Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia PROCESO ADMINISTRATIVO Administración Este material de autoestudio fue creado en el año 2013 para la Facultad de Estudios a Distancia de la Escuela de Ciencias Administrativas y Económicas y ha sido autorizada su publicación por el (los) autor (es), en el Banco de Objetos Institucional de la Universidad Pedagógica y Tecnológica de Colombia. $ BY SONIA JANNETH LIMAS SUÁREZ sjlimas@gmail.com V. 1.2
UNIVERSIDAD PEDAGÓGICA Y TECNOLÓGICA DE COLOMBIA FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y ECONÓMICAS Profesora: SONIA JANNETH LIMAS SUÁREZ Área: Administración PROCESO ADMINISTRATIVO
COMPETENCIAS A DESARROLLAR: Utilizar el concepto de Proceso Administrativo para cualquier empresa. Relacionar la importancia del proceso administrativo en las empresas. Demostrar el empleo del proceso administrativo en las empresas. Aplicar el proceso administrativo en cualquier organización.
Concepto PROCESO ADMINISTRATIVO Es el conjunto de fases o etapas secuenciales e interdependientes, que se interrelacionan y constituyen un proceso sistemático, elemental para desarrollar una actividad o lograr un objetivo, denominado proceso administrativo.
Etapas El proceso administrativo se aplica a empresas de toda índole (tamaño, sector, área geográfica, etc.). Las etapas del proceso administrativo son: planeación, organización, dirección y control. El desempeño de estas etapas en su conjunto, constituye el llamado proceso administrativo, como se observa a continuación: Fuente: Elaboración propia
Como proceso Se considera proceso, porque no se puede desarrollar la organización, si no se ha establecido la planeación; no se puede dirigir, si anteriormente no se han planificado y organizado las actividades, y así sucesivamente. CONEXIÓN DE LAS ETAPAS: PLANEACIÓN, ORGANIZACIÓN, DIRECCIÓN Y CONTROL Cuando se consideran aisladamente los elementos de Planificación, Organización, Dirección y Control, son sólo funciones administrativas (significa las actividades que los administradores realizan). Cuando se consideran estos cuatro elementos: Planificar, Organizar, Dirigir y Controlar, en un enfoque global de interacción para alcanzar objetivos, forman el Proceso Administrativo. Fuente: Elaboración propia a partir de información tomada de (Chiavenato, 2004)
Importancia Manejar eficiente y eficazmente una organización. El proceso administrativo es una herramienta que permite: Visualizar mejor el funcionamiento de una empresa. Obtener mejores resultados y una gestión más favorable dentro de la empresa. El uso racional de recursos para el logro de objetivos. Tomar mejores decisiones. Implementar mejores prácticas y herramientas de gestión. Fuente: Elaboración propia
Finalidad El proceso Administrativo está diseñado para administrar dirigir una organización, para su buen funcionamiento. El proceso Administrativo fue creado para administrar empresas; fue tanto su éxito, que actualmente es utilizado en todo tipo de organizaciones, a nivel mundial.
Estructura del Proceso Administrativo DIAGNÓSTICO EMPRESARIAL FILOSOFÍA EMPRESARIAL: Misión, Visión, Valores, Políticas DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES DEPARTAMENTALIZACIÓN OBJETIVOS JERARQUIZACIÓN ESTRATEGIAS PLAN DE ACCIÓN PLANEACIÓN ORGANIZACIÓN GRADO DE AUTORIDAD Y RESPONSABILIDAD PROCESO ADMINISTRATIVO ESTADOS FINANCIEROS CONTROL DIRECCIÓN LIDERAZGO AUDITORÍAS MOTIVACIÓN EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO PRESUPUESTO SISTEMAS DE INFORMACIÓN MANEJO DE CONFLICTOS TRABAJO EN EQUIPO COMUNICACIÓN Fuente: Elaboración propia
Descripción de la etapas del PA El proceso administrativo, es imposible dividirlo; sin embargo, con el propósito de estudiar, comprender y aplicarlo mejor, es necesario separar las funciones que comprende: Planeación: Proceso que consiste en formular el plan de actividades de la empresa. En este, se definen los objetivos, se establecen las estrategias para alcanzarlos y se formula el plan de acción adecuado para lograrlos. Los planes, son el resultado del proceso de planeación y pueden definirse como diseños o esquemas detallados de lo que habrá de hacerse en el futuro, y las especificaciones necesarias para realizarlos. En una empresa, existen diferentes tipos y niveles de planes; todos ellos interrelacionados. Estos son de tres tipos: estratégicos, tácticos y operacionales» (Limas Suárez, 2012; pág. 241).
