Sistema de Seguimiento y Control Académico. Caso: Unidad Educativa Simón Bolívar Alanoca Quispe, Elisa. Modulo de Gestión de Inscripción. Guerra Martínez, Manuel Pablo. Modulo de Control de Mensualidades y Biblioteca. Quispe Aguilar, Jenny Susana. Modulo de Seguimiento Académico. Saavedra Menchaca, Daniela. Modulo de Control de Personal. 1
Documento: Perfil de Proyecto. Fecha: 18/08/2011 1. INTRODUCCIÓN. En nuestros años de estudio, trabajo y aprendizaje tanto en nuestra casa superior de estudios y en la sociedad que vivimos observamos que la tecnología y el tratamiento de la información van evolucionando cada día. Es así que la realidad en el campo educativo se convierte en un contexto muy importante, ya que aporta en la formación académica de toda sociedad en su conjunto. En la actualidad muchos establecimientos e institutos superiores de estudios, adoptan a la computadora como una herramienta e instrumento de trabajo esencial, porque ayuda a capacitarnos de manera eficaz y efectiva en el proceso de enseñanza y aprendizaje; para que así mejoremos la calidad de de vida humana. El primer procedimiento es útil para la Unidad Educativa Simón Bolívar ya que en cada inicio de gestión académica, realiza las tareas y actividades respectivas para inscribir a los estudiantes, guardando la información en documentos y papeles que van acumulándose al paso de los años, a razón del crecimiento estudiantil que anualmente se registra en la unidad educativa. El segundo procedimiento es importante ya que se debe realizar un respectivo seguimiento de los pagos mensuales, servicio de transporte y cursos de nivelación, este se realiza llevando a cabo una libreta de control de pagos de manera manual, buscando los respectivos expedientes de los estudiantes. El tercer procedimiento realiza el seguimiento académico de los estudiantes, como ser la realización de las libretas cada trimestre de forma manuscrita, la cual demora la entrega en determinadas fechas. También se realiza las estadísticas respecto al ámbito académico de los estudiantes en los diferentes cursos de la unidad educativa, para así verificar si el desempeño de los profesores y estudiantes. El cuarto procedimiento requiere de planificar, organizar, ejecutar y controlar las acciones del profesor para promover su desempeño eficiente. De modo que el profesor, contribuya favorablemente al logro de los objetivos de la unidad educativa. La parte administrativa de la institución administra la Biblioteca, prestando libros a los estudiantes y multando a aquellos que no devuelven los libros en el tiempo estimado, este procedimiento se realiza de forma manual. Por las razones mencionadas y otros aspectos en el campo educativo, nace la idea de realizar este proyecto titulado Sistema de Seguimiento y Control Académico para la Unidad Educativa Simón Bolívar tomando como referente al estudiante, profesores y padres de familia o 2
apoderados, para que juntos trabajen en comunión, logrando integrarnos y complementarnos en el papel que nos corresponde desempeñar. 2. ANTECEDENTES. 2.1. ANTECEDENTES INSTITUCIONALES. El centro educativo Bicentenario del Libertador Simón Bolívar es una institución particular que se encuentra ubicada en la Ciudad de El Alto, capital de la cuarta sección de la provincia Murillo del Dpto. de La Paz, en el distrito 4 de Rio Seco entre las calles Misael Saracho y la avenida costanera No. 2452. Fue fundada el año el 24 de julio 1983 en memoria de los 200 años del Libertador Simón Bolívar de ahí surgió el denominado Bicentenario. Este centro educativo fue fundado por los profesores normalistas y es forjador de personalidades destacadas del departamento. El establecimiento brindó a la ciudad de El Alto 22 promociones, incluida la de esta gestión que cuenta con 123 estudiantes repartidos en cuatro cursos. La unidad educativa que tiene como director al profesor Edwin Copa, acoge a 2.400 estudiantes de los diferentes niveles en una infraestructura de 14 mil metros cuadrados. Su formación se basa en principios y valores éticos morales con pensamiento crítico, reflexivo, propositivo y emprendedor; desarrollando un enfoque intracultural, intercultural y plurilingüe en el proceso enseñanza-aprendizaje relacionando; la escuela y la sociedad. Actualmente la unidad educativa realiza los procesos de inscripción, control de pagos mensuales, seguimiento académico de los estudiantes y el control de personal y/o administrativos de manera manual. 