INFORME ANUAL DE EVALUACIÓN DEL CONTROL INTERNO CONTABLE CONTRALORIA MUNICIPAL DE ENVIGADO VIGENCIA 2011 El presente informe evalúa el desarrollo del control interno contable, teniendo como base para la evaluación los controles existentes en las actividades de identificación, clasificación, registro y ajuste que conforman la etapa de reconocimiento, así como las actividades de Elaboración de estados contables y demás informes, análisis e interpretación de la información de la etapa de revelación y las demás acciones de control que se hayan implementado en La Contraloria para el mejoramiento continuo del proceso contable. Para la elaboración de este informe se tomó como base la resolución 357 de 2008 emitida por la Contaduría General de la Nación, la cual establece el procedimiento de control interno contable y la forma en la cual se debe rendir el informe anual al ente de control. ALCANCE El presente informe corresponde al periodo comprendido entre el 1 de enero y el 31 de diciembre de 2011 y analiza el control interno contable de la Contraloría Municipal de Envigado. METODOLOGÍA Para la elaboración del Informe de Control Interno Contable se envío al Profesional Universitario Nº 1, responsable de la unidad Contabilidad, de acuerdo con la resolución Nº 076 del 21 de Junio de 2011 del ente de Control Fiscal, el cuestionario de calificación de control interno contable, con este insumo y las demás actividades realizadas durante la vigencia, la Oficina de Control Interno realizó una verificación de la información suministrada, dando como resultado una calificación y un concepto.
INFORME DE CONTROL INTERNO CONTABLE RESULTADOS DE LA APLICACIÓN DE LA ENCUESTA DE CONTROL INTERNO CONTABLE. En su globalidad el control interno contable tiene una calificación de 4.79 sobre 5 posible, la etapa de reconocimiento obtiene un puntaje de 4.78 y la de revelación de 4.83, en cuanto a otros elementos de control establecidos en la Contraloria Municipal se obtiene un puntaje de 4.75. Lo anterior, demuestra que el control interno contable tiene un adecuado grado de desarrollo, ubicándolo en el máximo rango de la escala de valoración. Anexo Nº 1: Evaluación Anual del Control Interno Contable Anexo Nº 2: Resultados consolidados de la encuesta A continuación se relaciona la escala de valoración, rangos de interpretación de las calificaciones o resultados obtenidos RANGO CRITERIO 1.0 2.0 INADECUADO 2.0 3.0 (no incluye 2.0) DEFICIENTE 3.0 4.0 (no incluye 3.0) SATISFACTORIO 4.0 5.0 (no incluye 4.0) ADECUADO
INFORME CUALITATIVO A. FORTALEZAS 1. ETAPA DE RECONOCIMIENTO 1.1 Identificación En cuanto a las actividades de identificación se tienen establecidos los siguientes controles: Interacción entre los procedimientos de presupuesto, contabilidad y tesorería los cuales se encuentran certificados bajo las normas técnicas de calidad ISO 9001:2008 y NTCGP1000:2004. Las Políticas y prácticas contables se tienen establecidos en el Proceso de Gestión Administrativa en su caracterización y en el Procedimiento Contable GF-P-002. Los bienes de la Contraloria Municipal se encuentran identificados de forma individualizada y se manejan a través del Sistema de Recursos Físicos. El Manual de funciones y responsabilidades de la unidad de tesorería y contabilidad se encuentra documentado siguiendo los parámetros legales y del Sistema de Gestión de Calidad de la Contraloria Municipal en la resolución 076 de junio de 2011 Se realizan conciliaciones periódicas entre La Unidad de Contabilidad y las demás áreas administrativas. 1.2 Clasificación En cuanto a las actividades relacionadas con la clasificación se tienen identificadas las siguientes fortalezas: Los funcionarios de la unidad de contabilidad reciben capacitación de acuerdo con las necesidades de capacitación y con el plan anual de capacitación de la Contraloria La Contraloria cuenta con el Sistema de Finanzas Plus para la administración de la información contable, el cual tiene incorporado los lineamientos y directrices del PGCP. La Unidad de Contabilidad realiza revisión periódica de saldos contables. La Contraloria constituyo mediante la resolución Nº 03 del 03 de enero de 2011, el manejo y destinación de la caja menor, la cual tiene definida claramente su uso y funcionamiento al interior de la entidad.
