TALLER DE CONTABILIDAD ELECTRONICA Presentado por: Alfonso Pérez Reguera M. de E. Febrero, 2015
Disposiciones Nuevo Reglamento Código fiscal (vigentes desde abril de 2014) Artículo 33 Inciso B, fracciones III y IV III. Permitir la identificación de cada operación, acto o actividad y sus características, relacionándolas con los folios asignados a los comprobantes fiscales o con la documentación comprobatoria, de tal forma que pueda identificarse la forma de pago, las distintas contribuciones, tasas y cuotas, incluyendo aquellas operaciones, actos o actividades por las que no se deban pagar contribuciones, de acuerdo a la operación, acto o actividad de que se trate. 2
Nota: La fracción IV solicita lo mismo, más: La fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, el monto original de la inversión, el porcentaje e importe de su deducción anual, en su caso, así como la fecha de inicio de su deducción. Concepto APR: Antes de 2014: Póliza contable con un comprobante engrapado a la misma. Desde 2014: Póliza contable con CFDI engrapado electrónicamente. 3
Reglas generales publicadas en la Resolución Miscelánea 2015. Regla 2.8.4 Contabilidad en medios electrónicos e información contable que debe generarse en formato XML. Regla 2.8.5 Cumplimiento entrega información contable al SAT de forma mensual. Regla 2.8.9 Cumplimiento de la disposición de entregar la contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad. Regla 2.8.17 Regla 2.8.18 Papeles de trabajo y registro asientos contables Opción envío información Prestador de Servicios autorizado 4
Regla 2.8.4 Contabilidad en medios electrónicos e información contable que debe generarse en formato XML. Contabilidad en medios electrónicos. Catálogo de cuentas con el código agrupador del SAT en XML Balanza comprobación en XML Pólizas contables en XML 5
Contabilidad Electrónica CATÁLOGO DE CUENTAS Se requiere asociar en el catálogo valores de la subcuenta de primer nivel: a) Los contribuyentes deberán asociar en su catálogo de cuentas los valores de la subcuenta de primer nivel del Código Agrupador del SAT. b) Se considerará el código que sea el más apropiado según la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo del contribuyente. 6
Ejemplo: Contabilidad Electrónica Según Compañía Número de cuenta Descripción Moneda Según SAT Código Agrupador Nivel Naturaleza 120-100-000 Bancos MXN 102 1 D 120-101-000 Bancos Nacionales MXN 102.01 2 D 120-101-001 Banamex 4584600 MXN No se le asigna código ya que es una sub-subcuenta 7
Contabilidad Electrónica Ejemplo de asociación al código agrupador del SAT RFC Razón Social Cuentas Mes Año Estatus XAXX010101000 Compañía S.A. 170 Julio 2014 Borrador Cuenta Nombre Código SAT Naturaleza Nivel 1100-000-00-00-00 BANCOS 2. Bancos Deudora 1 1100-001-00-00-00 BANCOMER 2.1. Bancos nacio Deudora 2 1100-002-00-00-00 SANTANDER SERFIN 2.1. Bancos nacio Deudora 2 1120-000-00-00-00 CAJA CHICA 1. Caja Deudora 1 1120-001-00-00-00 JUAN PEREZ 1.1. Caja y efectivo Deudora 2 1120-002-00-00-00 CAJA CHICA DF 1.1. Caja y efectivo Deudora 2 1120-003-00-00-00 CAJA NAUCALPAN 1.1. Caja y efectivo Deudora 2 1125-000-00-00-00 INVERSION EN VAL 3. Inversiones Deudora 1
Contabilidad Electrónica Preparación del catálogo de cuentas que se enviará al SAT. Cada contribuyente elabora su catálogo de cuentas según sus necesidades informativas y operativas. Se requiere o estandarizar la clasificación de las cuentas a través de los códigos agrupadores, según el catálogo de cuentas del Anexo 24 Apartados A y B. Antes de laagrupación, sugerimos tener presente losiguiente: 1. Considerar el código más apropiado según la naturaleza y preponderancia de la cuenta o subcuenta del catálogo. 2. Asociar las cuentas a nivel mayor y subcuentas a primer nivel. 3. Es importante depurar el catálogo del contribuyente y dejar únicamente las cuentas que estén activas eliminando las que han dejado de utilizarse. 4. Las cuentas que agrupen varios conceptos, no podrán considerarse cuentas de mayores ni subcuentas de primer nivel, por lo que tendrían que depurarse. 9
REGLAS SOBRE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN La balanza debe identificar: Todos los impuestos. Las distintas tasas y cuotas y las actividades por las que no deba pagar el impuesto. Los impuestos trasladados efectivamente cobrados y Los impuestos acreditables efectivamente pagados. 10
