MINI-GUÍAS PARA EL MANEJO DE ALGUNOS ASPECTOS DE OJS

MINI-GUÍAS PARA EL MANEJO DE ALGUNOS ASPECTOS DE OJS

ÍNDICE 1. APARIENCIA Cómo puedo crear una pestaña extra en la barra del menú de la revista?...pg. 3 Cómo puedo cargar una imagen para la página de inicio de la revista o una portada para cada número?...pg.6 2. ASPECTOS DE CONFIGURACIÓN GENERAL Queremos utilizar la plataforma OJS durante todo el proceso de edición. Dónde se encuentran los aspectos más importantes?...pg.9 Cómo dar de alta a un usuario y asignarle un rol?...pg.10 Cómo crear una nueva sección?...pg.14 3. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS FRECUENTES Cómo modificar el título/los datos de un artículo cuando hay un error?...pg.16 Cómo cargar dos PDFs para un mismo artículo (ej. la versión en español y en inglés)?. pg.19 Cuando pincho en el título de un artículo, no encuentro su PDF por ninguna parte. Qué puedo hacer?...pg.24

Cómo puedo crear una pestaña extra en el menú de la revista? Cuando accedemos a la página inicial de nuestra revista podemos observar que ésta se organiza en diferentes pestañas, como Acerca de, Actual o Archivos. En este documento, vamos a explicar brevemente cómo añadir nuevas pestañas en la barra de arriba con el fin de que se adapte a las necesidades de la revista, ya que algunas pueden precisar de un apartado para avisos, noticias, indexación, etc. Estos son los pasos que debemos seguir: 1. Entramos en la plataforma y seleccionamos el rol de GESTOR. 2. En la página inicial del Gestor, seleccionamos Módulos del sistema > Módulos genéricos > Módulo de páginas estáticas. 3. Una vez dentro de Módulo de páginas estáticas hacemos click en la opción Habilitar, si es que no estuviera ya habilitada. 4. Pinchamos sobre Añadir una página nueva.

5. A continuación, aparecerá una pantalla como la siguiente. Encontraremos los campos de Ruta y Título y una serie de herramientas. En Ruta escribiremos un nombre que se añadirá a la dirección web que se nos muestra arriba para formar la nueva URL de la pestaña. Por ejemplo, si en Ruta escribimos el nombre PRUEBA, la URL de dicha pestaña será https://revistas.uam.es/riejs/pages/view/prueba. En Título escribiremos el nombre que va a ser mostrado como título de la pestaña. 6. Después de esto, debemos volver a la página inicial del GESTOR de la revista y seleccionar Configuración

7. A continuación se mostrarán varios apartados importantes para la configuración de la revista. Nosotros deberemos pinchar sobre el apartado 5, Apariencia. 8. Abajo en la pantalla, localizaremos el punto 5.5, Barra de navegación. Este será el momento en el que introduzcamos el nombre para la nueva pestaña (ej. Noticias, Indexada en...) y la URL que hemos creado previamente en Ruta explicado en el paso 5 de este documento (ej. https://revistas.uam.es/riejs/pages/view/prueba)

El proceso estará completo. Podremos comprobarlo echando un vistazo a la barra de navegación de la revista para ver que la nueva pestaña aparece correctamente. Cómo puedo cargar una imagen para la página de inicio de la revista o una portada para cada número? Para seleccionar una imagen para la página de inicio de nuestra revista debemos: 1. Entrar en la plataforma OJS y seleccionar el rol de GESTOR. 2. En la página principal del Gestor, pincharemos sobre Configuración 3. A continuación, haremos click el punto 5, Apariencia. 4. En la página de Apariencia, buscaremos el punto 5.2, Imagen de la página inicial, y allí subiremos el fichero con la imagen que queremos que aparezca nada más entrar a la web de nuestra revista.

Si lo que queremos en subir la portada para un número en particular, entonces tendremos que: 1. Seleccionar el rol de EDITOR. 2. Seleccionar la opción de Crear número o, si éste ya está creado, ir a Números anteriores y pinchar sobre el que nos interese. 3. Tras haber pinchado en el número para el que queremos subir una portada, encontraremos su información general organizada en torno a tres apartados: Tabla de Contenidos, Datos del número y Galeradas del número. Debemos ir a Datos del número. 4. La siguiente pantalla que aparecerá será igual que la de la imagen inferior. En Portada simplemente cargaremos el fichero con la imagen del número.

