Página 1 de 6 COORDINACIÓN DE ÓRGANOS DESCONCENTRADOS Y DEL SECTOR PARAESTATAL 7. Realización del producto 7.1 Planificación de la realización del servicio En CODySP la planificación de la realización del servicio esta sustentada en el Manual de Planeación de la Calidad de los procesos básicos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad. La planificación del servicio contempla cuando es apropiado lo siguiente: a) Los objetivos de la calidad y los requisitos del servicio durante cada etapa de los procesos. b) La necesidad de establecer procesos, documentos y de proporcionar recursos específicos para el servicio. c) Las actividades requeridas de verificación, validación, seguimiento, inspección y pruebas específicas para el servicio así como los criterios para la aceptación del mismo. d) Los registros que sean necesarios para proporcionar evidencia de que los procesos de realización y el producto resultante cumplen los requisitos. El resultado de la planificación se encuentra definido en el plan de calidad, los procedimientos Premio Nacional de Deportes, Juventud, Ciencias y Artes y Órganos de Gobierno con los registros, los cuales proporcionan la evidencia de la realización de la planificación del servicio. La Planeación de la realización del servicio se sustenta en la descripción de cada proceso que existe para la realización del mismo. 7.2 Procesos Relacionados con el cliente 7.2.1 Determinación de los requisitos relacionados con el producto En CODySP se identifican y determinan: a) Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para las actividades de entrega y las posteriores a la misma a través de los procedimientos de Premio Nacional de Deportes, Juventud, Ciencias y Artes y Órganos de Gobierno. b) Los requisitos no establecidos por el usuario pero necesarios para el uso especificado o para el uso previsto. c) Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el producto o servicio son determinados de acuerdo a la reglamentación de las leyes de propiedad intelectual cuando estas apliquen y que integran los productos y que así lo requieran. d) Cualquier requisito adicional determinado por CODySP. 7.2.2 Revisión de los requisitos relacionados con el producto CODySP, mantiene procedimientos documentados, y apegados a las normas y leyes aplicables Ley de Premios y Estímulos y Recompensas Civiles y Ley Federal de Entidades Paraestatales y su Reglamento, para efectuar las revisiones de los requisitos relacionados con el servicio, en donde se establece que la revisión de los requisitos se realiza antes de que se comprometa con el usuario a proporcionar el servicio, asegurando que están definidos y documentados los requisitos del servicio. Cualquier diferencia existente entre los requisitos del servicio expresados y los expresados previamente por el usuario son aclarados y resueltos.
Página 2 de 6 La CODySP al momento de definir los requisitos del usuario, verifican que se tiene la capacidad de cumplir los mismos, registrando estos requisitos y apegándose a las políticas definidas por la ley. Toda la información obtenida del usuario es registrada. Se mantienen registros de los resultados de la revisión realizada y de las acciones originadas por la misma. En CODySP se mantiene registros y evidencia para la confirmación de los requisitos del servicio solicitado por el usuario tales como: fecha de recepción, son verificados los datos correctos del usuario los cuales incluyen como mínimo el nombre completo, dirección completa y teléfono del usuario. En los documentos relacionados se establece el método para la revisión de los requisitos relacionados con el servicio y para asegurarse que se documenta y comunica a las áreas involucradas las modificaciones realizadas a los requisitos del cliente. 7.2.3 Comunicación con el cliente CODySP, establece los canales de comunicación adecuada con los usuarios en los documentos correspondientes relativas a: a) Información sobre el servicio y los requisitos. b) Las consultas, contratos o atención de requisitos, incluyendo las modificaciones; c) La retroalimentación del usuario, incluyendo sus quejas. Los canales de comunicación con el cliente, pueden ser entre otros los siguientes: a) Directa. b) Vía correo electrónico. c) Internet. d) Telefónica. e) Vía Fax 7.3 Diseño y desarrollo La Coordinación de Órganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal no desarrolla ningún producto y dentro del servicio que proporciona no diseña ni desarrolla servicios nuevos. Por lo anterior se declara que el requerimiento 7.3 de la Norma ISO 9001:2000, NO APLICA en el Sistema de Gestión de la Calidad. 7.4 Compras 7.4.1 Proceso de Compra Para desarrollar el proceso de compras han sido definidas responsabilidades particulares de acuerdo a los montos asignados. La Dirección General de Recursos Materiales (considerada como un proveedor para el Sistema de Gestión de la Calidad y particularmente para la CODySP), a nivel institucional es responsable de realizar las compras establecidas en el Programa Anual de Necesidades (PANE) generado por la CODySP y que corresponde al 80% el cual incluye productos y servicios que impactan la calidad de los procesos definidos. El 20% adicional corresponde al monto asignado cuyo responsable de su aplicación es la CODySP, este monto es aplicable a la adquisición de productos y servicios que no impactan la calidad. Únicamente la Unidad es responsable de la contratación del servicio de capacitación.