REGLAS SOBRE LAS PÓLIZAS CONTABLES. Sólo se obliga a generar las pólizas, no existe la obligación de enviarlas al SAT, salvo cuando éste las requiera. Las pólizas deben incorporar: 1. El detalle por transacción, cuenta, subcuenta y partida, así como sus auxiliares. 2. En cada póliza debe ser posible distinguir los CFDI que soporten la operación. 3. Debe ser posible identificar los impuestos con las distintas tasas cuotas y actividades por las que no deba pagar el impuesto. 4. En las operaciones relacionadas con un tercero deberá incluirse el RFC de éste, conforme al anexo 24, apartado D. Nota APR: Piden engrapar electrónicamente el CFDI 11
Contabilidad Electrónica Opciones Cumplir con folio fiscal: a) Dentro de la póliza contable b) Reporte por separado a contabilidad El reporte podrá incluir la información que se tiene que dar por cada comprobante, o sea, El folio fiscal (la clave UUID) del CFDI soporte de la transacción. El monto del CFDI que soporte la transacción. El RFC relacionado con la transacción. Nota APR: Se recomienda el reporte, evita modificar estructura del sistema contable 12
Regla 2.8.5 Cumplimiento entrega información contable al SAT de forma mensual. Ejemplo de las disposiciones descritas, referentes al envío del catálogo de cuentas por primera vez y balanza de comprobación: Fecha de presentación Mes Concepto Ene. Feb. Mar. Abr. May. Jun. Jul. Catálogo de cuentas 3 Enero Balanza de Comprobación 3 Febrero Balanza de Comprobación 3 Marzo Balanza de Comprobación 3 Abril Balanza de Comprobación 3 Mayo Balanza de Comprobación 3 Nota: Las personas Físicas lo podrán enviar hasta el día 5, en lugar del día 3. Notas: La regla no aplica a contribuyentes que utilicen sistema mis cuentas del SAT. Se dan fechas distintas par sector financiero y sector primario Se obliga a enviar un archivo por el cierre del ejercicio Se dan reglas para zonas donde no existen servicios de internet. 13
Regla 2.8.9 Cumplimiento de la disposición de entregar la contabilidad en medios electrónicos a requerimiento de la autoridad. Se aclara que la información que se guarde de las pólizas en formatos XML, sólo deberá enviarse cuando así lo solicite el SAT ejerciendo sus facultades de comprobación. Los casos en que ocurre lo anterior son: Artículo CFF Concepto 22, noveno párrafo Facultades de revisión para verificar solicitudes de devolución. 42, fracción II Requerir la contabilidad para su revisión. 42, fracción III Practicar visitas a los contribuyentes, responsables solidarios terceros relacionados con ellos. 42, fracción IV Revisión dictámenes de contadores públicos. 42, fracción IX Revisiones electrónicas. 23 Solicitudes de compensaciones. 23 Compensaciones ejercicios anteriores. En estos casos se entregará por única vez, el que corresponda al período que haya originado y declarado el saldo a favor (siempre que se trate del mes de julio de 2014 o de meses subsecuentes). 22 sexto párrafo Requerimientos de información en solicitudes de devolución. No olvidar necesidad de contar con el acuse o acuses de entrega de lainformación que se ha enviado al SAT. 14
Contabilidad Electrónica Regla 2, 8,1.17 Papeles de trabajo y registros contables Papeles de trabajo deducción de inversiones o Se solicita que ésos se relacionen con la documentación comprobatoria Fecha registro asientos contables. o Se permite efectuar el registro de los asientos contables, a más tardar el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación. Identificación del medio de pago o La regla permite, cuando no se cuente con la información que permita identificar el medio de pago, incorporar en los registros la expresión NA. Fecha de emisión de los CFDI o Se permite que existan diferencias entre la fecha de emisión de los CFDI y la realización de la póliza contable. o La diferencia entre ambas fechas, no debe ser mayor al plazo previsto en la fracción II de la regla, el cual es el último día natural del mes siguiente, a la fecha en que se realizó la actividad u operación. 15