2.2. PROYECTOS SIMILARES. Haciendo referencia a trabajos realizados con anterioridad de acuerdo a la investigación bibliográfica, se pudo comprobar que existen los siguientes: El proyecto de grado que lleva de título: Sistema de Información de Seguimiento Académico e Inscripciones en Línea (S.S.A.I.L.) Caso De Estudio: Centro Educativo Santa María De Los Ángeles Fe y Alegría, realizado por Ronald Efraín Mamani Laura, este proyecto registra datos personales, emite boleta de 3
inscripción, historial del seguimiento académico, la calificación de notas y boletines de publicidad del establecimiento, brindando información oportunidad, confiable y segura de los estudiantes. El proyecto de grado que lleva de título: Sistema De Información, Seguimiento Y Control Académico De La Escuela Normal Superior Técnica Mcal. Andrés De Santa Cruz Y Calahumana (Siscad-Enstonline), realizado por Claudia Ramos Coila, en este proyecto se efectúa la inscripción de estudiantes Regulares, nuevos, registro y control de notas emisión de documentos, proporcionando información en el sistema de Gestión Académica Diseño e Implementación de un Asp (Application Service Provider) de Sistemas Académicos Tesis de Grado para optar al Título Profesional de Ingeniero Civil en Informática, realizado por Pablo Antonio Alarcón Rodríguez,Valdivia Chile, 2004 Este proyecto tiene como objetivo transformar el actual Sistema TGA en un proceso de software, con el fin de llevar este sistema de un esquema de producto a uno de servicio. Para lograr este objetivo se hará uso de técnicas de reingeniería junto con modelos de procesos de Ingeniería de Software. Con la realización de este proyecto se logrará posicionar a la empresa TGA S.A. en el mercado junto con proporcionarle la arquitectura necesaria para convertirse en un proveedor de servicios de aplicación. 3. DIAGRAMA CON LOS SUBSISTEMAS Gestión de Inscripción Control de Personal y Biblioteca Seguimiento Académico Control de Mensualidades 4
4. MODULO DE GESTIÓN DE INSCRIPCIÓN: 4.1. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO: Padre o Apoderado Consulta cupos Entrega documentos Estudiante Llena hoja RUDE Verifica documentos Entrega hoja de inscripción (RUDE) Secretaria Confirma inscripción Apoyan el llenado de RUDE Profesor Informa de las normas y políticas de la Unidad Educativa Entrega Boleta De Inscripción 5
Consulta cupos Padre o apoderado Informa existencia de cupos Entrega documentos Verifica documentos Entrega la hoja de inscripción (RUDE) Secretaria Apoya en el llenado de RUDE Estudiante Entrega hoja llenado (RUDE) Profesor Informa Normas Unidad Educativa Entrega boleta de Inscripción 4.2. MODELO DEL DOMINIO: 6
4.3. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO: 4.4. ANÁLISIS DE PROBLEMAS: El problema de Afecta a El impacto asociado es Una solución adecuada sería En la tarea y procedimiento que cumple la Unidad Educativa Simón Bolívar, en el área de inscripciones confronta diversos problemas, como se observa: Retrasos en transmitir la información para las inscripciones. Debido a las asignaciones manuales que se realizan. Largas filas de espera para la inscripción. Errores de recepción de datos del Estudiante. Perdidas de información Excesivo material almacenado después de hacer el proceso de inscripciones. Estudiante Padres de familia o apoderados Personal administrativo - Perjuicio al estudiante por perdida de documentos de estos, ya que el proceso de inscripción la secretaria por presión en la fila u otros factores realiza la inscripción de manera rápida, y siempre hay el riesgo de pérdida o mezcla de documentos, en seguida el mal almacenamiento de los archivos. - Falta de información del día de inscripción del estudiante. - Por un deficiente seguimiento y administración en el proceso de inscripción de la Unidad Educativa Simón Bolívar lo que deriva en pérdida de tiempo y reclamo de los padres o apoderados. Sistematizar la inscripción, para coadyuvar y optimizar las tareas y procedimientos administrativos de inscripción, almacenando la información necesaria en una base de datos. Mostrando la confiabilidad y eficiencia de la información y reduciendo el tiempo en el proceso de inscripción, de esta manera obtener mejores resultados y no se caiga en problemas posteriores. 7