Queremos utilizar la plataforma OJS durante todo el proceso de edición. Dónde se puede configurar lo más importante? Hay algunas revistas de la Universidad Autónoma que utilizan la plataforma OJS simplemente como una web donde poder cargar directamente el número y artículos de su revista. Sin embargo, OJS ofrece muchas posibilidades; tanto es así que otras revistas deciden utilizarla para llevar a cabo todo el proceso de edición: configuración general por parte de los gestores, toma de decisiones por parte de los editores, envíos de originales por parte de los autores, revisiones, correcciones de estilo y sintaxis, maquetación, etc. La persona que maneja los aspectos más importantes de la revista es el GESTOR. Esta persona es la única que puede: a) inscribir a usuarios en la revista y otorgarles un rol determinado y b) tener acceso a la configuración general de la web. En este documento, vamos a explicar dónde se encuentran aquellos apartados clave para organizar este proceso: 1. El primer paso es seleccionar el rol de GESTOR y acceder a su página de inicio. 2. En su página de inicio, encontraremos dos apartados relevantes: por una parte, un lugar donde subir los formularios de revisión de nuestra revista, y por la otra, el apartado de Configuración.

3. Cuando pinchemos en Configuración veremos que aparecen cinco puntos que determinan la estructura de nuestra revista en la plataforma web OJS: Detalles, Políticas, Envíos, Gestión y Apariencia. Si queremos organizar todo el proceso editorial a través de OJS, debemos prestar especial atención a: a) El punto 2, Políticas : particularmente en el apartado 2.2. podremos detallar la política de evaluación por pares en nuestra revista (política de revisión, indicaciones para la revisión, tipo de proceso de revisión, etc). b) El punto 3, Envíos : aquí podremos subir nuestras directrices para los autores, como las normas de publicación y una lista de comprobación que debe ser aceptada a la hora de realizar el envío (ej. una lista con varios puntos que cumplir, como que el artículo no haya sido publicado antes, que tenga un formato específico, etc). c) El punto 4, Gestión : aquí podremos configurar las instrucciones para correctores y maquetadores.

Cómo dar de alta a un usuario y asignarle un rol OJS es una plataforma que se basa en un sistema de roles: Gestor, Editor, Editor de sección, Revisor, Maquetador, Autor, Lector. Cualquier persona del público general que lea nuestra revista podrá consultar sus contenidos online, pero nunca podrá modificar ningún aspecto ni participar en el proceso de edición a menos que esté inscrita como usuaria de nuestra revista y tenga un rol asignado. En la plataforma OJS solamente el GESTOR puede inscribir usuarios en la revista y otorgarles un rol según su responsabilidad dentro del proceso de edición. A continuación vamos a explicar todos los pasos en detalle. A) DAR DE ALTA A UN USUARIO: 1. Seleccionamos el rol de GESTOR y nos dirigimos a su página principal. Allí, pinchamos en el apartado Usuarios inscritos en la revista para comprobar si la persona a la que queremos dar de alta está ya inscrita o no. Aparecerá una lista como la de la imagen de abajo con los usuarios ya inscritos. Si la persona a la que queremos dar de alta, efectivamente, no se encuentra entre ellos, debemos seleccionar la opción Crear un usuario nuevo

A continuación se desplegará un formulario que debemos rellenar con los datos del nuevo usuario. Hay que completar los campos de nombre, apellidos y email. En este punto también podemos decidir qué rol tenemos pensado asignar a esa persona: Editor, Revisor, Lector (para que reciba notificaciones y avisos), etc. La plataforma requiere que generemos un nombre de usuario para esa persona (ej. la inicial del nombre, una barra baja y el apellido) y que introduzcamos una contraseña provisional (ej. usuariorevista2015). Si marcamos las dos casillas que aparecen en la imagen de abajo, este nuevo usuario recibirá un email de bienvenida a la revista informándole de su nombre de usuario, su contraseña provisional y recordándole que, en su primer acceso, deberá cambiar la contraseña provisional por una personal única.