Página 3 de 6 Con respecto a este servicio, el proceso de compras se realiza de acuerdo a lo siguiente: La identificación de la necesidad de este servicio y las actividades para su contratación se realiza conforme a lo establecido en el procedimiento de Capacitación 213-SC-PO-002. La CODySP cuenta con criterios establecidos para la selección de los proveedores en el cuadro comparativo denominado Selección de Proveedores F02 MC05 (En el caso de las instancias que forman parte de la SEP no aplica la selección de proveedores). También han sido definidos los criterios para la evaluación y reevaluación de los proveedores a través del formato Evaluación del Proveedor (F01 MC05), los cuales evidencian la capacidad de los proveedores para proporcionar a la Institución los productos y/o servicios que requieren de acuerdo a los requerimientos establecidos y en su caso sirvan como base para la toma de decisiones o medidas derivados de estas. La CODySP ha definido como proveedores a: Tipo de Proveedor Producto / servicio proporcionado Proveedores pertenecientes a la SEP DGTEC (Dirección General de Servicio de mantenimiento preventivo y correctivo a mayor a equipo de Tecnología de la Información) computo. DGRMS (Dirección General de Servicio de compras. Materiales y Servicios) Otros proveedores Empresas que proporcionan Servicio de capacitación capacitación Empresas que proporcionan otros Otros servicios de acuerdo a las necesidades particulares que surjan servicios en los procesos. Se mantienen registros de las evaluaciones realizadas. En caso de no aprobar (no apto), se solicitará a través de los medios de retroalimentación definidos, el establecimiento de las acciones pertinentes. Así mismo con base en los resultados obtenidos y en los criterios definidos en el formato de Evaluación de Proveedores, se establecen las características para realizar la reevaluación de proveedores. 7.4.2 Información de las compras Los insumos necesarios para la realización del servicio son solicitados por los responsables de los procesos por medio de oficios, memorandos o escritos que se entregan a la Coordinación Administrativa, los cuales detallan la información de las compras tales como especificaciones y/o características de los productos o servicios requeridos a los cuales pueden anexar muestra física del material requerido (en caso de que se requiera), y se incluye cuando es apropiado: a) Los requisitos para la aprobación del producto o servicio. b) Los requisitos para la calificación del personal. c) Los requisitos del sistema de gestión de la calidad. La Coordinación Administrativa es responsable de asegurar la adecuación de los requisitos de compra especificados y concentrarlos en el (PANE) Programa Anual de Necesidades, el cual se entrega a la Dirección General de Materiales para su atención, y tratándose de las medallas de los premios nacionales se genera oficio a través del cual se elabora la requisición, para posteriormente enviarla a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios en los cuales se establecen los requisitos de las compras, que son aprobadas por los responsables de cada área.
Página 4 de 6 La Institución se asegura de la adecuación de los requisitos de compra antes de ser enviadas al proveedor Para el caso del servicio de capacitación la información queda asentada en el registro establecido para tal efecto, definido en el procedimiento de capacitación. 7.2.1 Verificación de los productos comprados La Institución se asegura de verificar los productos comprados a través del área de Recursos Materiales, quién es responsable de inspeccionar los productos comprados en coordinación con el solicitante (cuando así se requiere) y el área de control de calidad de la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios, si se aceptan los materiales comprados se firma y sella la factura, de no ser así, se informa al proveedor y a la Dirección General de Recursos Materiales y Servicios para que tome las acciones correspondientes para asegurar la conformidad de los productos comprados las cuales están fuera del ámbito de competencia de esta Unidad Responsable. 7.5 Producción y prestación del servicio 7.5.1 Control de la producción y prestación del servicio La Coordinación de Órganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal determina la planificación, desarrollo del proceso y prestación del servicio bajo condiciones controladas, definidas en los procedimientos: PROCESO COORDINACIÓN DE ÓRGANOS DE GOBIERNO Órganos de Gobierno PROCESO PREMIOS NACIONALES Premio Nacional de Deportes Premio Nacional de Ciencias y Artes Premio Nacional de Juventud Estas condiciones controladas incluyen: a) La disponibilidad de información que describa las características, b) La disponibilidad de instrucciones de trabajo, cuando sea necesario, c) El uso de equipo apropiado, d) La implantación de seguimiento y de la medición, e) La implantación de actividades de liberación, entrega y posteriores a la entrega. 7.5.2 Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio La Coordinación de Órganos Desconcentrados y del Sector Paraestatal no cuenta con procesos donde los productos resultantes no puedan verificarse mediante actividades de seguimiento y medición. Por lo anterior se declara que el requerimiento 7.5.2 de la norma ISO 9001:2000 queda excluido en el sistema de Gestión de la Calidad.