4.5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Diseñar e implementar una base de datos para el almacenamiento de la información. Implementar un modulo de autentificación de usuario y administrador. Registrar y el almacenar los datos personales, de grado, curso y referencias de cada estudiante en el momento de Inscripción. 4.6. ALCANCES: Este módulo realizará los siguientes procesos: Recepción y verificación de documentos, registrar usuario, validar usuario, registro de inscripción, imprimir boleta de inscripción, modificar actualizar datos. Proponer y elaborar la Boleta de Inscripción del estudiante al momento de inscribirse en la unidad educativa, documentando los datos personales de manera adecuada. Utilizar métodos y herramientas que se proponga para la realización del Sistema, el cual a un futuro me permita modificarla si es que se desea. 8
5. MODULO DE CONTROL DE MENSUALIDADES 5.1. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO: Pago de la mensualidad: Inicia Transacción Solicita C.I. del apoderado Verifica datos del estudiante y del apoderado Tutor y/o Estudiante Imprime boleta de pago mas copia Secretaria Firma la boleta de pago para corroborar (Original y copia) Entrega boleta de pago (copia) 9
5.2. MODELO DEL DOMINIO: 5.3. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO: 10
5.4. ANÁLISIS DE PROBLEMAS: El problema de Afecta a El impacto asociado es Una solución adecuada sería La unidad educativa Simón Bolívar, no contiene con adecuada forma de pago segura, ni se cuenta con la seguridad, ni confianza para esta operación, ya que no cuenta con la información oportuna, ya que la información no está automatizada, la siguiente actividad se realiza de la siguiente manera: Un pago a una caja Un recibo de pago ESTUDIANTE APODERADO SECRETARIA DIRECTOR No cuenta con la información en tiempo real, oportuno. La seguridad, es de bajo nivel La deficiente y carente forma de control de las mensualidades Automatizar el proceso de pago de mensualidades. 5.5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Controlar las Mensualidades registrando los pagos de los estudiantes con los descuentos que se otorgan a los mismos. 5.6. ALCANCES: Este módulo permitirá el manejo de registro de pagos mensuales del alumno asimismo el servicio de transporte, uniforme, material escolar y cursos de nivelación. Este sistema tiene como alcance ofrecer procesos para optimizar el tiempo y eficiencia con respecto a los pagos mensuales. Las personas beneficiadas será la unidad educativa, profesores, personal administrativo. Emitirá reportes de: - Pagos Mensuales de los estudiantes. (Servicio de Transporte, uniforme, y material didáctico). Generar un proceso para la coordinación de guardar la información en forma digitalizada. 11
6. MODULO DE CONTROL DE BIBLIOTECA. 6.1. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO: PRÉSTAMO DE MATERIAL DIDÁCTICO: 12
RETRASO DE LA DEVOLUCIÓN DE MATERIAL DIDÁCTICO PERDIDA O DAÑO DE MATERIAL DIDACTICO 13
ADICIÓN DE MATERIAL DIDACTICO NUEVO 6.2. MODELO DEL DOMINIO: 14
6.3. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO: PRÉSTAMO DE MATERIAL DIDÁCTICO: ADICIÓN DE MATERIAL DIDÁCTICO NUEVO: VERIFICAR EL MATERIAL DIDÁCTICO 15
