INSTRUCTIVO PARA PROCEDIMIENTOS Proceso: SERVICIOS DE APOYO ACADÉMICO CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha Descripción del cambio Responsable 1.0 27/AGO/2013 Versión inicial Coordinadora de Nómina
CONTENIDO Pág. 1. OBJETIVO 2. ALCANCE 3. DEFINICIONES 4. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTOS SEMESTRALES DE NÓMINA 3 4.1 PRIMA DE SERVICIOS PERSONAL ADMINISTRATIVO 3 4.2 CÁLCULO SEMESTRAL DE RETENCION EN LA FUENTE 3 5 DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTOS ANUALES DE NÓMINA 4 5.1 CESANTIA DEFINITIVA PERSONAL ADMINISTRATIVO 4 5.2 INTERESES SOBRE CESANTIA PERSONAL ADMINISTRATIVO 5 5.3 LIQUIDACIÓN DE VACACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO 6 5.4 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES 6 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA 7
1. OBJETIVO Establecer los criterios para el desarrollo de actividades semestrales y/o anuales ejecutados desde la Coordinación de Nómina Departamento de Talento Humano y relacionados con la liquidación de primas, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones y retenciones y expedición de certificaciones de ingresos para los empleados de la Universidad de San Buenaventura Cali. 2. ALCANCE Este instructivo aplica para las actividades de Liquidación de prima de servicios, Cálculo de Retención en la fuente, liquidación de cesantías definitivas personal administrativo, liquidación de intereses sobre las cesantías personal administrativo, liquidación de vacaciones y expedición de certificados de ingresos y retenciones, las cuales son ejecutadas desde la Coordinación de Nómina de la Universidad de San Buenaventura seccional Cali 3. DEFINICIONES Los siguientes términos y definiciones son aplicables para el propósito de este instructivo en la Universidad de San Buenaventura seccional Cali. CERTIFICADO DE INGRESOS Y RETENCIONES. Es un formulario utilizado por los empleadores para certificar a todos los asalariados a quienes mantuvieron vinculados durante el año, el valor de los pagos laborales y las retenciones en la fuente a título de renta que se les efectuaron durante dicho año fiscal. CESANTIAS. Son una prestación social legal equivalente a un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año. PRIMA. La prima de servicios es una prestación social ordenada por la Ley. 30 Días de salario pagaderos en forma semestral por partes iguales y proporcionalmente por fracción. VACACIONES. Descanso al que tiene derecho un trabajador por haber laborado durante un año. Página 2 de 7
4. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTOS SEMESTRALES DE NÓMINA 4.1 PRIMA DE SERVICIOS PERSONAL ADMINISTRATIVO La liquidación de la prima de servicios se realiza en los meses de Junio y Diciembre de cada año, a los empleados con contrato término indefinido y/o a los empleados con contrato termino fijo. La Universidad por ser una empresa con un capital de más de $200,000, está obligada a pagar a cada uno de sus trabajadores con contrato a término indefinido un mes de salario pagadero por semestres de calendario, primer semestre una quincena a más tardar el 30 de Junio y el segundo semestre se cancela dentro de los primeros 20 días de diciembre. A quienes hubieren trabajado o trabajen todo el respectivo semestre o proporcionalmente al tiempo trabajado. En los contratos de termino fijo inferior a un año, los trabajadores tienen derecho al pago de la prima de servicios en proporción tiempo laborado, cualquiera que este sea. Para la liquidación de la prima de servicios se procede de la siguiente forma: Recibir del Departamento de Talento Humano todas las novedades de nómina a tener en cuenta para la liquidación de la prima de servicios La asistente de nómina debe verificar en el sistema iceberg que todos los empleados tengan activos los conceptos que intervienen en la liquidación, Ingresa en el sistema de Iceberg todas las novedades debidamente soportadas y autorizadas y genera los reportes para la respectiva revisión EL coordinador de nómina verifica y revisa los reportes generados, verifica los empleados que tienen Licencias No Remuneradas, el número de días laborados, revisa el promedio de lo devengado en el respectivo semestre o en el lapso trabajado. Una vez concluida la revisión el coordinador de nómina genera el plano de acumulado del respectivo año en el sistema Iceberg, revisa el cálculo masivo y revisa las deducciones y retenciones a tener en cuenta en la liquidación de la prima. 4.2 CÁLCULO SEMESTRAL DE RETENCION EN LA FUENTE Para efectos de determinar la retención en la fuente sobre los pagos que se efectúen al trabajador por concepto de una relación laboral, legal o reglamentaria, se establecieron dos procedimientos que el empleador puede aplicar indistintamente, e independientemente de la modalidad del pago o si se trata de salario integral. El procedimiento número 1, se determina el porcentaje de retención que figure en la tabla frente al valor obtenido de acuerdo al artículo 383 y 384 del Estatuto Tributario. Página 3 de 7
