Servicio de Rentas Internas Departamento de Asistencia al Ciudadano Factura Electrónica Comercial Negociable Manual de usuario - Internet Departamento de Asistencia al Ciudadano Fecha de elaboración: 2016-12-09 Factura electrónica comercial negociable (versión 1.0.3)
Servicio de Rentas Internas Departamento de Asistencia al Ciudadano Información del Documento Resumen: Alcance: Audiencia: El presente manual tiene por objetivo brindar al usuario del sistema, una guía detallada del uso del mismo, para que conozca su funcionamiento, mostrando los elementos de la aplicación y su uso para la interacción. Este documento no muestra aspectos técnicos, ni resolución ante problemas inesperados que presente el sistema. Usuarios finales. Desarrolladores. Gerentes de Proyecto. Revisiones al Documento Versión Fecha de modificación Descripción 1.0.0 2016-02-16 Emisión inicial 1.0.1 2016-02-16 Actualización de documento 1.0.2 2016-12-09 Actualización de documento 1.0.3 2017-09-25 Actualización de documento Factura electrónica comercial negociable (versión 1.0.3)
Servicio de Rentas Internas Departamento de Asistencia al Ciudadano Tabla de Contenidos 1. INTRODUCCIÓN... 1 2. INGRESO AL SISTEMA... 1 2.1. ACCESO... 1 2.2. NOTIFICACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE... 2 2.3. CONFIRMACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE... 5 2.3.1. Aceptar la notificación de factura electrónica comercial negociable... 6 2.3.2. Rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable... 9 2.4. CONSULTA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS COMERCIALES NEGOCIABLES... 9 2.5. CONSULTA ESTADO DE NOTIFICACIÓN MASIVA DE FACTURAS ELECTRÓNICAS COMERCIALES NEGOCIABLES...10 3. CONSULTA DE VALIDEZ DE FACTURAS ELECTRÓNICAS COMERCIALES NEGOCIABLES Y RECUPERACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN IMPRESA (RIDE)...11 3.1. VALIDEZ DE COMPROBANTES ELECTRÓNICOS...11 3.2. RECUPERACIÓN DE LA REPRESENTACIÓN IMPRESA (RIDE) DE LA FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE....13 3.3. EJEMPLO DE FACTURA ELECTRÓNICA COMERCIAL NEGOCIABLE (INCLUYE FIRMAS Y RESPUESTA POR PARTE DEL SRI)...18 Factura electrónica comercial negociable (versión 1.0.3)
1. Introducción El presente documento describe la funcionalidad de aplicación de facturas que se encuentren autorizados por el Servicio de Rentas Internas bajo modalidad electrónica, como facturas comerciales negociables; esta funcionalidad incluye los siguientes procesos: Notificación de factura electrónica comercial negociable por parte del emisor. Confirmación de factura electrónica comercial negociable por parte del receptor. Consulta de facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas. 2. Ingreso al sistema 2.1. Acceso Para acceder a la funcionalidad de factura electrónica comercial negociable, debe ingresar al portal web institucional www.sri.gob.ec, seleccionar la opción Servicios en línea. Figura 2.1.1: Página principal de acceso a servicios en línea del Servicio de Rentas Internas Una vez desplegada la pantalla de la figura 2.1.1, se debe ingresar el número de identificación (Cédula o Número de RUC), CI adicional (si fuera el caso), y, la contraseña. Se desplegará la pantalla presentada en la figura 2.1.2. 1
Figura 2.1.2: Página de inicio Para acceder a la funcionalidad de facturas electrónicas comerciales negociables (para los ambientes de producción o pruebas), debemos seguir las opciones de menú principal que se encuentra en la parte izquierda del sitio: Figura 2.1.3: Menú de acceso 1
Accediendo a la opción de facturas electrónicas comerciales negociables, se presentará la pantalla de la figura 2.1.4. Figura 2.1.4: Menú de acceso 2.2. Notificación de factura electrónica comercial negociable Esta opción le permite al contribuyente emisor, notificar al receptor ya sea de manera individual o masiva, la factura electrónica autorizada por el Servicio de Rentas Internas para que a través de su aceptación pueda ser negociada en el mercado de valores. Para notificar la factura como comercial negociable, deberá ingresar los siguientes datos: Clave de acceso: Código generado por el emisor de cuarenta y nueve (49) caracteres numéricos. Número de autorización: Número generado por el Servicio de Rentas Internas al momento de autorizar el comprobante. Identificación del receptor: Se refiere a la cédula de identidad, número de RUC o pasaporte del receptor del comprobante autorizado. Fecha de autorización: Fecha en la cual fue autorizado el comprobante electrónico, con formato dd/mm/yyyy (Ej. 15/02/2016). Correo electrónico receptor: Se refiere a la dirección de correo electrónico del receptor. Figura 2.2.1: Solicitud de notificación de factura electrónica comercial negociable 2