Contabilidad Electrónica Regla 2.8.1.18 Opción para enviar documentos digitales a través del prestador de servicios de recepción de documentos digitales. Se establece la figura de prestadores de servicios de recepción de documentos digitales A través de ellos cuales se podrá hacer el envío de la información contable a que se refiere el anexo 24 de la RMF. Los requisitos que deberá reunir el proveedor se pueden consultar en la sección 2.8.10 de la RMF 2015. 16
Sugerencias Modificaciones a los sistemas de cómputo. 17
Modificaciones a los sistemas de cómputo. 1. Nuevas características sistemas cómputo La capacidad de generar archivos en formatos XML para: El catálogo de cuentas. Las balanzas de comprobación. Las pólizas contables. Posibilidad de vincularse al Buzón Tributario del SAT para poder enviar los archivos. Identificar las modificaciones al catálogo de cuentas, La balanza de comprobación debe identificar la información de impuestos, así como las distintas tasas y cuotas y las actividades por las que no se deba pagar el impuesto. 18
2. Pólizas contables Las pólizas requieren incluir la información que se solicita para la expedición de cheques, y el envío de transferencias electrónicas. Las pólizas contables requieren incluir la información del Comprobante Fiscal Digital (?). Verificar la identificación de los depósitos y retiros en las cuentas bancarias abiertas a nombre del contribuyente. Verificar existencia centros de costos distintos a la matriz, cuando se requiera. 19
3. Serequiere Definir política con respecto a la nueva obligación Posibles opciones: a. El dato del folio se graba en la póliza contable y el XML. Requiere modificar los módulos actuales (caro y difícil). b. El dato se graba sólo en la póliza XML. No requiere modificar los módulos actuales. Sólo se genera la rutina para efectos de la póliza en XML (póliza para efectos del SAT). c. El dato no se graba, se genera sólo en un reporte. No requiere modificar los módulos actuales, requiere análisis de los campos comunes en los módulos y programar el reporte respectivo (parece ser la más práctica). 20
4. Sugerencias empresas ya que cuentan con bóvedas fiscales para recibir CFDI s A) Posibles modificaciones en la parte del archivo de bóveda fiscal. Hacer obligatorio el archivo bóveda fiscal. Distinguir en la información de la bóveda fiscal el origen de la información: Cuentas por pagar, reposiciones de gastos, estados de cuenta digitales, recibos de nóminas digitales, etc. Buscar automatizar la lectura del campo del folio fiscal y su captura en cuentas por pagar. a. Hacerlo convirtiendo la información a Excel o XML (de ambos sistemas: bóveda fiscal y CXPAGAR) y dejar la rutina automática de validación en este módulo. b. Hacerlo en el lenguaje del módulo de CXP, buscando que se lea la información de la Bóveda fiscal a través de un convertidor de lenguajes que haga compatibles los sistema. c. Cualquier otro que sugiera sistemas. 21
4. Sugerencias empresas que ya cuentan con bóvedas fiscales para recibir CFDI s B) Posibles modificaciones en la parte de los módulos del sistema informático. Definir en cuales pólizas se van a grabar el folio fiscal. Se Sugiere manejar un Reporte, con lo que se evita modificar el sistema contable Nota: puede ayudar mucho en esta decisión el conocer las reglas de negocio que se le dieron a sistemas. 22
4. Sugerencias empresas que ya cuentan con bóvedas fiscales para recibir CFDI s C) Ver que los distintos módulos se puedan vincular. Ejemplos: Cuentas por pagar con bancos Gastos con Bancos (reposiciones de gastos) Contabilidad con bancos Reposiciones de gastos con contabilidad Contabilidad con cuentas por pagar, etc. 23
TALLER DE CONTABILIDAD ELECTRONICA Comentarios anexo 24
Sistemas Administrativos
Enlace Con Bóveda Fiscal
Contabilidad en medios electrónicos Análisis Campos Comunes (vinculación) Sistemas Administrativos Número control interno Folio interno control factura (ejemplo: 4 últimos dígitos) IDU Cliente /proveedor Fecha operación Póliza contable Datos Cliente/proveedor IDU Cliente /proveedor RFC Nombre Contabilidad Póliza contable Bóveda Fiscal Folio Fiscal RFC Fecha operación más Tabla intermedia Módulo origen Folio Fiscal Fecha operación Folio interno control factura (p.e.: 4 últimos dígitos) Lector Electrónico y programas Conversión tablas