El procedimiento número 2, se debe calcular en los meses de diciembre y de junio de cada año el porcentaje fijo de retención que deberá aplicarse a los ingresos de cada trabajador durante los seis meses siguientes a aquel en el cual se haya efectuado el cálculo. Cuando se trate de nuevos trabajadores y hasta tanto se efectúe el primer cálculo, el porcentaje de retención será el que figure en la tabla según artículo 383 y 384 del Estatuto Tributario. Después de seleccionado el procedimiento a utilizar y una vez determinada la base gravable, que se le ha de aplicar a cada uno de los empleados se le debe seguir aplicando el mismo sistema durante todo el año gravable. Para la liquidación del cálculo semestral de la retención en la fuente el Coordinador de Nómina procede de la siguiente forma: Genera y revisa en el mes de diciembre el plano de acumulado del respectivo año en el sistema Iceberg. Revisa el cálculo masivo de la retención semestral. Genera el valor promedio de los conceptos de pago y descuento que se necesitan para proceder liquidar el cálculo semestre de retención en la fuente procedimiento #2 Ingresa en el sistema de iceberg los porcentajes de los empleados que quedaron con procedimiento #2 5. DESCRIPCIÓN PROCEDIMIENTOS ANUALES DE NÓMINA 5.1 CESANTIA DEFINITIVA PERSONAL ADMINISTRATIVO El plazo máximo concedido por la ley para consignar las cesantías en los fondos es el 15 de febrero de cada año, en cuenta individual a nombre del empleado en la administradora de pensiones y cesantías que él mismo elija. Las cesantías son una prestación social legal equivalente a un mes de salario por cada año de servicio y proporcionalmente por fracción de año. En la universidad de San Buenaventura Cali, todos estamos bajo el Régimen Especial de la Ley 50/1990, porque la universidad se acogido a la misma. Por consiguiente a Diciembre 31 de cada año, se debe liquidar definitivamente el auxilio de cesantía por la anualidad o por la fracción correspondiente a Diciembre de cada año, sin perjuicio de la que se deba liquidar en fecha diferente por la terminación del contrato de trabajo. Página 4 de 7
Para la liquidación de cesantías en definitiva se procede de la siguiente forma: Verificar los empleados que tienen Licencias No Remuneradas Verificar el número de días laborados Revisar el salario base para liquidar las cesantías Generar plano de acumulado del respectivo año en el sistema Iceberg Revisar el cálculo masivo Verificar que todos los empleados tenga relacionado el nombre de la administradora Gestionar la consignación a los fondos respectivos a través del procedimiento de Pago de Obligaciones. 5.2 INTERESES SOBRE CESANTIA PERSONAL ADMINISTRATIVO Los intereses de cesantías se deberán consignar en la nómina de enero del siguiente año, después de la consolidación de las cesantías en los respectivos Fondos de Pensiones y Cesantías. Todo empleador, que según la ley esté obligado a pagar cesantías, debe pagar a sus trabajadores un interés sobre las mismas equivalente al 12% anual. Esta obligación está vigente desde la Ley 52 de 1975. Los empleadores obligados a pagar cesantías a sus trabajadores conforme al sistema tradicional, deberán reconocer y pagar intereses del 12% anual en los siguientes casos: a) Sobre la cesantía acumulada a 31 de Diciembre de cada año, durante la vigencia del contrato de trabajo y se deben pagar a más tardar el 31 de enero de cada año. b) Sobre los saldos de cesantía que el trabajador tenga a su favor en la fecha de terminación del contrato. c) Sobre la cesantía acumulada en la fecha de acogerse al régimen de salario integral Para la liquidación de intereses sobre las cesantías se procede de la siguiente forma: Verificar el valor de las cesantías Generar plano de acumulado del respectivo año en el sistema Iceberg Revisar el cálculo masivo Página 5 de 7
5.3 LIQUIDACIÓN DE VACACIONES PERSONAL ADMINISTRATIVO Liquidar las vacaciones colectivas y anticipadas en el mes de diciembre, de acuerdo a la fecha programada por rectoría general. Todo empleador está obligado a conceder a sus trabajadores por cada año de servicios, quince (15) días hábiles consecutivos de vacaciones remuneradas y proporcionalmente por fracciones. Si al terminar el contrato de trabajo, el trabajador no alcanzó a disfrutar de sus vacaciones en tiempo, éstas deben cancelarse en dinero y pagarse al tiempo con las prestaciones sociales a cargo del empleador. En el caso de la universidad en el mes de diciembre se liquidan vacaciones colectivas - anticipadas. Para la liquidación de vacaciones colectivas se procede de la siguiente forma: La asistente de nómina verifica en el sistema iceberg que los empleados con término indefinido este activo el concepto de vacacione, genera la liquidación masiva en el sistema iceberg El coordinador de Nómina revisa el cálculo masivo El pago se liquidará con la nómina del mes de diciembre 5.4 EXPEDICIÓN DE CERTIFICADOS DE INGRESOS Y RETENCIONES El formulario 220 es utilizado por los empleadores para certificar a todos los asalariados a quienes mantuvieron vinculados durante el año el valor de los pagos laborales y las retenciones en la fuente a título de renta que se les efectuaron durante dicho año fiscal. Los certificados de ingresos y retenciones deberán estar elaborados a más tardar el 15 de marzo de cada año y siempre se debe expedir sin que el asalariado lo tenga que solicitar primero, de acuerdo la fecha estipulada por la ley. Para la generación de certificados de ingresos y retenciones el Coordinador de Nómina procede de la siguiente forma: Revisa y verifica la información del acumulado del año por NIT/empleado. Verifica la información de los empleados que se les calculó Retención en la fuente en el año gravable. Página 6 de 7
Verifica el total de los pagos de cada empleado. Verifica los aportes Obligatorios Salud, Fondo de pensiones y solidaridad pensional. Verifica los retiros parciales de las cesantías e intereses para tenerlos en cuenta en el concepto de ingresos. Verifica otros ingresos originados en la relación laboral. 6. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Instructivo para la documentación del Sistema de Gestión de Calidad PA.05.GT.I01 Elaboró: Rosalba Cajamarca Flor Cargo: Coordinadora de Nómina Fecha: 12/AGO/2013 Firma: Revisó: Julio Enrique Trujillo Bocanegra Cargo: Coordinador de Calidad Fecha: 15/AGO/2013 Aprobó: Yaneth Díaz Campo Cargo: Directora de Talento Humano Fecha: 27/AGO/2013 Página 7 de 7