Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP

Transcripción

1 Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP Cuarto Trimestre de 2014 Positiva Compañía de Seguros S. A. Febrero de

2 CONTENIDO I. Resumen ejecutivo... 3 A. Objetivo... 3 B. Alcance... 3 C. Antecedentes... 3 II. Observaciones, recomendaciones y planes de acción

3 I. Resumen ejecutivo A. Objetivo Verificar si la Compañía actualiza y gestiona oportunamente en el aplicativo "Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP" el registro de la hoja de vida de los empleados públicos, trabajadores oficiales y de personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios o de consultoría, y de la declaración de bienes y rentas de los empleados públicos y trabajadores oficiales según lo establecen los artículos 7 y 11 del Decreto 2842 del 05 de agosto de 2010 y artículo 227 del Decreto Ley 0019 del 10 de enero de B. Alcance El alcance del trabajo de auditoría incluyó las siguientes actividades: Identificar las hojas de vida de los empleados públicos, trabajadores oficiales y de personas vinculadas mediante contrato de prestación de servicios o de consultoría que tienen información desactualizada en el "Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP". Identificar las declaraciones de bienes y rentas de los empleados públicos y trabajadores oficiales que tienen información desactualizada en el "Sistema de Información y Gestión del Empleo Público - SIGEP". Validar las observaciones y recomendaciones. Asesorar y acompañar a los dueños de proceso en la formulación del plan de acción. Presentar los resultados. C. Antecedentes De acuerdo con el artículo 7 del Decreto 2842 del 05 de agosto de 2010, el Jefe de la Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento al cumplimiento del registro y actualización oportuno de la información que debe de reposar en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP. 3

4 II. Observaciones, recomendaciones y planes de acción Las siguientes observaciones y recomendaciones fueron discutidas y validadas con la Gerencia de Talento Humano y la Gerencia de Compras y Contratación. Observaciones Recomendaciones Acciones de mejora Hojas de vida en SIGEP 1. Actualización de las hojas de vida de los empleados públicos y trabajadores oficiales en SIGEP. Al comparar el listado de los empleados públicos y trabajadores oficiales (731) frente a los registros de hojas de vida del Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, al corte del 30 de enero de 2015, se observó lo siguiente: Al generar el reporte de funcionarios registrados en SIGEP, este arroja 618 registros, al compararlo con el registro de la nómina al 31 de diciembre de 2014 se observa un total de 731, lo que genera una diferencia de 113 funcionarios no registrados en SIGEP. ver anexo 1. Al generar el reporte de funcionarios registrados en el SIGEP, 5 de 618 funcionarios es decir el 1%, aparece registrado como contratista y de acuerdo a la nómina del 31/12/2014, uno (1) es empleados público y los 4 restantes son trabajadores oficiales. ver anexo 2 1 de 618 funcionarios es decir el 0,1%, se registra en el aplicativo de SIGEP, variable "Tipo de Alta" como "No Aplica" cuando debería ser trabajador Oficial. 73 de 618 funcionarios es decir el 10% no anexan soportes en el aplicativo SIGEP al 31/12/2014, en la auditoria del 30/09/2014, se identificaron 95 funcionarios que no tenían anexados los soportes. ver anexo 3 Se sugiere establecer mecanismos de revisión periódica a la actualización de las hojas de vida por parte de los empleados públicos y trabajadores oficiales en el SIGEP. Acción Anexo 1: Enviar los instructivos de actualización de hoja de vida, incluyendo Bienes y Renta, a través de un correo electrónico personalizado solicitando realizar el proceso a los 113 funcionarios. Hacer el respectivo seguimiento y soporte para que el 100% de los funcionarios hagan el respectivo cargue. Acción Anexo 2: Solicitar ante el DAFP el soporte que se requiera para determinar las causas que genera este reporte y realizar los ajustes necesarios. Acción Anexo 3: Enviar los instructivos de actualización de hoja de vida, a través de un correo electrónico personalizado solicitando realizar el proceso a los 73 funcionarios. Hacer el respectivo seguimiento y soporte para que el 100% de los funcionarios hagan el respectivo cargue. Se intervendrá en las inducciones para los funcionarios que ingresan nuevos a la compañía, dictando la capacitación correspondiente al diligenciamiento apropiado y oportuno de la hoja de vida y bienes y renta en el sistema SIGEP. Si se evidencia incumplimiento por parte del funcionario se procederá a remitir informe a Control Interno Disciplinario para el proceso disciplinario que corresponda. Evidencia: Reporte de correos enviados. Planillas de asistencia de inducción al personal nuevo. 4

