Espiñeira, Sheldon y Asociados No. 10-2008 *connectedthinking
Contenido Haga click en los enlaces para navegar a través del documento Haga click en los enlaces para llegar directamente a cada sección 4 La Inteligencia de Negocios ( Business Intelligence ) 4 De la Gestión de Información a la Gestión del Conocimiento 4 Inteligencia de Negocios - Definición 4 Por qué tener BI? 4 Cómo nos apoya BI? 4 Qué otros beneficios tiene un Sistema de BI? 4 Selección de indicadores y herramientas 4 El futuro y los retos de BI 4 Créditos / Suscribirse
La Inteligencia de Negocios ( Business Intelligence ) La raíz conceptual de la Inteligencia de Negocios puede relacionarse con el libro El Arte de la Guerra de Sun Tzu. En este libro, Sun Tzu indicaba que: para poder ser exitoso en la Guerra, se debe conocer completamente las fortalezas y debilidades de uno mismo, así como las del enemigo. El no saber alguna de ellas podría significar la derrota. Un concepto paralelo se puede aplicar en la actualidad a los negocios, en donde los retos que se presentan están relacionados con obtener los datos que sean necesarios, el diferenciar los patrones y darle significado a los datos (generación de la información), así como generar la respuesta que se deba dar ante la información obtenida. De la Gestión de Información a la Gestión del Conocimiento Previo al inicio de la Era de la Información a finales del siglo XX, los negocios siempre se preocuparon en conocer los datos que se manejaban en fuentes no automatizadas. Los negocios carecían en ese entonces de recursos de computación que les permitiera analizar los datos y principalmente tomaban las decisiones de negocio basados en la intuición. Con el inicio de la automatización, con una mayor cantidad de sistemas, los datos se hicieron más asequibles; sin embargo, su obtención continuó siendo un reto debido a carencia de tecnología para el intercambio de datos o por ser incompatibles los sistemas. El análisis de los datos se dificultaba y en ocasiones los reportes tardaban meses en producirse. Esos reportes permitían tomar decisiones, pero únicamente a largo plazo. Por ende, las decisiones tácticas de corto plazo aún se realizaban basadas en la intuición. Pero ahora, el concepto de Inteligencia de Negocios facilita la toma de decisiones a cualquier nivel (Estratégico, Táctico u Operativo), ya que permite desarrollar la posibilidad de extraer datos, analizarlos y generar reportes. Inclusive es posible realizar análisis cruzados y ejecutar búsquedas de datos rápidamente, para permitir un mejor análisis del rendimiento (performance) de un producto, individuo, departamento o compañía. Esto permite a la gerencia tener reportes que permitan verificar tendencias, realizar análisis y por supuesto apoyar la toma de decisiones.
Inteligencia de Negocios - Definición En 1989 Howard Dresner, un investigador de Gartner Group, popularizó el acrónimo de BI ( Business Intelligence o Inteligencia de Negocios), para indicar el conjunto de conceptos y métodos para mejorar la toma de decisiones en los negocios, utilizando sistemas de apoyo basados en hechos. Sin embargo, en la actualidad el concepto de BI incluye una amplia categoría de metodologías, aplicaciones y tecnologías que permiten reunir, acceder, transformar y analizar los datos, transacciones e información no estructurada (interna y externa), con el propósito de ayudar a los usuarios de una compañía a tomar mejores decisiones de negocio. Esto se puede lograr, bien sea mediante la explotación directa (consulta, reportes, etc.) o haciendo uso del análisis y conversión en conocimiento. Pero más allá de eso, BI también puede intervenir en todos los procesos de una compañía, actuando en las tareas y actividades de los empleados, creando nuevas actividades y nuevas habilidades, mejorando la comunicación entre departamentos e incrementando la capacidad de reacción de la compañía. Esta definición pretende abarcar y describir el ámbito integral del entorno BI, reflejado en la Figura N 1. Para visualizar la figura haga click en el icono. Pero para desarrollar una adecuada y efectiva BI, no es suficiente la utilización de metodologías y la implantación de tecnología de punta. También es importante que se posea un conocimiento profundo de todos los factores que afectan a una organización tanto interna como externamente. Estos factores incluyen a clientes, competidores, socios de negocio, ambiente económico y operaciones internas, lo que en su conjunto guía la toma de buenas y efectivas decisiones de negocio y que además permita ser el origen de ventajas competitivas muy fuertes. La utilización de BI permite convertir las decisiones, para finalmente transformarlas de ser un ejercicio intuitivo, a convertirse en decisiones conscientes y concluyentes, basadas en hechos.