1.3 Registro y Ajuste En la actividad de registro y ajuste se identificaron las siguientes fortalezas: La Contraloria cuenta con libros de contabilidad debidamente registrados de acuerdo a lo establecido en el Plan General de Contabilidad Pública. El manejo del archivo de la Unidad de Contabilidad se realiza de acuerdo con los parámetros establecidos en el sistema de gestión de la Contraloría Municipal y de la normatividad vigente. Para el uso del Sistema de Finanzas Plus se cuenta con la parametrización y mantenimiento permanente por parte del área informatica del Municipio de Envigado y cada vez que hay actualizaciones de ley se hacen los respectivos cambios al software por parte del proveedor. La Contraloria cuenta con el servicio de backup de las bases de datos procedimiento que se encuentra establecido como política de seguridad en la Dirección de Informatica del Municipio de Envigado. 2. ETAPA DE REVELACIÓN 2.1 Elaboración de estados contables y demás informes Se tienen las siguientes fortalezas en la actividad de elaboración de estados contables: La unidad de Contabilidad presenta oportunamente los informes contables con las respectivas notas explicativas a la Contralora Municipal y al representante de la alta dirección en el comité de Dirección. La Contraloria presenta en la forma determinada, consolidada con el ente territorial y en el tiempo establecido los informes contables a los entes de control (Contaduría General de la Nación, Contraloría General de la República y otros), bajo los parámetros establecidos en la normatividad vigente 2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la información En cuanto al análisis, interpretación y comunicación de la información se identificaron las siguientes fortalezas: La Unidad de Contabilidad emite información permanente de los resultados de la medición de los indicadores financieros, los cuales son comunicados a la unidad de Control interno y esta a su vez los evalúa semestralmente en comité de dirección.
Los informes contables son acompañados de notas explicativas que permiten un mayor entendimiento a los usuarios de la información. La Contraloria dentro de las políticas contables adoptó la presentación oportuna de informes, las cuales se encuentran determinadas en el COLA de la entidad. 3. ACCIONES IMPLEMENTADAS Otras fortalezas identificadas son: En la elaboración del mapa de riesgos se incluyó dentro del proceso de Gestión Administrativa los posibles riesgos en la unidad de contabilidad, los cuales para la vigencia 2011 fueron revisados y mitigados. La Unidad de Contabilidad y Presupuesto están debidamente organizada y cuenta con manuales de procedimientos, manuales de funciones y responsabilidades. C. AVANCES Los avances obtenidos en materia de control interno contable se describen a continuación: La Unidad de Control Interno viene realizando una revisión mensual de las políticas de austeridad y eficiencia en el gasto público. La Auditoria General de la República el 27 de septiembre de 2011 para la vigencia 2010 en auditoria realizada a este ente de Control Fiscal emitió una opinión limpia y un concepto favorable. En el mes de noviembre de 2011, la entidad certificadora ICONTEC mantuvo la certificación en las normas ISO 9001:2008 y NTCGP 1000:2009, en las cuales se tiene incluido el Procedimiento Contable GF-P-002, el cual no presento no conformidades, ni acciones de mejora. La última medición realizada al proceso contable a través de sus indicadores, arrojó un resultado favorable con respecto a las metas propuestas D. RECOMENDACIONES La Oficina de Control Interno emite las siguientes recomendaciones: Se recomienda revisar y actualizar el procedimiento de forma anual como se tiene programado dentro del mismo y de acuerdo con los lineamientos establecidos en el Sistema de Gestión Integral de la Contraloria o cada vez que se presente un cambio en la normatividad.
Con el fin de asegurar que el mapa de riesgos sea una herramienta de gestión dentro del procedimiento contable, se recomienda su revisión y seguimiento, con el fin de asegurar que sea actualizado y pertinente a las necesidades de La Contraloria. ISABEL CRISTINA FERNANDEZ HERRERA Unidad de Control Interno NOTA: El contenido de este informe se enviará en línea a la Contaduría General de la Nación a través del aplicativo CHIP como entidad agregada del Municipio de Envigado, en las condiciones y términos señalados por la resolución 357 de 2008.