Hoja 1/8 ÍNDICE 1. Objetivo...2 2. Alcance...2 3. Definiciones...2 4. Directrices...3 5. Materialidad...7
Hoja 2/8 1. Objetivos 1. Establecer las directrices que deben orientar las prácticas de gestión y de relaciones de Klabin con sus stakeholders. 2. Orientar a los colaboradores para que adopten prácticas de compromiso en las relaciones con los diferentes stakeholders. 3. Crear, mantener y fortalecer vínculos de confianza inclusivos, éticos y mutuamente benéficos con sus stakeholders. 2. Alcance Todos los empleados, directos o indirectos, y demás aliados de Klabin deberán cumplir las directrices presentes en esta Política, siendo directamente responsables por su cumplimiento las áreas que se relacionan con los públicos mencionados y siendo responsable por su promoción la Gerencia de Gestión en Sostenibilidad. 3. Definicións Stakeholders Klabin valoriza la relación constante, transparente, ética y respetuosa con los diversos públicos con los que se relaciona, llamados de stakeholders. Ellos son: Prensa Inversones, accionistas e instituciones financieras Colaboradores directos e indirectos Gobierno Clientes Klabin Proveedores Comunidad Instituciones de enseñanza e investigación Entidades de clase y asociaciones del sector Sindicatos
Hoja 3/8 4. Directrices General Klabin cree que la relación con sus stakeholders es uno de los factores diferenciales que impulsa el crecimiento de los negocios. Al asumir esta posición, la empresa busca la promoción de resultados positivos en toda su esfera de influencia, a través de la adopción de una conducta ética, transparente y respetuosa, considerando sus directrices de promoción y preservación socio-ambientales como elementos continuamente presentes en sus diálogos. Por lo tanto, para todas las interacciones y acciones de compromiso con sus públicos de relaciones, Klabin sigue las directrices a continuación: 1. Cumplir el Código de Conducta Klabin, con el objeto de fortalecer los principios y valores establecidos; 2. Cumplir la Política de Sostenibilidad Klabin, con el objeto de fortalecer los principios ya expresados; 3. Priorizar la transparencia en sus decisiones y actividades; 4. Poner a disposición canales de comunicación que incentiven el intercambio de informaciones y opiniones que midan el grado de satisfacción de las diversas relaciones y rindan cuenta de cuestiones relevantes con herramientas adaptadas a las diferentes especificidades de cada público, con atención a los contextos locales; 5. Divulgar la página web www.klabin.com.br, en la que es posible tener acceso y bajar informes financieros y de sostenibilidad, boletines y artículos periodísticos, además de informaciones corporativas, como descripción de programas socio-ambientales, premios y certificaciones, productos fabricados, entre otros temas; 6. Divulgar el canal del Ombudsman para recibir reclamaciones, denuncias y sugerencias de todos los públicos, interno y externo, que se relacionan con la compañía; 7. Realizar consultas con sus principales stakeholders para la definición de temas materiales para conducir la gestión de Klabin, y en consecuencia el establecimiento de objetivos, metas, acciones e indicadores; 8. Aumentar la comprensión de Klabin sobre los efectos de sus decisiones y actividades con stakeholders específicos, buscando maximizar los impactos benéficos, así como minimizar los impactos negativos;
Hoja 4/8 9. Conciliar los conflictos de interés entre Klabin y sus stakeholders, considerando las expectativas envueltas en los diferentes contextos y situaciones; 10. Comprometer a los públicos de interés para el compromiso con el desarrollo sostenible, buscando cooperación para las cuestiones socio-ambientales; 11. Incentivar y promover la elaboración de resoluciones que privilegien formatos que favorezcan la co-creación, a partir de diferentes puntos de vista, pautadas por relaciones que traigan beneficios mutuos para Klabin y su stakeholder; 12. Ofrecer programas de visitas a las unidades industriales y forestales, proporcionando informaciones actualizadas sobre la compañía, teniendo como objetivo asegurar la transmisión de su posición como empresa líder, innovadora, próxima de la comunidad y enfocada en la sostenibilidad. Se medirá el nivel de satisfacción y entendimiento de las visitas; 13. Respetar y apoyar la libre asociación sindical y el derecho de negociación colectiva. 14. Combatir la explotación sexual, las prácticas de discriminación, el acoso moral y sexual, el trabajo infantil y forzado y apoyar las prácticas que promuevan la diversidad en toda su cadena de valor. Específicas Para atender las expectativas específicas de sus stakeholders, Klabin tiene acciones de relaciones y canales de comunicación directos con sus principales públicos, con los que debe mantener contacto permanente, crear y estrechar lazos y comprometerlos, conforme sigue. a) Inversores, accionistas e instituciones financieras: Página web (www.klabin.com.br/ri) con resultados económico-financieros, panel informativo a los accionistas, agenda de eventos, informaciones sobre gobernanza, así como la puesta a disposición del informe de sostenibilidad; E-mail (invest@klabin.com. br) y link en la página web (http://ri.klabin.com.br/static/ptb/faleri.asp?idioma=ptb) para comunicación con el área de relaciones con inversores para prestación de cuentas, feedbacks, dudas y negociaciones; Participación en conferencias y en reuniones de la Asociación de los Analistas y Profesionales de Inversión del Mercado de Capitales (Apimec), y realización de eventos de presentación de la compañía, llamados de road shows.
