INSTITUTO NACIONAL DE ESTADISTICA E INFORMATICA Resolución Jefatural Nº 213-2001 INEI Lima, 16 de julio del 2001 CONSIDERANDO: Que, el inc. c) del Art. 105º del Decreto Supremo Nº 043-2001-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del INEI, precisa que, entre otros, constituyen recursos económicos del Instituto Nacional de Estadística e Informática los ingresos propios y el monto de las multas aplicadas por el INEI; Que, es necesario establecer los procedimientos para el planeamiento, registro, control y utilización de los ingresos propios en la Sede Central y Oficinas Departamentales de Estadística e Informática (ODEI s) del Instituto Nacional de Estadística e informática. Con la opinión favorable de la Secretaría General, de las Oficinas Técnicas de Planificación, Presupuesto y Cooperación Técnica, de Administración, de Estadísticas Departamentales, de Difusión, Escuela Nacional de Estadística e Informática y con la visación de la Oficina Técnica de Asesoría Jurídica; y, En uso de las atribuciones conferidas por el artículo 8º del Decreto Legislativo Nº604 Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática ; SE RESUELVE: Artículo 1º.- Aprobar la Directiva Nº 014-2001-INEI/OTA-OTED, Procedimientos para la Administración de Ingresos Propios siguientes: Artículo 2º.- Déjese sin efecto las Resoluciones Jefaturales - R.J. Nº 207-92-INEI, que aprueba la Directiva Nº 002-92-INEI/OTPP Normas para la Difusión de Actividades Instituciones en los medios de Comunicación Social - R.J. Nº 093-94-INEI, que aprueba la Directiva Nº 001-94-INEI/OTPP Programación y Distribución de Publicaciones Editadas por el INEI - R.J. Nº 444-93-INEI, que aprueba Directiva Nº 012-93-INEI/OTA Normas para el Registro de las Operaciones de Ventas de Publicaciones y otros Servicios que efectúan en la Sede Central y Oficinas Regionales y Departamentales del INEI y su cumplimiento tributario.
- R.J. Nº097-94-INEI, que aprueba la Directiva Nº 005-94-INEI/OTPP Normas sobre la Atención a las Comunicaciones en el INEI - R.J. Nº 248-94-INEI, que aprueba la Directiva Nº 012-94-INEI/DNERL Plan de ventas de Publicaciones e Información en Medios Magnéticos en las Oficinas Regionales y Departamentales del INEI - R.J. Nº 288-99-INEI, que aprueba el Instructivo Nº 003-99-INEI/OTA Procedimientos para la Captación y Control de los Ingresos Propios de las Oficinas Departamentales de Estadística e Informática del INEI REGISTRESE Y COMUNIQUESE.
DIRECTIVA Nº 014-2001-INEI/OTA/OTED PROCEDIMIENTOS PARA LA ADMINISTRACION DE INGRESOS PROPIOS I. OBJETIVO Establecer los procedimientos para el planeamiento, registro, control y utilización de los recursos directamente recaudados (ingresos propios) en la Sede Central y Oficinas Departamentales de Estadística e Informática (ODEI s) del Instituto Nacional de Estadística e informática. II. BASE LEGAL - Decreto Legislativo Nº 604, Ley de Organización y Funciones del Instituto Nacional de Estadística e Informática. - Decreto Supremo Nº 043-2001-PCM, Reglamento de Organización y Funciones del INEI. - Ley Nº 27209, Ley de Gestión Presupuestaria del Estado. - Normas Generales del Sistema de Tesorería. - Directivas Anuales de Tesorería, emitidas por la Dirección General del Tesoro Público, del Ministerio de Economía y Finanzas. - Leyes Anuales de Presupuesto del Sector Público. III. ALCANCE La presente norma, es de aplicación y cumplimiento por todos los órganos de la Sede Central y Oficinas Departamentales de Estadística e Informática (ODEI s) del INEI IV. DE LAS FUENTES Y DE LA PREVISION DE LA CAPTACION DE RECURSOS DIRECTAMENTE RECAUDADOS. De las Fuentes 4.1 Son fuentes de ingresos propios las provenientes de: a) La venta de productos y servicios b) Los servicios de capacitación y desarrollo de eventos en general c) Las multas que aplique por incumplimiento en la entrega de la información estadística. 4.2 Son Unidades Captadoras las dependencias siguientes:
