Aplicación para envíos masivos de correos PertList Guía para el usuario Abril 2011
Tabla de contenidos 1. GUIA PARA EL USUARIO 3 1.1. ACCESO A LA APLICACIÓN 3 1.1.1. Ingresar al sistema 3 1.2. CONFIGURACIÓN GENERAL 5 1.2.1. Parametros generales 5 1.2.2. Administradores 6 1.3. ADMINISTRACION DE LISTAS 8 1.4. SUSCRIPTORES 9 1.4.1. Administración 9 1.4.2. Importación/Exportación de suscriptores 10 1.5. MENSAJES 12 1.5.1. Administrar mensajes 12 1.5.2. Estado del envio de los mensajes 14 1.5.3. Plantillas 16 1.5.4. Opciones avanzadas del editor 16 1.6. REBOTES 19 Abril 2011 Página 2/20
1. GUIA PARA EL USUARIO 1.1. ACCESO A LA APLICACIÓN La aplicación se accede vía web desde cualquier máquina que tenga acceso a la red 10.20.1.0/24 de GCBA: http://10.20.1.139/pertlist 1.1.1. Ingresar al sistema Se le presentará una pantalla de login, ingrese el usuario y contraseña del usuario para comenzar a utilizar la aplicación. Una vez autorizado, verá la pantalla de inicio, y en el menú superior las distintas funcionalidades de la aplicación: Abril 2011 Página 3/20
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1.2. CONFIGURACIÓN GENERAL A partir del menú Config se accede a las pantallas para la administración de parámetros generales del sistema, y de administradores de listas y suscriptores. La aplicación maneja dos perfiles de administradores: Super administrador: que tiene visualización y control sobre todos los usuarios, listas, mensajes y suscriptores de la plataforma Administrador: que solo tiene visualización y control sobre los objetos, listas, mensajes y suscriptores, creados por él mismo Las opciones de configuración y administración de usuarios estan disponibles solamente para los usuarios con perfil Super Administrador. 1.2.1. Parametros generales En la pantalla de Parametros se pueden ajustar aspectos básicos de la aplicación: tamaño máximo de imagenes, casilla para los correos rebotados, etc. Estos parámetros son globales al sistema y aplican a todos los mensajes enviados. La cuenta de rebotes definida en esta pantalla es la cuenta en la que el sistema búscara los rebotes para procesar suspensiones y eliminación de suscriptores. Es la misma para todos los usuarios. Abril 2011 Página 5/20
1.2.2. Administradores Este menú ofrece la funcionalidad de alta, baja y modificación de los administradores del sistema. Al ingresar en la solapa Administradores se veré el listado de los mismos: Abril 2011 Página 6/20
Use la siguiente interfaz para agregar/editar administradores: Abril 2011 Página 7/20
1.3. ADMINISTRACION DE LISTAS Ingrese a la solapa Listas para comenzar a crear listas de usuarios a los que les enviara los correos. Una vez que vaya adicionando suscriptores a las listas podrá verlos haciendo click en el boton Ver suscriptores. La opción Búsqueda, a la izquierda de la pantalla, le permite buscar suscriptores dentro de las listas propias, o de todas las listas, si Ud. es un Super Administrador. Abril 2011 Página 8/20
1.4. SUSCRIPTORES El menú de suscriptores ofrece las opciones de administración, importación, exportación y búsqueda. 1.4.1. Administración Al ingresar a Suscriptores verá directamente el listado de suscriptores cargados (su email y su estado activo/inactivo) Haga click en Agregar para ver el formulario de carga de suscriptores: Abril 2011 Página 9/20
Se le pedirá: email, estado (confirmado o no confirmado), contraseña (en un futuro servirá para ingresar a su panel de administracion de listas suscriptas), información adicional y la listas disponibles para suscribirlo. El sistema sólo enviará correos a los suscriptores en estado Confirmado. 1.4.2. Importación/Exportación de suscriptores Si ya posee un archivo de tipo CSV con un listado de suscriptores puede importarlo al sistema. El archivo debe tener la siguiente estructura: [email],[confirmado (0-1)],[enviar en html(0-1)],[password] Abril 2011 Página 10/20
Por ejemplo: foo@bar.com,1,0,mysecretpassword En la pantalla de importación debe especificar si actualiza un suscriptor en caso en que éste ya exista en el sistema, o no. Así mismo, se puede ejecutar el proceso inverso y exportar suscriptores a una lista en el mismo formato CSV. El CSV exportado no contiene la contraseña del suscriptor. Por último, el menú de suscriptores ofrece la funcionalidad de búsqueda por email, lista y características de los suscriptores. Abril 2011 Página 11/20
1.5. MENSAJES El menú de mensajes ofrece las opciones de administración, chequeo del estado de los mensajes, exportación y configuración de plantillas. 1.5.1. Administrar mensajes Para crear un mensaje nuevo, ingrese a la solapa Mensajes y podrá ver el listado de mensajes existentes. Haga click en Agregar para ingresar al formulario de carga: Abril 2011 Página 12/20
