S.A.S. SBI / INNOVANDO, SIEMPRE INSTRUCTIVO DE CODIFICACION CÓDIGO: PRO005-PRC002-INS001 FECHA DE APROBACIÓN: 30/10/2014 VERSIÓN: 2 El propósito del siguiente manual es generar la codificación necesaria para determinar los equipos existentes en la organización, con el fin de ejercer control y asignación de los mismos en los integrantes que necesiten de ellos para el funcionamiento y desempeño de sus funciones. EXPLICACION CODIFICACION: En la placa generada para cada equipo, el código único de registro funciona según las siguientes características, las dos primeras letras hacen referencia al tipo de equipo que se desea codificar, los siguientes 2 dígitos sea su código único entre los equipos de las mismas características, y la letra y numero finales hacen referencia en el mismo orden a la ficha técnica y a la ficha de asignación, con registro de mantenimiento. Tipo de equipo al cual se hace referencia, portátil, equipo de escritorio, impresoras etc. PC-01-AA2 Este número hace referencia al equipo exacto dentro de ejemplares similares: ejemplo: portátil 01 Esta letra hace referencia al registro de asignación del equipo a lo largo de su vida útil Este número hace referencia a registro de mantenimientos que ha tenido el equipo a lo largo de su vida útil. CODIFICACION DE EQUIPOS Y LICENCIAS Para codificar un equipo, o software se tendrá en cuenta las siguientes pautas, con el fin de establecer la tipología, se verificara los siguientes acrónimos: CATEGORIA Equipo portátil Equipo de escritorio impresoras televisor Teléfonos ip servidores aspiradora ACRONIMO EqP EqE IMP TV TEL SRV ASP Página 1 de 5
Puntos de acceso minicomponente hub marquilladora routers Data switch ups Licencias K video manager teclado Mouse Pantalla Horno microondas Cafetera PNT MNC HUB MRQ ROT DSW UPS LIC KVM TCL MUS PNT MCR CFT Estos acrónimos son el primer dato suministrado para la construcción de una placa de identificación. Se adquiere un equipo nuevo su categoría es EQUIPO DE ESCRITORIO, entonces su acrónimo será DT EqE IDENTIFICACION DE EQUIPOS DEL MISMO GÉNERO Al haber identificado el tipo de equipo al por el cual va a ser registrado en el sistema, se procede a verificar en el registro de inventarios la cantidad de equipos del mismo género y de esta manera se asignara un consecutivo, es decir si existen 10 equipos de escritorio, el número de identificación del nuevo equipo será 6+1=7 este número será el segundo registro o marca de la placa de registro de equipo. Tabla registro de equipos o inventario CATEGORÍA equipos de escritorio REGISTROS EqE-01 EqE- 02 EqE-03 EqE-04 EqE-05 Página 2 de 5
Nuevo equipo EqE-06 EqE-07 Como se observa este es el paso siguiente al ejemplo observado a codificación de equipos, en este paso es agregado al código de identificación el registro de cantidad de equipos del mismo género. EqE-07 ASIGNACION DE REGISTRO DE MANTENIMIENTO El código de registro de mantenimiento son las 2 primeras letras de la tercera parte de conformación del código de registro del equipo, estas letras indican el formato de seguimiento por el cual se da control a la cantidad de mantenimientos que se han realizado, fecha solitud y solución, de los problemas presentados por el equipo a lo largo de su vida de servicio. Para la asignación de este numeral debe verificarse la disponibilidad de códigos en el inventario, este código puede ser conformado por máximo dos letras que irán desde el AA hasta ZZ, Tabla registro de equipos o inventario CATEGORÍA REGISTROS REGISTRO MANTENIMIENTO equipos de escritorio EqE-01 AA EqE- 02 AB EqE-03 EqE-04 EqE-05 EqE-06 Nuevo equipo EqE-07 AG AC AD AE AF Para el nuevo equipo es creado un código de relación del formato de fallas técnicas, el cual relacionara directamente la placa de control de los sistemas de inventarios con el fin de asociarlo y generar su verificación en caso de ser necesaria, se resultado será el siguiente: EqE-07-AG Página 3 de 5
El siguiente paso consiste en asignar el código que nos indica el cargo el cual contiene el equipo, para saber esto se dará como referencia la siguiente tabla: CARGO CODIGO DE CARGO Gerente general 01 Director de software 02 Director comercial 03 Director de infraestructura 04 Líder de proyectos infraestructura 05 Ejecutivo de mercadeo y publicidad 06 Líder de proyectos software 07 Practica de mercadeo 08 desarrolladores 09 Documentación y pruebas 10 Asistente de gerencia 11 Gestión de calidad 12 Data center 13 No se encuentra asignado u otro 00 Luego de identificar el código pertinente para la asignación de la placa se procede a generar el código único de registro del equipo en el sistema de inventarios, de la siguiente forma: 00 EqE-07-AG- En este caso estaríamos explicando que el equipo aún no se encuentra asignado y su ubicación probablemente será en la bodega de la organización. Luego de haber terminado la placa con el código de identificación de equipos, se procede a registrar el nuevo equipo el registro de inventarios de la organización. DESTRUCCION DE PLACAS Cuando un equipo es descartado por obsolescencia, o por daños irreparables y su uso es imposible se descarta del sistema de inventarios, su placa y registro de fallas técnicas es descartado se eliminan de los inventarios, de esta manera se retoman los consecutivos en la actualización de datos de los inventarios. Página 4 de 5
CODIFICACION DE LICENCIAS El procedimiento para codificación de software funciona de manera similar a la codificación de un equipo, pero a diferencia de llevar un registro de la persona a la cual fue asignado se lleva un registro de los equipos en los cuales ha sido instalado, el formato de inventario en este caso se registra la cantidad de equipos que permite la licencia, al ser instalado el consecutivo del equipo que registra la inscripción será el número que ocupara el tercer espacio de la placa de registro. Se compra una licencia de MICROSOFT OFFICE, la capacidad máxima de equipos en las cuales puede ser instalado es 5 entonces la codificación será la siguiente: LIC-01-05 El primer espacio registra el acrónimo SF que es el respectivo para software, el segundo espacio es el registrado para la versión del programa que se viene manejando dentro de la organización es decir ejemplo, se tenía office 2007, pero el nuevo paquete es la versión 2010, por lo anterior versión 2007 será indicada con el código 01 y la versión 2010 con el código 02. Control de documentos Nombre Cargo Fecha Elaboró Camilo Eduardo Sosa Gestor de calidad 25/10/2014 Revisó German David Ávila Gerente General 30/10/2014 Aprobó German David Ávila Gerente General 30/10/2014 Control de cambios Versión Fecha de aprobación Descripción de cambio Aprobó 2 30/10/2014 Cambios de logos Gerente General Página 5 de 5