MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA (SIGUE) Versión 2.0 UDEC 2007-07-20 MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 1/15
Elaborado por: Lic. Carlos Alberto Valenzuela Guerrero / Director de Servicios Escolares La presente edición, Versión 2.0, fue publicada para su uso el 2007-07 - 20. APROBACIÓN DE ESTE MANUAL: Fecha: 2007-07 - 20 Aprobación y Revisión: Lic. Emilio Malpica Chauvet / Vicerrector Historia Versión Fecha V 1.0 2004-08-10 V 2.0 2007-07-20 Ajustes Cambio el prologo del manual; así como algunas de las políticas que rigen la captura de calificaciones en línea. El procedimiento de captura cambio, y se actualizaron las pantallas de información. Se adiciona el nombre del personal involucrado en la captura de calificaciones, para su identificación por parte de los docentes. Está prohibida la reproducción parcial o total de este manual, en cualquier medio, a menos que exista una autorización por escrito de UDEC MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 2/15
Prólogo: Desde el año 2004, la Universidad Emilio Cárdenas utiliza un sistema de información para el control y resguardo de las bases de datos generadas en la administración escolar de la institución que responde a las expectativas y necesidades que la Dirección de Servicios Escolares detectó para el buen manejo de la información escolar de los alumnos. Dicho sistema de información de nombre SIGUE (Sistema Integral de Gestión Universitaria en Línea) contiene una serie de Módulos orientados a facilitar el manejo de información generada al interior de la universidad y que permita la plena integración de las áreas que la conforman. Uno de los Módulos contenidos en él SIGUE es el Escolar, que contiene toda la información necesaria para llevar a cabo un buen manejo de la administración escolar de la universidad y que a su vez, contiene un submódulo llamado Administración de Alumnos, con información referente al historial académico (calificaciones y status académico) de cada uno de los alumnos que hasta la fecha han cursado algún Plan de Estudios de los ofrecidos por la Universidad. La captura de calificaciones de los alumnos al fin de cada ciclo escolar es de vital importancia para que el sistema funcione adecuadamente, debido a que se encuentra relacionado directamente con el proceso de Reinscripción y su Control Estadístico, que mide el tiempo en que se llevan cada una de las actividades relacionadas con la reinscripción. Dicho proceso es de vital importancia para el Sistema de Gestión de Calidad, ya que es el que permite la entrada de uno de los principales insumos (alumnos) al Sistema; por lo que se encuentra relacionado con los Procesos de Administración, enseñanza y desarrollo del aprendizaje, Titulación y Obtención de Grado, Servicios Escolares y Servicio Social de los alumnos. Lo anterior, llevó a incluir en él SIGUE un submódulo para la captura de calificaciones de los alumnos por parte de los docentes que imparten cátedra en la universidad; siendo está captura totalmente en línea (Internet). De esta manera, surge la idea de crear un manual que contenga todos los elementos necesarios para que el docente pueda realizar la captura de calificaciones en línea y poner en marcha en su totalidad él SIGUE. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 3/15
INDICE Conceptos Pág. I. PRÓLOGO 3 II. III. IV. OBJETIVO GENERAL Y ESPECÍFICOS POLÍTICAS PARA EL REGISTRO DE CALIFICACIONES EN LÍNEA PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 5 6 8 V. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA CAPTURA DE CALIFICACIONES 15 MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 4/15
II. OBJETIVOS GENERAL Y ESPECÍFÍCOS Objetivo General: Contar con un documento que permita conocer las medidas, normas y procedimientos que faciliten la captura de calificaciones por parte del docente UDEC en línea. Objetivos específicos: 1. Identificar las principales medidas de seguridad para realizar la captura de calificaciones en línea. 2. Permitir a los responsables de la captura de calificaciones en línea, contar con un documento que facilite su actividad. 3. Asegurar la confidencialidad de la información contenida en el historial académico de los alumnos. 4. Dar a conocer el procedimiento de captura de calificaciones en línea, paso a paso, para evitar errores y confusiones al momento de llevar a cabo la actividad. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 5/15
III. POLÍTICAS PARA EL REGISTRO DE CALIFICACIONES EN LÍNEA Las siguientes políticas y normas deberán de ser aplicadas para resguardar de manera correcta la captura de calificaciones de los alumnos en él SIGUE. Cualquier violación a las mismas será informada por parte de la Dirección de Servicios Escolares a Rectoría, Vicerrectoría y la Dirección General Académica; siendo está última quien tome las medidas necesarias para la aplicación correcta de las mismas. 1. Será responsabilidad de la Dirección de Servicios Escolares el entregar en forma oportuna las actas de calificaciones (documentos escritos) de exámenes parciales u ordinarios al área académica para su entrega a los docentes. 2. La Dirección de Servicios Escolares será la responsable de verificar que las calificaciones y asistencias de los alumnos sean capturadas de forma correcta en él SIGUE; teniendo la atribución de modificar los registros en caso de error de captura. 3. En caso de encontrar un error de captura, la Dirección de Servicios Escolares será responsable de realizar un listado de correcciones de calificaciones; con el objeto de identificar aquellos docentes que no hayan realizado el proceso de captura en línea de forma adecuada. 4. La Dirección de Servicios Escolares será la encargada de elaborar los calendarios para la captura de calificaciones en la Biblioteca Electrónica y laboratorio de cómputo cinco; los cuales tendrán que ser respetados por los docentes y tomados como guía para verificar el periodo en el cual se debe de llevar a cabo el registro de calificaciones en línea. 5. El docente será responsable del llenado de las actas de calificaciones electrónicas en él SIGUE; de acuerdo a lo estipulado en el presente manual y el Reglamento General de UDEC en su Título IV Derechos y Obligaciones del Personal Docente Contractualmente Comprometido en el Artículo 6, Inciso l) que expresa lo siguiente: Asentar las calificaciones definitivas en las actas de examen, en el Sistema Integral de Gestión Universitaria en Línea (SIGUE) y entregarlas precisamente en las fechas preestablecidas. 6. Será responsabilidad del docente salvaguardar de manera correcta su password para ingresar al SIGUE a capturar las calificaciones. Cualquier uso malintencionado del mismo, será sancionado de acuerdo a lo previsto en el Reglamento General de UDEC. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 6/15