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Le pedirá que llene los siguientes campos: Asunto: el asunto del mensaje a enviar De: el remitente que figurará en el mensaje Guardar imagenes en la base de datos: activando opción podra disponer de guardar las imagenes del mensaje en el servidor, asegurándose de que al momento de ser enviados no hayan links rotos a imagenes inexistentes en servidores de terceros. Formato: si se enviara en texto plano o con HTML. Fecha de envio: para agendar el envio en una fecha y hora en particular. Por default el envío es inmediato. Plantilla: si lo desea, el contenido de este mensaje puede ir dentro de una plantilla previamente creada, el contenido ira dentro del tag [CONTENT] de la plantilla. Enviar a las listas: seleccione las listas de suscriptores a las que les llegara el email. Cargar desde HTML: si posee un archivo HTML en su PC que desee cargar como mensaje, use esta opcion. La pantalla ofrece un editor donde se puede escribir el mensaje a enviar, darle formato e incluír imágenes. Una vez creado el mensaje el usuario, tiene tres opciones: Guardar y enviar: el sistema lo enviará inmediatamente o a la hora que se haya definido Guardar: el sistema guarda el mensaje y el usuario deberá enviarlo manualmente desde la pantalla Estado de mensajes Cancelar: se cancela la edición, sin guardar los cambios 1.5.2. Estado del envio de los mensajes En la opción Estado de mensajes podrá ver el estado de sus envios: Abril 2011 Página 14/20
Puede controlar el estado de los envios cancelándolos, reenviándolos, etc. Los estados posibles de los envíos y las acciones que puede realizar en cada uno son: Estado Acción Preparado Enviando Envío terminado Detenido Cancelado Borrador Cancelar Cancelar Reenviar a todos Reanudar el envio desde el inicio o desde el primer suscriptor pendiente Reanudar un envio desde desde el inicio o desde el primer suscriptor pendiente Enviar Abril 2011 Página 15/20
1.5.3. Plantillas Si lo desea, puede basar sus mensajes en plantillas previamente creadas, manteniendo una estructura comun entre mensajes y ahorrar tiempo. Ingrese a la opción Plantillas, y al hacer click en Agregar verá el siguiente formulario: Nombre: un nombre para identificar la plantilla Guardar imagenes en la base de datos: con esta opcion podrá disponer de guardar las imagenes del mensaje en el servidor, asegurandose de que al momento de ser enviados no hayan links rotos a imagenes inexistentes en servidores de 3ros. Cargar desde HTML: si posee un archivo HTML en su PC que desee cargar como mensaje, use esta opcion. Use el editor para crear su plantilla. 1.5.4. Opciones avanzadas del editor Tanto el editor de mensajes como el de plantillas, tienen opciones que facilitan la creación de los mensajes. Abril 2011 Página 16/20
1.5.4.1. Cargar imagenes desde la PC El botón permite cargar imágenes desde la PC. Al hacer click en el mismo aparecerá un pop-up para la elección de la imagen elegida: Automáticamente serán cargadas al servidor e insertadas en el editor en la posición que haya elegido con el cursor. 1.5.4.2. Carga automática de imagenes de 3ros Al hacer click en la opción Guardar imagenes en la base de datos la aplicación hace un control de todas las imagenes del mensaje o plantilla, comprueba cuales no estan accesibles o con links rotos y cuales sí. Antes de guardarlas definitivamente la aplicación mostrará la siguiente pantalla preguntando sobre que hacer sobre cada imagen detectada: Las opciones son: Abril 2011 Página 17/20
Si no se encontró la imagen en el servidor externo, se da la opción de subirla desde la PC. Su carga es opcional. Si se encontró la imagen, consulta individualmente sobre si debe guardarla localmente. Esta acción también es opcional para cada imagen. Abril 2011 Página 18/20
1.6. REBOTES La funcionalidad de Rebotes lanza el procesamiento de los rebotes que quedaron en la casilla configurada a tal efecto, para poder recuperarlos e identificar a los suscriptores a quienes no se les pudo entregar el correo, por cualquiera de los motivos que provoque un rebote: casilla inexistente, dominio inexistente, casilla llena, etc. Al hacer click en Iniciar recupero de correo rebotados se iniciará el proceso de descarga de correos rebotados, y el sistema automaticamente actualizará el conteo de correos rebotados de cada suscriptor. Los suscriptores son automáticamente desconfirmados al acumular cinco correos rebotados consecutivos. Para volver a habilitar un suscriptor, debe editarlo y marcar la casilla de Confirmado, para luego guardar. Ingresando en Ver rebotes se obtiene el listado de los correos rebotados y a qué suscriptor iban dirigidos. Abril 2011 Página 19/20
Además, una vez procesado los rebotes, en la pantalla de estado de mensajes figurala cantidad de rebotes por envío realizado. Abril 2011 Página 20/20