Una vez ingresado los valores relacionados a la factura electrónica, se presenta la siguiente pantalla con los datos para verificación: Figura 2.2.2: Confirmación de información 3
Una vez que se haya verificado la información ingresada, se debe presionar el botón Enviar. Se presentará una alerta de confirmación de factura electrónica comercial negociable. Figura 2.2.3: Alerta de confirmación de información Al presionar el botón Cancelar, se presenta la pantalla de la figura 2.2.2, en la cual se puede corregir o ingresar nueva información relacionada a un comprobante electrónico autorizado. Al presionar el botón Aceptar, se procesará la información ingresada y se enviará la notificación de factura electrónica comercial negociable. En caso de que se presente algún inconveniente, se presentará el respectivo mensaje de error. Si la información ingresada es correcta, se enviará una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, indicando que ha enviado una notificación de factura electrónica comercial negociable. Adicionalmente, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al receptor, en la cual se solicita que confirme o rechace la notificación de factura electrónica comercial negociable. 4
Figura 2.2.4: Buzón del contribuyente En esta instancia, el comprobante electrónico se encuentra en el Listado de notificaciones pendientes de confirmación. Es importante aclarar que la factura electrónica en ningún momento pierde su validez tributaria; es decir continúa con su estado de AUTORIZADO. El contribuyente receptor es el responsable de la confirmación de la notificación. 2.3. Confirmación de factura electrónica comercial negociable Esta opción le permite al receptor, aceptar o rechazar las notificaciones de facturas electrónicas comerciales negociables. Al seleccionar esta opción, se presenta la pantalla de la figura 2.3.1, en donde se presenta la información tabulada de todas las facturas electrónicas comerciales negociables pendientes de la confirmación. Figura 2.3.1: Listado de facturas electrónicas pendientes de confirmación La información presentada en columnas corresponde a: Notificación: Corresponde a un número secuencial generado automáticamente para la notificación de factura electrónica comercial negociable. 5
Emisor: Corresponde al número de RUC y Razón Social del Contribuyente emisor de la factura electrónica comercial negociable. Factura: Corresponde al número secuencial de la factura electrónica comercial negociable con quince (15) dígitos. Clave de Acceso y Número de Autorización: Corresponde a la clave de acceso y número de autorización de la factura electrónica comercial negociable. Fecha de notificación: Corresponde a la fecha de generación de la notificación de factura electrónica comercial negociable por parte del emisor. Acción: En esta columna, se presentan las opciones de Aceptar o Rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable. En la parte inferior del reporte, en la figura 2.3.2 se presenta un organizador que permite el desplazamiento rápido entre los grupos de información del listado de notificaciones pendientes de confirmación. Figura 2.3.2: Paginador 2.3.1. Aceptar la notificación de factura electrónica comercial negociable Esta opción le permite al receptor, Aceptar la notificación de factura electrónica comercial negociable. Al seleccionar la opción Aceptar, se presentará el mensaje de confirmación de la figura 2.3.1.1, donde se solicita el registro del valor negociable de la factura descontando las retenciones efectuadas y el registro de la fecha de pago, al presionar el botón Agregar se podrá incorporar fechas adicionales para el pago; una vez ingresada la información deberá dar click en el botón Siguiente, donde se desplegará la aceptación del acuerdo de responsabilidad de uso de la firma electrónica del receptor. Figura 2.3.1.1: Proceso de Solicitud de Confirmación 6