Hoja 5/8 b) Colaboradores directos e indirectos: 1. Puesta a disposición de canales informativos exclusivos para los colaboradores, con informaciones actualizadas sobre el desempeño de Klabin, programas y proyectos desarrollados, indicadores y metas; 2. Realización de encuestas de satisfacción de clima con colaboradores de todas las unidades de Klabin para identificación de puntos positivos y de necesidad de atención, y creación de planes de acción dirigidos a maximizar las oportunidades de mejora; 3. Realización de procesos de análisis de desempeño para el desarrollo de competencias y recibimiento de feedbacks. c) Clientes: 1. Promoción de eventos periódicos que posibiliten el compromiso y ampliación del conocimiento del cliente sobre los productos de Klabin, principalmente cuando hubiera alteraciones y/o nuevos productos, así como en los asuntos relacionados al mercado de papel y celulosa; 2. Divulgación transparente de los productos Klabin, dando prioridad a las informaciones relacionadas a la innovación y sostenibilidad que son el gran factor diferencial de la compañía; 3. Realización de encuesta de satisfacción; 4. Diálogo abierto con el objetivo de identificar posibles demandas que orienten el perfeccionamiento de prácticas y productos; 5. Diálogo constante por medio de herramienta dedicada a la atención personalizada (Klabin On-Line) d) Comunidades y Sociedad Búsqueda constante del entendimiento de los impactos causados por la operación y esfuerzos y acciones transparentes para su mitigación; 1. Respeto a las culturas, costumbres y valores de las comunidades locales; 2. Compromiso con el desarrollo local a partir del compromiso de la comunidad en: 2.1 iniciativas de generación o diversificación de ingresos que impulsen la economía local y disminuyan la dependencia económica de la comunidad con la empresa;
Hoja 6/8 2.2 programas de profesionalización de jóvenes; 2.3 programas de sensibilización y educación ambiental; 2.4 programas socio-educativos y culturales de complementación a la educación formal,para contribuir a la preservación y formación de valores locales; 3. Participación en eventos de la comunidad con el objetivo de reforzar la personalidad de la marca: innovación, tradición, sostenibilidad, liderazgo y proximidad. 4. Compromiso con la divulgación proactiva y transparente de cuestiones pertinentes relacionadas a su operación y su impacto en la dinámica social local. 5. Realización de programas socio-ambientales con el objetivo de compartir los valores de Klabin y difundir las mejores prácticas con enfoque en educación para la sostenibilidad; 6. Promoción de encuentros periódicos y mantenimiento de herramientas de diálogo específicas y accesibles a las comunidades, como buzones de sugerencias repartidos en locales públicos y teléfono de atención a la comunidad. e) Proveedores: 1. Adopción de criterios socio-ambientales para la calificación, contratación y retención de proveedores; 2. Capacitaciones presenciales para integrar a los proveedores a los valores y directrices exigidas por Klabin a sus aliados de negocios; 3. Realización de auditorías en proveedores considerados críticos o en casos de sospechas de no conformidad en relación a la adopción de los criterios socio-ambientales, tales como los principios contenidos en el Código de Conducta, en la Política de Sostenibilidad, en las Cláusulas Contractuales sobre Derechos Humanos o en la Política de Responsabilidad Social Contratación de Proveedores; 4. Cumplimiento de las obligaciones legales; 5. Puesta a disposición de un link en la página web de Klabin (http://www.klabin.com. br/pt-br/aklabin/fornecedores/) para el registro de nuevos proveedores, que serán evaluados y seleccionados por la empresa.
Hoja 7/8 f) Gobierno: 1. Colaboración con respeto a las leyes vigentes, suministro legítimo de informaciones y cumplimiento de las obligaciones de los contratos; 2. Participaciones en foros y comités sectoriales que actúan en la defensa de los intereses del sector de papel y celulosa, así como en la promoción del desarrollo socio-ambiental y económico del país; 3. Envolvimiento en la formulación de políticas públicas que ayuden a los gobiernos en la promoción y mantenimiento del bienestar social. g) Prensa Klabin debe mantener una relación permanente y transparente con la prensa, contribuyendo para la preservación de los intereses e imagen de la empresa y, al mismo tiempo, ayudar en la prestación de informaciones para los demás stakeholders. 5. Materialidad Klabin entiende que priorizar sus estrategias de negocio considerando las expectativas de sus stakeholders es fundamental para la construcción de un futuro perenne, responsable y pactado. De esta forma, cada dos años, o siempre que haya cambios significativos en las operaciones de la empresa como ampliaciones o reducciones de las operaciones, debe realizarse una consulta a stakeholders con los objetivos a continuación: 1. definir los temas relevantes en la percepción de los públicos estratégicos, internos y externos; 2. establecer directrices para la toma de decisión y para los proyectos de sostenibilidad realizados por Klabin; 3. definir indicadores de sostenibilidad que condigan con las especificidades y la realidad local de cada público prioritario; Al final de cada ciclo, los resultados y desdoblamientos de esa matriz de materialidad deben divulgarse a los stakeholders y demás públicos interesados.
Hoja 8/8 HOJA DE APROBACIÓN Elaborado por: Carine Kanbour Zaccaria Gerente de Gestión de Sostenibilidad y Comunicación Revisado por: José Aparecido Calsavara Gerente de Auditoría Aprobado por: Adriana Caruso Directora de Planificación Estratégica y Sostenibilidad. 27/06/2013