B) ASIGNAR UN ROL A UN USUARIO YA INSCRITO 1. Una vez llevados a cabo los pasos anteriores para dar de alta al usuario, volveremos a la página principal del GESTOR y pincharemos de nuevo en el apartado Usuarios inscritos en la revista. Allí podremos comprobar que, efectivamente, ese nuevo usuario ya forma parte de la lista. 2. A continuación seleccionamos la opción Asignar un rol a un usuario/a existente. El sistema nos preguntará qué rol queremos otorgar y a qué usuario de la lista (tendremos que hacer tick en la cajita a la izquierda del nombre para seleccionar a la persona). *A la derecha del todo de la imagen aparecen varias opciones: Editar nos permite modificar el perfil del usuario (ej. cuando queremos añadir más detalles personales o modificar un error ortográfico en el apellido que cometimos cuando estábamos dándole de alta). Deshabilitar permite quitar a esa persona el rol o roles que

ostente en ese momento y Eliminar simplemente borra su perfil de la lista de usuarios inscritos en la revista. 3. El proceso ya está completo. Ese nuevo usuario podrá acceder a la revista en cuestión si se dirige al portal de revistas electrónicas de la UAM (http://revistas.uam.es/) y pincha en Acceso Usuarios Registrados, que se encuentra arriba a la derecha en la pantalla. Tras introducir su nombre de usuario y contraseña, ya podrá realizar las tareas que le correspondan según su rol: el Gestor podrá modificar la configuración de la revista y su apariencia, el Editor podrá crear nuevos números, el Autor podrá enviar su artículo, etc. Cómo crear una nueva sección En ocasiones, las revistas tienen una serie de secciones fijas que se repiten en casi todos sus números: Editorial, Artículos, Miscelánea, Reseñas de libros Sin embargo, a veces, para algunos números necesitamos crear una sección nueva con un nombre en particular (ej. I. Prehistoria, IV. Estética y Teoría del Arte o Monográfico). Estos son los pasos que debemos seguir: 1. Seleccionamos el rol de GESTOR y vamos a su página principal. Allí, pincharemos en el apartado Secciones de la revista.

2. A continuación, se desplegará un menú en el que figurarán todas las secciones ya existentes en la revista, tanto las fijas que se repiten número a número como aquellas que sólo han aparecido en alguna ocasión. Para crear nuestra nueva sección, pincharemos en Crear sección. 3. En una pantalla como la de la imagen de abajo, deberemos introducir el nombre de esa nueva sección y su abreviatura (ej. I. Prehistoria, PRE). Para terminar, no debemos olvidar pulsar el botón Guardar, situado abajo del todo.

Cómo modificar el título/los datos de un artículo cuando hay un error? En ocasiones, al consultar la tabla de contenidos de un número, podemos observar que ha habido un pequeño error ortográfico en el título de un artículo o en el nombre y apellidos de un autor. Es muy fácil cambiarlo siguiendo estos pasos: 1. Entramos en la plataforma OJS y seleccionamos el rol de EDITOR. 2. En la página principal del Editor, seleccionamos Números anteriores. Inmediatamente aparecerá el listado de todos los números de la revista que están cargados en la plataforma. Deberemos pinchar en aquel dónde se encuentre nuestro artículo.

3. Una vez dentro del número de la revista en cuestión, podremos visualizar su Tabla de Contenidos. Pincharemos sobre el título del artículo que queremos modificar. 4. A continuación, nos aparecerá la página del propio artículo. En la parte de debajo de la pantalla, pincharemos en Editar metadatos.

5. Ya podremos modificar cualquier campo: título del artículo o resumen, nombre y apellidos del autor, email de contacto, etc.

Cómo cargar dos PDFs para un mismo artículo (ej. la versión en español y la versión en inglés) En ocasiones algunos artículos se encuentran en dos versiones, una en español y la otra en otro idioma. A continuación vamos a detallar cómo cargar en la plataforma dos PDFs distintos para un mismo artículo. Para esta operación necesitaremos estar dados de alta con los roles de EDITOR y AUTOR. 1. Asumimos el rol de AUTOR, ya que vamos a proceder a enviar a la plataforma nuestro artículo. El primer paso es seleccionar la opción de Empezar un nuevo envío

2. Con el fin de cargar en la plataforma nuestro artículo, tendremos que completar cinco pasos: en el paso 1, marcaremos que nuestro envío cumple con todas las condiciones requeridas por la revista poniendo un tick en todas las cajitas de la lista. En el paso 2, la plataforma nos pedirá que carguemos el PDF del artículo a la plataforma. Debemos SALTARNOS este paso pulsando Guardar y continuar. NO cargamos ningún archivo. Procederemos a cargar los dos PDF más tarde.