Figura 2.3.1.2: Proceso de Solicitud de Confirmación Al dar click en Siguiente aparece la siguiente pantalla para el registro de la firma electrónica: Figura 2.3.1.3: Proceso de Solicitud de Confirmación Figura 2.3.1.4: Alerta de confirmación de aceptación a la notificación de factura electrónica comercial negociable 7
Al presionar el botón Aceptar, se procesará la información ingresada y se generará la aceptación a la notificación de factura electrónica comercial negociable. En caso de que se presente algún inconveniente, se presentará el respectivo mensaje de error. Al presionar el botón Regresar, se cerrará el mensaje del cuadro de dialogo y no se procesará la información. Se enviará una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, indicando que su notificación ha sido contestada. De igual manera, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al receptor, indicando que ha contestado la notificación de factura electrónica comercial negociable. 8
2.3.2. Rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable Esta opción le permite al receptor, Rechazar la notificación de factura electrónica comercial negociable. Al seleccionar la opción Rechazar, se presentará el mensaje de conformación de la figura 2.3.2. Figura 2.3.2.1: Alerta de confirmación de rechazo a la solicitud de factura electrónica comercial negociable Al presionar el botón Cancelar, se cerrará el mensaje del cuadro de diálogo y no se procesará la información. Al presionar el botón Aceptar, se procesará la información ingresada y se generará el rechazo a la notificación de factura electrónica comercial negociable. En caso de que se presente algún inconveniente, se presentará el respectivo mensaje de error. Se enviará una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al emisor, indicando que su notificación ha sido contestada. De igual manera, se envía una notificación electrónica al buzón del contribuyente y un mensaje por correo electrónico al receptor, indicando que ha contestado la notificación de factura electrónica comercial negociable. 2.4. Consulta de facturas electrónicas comerciales negociables Esta opción permite desplegar la información de las facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas. La figura 2.4.1 muestra la información de las facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas. 9
Figura 2.4.1: Facturas electrónicas comerciales negociables emitidas y recibidas En la parte inferior de cada reporte, en la figura 2.4.2 se presenta un organizador que permite el desplazamiento rápido entre los grupos (el grupo se conforma de 10 registros) de información de comprobantes electrónicos anulados. Figura 2.4.2: Paginación 2.5. Consulta Estado de Notificación Masiva de Facturas Electrónicas Comerciales Negociables Esta opción permite desplegar la información de las facturas electrónicas comerciales negociables que se encuentran pendientes de notificar masivamente. Figura 2.5.1: Consulta de Factura Electrónica Comercial Negociable 10
3. Consulta de validez de facturas electrónicas comerciales negociables y recuperación de la representación impresa (RIDE) 3.1. Validez de comprobantes electrónicos Opción que permite consultar la validez de comprobantes electrónicos. La figura 3.1.1 muestra el menú para consultar la validez de las facturas electrónicas comerciales negociables. Figura 3.1.1: Menú Consultas Una vez seleccionado el menú Consultas, se desplegará un listado de opciones donde se deberá escoger Validez de Comprobantes Electrónicos. La figura 3.1.2 muestra la opción para consultar la validez de facturas electrónicas comerciales negociables. Figura 3.1.2: Opción Validez de Comprobantes Electrónicos 11
Inicialmente se presenta la pantalla de búsqueda, con los siguientes parámetros* de consulta: Clave de acceso Número de autorización Archivo Figura 3.1.3: Pantalla de ingreso de parámetros de consulta * Consideración: Los parámetros son mutuamente excluyentes. Se debe presionar el botón Buscar para obtener los resultados de la consulta: Si en la búsqueda no se obtuvo datos se presenta el siguiente mensaje: Caso contrario se muestra los datos de la consulta: Figura 3.1.4: Listado de comprobantes autorizados 12