Qué es XML? extensible Markup Language Es un lenguaje que permite organizar datos o información mediante etiquetas. Crea archivos de texto, organizados con etiquetas que contienen información de manera estructurada. Permite la definición de un estándar para el manejo de información. Juan Mayo Pérez 35 1975 22 Biólogo Nombre Nombre Juan Apellido Pérez Fecha de nacimiento Año 1975 Mes Mayo Día 22 Edad 35 <?xml version="1.0"?> <cliente> <nombre>juan</nombre> <apellido>pérez</apellido> <año>1975</año> <mes>mayo</mes> <dia>22</dia> <edad>35</edad> </cliente> 28
Qué es el anexo 20 y como se refleja en la Factura Electrónica? Publicación en DOF Publicación en Internet Comprobante Base Regulado en el CFF, RCFF, LIVA y LISR Estructura Factura Electrónica Base Uso Comercial Información comercial que no es de interés fiscal para incluir información adicional propia de la operación de las empresas 1. Estados de Cuenta Instituciones financieras (Bancos) Monederos Electrónicos Catálogo AMECE-ANTAD. 2. Comprobantes emitidos por: Orden y Cuenta de Terceros Casas de Cambio IAP Donatarias Controles Volumétricos 3. Impuestos Locales 4. Prestador de Servicio de Generación y Envío Información Protegida con el Sello Digital 29
Contabilidad Electrónica Estructura XML Balanza de comprobación <Balanza Version= 1.0 RFC= XAXX010101000 TotalCtas= 170 Mes= 07 Ano= 2014 > </Balanza> <Ctas NumCta= 1100-000-00-00-00 SaldoIni= 55971887.88 Debe= 8596291.30 Haber= 5632735.62 SaldoFin= 58935443.56 > <Ctas NumCta= 1100-001-00-00-00 SaldoIni= 55969710.74 Debe= 8596280.48 Haber= 5632106.77 SaldoFin= 58933884.45 > <Ctas NumCta= 1100-002-00-00-00 SaldoIni= 2177.14 Debe= 10.82 Haber= 628.85 SaldoFin= 1559.11 > <Ctas NumCta= 1120-000-00-00-00 SaldoIni= 46021.65 Debe= 43567.95 Haber= 35311.08 SaldoFin= 54278.52 > <Ctas NumCta= 1120-001-00-00-00 SaldoIni= 15000.00 Debe= 0.00 Haber= 0.00 SaldoFin= 15000.00 >
Contabilidad Electrónica Estructura XML Pólizas <Polizas Version= 1.0 RFC= XAXX010101000 Mes= 07 Ano= 2014 > </Polizas> <Poliza Tipo= 1 Num= 123456 Fecha= 2014-07-01 Concepto= Concepto > </Poliza> <Transaccion NumCta= 2270-007-02-00-00 Concepto= ConceptoTra Debe= 0.00 Haber= 2595449.66 Moneda= MXP > </Transaccion> <Transferencia CtaOri= 419999999 BancoOri= 012 Monto= 2595449.66 CtaDest= 10000002134 BancoDest= 002 Fecha= 2014-07-01 Benef= Cia Beneficiaria RFC= XAXX020101000 /> <Comprobantes UUID_CFDI= 4A1B43E2-1183-4AD4-A3DE-C2DA7 Monto= 2595449.66 RFC= XAXX020101000 />
Contabilidad Electrónica Beneficios (Versión SAT) Reducción de plazos para concluir las auditorías. Papeles de trabajo semi-automatizados. Rubros específicos al revisar la contabilidad electrónica al momento deejercer las facultades de comprobación. Automatización de validación de saldo a favor confiables, disminuyendo la carga de trabajo manual y el plazo para la resolución de trámites.
Resumen y Conclusiones. Sueño o Pesadilla? Puntos relevantes nuevas reglas fiscales : a) La contabilidad de los contribuyentes deberá llevarse en forma obligatoria, en medios electrónicos. b) El sistema contable debe tener capacidad de generar archivos en formato XML: Catálogo de cuentas utilizado en el período. Balanza de comprobación. Información de pólizas generadas en el período. La obligación de generar estos archivos es vigente a partir del mes de enero de 2015. 33
Resumen y Conclusiones. c) El catálogo de cuentas deberá enviarse al SAT, por primera ocasión, a más tardar en el primer envío de la balanza de comprobación. d) Debe enviarse cada vez que se hagan modificaciones al mismo. e) La balanza de comprobación deberá enviarse en forma mensual al SAT f) La balanza del mes de enero (primer envío) se deberá enviar, a más tardar, el 3 de marzo de 2015. g) Las pólizas en formato XML sólo deberán enviarse cuando la autoridad ejerza sus facultades de comprobación y así se lo solicite al contribuyente. 34
Contabilidad en medios electrónicos Contenido anexo 24 A. Catálogo de cuentas utilizado en el período. B. Código agrupador de cuentas del SAT. C. Balanza de comprobación. D. Información de las pólizas del período. E. Información de los auxiliares de folios fiscales asignados a los comprobantes fiscales dentro de las pólizas. F. Información de los auxiliares de cuenta de nivel mayor y/o de la subcuenta de primer nivel. G. Sello digital de la contabilidad electrónica. H. Catálogo de monedas. I. Catálogo de bancos. J. Catálogo de métodos de pago.