MANUAL DE USUARIO REGISTRO DE CONDUCTORES EN LA BASE DE DATOS REGIONAL DE (Transportistas Internacionales Terrestres) Versión 1 Dirección de Gestión Técnica Dirección General de Aduanas 2015
Pág: 2/22 TABLA DE CONTENIDOS MANUAL DE LA APLICACIÓN: Registro de Conductores SIECA MANUAL DE LA APLICACIÓN: Registro de Conductores SIECA... 2 I. Información del Documento... 3 II. Historia de revisión del documento... 3 III. Introducción... 3 IV. Objetivo... 3 V. Alcance... 4 VI. -Desarrollo de la guía... 4 A. Creación de Usuario y Clave para la empresa Transportista Internacional Terrestre... 4 B. Registro de un Conductor... 7 C. Envío del Registro de un conductor a la Base de Datos Regional de Transportistas administrado por SIECA.... 11 D. Modificación de Información de un conductor ya registrado.... 14 E. Consulta Estado de un Conductor... 19
Pág: 3/22 I. Información del Documento Nombre del Documento: Registro de Conductores en la Base de Datos Regional de Transportistas. (Transportistas Internacionales Terrestres) Módulo del sistema Consultas WEB Última modificación: Marzo, 2015 II. Historia de revisión del documento Fecha Elaborado por Descripción de los cambios 16/03/2015 Diana K. Valverde Versión 1 Monestel III. Introducción El presente documento, tiene como finalidad ser un instructivo que facilite y oriente a los Transportistas Internacionales Terrestres, en el registro de sus conductores, lo cual alimentará la base de datos regional de transportistas administrado por la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA). El registro de conductores de medios de transporte a nivel nacional, se transformará en una base de datos regional de conductores que hacen uso del régimen de Tránsito Aduanero Internacional terrestre, la cual se integrará a la plataforma regional de declaraciones de tránsito TIM por medio del nodo regional en la SIECA. La misma será utilizada por todos los países de la región centroamericana para validar el conductor declarado en la Declaración Única de Tránsito DUT. IV. Objetivo -Contar con un instructivo para las empresas transportistas internacionales terrestres, que les permita registrar sus conductores para el régimen de tránsito internacional.
Pág: 4/22 V. Alcance El presente documento está dirigido única y exclusivamente a aquellos transportistas categorizados como internacionales terrestres, con el propósito de que realicen el registro de los conductores que utilizarán en el tránsito internacional de mercancías vía terrestre. Este documento constituye una primera edición de una guía para el registro de conductores ante la Secretaría de Integración Económica Centroamericana (SIECA). VI. -Desarrollo de la guía A. Creación de Usuario y Clave para la empresa Transportista Internacional Terrestre. Para definir un usuario y clave para registrar sus conductores por parte de los Transportistas Aduaneros Internacionales Terrestres Autorizados, deben seguir los pasos que se detallan a continuación: 1. Ingresar en la WEB en Consultas Varias del DUA Web Externa, en el Menú Generales y en la casilla Registro Conductores SIECA:
Pág: 5/22 2. Ingresar en el icono denominado NUEVO USUARIO que se encuentra en la parte derecha superior de la pantalla como se muestra: 3. Una vez que se ingresa a Nuevo Usuario, el sistema desplegará la siguiente pantalla: 4. El transportista internacional terrestre, deberá completar los datos solicitados en dicha pantalla: Cédula Jurídica: Deberá indicar la cédula jurídica o física con la que está registrada la empresa transportista internacional terrestre. Nombre: Una vez ingresada la cédula jurídica o física, el sistema automáticamente desplegará el nombre de dicha empresa.
Pág: 6/22 Clave: El usuario que esté ingresando los datos, deberá indicar una clave de mínimo cuatro dígitos (únicamente deberán ingresarse números), la cual será de uso confidencial por la empresa de transporte. Únicamente se asignará una clave por empresa transportista internacional terrestre. Reingrese la clave: el usuario deberá redigitar la clave que ingresó previamente. Email: Se deberá indicar un correo electrónico habilitado de la empresa transportista. Dar clic en la opción agregar usuario. 5. Para finiquitar la habilitación de la clave, el representante legal vigente de la empresa transportista se deberá presentar al Departamento de Estadística y Registro con los siguientes documentos: Original y copia de la Personería Jurídica vigente. En caso de presentarse un apoderado debe presentar un poder que cumpla con los requisitos establecidos en las Directrices DIR -010-2009 de fecha 29 DE JUNIO DE 2009 y su adicción, DIRECTRIZ DIR-010-A-2009 de fecha 22 de julio de 2009 emitidas por la Dirección General de Aduanas. Original y copia de la cédula de identidad Física del representante legal, o dueño del código. Nota solicitando la validación del usuario y clave, ya realizada en la página WEB del Ministerio de Hacienda. 6. Cumplidos los requisitos anteriores el Departamento de Estadística y Registro activará el usuario en el sistema, quedando habilitado el transportista para realizar el registro de sus conductores.