Cuando una factura electrónica ha sido aceptada como comercial negociable por parte del receptor, en el listado de comprobantes autorizados se muestra el tipo de comprobante como Factura Comercial Negociable, tal como se muestra en la figura 3.1.4. Para consultar el detalle de una factura se debe seleccionar en el tipo de comprobante, se desplegará la información como lo indica la figura 3.1.5, donde también se podrá identificar si la factura electrónica tiene carácter de comercial negociable. Figura 3.1.5: Detalle del comprobante 3.2. Recuperación de la representación impresa (Ride) de la factura electrónica comercial negociable La opción Recuperación de Comprobantes Electrónicos Autorizados, permite recuperar el listado de comprobantes electrónicos autorizados y la representación impresa de los comprobantes electrónicos autorizados; entre ellos de la factura electrónica comercial negociable. Inicialmente se presenta la pantalla de búsqueda, con los siguientes parámetros de consulta: 13
Ruc/Cédula/Pasaporte Clave de Acceso Nro. Autorización Fecha de Emisión (dd/mm/aaaa) Origen emisión (emitidos o recibidos por el contribuyente) Estado Autorización Tipo de comprobante (por defecto Todos) Establecimiento (por defecto Todos) Punto de emisión Figura 3.2.1: Pantalla de parámetros de consulta Una vez ingresados correctamente los parámetros para la consulta, al presionar el botón Buscar se generará un listado con la información de los comprobantes electrónicos emitidos y autorizados. Para recuperar la representación impresa de un comprobante electrónico (Ride), deberá presionar en el ícono correspondiente, como se muestra en la figura 3.2.1. 14
Figura 3.2.2: Listado de comprobantes emitidos autorizados Al seleccionar el ícono RIDE, se desplegará un mensaje indicando si desea abrir o guardar el archivo: A continuación se muestra un ejemplo de la representación impresa de la factura electrónica comercial negociable, figura 3.2.3: 15
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Figura 3.2.3: Representación impresa de una factura electrónica comercial negociable 17
3.3. Ejemplo de factura electrónica comercial negociable (incluye firmas y respuesta por parte del SRI) <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <autorizacion id="factura_comercial_negociable"> <estado>autorizado</estado> <numeroautorizacion>1109201701176001321000120465000000000531234567819</numeroautorizacion> <fechaautorizacion>2017-09-11t14:02:39-05:00</fechaautorizacion> <ambiente>producción</ambiente> <detalleconfirmacion> <textocompromiso> <![CDATA[ "Debo(emos) y pagaré(emos) incondicional e irrevocablemente en el plazo señalado en la presente Factura, en el lugar que se reconvenga, a la orden del emisor, la suma establecida que en este acto acepto: $. 200.00 ( **DOSCIENTOS 00/100 DÓLARES DE LOS ESTADOS UNIDOS DE AMÉRICA). En el caso de que la presente Factura Comercial Negociable contenga vencimientos sucesivos, me obligo al pago de todos y cada uno de ellos; En caso de mora me (nos) obligo (amos) a pagar el máximo interés moratorio vigente a la fecha en que se produzca el vencimiento de la obligación hasta su total cancelación; así como todos los gastos judiciales, extrajudiciales y honorarios profesionales que demande el cobro de esta factura. Sin protesto, Eximo (mimos) al acreedor y al (los) endosatario (s) de la obligación de presentación para el pago y de aviso por falta del mismo. Declaro (amos) estar legalmente facultado (s) para firmar y aceptar irrevocablemente la presente factura y de igual manera, declaro (amos) expresamente que he (mos) recibido el (los) bien (es) descritos en esta factura comercial negociable a mi (nuestra) entera y total satisfacción y que estamos de acuerdo en el precio, en los términos de pago, el plazo, forma de pago y montos."]]> </textocompromiso> <claveaccesofactura>1109201701176001321000120465000000000531234567819</claveaccesofactura> <valortotalfactura>252.0</valortotalfactura> <valornegociablefactura>200.0</valornegociablefactura> <fechascomprometidas> <fechapago>18/09/2017</fechapago> </fechascomprometidas> </detalleconfirmacion> <comprobante> <![CDATA[ <?xml version="1.0" encoding="utf-8"?