En el paso 3, nos aparecerá una pantalla en la que tendremos que introducir los metadatos básicos del artículo. Los campos obligatorios son: nombre y apellidos del autor, su email, título del artículo y resumen/abstract. Una vez cumplimentado esto, pasaremos al paso 4, Cargar los archivos complementarios (ej. estadísticas, imágenes). De nuevo NO cargamos nada y pulsamos Guardar y continuar. El paso 5 es simplemente la confirmación del envío, en el que pulsaremos Finalizar. Hasta aquí llega toda la tarea con el rol de AUTOR. En este momento en necesario seleccionar el rol de EDITOR. 3. En la página principal del EDITOR, bajo el apartado Envíos, seleccionamos la categoría Sin asignar, pues allí se encuentra la cola de envíos por parte de los autores que el Editor debe organizar

4. Pinchamos sobre el artículo en el que estamos interesados; es decir, aquel para el que queremos cargar dos PDFs, uno en español y otro en otro idioma. 5. A continuación accederemos a la página de dicho artículo. En la parte de arriba de la pantalla, la plataforma nos ofrece diferentes apartados. Nosotros seleccionaremos Edición. Buscaremos el apartado de Maquetación en la parte de debajo de la pantalla y seleccionaremos la opción de Cargar la galerada. Esto nos permitirá cargar tantos PDF por artículo como necesitemos; en nuestro caso, el PDF en español y el otro en inglés o en cualquier otro idioma. Debemos asegurarnos de dar a Guardar al final del todo.

6. A la hora de cargar cada documento, el sistema desplegará un menú en el que debemos recordar escribir ESP, ENG o cualquier otro nombre en el apartado Etiqueta de la Galerada. Esto nos ayudará a identificar cada versión. Después, debemos pulsar Guardar.

Cuando pincho en el título de un artículo, no encuentro su PDF por ninguna parte. Qué puedo hacer? 7. El proceso ya está terminado. Esta será la apariencia del nuestro artículo cuando los lectores accedan a nuestra revista: el título aparece junto a dos etiquetas que ofrecen el acceso directo al PDF en español y al PDF en inglés. (Si no hemos llevado a cabo el paso anterior, en vez de tener las etiquetas ESP y ENG, tendremos las etiquetas PDF y PDF por defecto) A pesar de haber seguido correctamente el proceso de carga de un número de revista con sus correspondientes artículos, a veces no podemos visualizar sus PDFs. En este caso, tendremos que volver a cargar los PDFs de los artículos uno a uno manualmente siguiendo estos pasos: 1. Entramos en la plataforma y seleccionamos el rol de EDITOR. 2. En la página principal del Editor, seleccionamos Números anteriores y buscamos el número cuyos PDFs no aparecen visibles.

3. A continuación, aparecerá la tabla de contenidos de dicho número. Deberemos pinchar en el primer artículo (*el proceso que vamos a detallar para cargar los PDFs manualmente debe aplicarse a cada uno de los artículos). 4. En la página del artículo, seleccionamos el apartado de Edición situado arriba en el centro. 5. En la parte de abajo de Edición, encontraremos la sección de Maquetación del artículo. Debemos seleccionar la opción de Galerada. Seguidamente, buscaremos nuestro archivo en PDF (que se puede encontrar en una carpeta, en el escritorio, en un pen drive, etc). Para que el proceso se complete correctamente, debemos recordar pulsar el botón de Cargar y, por el último, el de Guardar los cambios, situado abajo del todo.

6. Así se habrá cargado el PDF del artículo correctamente. Para comprobarlo, podemos ir a la página principal de la revista, acceder a sus Archivos, pinchar sobre el número que queremos comprobar, y ver que, en efecto, el PDF aparece al lado del título del artículo y se puede visualizar correctamente.