6.4. ANÁLISIS DE PROBLEMAS: El Problema Afecta a Estudiantes Institución Profesores No existe registro adecuado de los materiales didácticos, es decir no existe una base de datos. Impacto asociado es Una solución adecuada sería El desconocimiento del material didáctico con el que se cuenta, así mismo no se existe el control adecuado ni registro de lo que la institución obtenga nuevos materiales. Registrar los materiales didácticos entrantes y salientes en una base de datos. El Problema Extravió, daño o retraso en la devolución de material didáctico. Afecta a Estudiantes Institución Profesores Apoderados Impacto asociado es Una solución adecuada sería El perjuicio para la institución, y al estudiante porque se tendrá daño económico. El control sea adecuado teniendo en cuenta lo que se posee, registrar el material didáctico prestado. 6.5. OBJETIVOS ESPECÍFICOS: Para un mejor manejo, control del material nuevo y existente en la institución se desea crear un adecuado, seguro control dentro de nuestro sistema en una base de datos. Registrar los préstamos y devolución de material didáctico a los profesores y a estudiantes para el control del buen estado de los materiales y tener un seguimiento de ellos. 6.6. ALCANCES: Este módulo permitirá el préstamos de libros, verificara el estado de libros ya sea libres o prestados asimismo realizara las sanciones correspondientes. Implementar un módulo de control de préstamo de material didáctico a personal profesor. Emitirá reportes de: Préstamo de material didáctico a profesores y a estudiantes. 16
7. MODULO DE SEGUIMIENTO ACADEMICO. 7.1. MODELO DE LOS CASOS DE USO DEL NEGOCIO: Elaboración de boletas de notas 17
Elaboración de Reportes e información académica 7.2. MODELO DE DOMINIO: 18
7.3. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO: Reportes E Información Registro De Notas 19
7.4. ANALISIS DEL PROBLEMA El problema de: Afecta a: El impacto asociado es: Una solución adecuada sería: No existe información oportuna, fidedigna, segura y confiable en el registro del seguimiento académico de los estudiantes de la Unidad Educativa Simón Bolívar. La Unidad Educativa Simón Bolívar en su Área de Seguimiento Académico confronta una diversidad de problemas, por falta de información actualizada actualmente realizan sus procesos administrativos y académicos de forma manual, en este caso: - Registro de notas por materia. - Emisión de notas por materia a los estudiantes. - Elaborar los boletines de cada materia - Control de record académico (promedio de notas por trimestre y anuales). -Control de asistencia, falta s y retrasos. -Emisión de datos estadísticos que apoyen la toma de decisiones. Director del Colegio A los profesores de las diferentes asignaturas A los estudiantes -Perjuicio al estudiante por perdida o alteración de notas de los estudiantes, ya que el registro de notas la hace la secretaria y siempre hay el riesgo de una mala transcripción o mal archivo de esta información. - Por un deficiente seguimiento y administración de los procesos académicos de la Unidad Educativa Simón Bolívar lo que deriva una ineficiencia en el control de los estudiantes con respecto al rendimiento académico. -La demora en la elaboración de informes y información no actualizada, estos factores afecta directamente al personal administrativo (Director), lo que afecta a una buena toma de decisiones con respecto al aprovechamiento de los estudiantes. Automatizar los procesos planteados en el problema, usando una base de datos accesible desde los distintos nodos de la red y generar interfaces amigables y sencillas con las que el usuario acceda a los datos de los estudiantes. 20
7.5. OBJETIVOS ESPECIFICOS Optimizar la búsqueda de información que sea requerida por los estudiantes, padres/apoderados y administrativo. Generar informes estadísticos y reportes personalizados, sobre algunos aspectos importantes que se presentan durante la gestión académica, requeridos por algún estudiante, padre/apoderado y administrativo. Generar información de los estudiantes de manera segura, confiable y óptima. Agilizar y optimizar la entrega de la libreta de notas, cuando un estudiante, padre/apoderado o Administrativo, así lo solicite. 7.6. ALCANCES La base de datos almacena las notas desde el primer trimestre, segundo y tercer trimestre y al final de la gestión escolar. Guarda y confirma la fiabilidad de las notas ingresadas, las cuales no pueden ser modificadas en lo posterior por otras personas. Genera reportes que ayuden a brindar información oportuna, confiable y fidedigna relacionada al seguimiento académico Genera reporte: Boletín Oficial De Notas Por Profesor Materia Curso. Genera reporte: Reprobados por curso, promedio de notas por trimestre y anual. Emite datos estadísticos que apoyen la toma de decisiones. 21