7. Las calificaciones capturadas en él SIGUE deberán de coincidir con las calificaciones reportadas por el docente en las actas de calificaciones entregadas por el área académica. 8. La captura de calificaciones deberá de realizarse en forma oportuna por parte del docente, como máximo una clase después de haber realizado el examen y llevar a cabo la revisión de calificación con el alumno. 9. Cualquier duda sobre la captura de calificaciones en línea será resuelta por la Dirección de Servicios Escolares, en el momento en que el docente presente la misma. 10. El área de Sistemas será la responsable de realizar los respaldos necesarios para salvaguardar la información contenida en él SIGUE, respecto al historial académico de los alumnos. 11. La Dirección de Servicios Escolares será responsable de salvaguardar dentro del Archivo Escolar las actas de calificaciones escritas que entreguen los docentes cada ciclo escolar y de verificar que cuenten con los requisitos especificados. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 7/15
IV. PROCEDIMIENTO DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA A continuación se describirán cada una de las actividades a realizar para capturar las calificaciones en él SIGUE. Cabe destacar, que este sistema se encuentra disponible por medio de Internet, por lo que los docentes podrán accesar al mismo a través de la biblioteca electrónica (situada en el edificio que alberga la biblioteca de la universidad y el Aula Magna IV), laboratorio de cómputo 5 (zona de aulas magnas), cualquier café Internet, computadora personal en casa o haciendo uso de la Zona Inalámbrica (Zi) que la universidad pone a disposición de la comunidad universitaria. 1. El acceso al portal es por medio de la siguiente dirección electrónica: http://profesor.udec.com.mx/ 2. Aparecerá la página que da entrada al portal, en donde se le pide su nombre de usuario y password. 3. El nombre del usuario y el password será su número de nómina asignado por la Coordinación Administrativa de Licenciatura o Posgrado, según sea el caso. Hacer click en Entrar. Ejemplo: Si el número de nómina fuera 3200, se procede a colocar el mismo número en el nombre de usuario y el password. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 8/15
4. Aparecerá una carpeta llamada Profesor que les dará acceso a diferente información docente. 5. Al seleccionar el menú materias, se desglosa una pantalla en donde aparecen los grupos que tiene asignados el docente en el ciclo escolar: MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 9/15
6. Se selecciona el campo con el nombre de Vínculos- en donde aparecen dos documentos: 7. Al seleccionar calificar aparece la siguiente pantalla: MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 10/15
8. Se procede a capturar las calificaciones del alumno, dependiendo del tipo de examen del que se trate (las calificaciones deberán de ser expresadas en números enteros). 9. De la misma manera, se deberán de capturar el número de asistencias por examen que tenga cada uno de los alumnos. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 11/15
10. Una vez que se han capturado las calificaciones y las asistencias por alumno, se deberá de hacer click en Editar ; con el fin de que el sistema realice el resguardo de las calificaciones asentadas. 11. El sistema nos envía de regreso a la pantalla anterior, con lo que se pone fin a la captura de calificaciones del primer parcial. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 12/15
12. La captura de calificaciones del examen final, se realiza de la misma manera descrita anteriormente. Cabe destacar que las calificaciones correspondientes al primer parcial quedan protegidas una vez que se hace click en Editar, lo que permite asegurar la captura de calificaciones. A continuación se desarrolla el ejemplo: MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 13/15
13. Una vez que se ha terminado con la captura de calificaciones por tipo de examen, se da clic a editar, y aparece de manera automática la calificación del curso del alumno (ordinario) y las asistencias totales del curso: Como se puede observar, las calificaciones ordinarias aparecen cerradas a números enteros, y estas deberán de ser las que sean colocadas en el acta de calificaciones ordinarias; así como las asistencias totales del ciclo. 14. Finalmente, se deberán de entregar el mismo día de la captura de calificaciones; las actas de calificaciones con la asistente se servicios escolares, con el fin de verificar que la información capturada en el sistema y en el acta de calificaciones coincida. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 14/15
V. PERSONAL INVOLUCRADO EN LA CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA NOMBRE PUESTO ACTIVIDAD OBSERVACIONES Lic. Carlos Director de Es responsable de Resguarda las Alberto Servicios controlar la actas de Valenzuela Escolares emisión de actas calificaciones en Guerrero de calificaciones; papel en el Archivo así como de Escolar. verificar el correcto registro de las calificaciones en el Sistema SIGUE. Ing. Juan Pérez Hernández C. Martha Verónica Herrera Rodríguez Lic. Mauricio González Bolaños Lic. Héctor Reyes Vertiz Jefe de Sistemas Responsable de resguardar la información de la bases de datos de historiales académicos en el SIGUE. Asistente Servicios Escolares Coordinadores Académicos Licenciatura Posgrado Docentes de de y Encargada de la verificación de actas de calificaciones en papel entregadas por los docentes y su correcto registro en él SIGUE. Encargados de la entrega oportuna de actas de calificaciones a los docentes. Responsables de la captura de calificaciones en línea de los alumnos. MANUAL DE CAPTURA DE CALIFICACIONES EN LÍNEA 2.0 Pág. 15/15