Por qué tener BI? Hoy en día es importante que las organizaciones exploten los datos y la información existente, con el fin de convertirla en conocimiento que sirva de apoyo al proceso de toma de decisiones sobre el negocio. La utilización de la información para generar conocimiento, produce mejoras en los procesos de negocio y guían a las organizaciones a tener operaciones mucho más efectivas y en algunos casos optimizadas. Esto se logra ya que el acceso e interpretación de la información es un elemento diferenciador, productivo y rentable para todas las organizaciones. Una adecuada gestión del conocimiento garantiza el éxito dentro de un mercado competitivo. Cómo nos apoya BI? El contar con un esquema de BI en una organización permite, entre otras ventajas, las siguientes: - Disposición de la información correcta en el momento adecuado para la toma de decisiones. Con BI no es necesario solicitar a diferentes departamentos, con los consiguientes plazos de espera, la información que se requiere para tomar decisiones. La información está almacenada en un único lugar, y se puede extraer de manera sencilla y en tiempo real. - Provee la capacidad para evaluar distintos escenarios al mismo tiempo, con lo cual se pueden analizar diferentes situaciones que pudiesen afectar el negocio, y de esta manera poder adelantar las posibles decisiones estratégicas a tomar y hacer que una tendencia negativa se convierta en acciones positivas para la organización. - La información de calidad va mucho más allá de los reportes operacionales, ya que no solamente se puede consultar la información que genera una compañía en todo momento, sino que además se pueden definir indicadores que me permitan medir el desempeño del negocio. - Permite agrupar información de distintas áreas en un solo cuadro, lo cual es muy favorable para el cambio de políticas o reorientaciones de los planes establecidos. - Genera capacidad de reacción a situaciones imprevistas con un nivel de riesgo menor, ya que producto del análisis de escenarios, se tienen predefinidas las acciones a tomar en caso de ocurrir, lo cual permite a su vez analizar con anticipación el riesgo que se tendría al tomar dichas decisiones.
Cómo nos apoya BI? (continuación) - Capacidad de retroalimentar el conocimiento adquirido. Una de las características más importantes de BI incluye el hecho de mantener disponibles las decisiones tomadas y el impacto que sobre el negocio generó. Esto permite que el conocimiento organizacional se almacene y no sea necesario retransmitirlo directamente a las personas cuando ocupan un cargo diferente. Qué otros beneficios tiene un Sistema de BI? Los sistemas de BI asemejan a una refinería de datos. Para entender esta analogía, se debe pensar en una refinería de petróleo, la cual se ha diseñado para tener una materia prima (el petróleo crudo) y procesar una multiplicidad de productos como la gasolina, combustible para aviones y lubricantes. De la misma manera, un entorno de BI toma otra materia prima (datos) y la procesa en una gran variedad de productos de información, tal como se muestra en la Figura N 2. Para visualizar la figura haga click en el icono. Esto representa un ciclo que funciona de la siguiente manera: 1. De los datos a la información. Más concretamente, una herramienta de Datawarehouse extrae datos de múltiples transacciones o sistemas operacionales, integrándolos y almacenándolos. Por ejemplo, un Datawarehouse puede hacer coincidir y fusionar registros de clientes de cinco sistemas operacionales (por ejemplo: pedidos, servicios, ventas, embarques y programas de lealtad) en un único repositorio. Este proceso de integración y extracción de datos se convierte en un nuevo producto: Información. 2. De la información al conocimiento. Luego, los usuarios equipados con instrumentos de análisis (por ejemplo: consultas, presentación de informes y herramientas de minería de datos) acceden y analizan la información en el almacén de datos. Su análisis identifica tendencias,
Qué otros beneficios tiene un Sistema de BI? (continuación) patrones y excepciones. Las herramientas de análisis permiten a los usuarios convertir la información en conocimiento. 3. Del Conocimiento a las Reglas. Armados con esas ideas, los usuarios crean reglas sobre las tendencias y patrones descubiertos. Estas reglas pueden ser sencillas, tal como ordenar 50 nuevas unidades de inventario cada vez que cae por debajo de 25 unidades, o pueden ser previsiones, tales como saber qué sucede si. También puede definir proyecciones basadas en las tendencias del pasado e hipótesis de trabajo. O las reglas pueden ser muy complejas, generadas por algoritmos estadísticos o modelos de negocio. Por ejemplo, estadísticamente las reglas pueden configurar dinámicamente los precios en respuesta a las cambiantes condiciones del mercado, optimizando el transporte de mercancías, horarios de transporte de carga para un gran operador de red, o para determinar las mejores oportunidades de ventas cruzadas, utilizando modelos de respuesta de clientes. 4. De las Reglas a los planes de Acción. Los usuarios luego crean planes para aplicar las reglas. Por ejemplo, los comercializadores crean campañas para definir qué clientes y sobre cuáles de los distintos canales (por ejemplo, telemarketing o correo electrónico) ofrecer un determinado producto, de acuerdo con su análisis de los segmentos de clientes, los modelos que predicen cómo responderán los clientes a ofertas específicas y los resultados de anteriores campañas. Las reglas a su vez se convierten en conocimiento y en planes de acción. 5. Retroalimentación: Una vez que el plan se ejecuta, el ciclo se repite. Los sistemas operacionales de captura relacionados con clientes responden a las ofertas o planes y posteriores operaciones (las ventas). Estos datos se extraen del almacén de datos, son integrados con otros datos pertinentes y son analizados por parte de los usuarios que evalúan la eficacia de sus planes y en consecuencia pueden ser perfeccionados. El ciclo luego se repite.