a) La Oficina Técnica de Difusión (OTD), a través de la Oficina de Ventas y de la Biblioteca b) La Escuela Nacional de Estadística e Informática (ENEI) c) Las Oficinas Departamentales de Estadística e Informática (ODEIs) 4.3 La Oficina Técnica de Administración (OTA), a través de la Unidad de Pagaduría de la Oficina Ejecutiva de Administración Financiera (OEAF) centraliza la captación de recursos que se efectúen en la Sede Central. De la Previsión de la Captación de Recursos Propios por la Venta de Bienes y Servicios 4.4 La OTD propondrá a la Alta Dirección, dentro de los 60 días anteriores al ejercicio fiscal siguiente la Política Anual de Difusión, para su aprobación mediante Resolución Jefatural. 4.5 La OTD formulará el Plan Semestral de Difusión del INEI, el mismo que contendrá las previsiones de captación y los costos estimados que implican la generación de estos ingresos por la venta de productos y servicios. El citado Plan será presentado a la OTPP y OTA dentro de los 30 días anteriores al inicio del semestre siguiente. El Plan podrá ser ajustado trimestralmente, hasta 20 días antes del inicio del trimestre siguiente. 4.6 La OTD, a través de la OTED, deberá concordar con las ODEIs sus Planes Departamentales para la formulación del Plan Anual de Difusión del INEI. 4.7 Las previsiones de captación de recursos propios por la venta de productos y servicios y así como el costeo, serán evaluados y aprobados en el Comité Económico Financiero que se convoque antes de inicio del trimestre correspondiente. De la Previsión de la Captación de Recursos Propios por Eventos de Capacitación 4.8 La Escuela Nacional de Estadística e Informática (ENEI) propondrá la Política Anual de Capacitación a la Alta Dirección, dentro de los 60 días anteriores al ejercicio fiscal siguiente, para su aprobación mediante Resolución Jefatural. 4.9 La ENEI formulará el Plan Semestral de Capacitación, el mismo que contendrá las previsiones de captación y los costos estimados que implican la generación de estos recursos propios por los servicios de capacitación y desarrollo de eventos en general, el mismo que será presentado a la OTPP y OTA dentro de los 30 días anteriores al inicio del semestre siguiente. Para tal efecto, a través de la OTED, deberá concordar con las ODEIs sus Planes Departamentales. El Plan podrá ser ajustado trimestralmente, hasta 20 días antes de iniciado el trimestre siguiente.
4.10 Las previsiones de captación y costeo de recursos propios por la prestación de servicios de capacitación serán evaluados y aprobados en el Comité Económico Financiero que se convoque antes de iniciado el trimestre correspondiente. V. DEL REGISTRO Y CONTROL CONTABLE DE LOS INGRESOS PROPIOS. De los Libros Auxiliares 5.1 La Unidades Captadoras de ingresos propios (OTD, ENEI y ODEIs) deberán registrar los ingresos en efectivo y/o crédito en los siguientes libros: a) Libro Auxiliar de Ventas, en el cual se registran las ventas al contado y al crédito (anexo 02). b) Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar, en el cual se registrarán las ventas al crédito (anexo 03). 5.2 Adicionalmente las ODEIs deberán registrar los ingresos en efectivo y depósitos en el banco en el Libro Auxiliar Caja (anexo 01). Del Depósito de los Fondos y Registro 5.3 Los fondos de Ingresos Propios que se generan en las ODEIs por diversos conceptos, deberán depositarse en la Cuenta Corriente Bancaria de Ingresos Propios del INEI en un plazo no mayor de 24 horas ó día hábil siguiente de haberse recibido el efectivo, bajo responsabilidad del Director Departamental. Estos depósitos deben ser registrados en el Libro Auxiliar Caja. 5.4 Los fondos que se generan en la OTD y ENEI por diversos conceptos, deberán depositarse diariamente, al finalizar la jornada, en la Unidad de Pagaduría de la OEAF/OTA. Cuando la Unidad Captadora se ubique en locales diferentes al de la Sede Central, excepcionalmente para Lima Metropolitana, la OTA se encargará de recoger diariamente el monto recaudado. La responsabilidad del cumplimiento de su ejecución corresponde al Director Técnico de cada dependencia. 5.5 La Unidad de Pagaduría depositará estos ingresos en la Cuenta Corriente Bancaria de Ingresos Propios del INEI en un plazo no mayor de 24 horas de haberse recepcionado el efectivo, bajo responsabilidad del Director Técnico de Administración y del Tesorero. Dichos depósitos deberán ser registrados en el Libro Auxiliar Caja. De la Facturación y Registro