Pág: 7/22 B. Registro de un Conductor. 1. Una vez activado por parte del Departamento de Estadística y Registro, el usuario y la contraseña, en la pantalla principal para el Registro Conductores SIECA, el usuario deberá ingresar el Usuario y la Clave y dar clic en el botón Login. 2. Una vez validado, para realizar el registro de un conductor, el usuario deberá dar clic en el ícono Ingresar :
Pág: 8/22 3. Se desplegará la siguiente pantalla, debiendo el transportista ingresar el código de transportista asignado a su empresa (Ejemplo: CR00104). 4. Una vez ingresado el código de Transportista, se desplegará la siguiente pantalla: Los iconos que se muestran tienen las siguientes funcionalidades: Ingresar: Permite hacer el registro de un nuevo conductor. Detalle: Permite realizar la consulta sobre los datos de un conductor ya registrado. Modificar: Sobre un conductor ya registrado, este ícono permite modificar ciertos datos en el registro de dicho conductor. Enviar a SIECA: Envía el registro de un conductor, a la Base de Datos Regional administrado por la SIECA. Cancelar: Este ícono devuelve al menú anterior. Enviar Modificaciones SIECA: Permite actualizar en la Base de Datos Regional administrado por la SIECA, las modificaciones que se realizaron sobre algún conductor previamente registrado.
Pág: 9/22 5. Para realizar el registro de un conductor, el usuario deberá dar clic en el botón Ingresar. Automáticamente el sistema desplegará la pantalla siguiente debiendo completar los datos requeridos: Código de Conductor: Código asignado automáticamente por el sistema al conductor, luego de la validación de datos. Primer Apellido: Se deberá indicar el primer apellido del conductor conforme la cédula de identidad física o de residencia. Segundo Apellido: Se deberá indicar el segundo apellido del conductor conforme los documentos de identidad que éste presente. Nombre: Indicar el nombre del conductor conforme los documentos de identidad que éste presente.
Pág: 10/22 Segundo Nombre: Se deberá indicar, si se tiene, el segundo nombre del conductor. Sexo: Indicar el género del conductor (masculino o femenino). Nacionalidad: Se deberá seleccionar de la lista, el país de nacimiento o de naturalización del conductor. País de Residencia: El código CR se muestra de forma automática por el sistema, siendo Costa Rica el país de residencia, el de dicho conductor. Tipo Documento Identificación: Se deberá seleccionar si corresponde a Cédula de Identidad o Cédula de Residencia. Identificación: Indicar el número del documento de identidad presentado por el conductor, sea número de cédula física o de residencia. País de Emisión de Identificación: El sistema asignará automáticamente el país CR. Licencia: Indicar el número de la licencia de conducir, conforme el documento que acredite tal condición. País de Emisión de Licencia: El sistema asignará de forma automática el código CR. Dirección Domiciliar: Se deberá indicar la dirección de residencia del conductor. Teléfono Móvil: Indicar el número de teléfono móvil donde se podrá localizar al conductor. Teléfono Fijo: Indicar el número de teléfono de línea fija donde se podrá localizar al conductor. Correo Electrónico: Se deberá indicar la Dirección de correo electrónico del conductor. Fecha de Autorización: Fecha asignada automáticamente por el sistema, en el momento en que realiza el registro del conductor en el sistema. Fecha de Inactivación: Fecha asignada automáticamente por el sistema, en el momento que se realiza la inactivación de un conductor. Código Transportista en SIECA: Indicado automáticamente por el sistema según el código de transportista que registra al conductor en la base de datos.
Pág: 11/22 Guardar: Luego de completar todos los datos de un conductor, se dará clic en el ícono Guardar, para salvar la información ya registrada de un conductor. Cancelar: Si no se desea guardar la información de un conductor, el botón cancelar devuelve al menú anterior. 6. Una vez completada la información del conductor que se desee agregar, deberá dar clic en el botón Guardar. C. Envío del Registro de un conductor a la Base de Datos Regional de Transportistas administrado por SIECA. 1. Una vez realizada la acción de guardar, el sistema mostrará la siguiente pantalla con la indicación N en la casilla denominada Enviado a SIECA, que indica que el registro del chofer no ha sido enviado a la SIECA.