Selección de indicadores y herramientas La selección de los indicadores y la herramienta más adecuada para implantar BI en una organización es uno de los aspectos más vitales de un proyecto de este tipo, y puede ser la diferencia entre un proyecto exitoso y un total fracaso. Esta selección debe estar en función de múltiples aspectos a considerar, tales como: - Qué información se necesita. Es importante no complicarse, sobre todo en un inicio, con indicadores y modelos complejos. Los indicadores selectivos, sencillos, admitidos por todos los usuarios, etc. son una buena fórmula en las primeras etapas de la BI. - Para qué se quiere la información. Bajo el concepto general apoyo a la toma de decisiones, se esconden múltiples necesidades particulares tales como contrastar que todo va bien, analizar diferentes aspectos de la evolución de la compañía, presentar la información de manera más intuitiva, comparar información en diferentes periodos, comparar resultados con previsiones, identificar comportamientos y evoluciones excepcionales, confirmar o descubrir tendencias e interrelaciones, necesidad de realizar análisis predictivos, entre otras. Sin embargo, todas ellas son necesidades parciales dentro del concepto general y eso debe ser considerado en todo momento. - A quién va dirigida. La organización en general, gestión, dirección, dirección estratégica, son algunas de las áreas finales a donde debe dirigirse el desarrollo de la BI. - Aspectos técnicos. Son importantes también los tiempos de respuesta, la integración, seguridad, aspectos funcionales tales como navegación, entorno gráfico y el esquema de funcionamiento de las herramientas. El funcionamiento de las herramientas se puede dividir en dos tipos: Los sistemas de BI tradicionales, que se apoyan en la creación de un Datawarehouse estructural, con el apoyo de Base de datos relacionales y la generación de Data Marts. Los sistemas de BI Correlacionales, que se apoyan en una Base de Datos Correlacional, almacenando los datos por valor e indexándolos totalmente. Estos tipos de sistemas, serán tratados a profundidad en un próximo boletín.
El futuro y los retos de BI Originariamente, los sistemas de información a la dirección aportaban información básicamente económico-financiera. Con la extensión de las herramientas de BI, este concepto ahora abarca todas las áreas funcionales de la compañía: recursos humanos, logística, calidad, comercial, marketing, entre otras. Sin embargo, en la actualidad, estas visiones funcionales han sido integradas por el concepto de CPM (Corporate Performance Management), que aporta información integral de la compañía, en todas sus áreas y a través de todos sus ciclos de gestión: planificación, operación y análisis de resultados, que no es más que una aplicación de las tecnologías de BI bajo un esquema uniforme. Entre los obstáculos tradicionales a la implantación de BI se encuentra la dificultad para calcular su retorno de Inversión ( Return Of Investment o ROI). La mayor parte de los beneficios producidos son intangibles, derivados de la mejora de la gestión de la compañía. En términos económicos, se evidencia una reducción de costos por incremento de la eficiencia de la infraestructura y un incremento de la productividad de los empleados derivado directamente de la disponibilidad de información. Sin embargo, estas magnitudes son difícilmente cuantificables, aunque diferentes fuentes las sitúan alrededor del 5% al 15%. Cualitativamente, los beneficios se derivan, obviamente, del incremento de la eficiencia en el proceso de toma de decisiones: mayor información, de mejor calidad, más fiable, compartida por toda la organización, menores tiempos de respuesta en su obtención, mejora de la comunicación en la compañía y creación de un lenguaje homogéneo. En las implantaciones de BI, hay que destacar la dificultad de integración con el resto de sistemas de la compañía y, sobre todo, la dificultad para conjugar las expectativas de los usuarios con las soluciones implementadas, por lo que los aspectos de definición conceptual y selección de plataforma, junto a la gestión del cambio en la implantación de los proyectos, adquieren un valor relevante. La experiencia dice que los factores puramente organizativos originan más de la mitad de los fracasos de proyectos de BI. Por todo ello, podemos identificar como factores críticos para el éxito de una estrategia de BI los siguientes: - Contar con apoyo e impulso desde la dirección general. - Considerar el diseño como factor relevante. - Seleccionar y disponer de una plataforma
El futuro y los retos de BI (cont.) tecnológica y de herramientas adecuadas. - Consensuar con los usuarios y manejar sus expectativas. - Contar con personal calificado, tanto en las fases de diseño, como de implantación. para realizar negocios, principalmente en ambientes cambiantes y altamente competitivos. BI es una herramienta que al hacer un uso adecuado de ella e integrándola a la organización permite inclusive llevarla a la optimización de sus procesos, con lo cual se generan beneficios a todo nivel, desde los empleados encargados de ejecutar las tareas, hasta los inversionistas que se preocupan por obtener los mayores retornos para su inversión. Sin lugar a dudas, la Inteligencia de Negocios o BI permite, mediante los conceptos y métodos que utiliza, la transformación de la información que una organización posee en conocimiento. Este conocimiento se transforma en actividades de Monitoreo, Análisis, Reporte y Predicción, las cuales permiten convertir a una organización de un ente estático a un ente mucho más flexible
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Figura N 1: Modelo integral de una solución de BI
Figura N 2: Un entorno de BI pensado como una refinería de datos