5.6 Toda venta o prestación de servicio que realice las Unidades Captadora obliga la emisión de facturas, si el contribuyente posee Registro Unico de Contribuyente (RUC) o boletas de ventas, en caso de que no lo tenga, de conformidad con lo prescrito en la Resolución de Superintendencia N 007-99-SUNAT Reglamento de Comprobantes de Pago. 5.7 Las facturas deberán considerar el número de RUC del cliente y consignar el IGV por separado, en base al precio total de ventas. Las boletas de Venta serán emitidas por valor total de la venta realizada. La emisión de facturas y boletas debe realizarse necesariamente en forma correlativa en cada unidad captadora, la misma que debe guardar relación con la fecha de emisión. Los datos deben consignarse nítida y claramente, sin borrones ni enmendaduras. 5.8 Las Unidades Captadoras deben registrar en forma correlativa en el Libro Auxiliar de Ventas, las facturas y/o boletas que se generan por las ventas efectuadas. 5.9 Las facturas y boletas de venta que contengan errores, enmendaduras, añadiduras u otros, serán anuladas y registradas como tal en el Libro Auxiliar de Ingresos. De las Ventas al Crédito 5.10 Las Facturas o Boletas de Venta emitidas al crédito, deben registrarse adicionalmente en Libro Auxiliar de Cuentas por Cobrar. 5.11 Las Unidades Captadoras, bajo responsabilidad deben consignar en cada documento (Contrato, Acuerdo, otros) los plazos y términos en los que se ha concertado la venta, así como efectuar el seguimiento de los mismos. La Unidades Captadoras podrán negociar con el usuario ampliaciones de plazos, de acuerdo a la política de cobranzas previstas por la OTD y la ENEI en coordinación con la OTA. De los informes a la OEAF-OTA 5.12 La Oficina Ejecutiva de Administración Financiera (OEAF) de la Oficina Técnica de Administración (OTA) tiene a su cargo el Registro de Ventas Oficial, que es elaborado en función de la información que remiten las Unidades Captadoras. Asimismo tiene a su cargo el registro de las operaciones contables derivadas de todas las ventas a nivel del INEI, el establecimiento del Impuesto General a las Ventas y el Crédito Fiscal, el mismo que determinará el impuesto resultante, o en su defecto, el saldo del Crédito Fiscal.
5.13 Para tal efecto las ODEIs, dentro de los primeros cinco (05) días del mes siguiente, remitirán a la OTA y a la OTED, por correo electrónico y mediante servicio postal los documentos siguientes: a) Una copia de los movimientos registrados en los Libros Auxiliares de: Caja, Ventas, y de Cuentas por Cobrar. En caso de no realizarse ninguna operación de venta remitirán los formatos precitados con la anotación SIN MOVIMIENTO. Estos libros deben estar actualizados y debidamente conciliados. b) Las boletas de depósito al banco c) Las copia de emisor facturas y boletas de venta emitidas en el mes concluido, inclusive las anuladas. d) Un resumen de los fondos recaudados por Rubro de Ingresos (anexo 05) 5.14 La ENEI y la OTD remitirán quincenalmente a la OEAF/OTA los reportes de Cuentas por Cobrar en Moneda Nacional y en Moneda Extranjera. VI. DEL REGISTRO Y CONTROL DE LAS EXISTENCIAS 6.1 Las Unidades Captadoras deben efectuar registro de los movimientos de ingreso y salida de las publicaciones, separatas, carnets, libros electrónicos y de todo producto pasible de venta, sean estos producidos en la Sede Central o en las ODEIs. Para tal efecto deberán aperturar Tarjetas de Control de Existencias (Anexo 05) por cada producto. 6.2 Las ODEIs, dentro de los primeros cinco (05) días del mes siguiente deben remitir a la OTD y ENEI, dependiendo del tipo del bien, un reporte sobre el stock en almacén de estos bienes a fin de que, de ser el caso, se puedan realizar ajustes a los Planes Nacionales de Difusión y Capacitación. Copia de estos informes deberán ser remitidos a la OTED y OTA. VII. DE LA UTILIZACIÓN DE LOS INGRESOS PROPIOS 7.1 Los ingresos propios serán ser utilizados para el mejoramiento de la producción estadística, el mejoramiento de la infraestructura, entre otros, tanto de la Sede Central como de las Oficinas Departamentales. 7.2 Los Ingresos Propios generados por las ODEIs revertirán a cada ODEI, de acuerdo al porcentaje siguiente: a) 100% por los recursos generados totalmente en la ODEI, de deducidos los costos incurridos, siempre y cuando estos provengan de metas presupuestales diferentes a las que administra la ODEI. b) 50% por recursos generados por la venta de productos provenientes de la Sede Central.
