Las no conformidades potenciales se pueden identificar de diversas fuentes, entre otras:

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Martín Cáceres Navarro
hace 8 años
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1 OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN, MONITOREO Y EVALUACIÓN GRUPO DE TRABAJO DE GESTIÓN INTEGRAL Y SOSTENIBILIDAD AMBIENTAL GUÍAS DE IMPLEMENTACIÓN, MANTENIMIENTO Y MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN INTEGRAL Nota inicial: Este documento es de carácter netamente informativo y orientativo, no se constituye como un procedimiento de obligatorio cumplimiento para la Entidad. Los usuarios directos de este documento son los profesionales del Grupo de Gestión Integral y Sostenibilidad Ambiental, quienes emplean estas pautas para orientar y asesorar las dependencias, también puede ser usado como referente bibliográfico por otras personas o entidades. Cítese como: Departamento para la Prosperidad Social República de Colombia, Guías de implementación, mantenimiento y mejora del sistema de gestión integral (Directrices para hacer formulación y evaluación de acciones preventivas) G-DEST-GISA-GFAP-001-V1 1. Introducción Las acciones preventivas son herramientas muy valiosas en la mejora del desempeño de la Entidad, por cuanto logran evitar la aparición de problemas de manera oportuna y por lo tanto incrementar la capacidad de cumplir con los objetivos institucionales. Esta guía pretende afianzar los conceptos de acción preventiva, con la finalidad de potencializar su uso en la Entidad. 2. Definiciones Importantes Acción Preventiva.- Acción o conjunto de acciones que eliminan la causa de un problema que aún no ha sucedido. La acción preventiva previene la aparición de un problema. Acción Correctiva.- Acción o conjunto de acciones que eliminan la causa de un problema real o existente. La acción correctiva previene la re-aparición de un problema. Fíjese que en esta definición y en la anterior se emplean los términos prevenir pero en contextos diferentes. Causa.- Para el contexto que estamos abordando en esta Guía, Causa se refiere a motivo o razón real por el cual se produce o podría producir un problema. Las causas deben ser controlables por la Entidad y no deben nunca ser expresadas como justificaciones, excusas o culpables. Eficacia.- Lograr los propósitos definidos. En este orden de ideas, se considera eficaz una acción correctiva cuando el problema detectado no se ha vuelto a presentar; una acción preventiva es eficaz cuando el problema finalmente no se presenta.

Los usuarios directos de este documento son los profesionales del Grupo de Gestión Integral y Sostenibilidad Ambiental, quienes emplean estas pautas para orientar y asesorar las dependencias, también

2 3. FORMULACIÓN DE ACCIONES PREVENTIVAS Las acciones preventivas se formulan la siguiente manera: 3.1. Identificación de la no conformidad potencial Las no conformidades potenciales se pueden identificar de diversas fuentes, entre otras: a) Análisis de tendencias de resultados de indicadores Realmente la utilidad de un Indicador no es el resultado puntual obtenido sino el análisis de la tendencia de los resultados en el tiempo, cuando se logra visualizar una tendencia desfavorable de los resultados es posible determinar que en el futuro habrá un incumplimiento, allí se detectan no conformidades o problemas potenciales. Si suponemos que en la gráfica siguiente se esquematiza el valor de las tasas de desempleo en una región en estudio y que el valor máximo ideal fuera el 11%, un ejemplo sería: No conformidad Potencial: Mediante el análisis del indicador de desempleo en la región norte del departamento de Ricaurte, se puede observar que los niveles máximos de desempleo se podrían llegar a tener antes de culminar el primer semestre del primer año, lo cual podría afectar la capacidad de cumplir con los objetivos de reducción de la pobreza en la región. b) Análisis de cambios en reglamentación o normatividad Cuando la Entidad conoce de proyectos de ley, decretos, resoluciones que pudieran afectar las actividades y el desempeño de un Programa de la Entidad o de cualquiera de las actividades de la función administrativa propia de la Entidad o que pueda intervenir sobre los objetivos de la Entidad,

la utilidad de un Indicador no es el resultado puntual obtenido sino el análisis de la tendencia de los resultados en el tiempo, cuando se logra visualizar una tendencia desfavorable de los

3 se deberían analizar los posibles efectos o impactos sobre la Entidad y sus objetivos y formular alguno o algunos problemas potenciales. Ejemplo: El literal 9 del capítulo de Medidas de Promoción del artículo 8 de la Ley Estatutaria 1622 de establece la obligación para el Estado de 9. Diseñar e implementar una política integral de inclusión, reconocimiento y promoción de la ciudadanía juvenil en el ámbito rural, con enfoque diferencial., por lo cual se podrían ver modificados los programas de la Entidad donde se incluye la atención a jóvenes. c) Cambios internos o externos Cuando se conocieran cambios al interior de la Entidad (nueva sede, modificaciones locativas, cambios de personal, cambios de tecnologías, etc) o cambios externos (cambios en entidades con las cuales interactuamos), se debería analizar el impacto de estos cambios y los posibles problemas que podría traerle a la Entidad. Estos posibles problemas pudieran del orden operativo, de posibles daños ambientales o de afectación a la salud del personal de la Entidad o sus contratistas y operadores. d) Situaciones conocidas en la operación de la Entidad con efectos potenciales adversos A partir del análisis de situaciones cotidianas, es posible identificar posibles problemas operacionales, ambientales o de salud. En estos casos de debería analizar la necesidad de formular problemas potenciales. e) Es importante resaltar que en los mapas de riesgos, algunos de los eventos son no conformidades potenciales.