Descripción de la etapas del PA Organización: Proceso que consiste en asignar las actividades a desarrollar, de una forma estructurada entre las personas, que conforman la empresa, con el fin de lograr lo planeado. En esta etapa se determinan funciones, se produce la división del trabajo, lo que permite la agrupación de actividades en departamentos, el establecimiento de niveles jerárquicos: la delimitación de autoridad y responsabilidad; la definición de actividades asignadas a los puestos, entre otras» (Münch Galindo, 2010; pág. 45). El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa; este muestra las relaciones entre empleados (cargos) y unidades administrativas (departamentos), los niveles jerárquicos, el grado de autoridad y responsabilidad dentro de ésta.
Descripción de la etapas del PA Dirección: Proceso que consiste en la orientación, guía y motivación de las personas de la organización, en el desarrollo de las actividades, con el propósito de conseguir lo planeado. Es la influencia que ejerce el gerente sobre los empleados, en el desarrollo de las funciones de éstos dentro de la empresa, con el fin de orientarlos y conducirlos al logro de los objetivos planeados. Comprende el desarrollo de las siguientes habilidades: Capacidad de liderazgo Motivación del personal Comunicación Manejo de conflictos Trabajo en equipo.
Descripción de la etapas del PA Control: Proceso que consiste en verificar que las actividades realizadas, se ajusten a las planificadas. Permite identificar desviaciones y poder tomar medidas correctivas apropiadas (retroalimentación de actividades en función de lo planeado) para el logro de objetivos. Existen tres tipos de control, para evitar problemas o equivocaciones en la empresa: CONTROL PREVENTIVO: consiste en evitar los problemas antes de desarrollar las actividades que se planean. CONTROL CONCURRENTE: se realiza durante la ejecución de las actividades. CONTROL CORRECTIVO O DE RETROALIMENTACIÓN: se realiza sobre actividades o procesos ya ejecutados.
Descripción de la etapas del PA Fuente: Adaptado de (Tocchetti, 2004) Algunas herramientas de control son: los estados financieros, el presupuesto, la evaluación de desempeño, los sistemas de información, las auditorias (externa, interna y operativa). La auditoria operativa implica: el control de producción, el control de calidad, el control de inventarios, el control de procesos y procedimiento, etc.
FUENTES CONSULTADAS Anzola Rojas, Servulo. Curso Básico de Administración de Empresas. Bogotá. Colombia : Editorial McGraw Hill, 2000. Bernal Torres, Cesar. Introducción a la Administración de las Organizaciones. Editorial PEARSON. Primera Edición 2.007 Chiavenato, Idalberto. Introducción a la Teoría General de la Administración. Santa Fé de Bogotá. Colombia : Editorial McGraw Hill, 2004. Hernández y Rodríguez, Sergio. Introducción a la Administración. Teoría general administrativa: origen, evolución y vanguardia. Cuarta Edición. México : Editorial McGraw Hill, 2006. Limas Suárez, Sonia Janneth. Marketing Empresarial. Dirección como estrategia competitiva. Primera Edición. Bogotá. Colombia: Editorial Ediciones de la U, 2012.
FUENTES CONSULTADAS Münch Galindo, Lourdes. Fundamentos de administración. México : Editorial Trillas, 2010. Ramírez Cardona, Carlos. Fundamentos de Administración. Bogotá D.C. Colombia: Editorial Ecoe Ediciones, 2007. Ospina Montoya, Norberto. Administración Fundamentos. Primera Edición. Bogotá. Colombia : Editorial Ediciones de la U, 2010. Tocchetti, Yanina. El control en el proceso Administrativo. Facultad de Ciencias Económicas. Universidad Nacional de la Patagonia San Juan Bosco. Argentina. Anuario 2004. [En línea] [Citado el: 27 de abril de 2011.] http://www.economicasunp.edu.ar/06- publicaciones/informacion/anuario04/tocchetti2004.pdf
ACTIVIDAD DE DE APRENDIZAJE De acuerdo al tema estudiado: En grupos de trabajo, realizar una visita a una Empresa de su localidad o entorno; entrevistar al Gerente sobre el proceso administrativo de su organización. Presentar informe escrito que contenga: Importancia del proceso administrativo para esa empresa y desarrollan los ciclos del proceso administrativo. la forma como se Instrucciones de Entrega: Formato de entrega: El nombre del archivo tendrá el siguiente formato: Apellido_Nombre_Proceso_Administrativo Plazo máximo de entrega: De acuerdo con lo estipulado en el cronograma del curso.