de exhibición, o bien, ubicarse en cabecera, le suplicamos nos indique las paredes que no desea que se instalen. En caso de llevar stand prefabricado, indique horas de montaje: Favor de anotar los datos del Responsable del montaje: Responsable: Puesto: Teléfono: E-mail: Móvil: Atentamente, Lic. Adrián Segura Becerra Director de Cuentas Comerciales Grupo Lahe S.A. de C.V.
CONTACTO Lic. Adrián Segura Becerra Director de Cuentas Comerciales adrian.segura@grupolahe.com (55) 67248880 al 85 Ext. 204 Móvil. 55 4731 7896 Lic. Leslie Montes de Oca Comercialización leslie.montes@grupolahe.com (55) 67248880 al 85 Ext. 300 Móvil. 55 4731 7900 www.compedia.org.mx