Diseñar e implementar una política integral de inclusión, reconocimiento y promoción de la ciudadanía juvenil en el ámbito rural, con enfoque diferencial.

4 3.2. Identificación de las Causas Como se ha mencionado, una no conformidad potencial puede tener múltiples causas, entre las cuales deben desecharse las excusas, justificaciones y culpables, dado que la experiencia muestra que ninguna de las tres resuelve el problema; adicionalmente deben seleccionarse causas controlables por la Entidad. Un buen método de análisis de causas es de los tres porqué, el cual responde secuencialmente, es decir, el segundo porqué se formula sobre la primera respuesta y el tercer porqué sobre la segunda respuesta. Ejemplo: No conformidad Potencial: Mediante el análisis del indicador de desempleo en la región norte del departamento de Ricaurte, se puede observar que los niveles máximos de desempleo se podrían llegar a tener antes de culminar el primer semestre del primer año, lo cual podría afectar la capacidad de cumplir con los objetivos de reducción de la pobreza en la región. Análisis de causas: Porqué (1)?: A pesar de tener población focalizada en diversos programas en la región, no se tiene un diseño integral de la estrategia de intervención institucional y la articulación con la oferta pública y privada relacionada con la inclusión social. Porqué (2)?: La entidad tiene debilidades de consolidación de información de los beneficiarios (ciudadanos socios) en sus propios programas y problemas de interoperabilidad con los sistemas de información con otras entidades. Porqué (3)?: No se dispone de un Sistema de Información Unificado de Beneficiarios de la Entidad. Por lo tanto, la causa raíz de la no conformidad potencial es No se dispone de un Sistema de Información Unificado de Beneficiarios de la Entidad Formulación de la Acción Preventiva La acción preventiva es aquella que resuelve la causa raíz identificada en el análisis anterior. En la formulación de una acción preventiva es fundamental que se indiquen los plazos de realización de las actividades que la conforman, así como los responsables de ejecutar tales actividades. En natural y necesario que en el desarrollo de una acción preventiva participen varias personas, por lo tanto esta determinación de tiempos y responsables debe ser concertada.

Un buen método de análisis de causas es de los tres porqué, el cual responde secuencialmente, es decir, el segundo porqué se formula sobre la primera respuesta y el tercer porqué sobre la segunda

5 Ejemplo: ACTIVIDAD RESPONSABLE PLAZO Elaboración de los Estudios Previos para el diseño e implementación de un Sistema Único de Información de Beneficiarios de la Entidad Elaboración del estudio de mercado y de viabilidad de contratación Concurso para la contratación Adjudicación, firma e inicio Ejecución, recibo y puesta en operación Liquidación 3.4. Aplicación de la Acción Preventiva Oficina de Sistemas Oficina de Contratación Oficina de Contratación Oficina de Contratación Contratista Supervisor Hasta 30 de junio del año en curso Hasta 30 de julio del año en curso Hasta 30 de agosto del año en curso Hasta 15 de septiembre del año en curso Hasta 30 de julio del año próximo Hasta 30 de noviembre del año próximo Sin demora injustificada, ajustado a la capacidad presupuestal de la Entidad, se debe dar aplicación a las actividades previstas en la acción preventiva Evaluación de la eficacia de la Acción Preventiva Al menos un (1) mes después de haber sido concluida la aplicación de la acción preventiva, se debe evaluar la realización efectiva de las acciones planteadas; y al menos tres (3) meses después de aplicadas las acciones preventivas se debe evaluar si el problema o no conformidad potenciales determinados se presentaron, si el problema se presentó se considera ineficaz la acción preventiva y se debe iniciar el proceso mediante la herramienta de acción correctiva; si por el contrario, la no conformidad potencial se evitó, se declara eficaz y se guarda como parte del Sistema de Gestión del Conocimiento de la Entidad.

Aplicación de la Acción Preventiva Oficina de Sistemas Oficina de Contratación Oficina de Contratación Oficina de Contratación Contratista Supervisor Hasta 30 de junio del año en curso Hasta 30 de

6 Otras referencias: Capítulo de las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009 Capítulo de las normas ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007 Bogotá D.C., junio de

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