5 Observaciones Recomendaciones Acciones de mejora Reporte de nómina y reporte de SIGEP donde se evidencie, que los empleados realizaron la actualización de las hojas de vida. Responsable: Verónica Tatiana Urrutia Aguirre Gerente de Talento Humano. Equipo de apoyo: Alexandra Chavez Fecha de apertura: 9/02/2015 Fecha de cierre: 15/04/ Actualización de las hojas de vida de los contratistas en SIGEP. Al comparar la relación de contratos de prestación de servicios personales suscritos por la Compañía en la vigencia 2014, con el reporte generado por SIGEP de contratos registrados con hojas de vida se observó lo siguiente: 5 de 31 contratos en ejecución, es decir el 16%, no fueron identificados en la base de datos de SIGEP. Para los nuevos contratos establecer mecanismos para verificar la actualización de las hojas de vida de los contratistas en el SIGEP previo a la firma del contrato. Reiterar a los contratistas la obligación de actualizar la hoja de vida en el SIGEP. Para los anteriores contratos establecer mecanismos de revisión periódica a la actualización de las hojas de vida de los contratistas en el SIGEP. Antes de suscribir un contrato con personas naturales, se verificará que hayan actualizado la hoja de vida en el SIGEP. Evidencia: Pantalla del SIGEP donde refleje el estado actualizado de la hoja de vida del contratista. Responsable: Sandra Cecilia Rey Tovar Gerente de Compras y Contratación. Equipo de apoyo: Nicolas Eduardo Nieto Serrano Fecha de apertura: 15/04/2015 Fecha de cierre: Continuo. 4 de 36 contratos, es decir el 11%, no fueron identificados en la base de datos entregada por la Gerencia de Compras y contratación. 5

6 Observaciones Recomendaciones Acciones de mejora Al cierre de la auditoria, la Gerencia de Compras y contratación actualizo la información. 3. Actualización del formato de Bienes y Rentas de los empleados públicos y trabajadores oficiales en SIGEP. En la verificación de la consulta sobre el grado de actualización de los formatos de bienes y rentas por parte de los empleados públicos y trabajadores oficiales correspondientes al año 2014, diligenciados en el Sistema de Información y Gestión del Empleo Público SIGEP, al corte del 30 de enero de 2015, se observó lo siguiente: Al generar el reporte de bienes y servicios de los funcionarios registrados en SIGEP, este arroja 727 registros, de los cuales 109 es decir el 15%, no han sido dados de baja en el aplicativo de SIGEP, que de acuerdo a lo explicado por la Gerencia de Talento Humano, corresponde a personal retirado de la compañía, el total de funcionarios debe ser ( =618). ver anexo de 618 funcionarios es decir el 24%, no han actualizado la información de bienes y rentas, en el aplicativo de SIGEP. (ver anexo 5). Establecer mecanismos de revisión periódica a la actualización del formato de bienes y rentas por parte de los contratistas, empleados públicos y trabajadores oficiales en el aplicativo de SIGEP. Acción Anexo 4: Dar de baja en el sistema al personal que se encuentra en este anexo pues el personal retirado de la compañía. Acción Anexo 5: Enviar los instructivos de actualización bienes y renta, a través de un correo electrónico personalizado solicitando realizar dicho proceso. Hacer el respectivo seguimiento y soporte para que el 100% de los funcionarios hagan el respectivo cargue. Si se evidencia incumplimiento repetitivo por parte del funcionario se procederá a solicitar seguimiento con el proceso disciplinario que corresponda. Se intervendrá en las inducciones para los funcionarios que ingresan nuevos a la compañía, dictando la capacitación correspondiente al diligenciamiento apropiado y oportuno de la hoja de vida y bienes y renta en el sistema SIGEP. Evidencia: 6

7 Observaciones Recomendaciones Acciones de mejora Reporte de correos enviados. Planillas de asistencia de inducción al personal nuevo. Reporte de nómina y reporte de SIGEP donde se evidencie, que los empleados realizaron la actualización del formato de bienes y rentas en SIGEP por parte de los empleados públicos y trabajadores oficiales. Responsable: Verónica Tatiana Urrutia Aguirre Gerente de Talento Humano. Equipo de apoyo: Alexandra Chavez Fecha de apertura: 9/02/2015 Fecha de cierre: 15/04/2015 7

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