Página 5 de 6 7.5.3 Identificación y trazabilidad Durante la realización del servicio, cada uno de ellos cuenta con un método de identificación en cada uno de sus procesos con los cuales es posible identificarlos durante todo el proceso respecto a los requisitos de medición y seguimiento, los medios de identificación es mediante el nombre del usuario durante las diferentes etapas del proceso es con el cual se la da el seguimiento y rastreabilidad del servicio, y descritos en los procedimientos y los registros derivados de estos. 7.5.4 Propiedad del cliente CODySP, mantiene documentos y procedimientos que establecen el método para asegurar que la información proporcionada por los usuarios, es debidamente asegurada contra cualquier daño, perdida o deterioro. Para el proceso de Premios nacionales solo en el Premio Nacional de Ciencias y Artes aplica la propiedad del cliente, para Premio Nacional de Deportes y de Juventud no se salvaguarda ningún tipo de información propiedad del usuario, para el caso del proceso de Coordinación de Órganos de Gobierno la CODySP la información que proporciona el usuario no es con carácter de resguardo ni de devolución ya que solo son copias, se asegura la identificación, verificación protección y salvaguarda de los bienes que son propiedad del usuario suministrados para su utilización e incorporación dentro del servicio. Cualquier bien que sea propiedad del usuario que se pierda, deteriore o se considere de alguna forma inadecuada para su uso debe ser registrado y comunicado al usuario. 7.5.5 Preservación del producto La CODySP, asegura la preservación de los materiales que intervienen en el proceso del servicio, asegurando también la entrega oportuna del mismo, definido en el procedimiento de Premio Nacional de Ciencias y Artes. La CODySP define que la preservación de los materiales incluye la identificación, manipulación, embalaje, almacenamiento y protección. La información es resguardada en las instalaciones de CODySP y se asegura que sean preservados cuidando su propiedad y adecuación para su uso. La CODySP mantiene el procedimiento 213-CA-PO-004 Órganos de Gobierno en el cual se establecen las actividades relativas al control del servicio sin embargo para el proceso de Órganos de Gobierno el producto resultante son documentos a los cuales deberán aplicarse los controles definidos en el procedimiento gobernador OOM-CA-PG-003 Control de Registros como son: identificación, legibilidad, que no se deterioren, ni se rompan que se encuentren a salvo de humedad, fuego u otro agente que los pueda deteriorar y de fácil acceso para demostrar su conformidad y efectividad. 7.6 Control de dispositivos de seguimiento y medición La CODySP, no utiliza ningún instrumento de medición, que necesite de calibración, para el servicio que proporciona. Por lo anterior se declara que el requerimiento 7.6 de la Norma ISO 9001:2000, NO APLICA en el Sistema de Gestión de la Calidad. En caso de modificarse esta condición, se tendrá que documentar y actualizar el presente requerimiento dentro del Sistema de Gestión de la Calidad.
Página 6 de 6 Cambios a esta revisión Número de revisión Fecha de la actualización Descripción del cambio 0 Enero de 2004 Creación del Sistema de Gestión de la Calidad. 1 Mayo de 2004 Describen actividades del requisito 7.4.2 (Información de las Compras) y 7.4.3 (Verificación de productos comprados) 2 Noviembre 2004 Se eliminó del cuadro Tipo de Proveedor del apartado 7.4.1 a la DGP y a Servicio Profesional de Carrera. CONTROL DE EMISIÓN Elaboró : Revisó : Autorizó: Nombre Lorena Díaz Loyola Alejandro Tejado Dondé Alejandro Tejado Dondé Firma Fecha Noviembre / 2004 Noviembre / 2004 Noviembre / 2004