> <factura id="comprobante" version="1.0.0"> <infotributaria> <ambiente>2</ambiente> <tipoemision>1</tipoemision> <razonsocial>servicio DE RENTAS INTERNAS</razonSocial> <ruc>1760013210001</ruc> <claveacceso>1109201701176001321000120465000000000531234567819</claveacceso> <coddoc>01</coddoc> <estab>046</estab> <ptoemi>500</ptoemi> <secuencial>000000053</secuencial> <dirmatriz>salinas y Santiago</dirMatriz> </infotributaria> <infofactura> <fechaemision>11/09/2017</fechaemision> <contribuyenteespecial>1234</contribuyenteespecial> <obligadocontabilidad>si</obligadocontabilidad> <tipoidentificacioncomprador>04</tipoidentificacioncomprador> <razonsocialcomprador>servicio DE RENTAS INTERNAS</razonSocialComprador> <identificacioncomprador>1760013210001</identificacioncomprador> <direccioncomprador>plataforma</direccioncomprador> <totalsinimpuestos>225.00</totalsinimpuestos> <totaldescuento>0.00</totaldescuento> <totalconimpuestos> <totalimpuesto> <codigo>2</codigo> <codigoporcentaje>2</codigoporcentaje> <baseimponible>225.00</baseimponible> <tarifa>12</tarifa> <valor>27.00</valor> </totalimpuesto> </totalconimpuestos> <propina>0.00</propina> <importetotal>252.00</importetotal> <moneda>dolar</moneda> <pagos> <pago> <formapago>18</formapago> <total>252.00</total> <plazo>4</plazo> <unidadtiempo>meses</unidadtiempo> </pago> </pagos> </infofactura> <detalles> <detalle> <codigoprincipal>001</codigoprincipal> <codigoauxiliar>002</codigoauxiliar> <descripcion>activos FIJOS</descripcion> <cantidad>1</cantidad> <preciounitario>100</preciounitario> <descuento>0</descuento> <preciototalsinimpuesto>100.00</preciototalsinimpuesto> 18
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Notas Aclaratorias 1. Tanto el emisor como el receptor de la factura electrónica comercial negociable deberán contar con clave de acceso a Servicios en Línea. 2. Si el receptor acepta, rechaza o no contesta la notificación de factura electrónica comercial negociable, el estado de la factura electrónica mantiene su estado de autorizado. 3. Las facturas electrónicas para que sean negociables, deberán contener la siguiente información de manera obligatoria dentro de la estructura XML: Dirección comprador: <direccioncomprador>salinas y santiago</direccioncomprador> Formas de pago: <pagos> <pago> <formapago>07</formapago> <total>56,00</total> <plazo>30</plazo> <unidadtiempo>dias</unidadtiempo> </pago> </pagos> Únicamente para aquellos contribuyentes que se dedican a la negociación de facturas electrónicas y que requieran realizar la notificación masiva de las facturas mediante el servicio expuesto en el portal WEB en la opción de Comprobantes Electrónicos / Ambientes Pruebas o Producción / Factura Comercial Negociable, deberán hacer constar obligatoriamente en la estructura del archivo xml entre los tags </detalles> e <infoadicional> previa autorización del comprobante, la dirección de correo electrónico del receptor, en los siguientes campos: <tiponegociable> <correo>controldecalidad@sriprueba.ad</correo> </tiponegociable> Si la notificación de las facturas comerciales negociables es de manera individual, no se registrará la información mencionada. 4. Mientras no exista la aceptación del receptor de la factura electrónica, el documento no podrá ser negociado. 5. Las facturas electrónicas comerciales negociables que han sido aceptadas por parte del receptor, ya no podrán ser anuladas, ni modificadas con Notas de Crédito o Débito. 22
6. Tanto el ingreso y la confirmación de las notificaciones de facturas electrónicas comerciales negociables, serán exclusivamente realizadas vía Internet. 7. El receptor de la factura electrónica comercial negociable, obligatoriamente deberá contar con una firma electrónica tipo archivo vigente para que pueda aceptar la notificación. 8. En caso que el receptor rechazara por error una notificación de factura electrónica comercial negociable; el emisor podrá ingresar nuevamente la notificación. 9. Para determinar el valor de negociación de la factura no se deberá considerar los valores de los impuestos, ni las retenciones efectuadas; adicionalmente la estructura de la factura electrónica contiene dos campos para el registro de las retenciones por IVA y/o RENTA. <valorretiva>150</ valorretiva > <valorretrenta>10</valorretrenta> 23