8. MODULO DE CONTROL DE PERSONAL: 8.1. MODELO DE LOS CASOS DE USO: Contrato de Personal: Asignación de Horarios (Curso-Aula): 22
Control de Horarios y Pago de sueldos: 23
Autorización de Permisos: Autorización de Permisos Especiales: 24
8.2. MODELO DEL DOMINIO: 8.3. MODELO DE OBJETOS DE LOS CASOS DE USO: CONTRATO DE PERSONAL 25
CONTROL DE ASISTENCIA: SOLICITUDES DE PERMISOS Y PERMISOS ESPECIALES: PAGO DE SUELDOS: 26
8.4. ANÁLISIS DE PROBLEMAS: El problema de La asignación de cursos a profesores se hace de forma manual. Afecta a El impacto asociado es Los estudiantes y profesores. Que dadas las circunstancias exista un error de escritura a un curso se le asigne más de un profesor. Una adecuada solución sería Crear un proceso donde la asignación de cursos a profesores este automatizado, mostrando así los horarios y cursos que estén libres. El problema de Controlar adecuadamente al plantel profesor ya sea en los horarios de ingreso y salida, retrasos, ausencias y en solicitudes de licencias o permisos. Afecta a El impacto asociado es Institución, Profesores y Estudiantes. Dificultad de llevar un control eficiente del plantel profesor ya sea en horarios de ingreso/salida, en las solicitudes de permisos o licencias, en los retrasos y ausencias. Una adecuada solución sería Automatizar los procesos de control del plantel profesor, creando una base de datos en el cual se almacenar las horas de ingreso/salida, los posibles retrasos, solicitudes de permisos o ausencias en Kardex del profesor, facilitando de esta manera la emisión de información acerca del desempeño del profesor al director. 27
El problema de El descuento injusto en sus salarios por el motivo de pérdida de la libreta de su asistencia y ver las horas de entrada/salida del personal profesor y administrativo. Afecta a El impacto asociado es Profesores y Personal Administrativo. Que muchas veces por la pérdida de esta libreta de asistencia se retrasa el pago de sus sueldos como también los descuentos sin justificación de los mismos. Una adecuada solución sería Generar un proceso para la coordinación de guardar la información de forma digitalizada. 8.5. OBJETIVOS ESPECIFICOS: Desarrollar una base de datos que permita almacenar la información del plantel profesor y administrativo. Registrar los datos y documentos del personal manteniendo actualizada esta información. Generar reportes oportunos sobre faltas, retrasos, comisiones, asignación de fechas cívicas, horarios de los profesores para facilitar la obtención de la información. Controlar la hora de entrada y salida de los profesores y administrativos de manera confiable y estricta. 8.6. ALCANCES Este modulo realizará el control a los profesores y personal administrativo como ser los horarios de ingreso y salida, sueldos y sanciones. Ofrecer procesos para optimizar el tiempo y eficiencia con respecto al manejo de la información del personal. Emitir reportes de: Asignación de cursos y aulas. Asignación de profesores. Asistencia del profesor y administrativo. Rendimiento del profesor y administrativo. 28
9. OBJETIVO GENERAL: Desarrollar un Sistema de Información para el seguimiento y control académico que automatice los procesos administrativos de registro, inscripciones, mensualidades, biblioteca y control académico de estudiantes y profesores a fin de mejorar el manejo de la información de forma rápida, completa y accesible para la Unidad Educativa Simón Bolívar. 10. REQUERIMIENTOS DE HARDWARE Y SOFTWARE: HARDWARE Ordenador Pentium IV o mejor si es superior con las siguientes características: 900 MHz o superior 128 MB RAM o superior Tarjeta de video de 16 MB o superior 40 GB HDD o superior Un mouse, teclado Monitor Puerto USB Tarjeta de Red 10/100 Impresora SOFTWARE Sistema Operativo: Windows XP. Gestor de Base de datos: MYSQL. Lenguaje de programación Visual Basic 6.0. Crystal Reports. 29
11. ARQUITECTURA DEL SISTEMA: Usuario Gestión de Inscripción SIS.SEG.BOL Control de Mensualidades Seguimiento Académico Control de Personal Base de Datos Control de Biblioteca 30