7.3 Para la utilización de ingresos propios, las ODEIs deberán realizar las gestiones siguientes: a) Remitir a la OTED, dentro de los primeros 5 días de cada mes, su solicitud de gasto por partidas específicas debidamente sustentadas, al cual deberán anexar un informe de las captaciones de ingresos. Asimismo deberán precisar los costos incurridos, cuando estos hayan sido financiados por metas presupuestales diferentes a las que administra la ODEI. b) La OTED en coordinación con la OTPP y OTA, aprobarán y gestionarán estos requerimientos. De ser necesario, se modificará el Presupuesto por esta fuente y se gestionará el calendario de compromisos correspondiente. c) En caso de que en la utilización de recursos a nivel departamental se haya previsto la adquisición de bienes muebles (patrimoniales), la OTA deberá considerar estos conceptos en su Plan de Adquisiciones. d) Bajo responsabilidad, la OTED, OTA y OTPP deberán realizar las acciones correspondientes que permitan a las ODEIs disponer de los fondos solicitados, dentro de los 10 días del mes siguiente, siempre y cuando las ODEIs hayan cumplido con la remisión de la información en los plazos previstos en el inciso 6.12. 7.4 La distribución del saldo de ingresos propios será aprobada por el Comité Económico Financiero a solicitud de las DDTT/NN. VIII. DISPOSICIONES COMPLEMENTARIAS De las Responsabilidades 8.1 Los Directores Técnicos de la OTED, OTPPCT, OTA OTD y los Directores Departamentales son responsables de cumplir y hacer cumplir la presente Directiva. 8.2 El Director Departamental es responsable de la rendición de cuentas en los plazos previstos en la Directiva de Rendiciones de Cuenta vigente. 8.3 Las DDT/NN son responsables de proveer la información en los términos y plazos que la OTD y la ENEI soliciten para elaborar los Planes Anuales de Difusión y de Capacitación. 8.4 La Oficina Técnica de Inspectoría Interna, velará por el cumplimiento de las disposiciones contenidas en la presente Directiva. De las Sanciones
8.5 El incumplimiento de los plazos previstos en la presente Directiva, conlleva la aplicación de las amonestaciones y sanciones establecidas en el Decreto Legislativo Nº 276 Ley de Bases de la Carrera Administrativa y su Reglamento aprobado por D.S. Nº 005-90 PCM. IX. DISPOSICIONES TRANSITORIAS 9.1 La OTD y la ENEI propondrán a más tardar el 30 de junio del año 2001, la Política correspondiente al año 2001, de Difusión y de Capacitación, respectivamente, para su aprobación mediante Resolución Jefatural. 9.2 La OTD y la ENEI formularán el Plan Nacional de Difusión y el Plan Nacional de Capacitación respectivamente, del periodo julio setiembre, hasta el 15 día de julio del año 2001. 9.3 El tratamiento de las multas que aplique el INEI por incumplimiento en la entrega de la información estadística, será reglamentada por una Directiva específica, dentro de los 30 días de aprobada la presente directiva.