Pág: 12/22 2. El usuario deberá seleccionar el conductor registrado y dar clic en el botón denominado Enviar a SIECA, a fin de agregar el conductor a la Base de Datos Regional. 3. Posterior a esta acción, el sistema mostrará la leyenda Enviado con Éxito a SIECA. Se mostrará además el Código de Conductor asignado por el sistema, siendo en el ejemplo el código: CR602800588
Pág: 13/22 4. Para consultar la información del conductor registrado, se debe seleccionar el conductor y dar clic en el botón Detalle. En la pantalla que se muestra a continuación, además de la información registrada anteriormente, el sistema muestra el código de conductor asignado y la fecha de autorización en la Base de Datos de SIECA. El botón cancelar, devuelve al menú anterior.
Pág: 14/22 D. Modificación de Información de un conductor ya registrado. El Transportista podrá modificar la información de un conductor que previamente registró en la Base de Datos, siguiendo los siguientes pasos: 1. En la Pantalla Conductores del Transportista, se deberá seleccionar el conductor que se desea modificar. Una vez seleccionado el conductor, se debe dar clic sobre el botón Modificar. 2. El sistema mostrará la siguiente pantalla:
Pág: 15/22 Los iconos que se muestran tienen las siguientes funcionalidades: Datos Generales: Permite realizar modificaciones sobre los siguientes campos: Primer Apellido, Segundo Apellido, Nombre, Segundo Nombre, Dirección Domiciliar, Teléfono Móvil, Teléfono Fijo, Correo Electrónico. En Cédula de Residencia: En conductores extranjeros, este ícono permite modificar el número de cédula de residencia asignada a dicho conductor. 3. Para modificar Datos Generales, deberá dar clic en el botón que así lo indica. Una vez realizadas las modificaciones que se realicen, se debe dar clic en el botón Guardar. 4. Para modificaciones En Cedula de residencia, se deberá seleccionar el conductor que se desee modificar y dar clic en el botón Modificar :
Pág: 16/22 5. El sistema mostrará la siguiente pantalla, debiendo el usuario seleccionar el botón Editar en En Cedula de Residencia. 6. Se deberá ingresar la nueva cédula de residencia como se detalla en las pantallas siguientes. Para guardar los cambios, se deberá dar clic en el botón Confirmar. El sistema le indicará que la modificación fue realizada de forma exitosa.
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Pág: 18/22 7. Generadas las modificaciones que se requieran, el usuario deberá dar clic sobre el conductor con la cédula ya modificada y dar clic al botón Enviar a SIECA, a efectos de actualizar la información en la base de datos regional. 8. La modificación del número de cédula de residencia, es entendido por el sistema como un nuevo registro en la base regional de conductores. El sistema indicará que se realizó la actualización en forma exitosa.
Pág: 19/22 E. Consulta Estado de un Conductor. 1. Ingresar en la WEB en Consultas Varias del DUA Web Externa, en el Menú Generales y en la casilla Registro Conductores SIECA: 2. En la pantalla se mostrará el texto Consulta de Estado de un Conductor, donde se deberá dar clic sobre el botón Consultar como se muestra a continuación. No es necesario ingresar un usuario y clave.
Pág: 20/22 3. Seleccionado el botón Consulta de Estado de un Conductor, el sistema mostrará la siguiente pantalla, con dos opciones de consulta, Consulta por Tipo y Número de Identificación y Consulta por Código del Conductor : 4. Seleccionando la Consulta por Tipo y Numero de Identificación, se mostrará la siguiente pantalla: Tipo de Identificación: El usuario deberá seleccionar física o residencia, según la información con la que cuente para consultar sobre un conductor en particular. Identificación: Deberá indicar la cédula con el formato numérico como se muestra al lado: 101110320.
Pág: 21/22 5. Ingresados los datos, se deberá dar clic en el botón Renovar, el sistema mostrará: el código del conductor, tipo y número de cédula, el estado del conductor siendo I inactivo o A activo, la fecha de autorización en la Base de Datos Regional y la fecha de inactivación en caso de que el conductor no se encuentre activo. Dar doble clic sobre el botón cerrar, devuelve al menú anterior. 6. Seleccionando la Consulta por Código del Conductor, se mostrará la siguiente pantalla, debiendo el usuario ingresar el código a consultar y dar clic en el botón Renovar.
Pág: 22/22 7. El sistema mostrará la información referente al código de conductor consultado, código, tipo y número de cédula, estado (siendo I inactivo o A activo), fecha de autorización (en la Base de Datos Regional) y fecha de inactivación en caso de que el conductor no se encuentre activo en la base de datos.