ANEXO Nº 1 LIBRO AUXILIAR CAJA Fuente de Financiamiento:... Recursos Directamente Recaudados Mes :... Documento Concepto Tipo de Cambio $ Clase A Fecha Debe Haber Saldo Nº Factura Nº Bol. Vent Otros B C D E F G NOMENCLATURA : A. Registro de Facturas, Boletas de Venta u otros. B. Fecha en que se emite la Boleta C. Consignar la operación o transacción realizada en efectivo. D. Tipo de Cambio del Día ($) E. Registrar el importe de los Ingresos en Efectivo F. Registrar el importe de las Salidas en Efectivo G. Consignar el importe de Saldo (E-F)
ANEXO Nº 2 LIBRO AUXILIAR DE REGISTRO DE VENTAS Fuente de Financiamiento: Recursos Directamente Recaudados Nº Factura Documento Valor Venta Clase (1) Fecha Emisión Cliente o Tipo de I.G.V. Total Fecha R. U. C. Razón Social Producto Servicio Cambio S/. Cancelación Nº Bol. Vent Otros (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) NOMENCLATURA : (1). Clase de Documento : Nº Factura, Boleta de Venta y/o otros (2). Fecha en que se emite la Boleta o Factura (3). Fecha en que se cancela la Boleta o Factura (4). R.U.C. Del Cliente (5). Nombre del Cliente o razón social (6). Se consignara el valor de la venta del Bien (Libro, Revista, Folleto, CD, Diskett, etc.) (7). Se consignara el valor del Servicio (Fotocopia, Biblioteca, Curso, etc.) (8). Se consignara el Tipo de Cambio del Dia. (9). Se consignara el importe del Impuesto General a las Ventas. (10). Se consignara el monto del Valor de la Venta más el IGV.
ANEXO Nº 3 LIBRO AUXILIAR DE CUENTAS POR COBRAR Fuente de Financiamiento:... Recursos Directamente Recaudados Mes :... Documento Tipo de Movimientos Clase (1) Fecha Cliente o Razón Social Cambio $ Debe Haber Saldo Nº Factura Nº Bol. Vent Otros (2) (3) (4) (5) (6) (7) NOMENCLATURA : (1). Indicar el Nº de Factura, Boleta de Venta u otros (2). Fecha en que se emite el documento (3). Indicar el nombre del Cliente (4). Registrar el Tipo de Cambio (5). Registrar el importe de la cuenta por cobrar (6). Registrar el importe de la cancelación (7). Consignar el importe del saldo
ANEXO Nº 4 RESUMEN DE LOS FONDOS RECAUDADOS POR RUBRO DE INGRESOS Mes :... Oficinas Departamentales :... V E N T A D E B I E N E S Venta de Servicios (B) Procedencia del (A) Producto y/o Servicio Nº ODEI Sede Central 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Total Nombre del Articulo Cantidad Publicidad C. D. Diskett Otros Cursos y/o Eventos Otros NOMENCLATURA : A. Consignar en forma correlativa los documentos B. Marcar con una "X" la procedencia del producto y/o servicio
Articulo :... Unidad de Medida :... Precio Unitario :... ANEXO Nº 5 CONTROL DE EXISTENCIAS M O V I M I E N T O Observaciones Fecha Entrada Salida Saldos Documento Cantidad Importe Cantidad Importe Cantidad Importe (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) NOMENCLATURA : Columna Nº1.- Fecha : La correspondiente al día, mes y año del movimiento. Columna Nº2.- Documento : Consignar el documento fuente que da origen al movimiento Columna Nº3.- Cantidad : Consignar el Nº de Unidades Fisicas del Bien ingresado al Almacén Columna Nº4.- Importe : Registrar el importe del Valor de Venta del Bien Columna Nº5.- Cantidad : Consignar la cantidad de bienes egresados Columna Nº6.- Importe : Consignar el importe correspondiente Columna Nº7.- Cantidad : Consignar la diferencia en términos de cantidades Columna Nº8.- Importe : Registrar la diferencia en términos monetarios Columna Nº9.- Importe : Registrar las posibles contingencias o apreciaciones que crea conveniente.