SOLUCIÓN CASO GESTIÓN DE COMPRAS Comenzamos por abrir un libro de trabajo y lo guardaremos con el nombre Compras. 1) En primer lugar resolveremos el primer apartado en la hoja 1 del libro de trabajo procediendo según los siguientes pasos: Creamos la tabla con las columnas necesarias para introducir los datos de consumos, pedidos, entradas y stocks, y tecleamos los datos que conocemos, es decir, los consumos mensuales y el stock a 31 de diciembre del año anterior: A continuación introducimos las primeras fórmulas. Tanto el stock mínimo, como el Lote de Pedido, contienen fórmulas y no datos, concretamente el stock mínimo en este caso es el máximo consumo mensual; igualmente, el Lote de Pedido, ya que se trata de Lote constante, se calculará como el consumo total esperado para los doce meses y dividido por el número de pedidos que queremos pasar a lo largo del año, que son cuatro, por tanto, las fórmulas quedarían así: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-1
Con lo que resultan los siguientes valores: El siguiente paso consistirá en llenar las columnas de la tabla, el stock inicial de cada mes será igual al stock final del mes anterior, por tanto, en la celda C9 que debe contener el stock inicial de Enero, teclearemos lo siguiente: =F8 y automáticamente aparecerá el mismo valor que en F8, es decir, 70.000 La siguiente celda a llenar será la correspondiente al Stock final de Enero para el que seguiremos la igualdad: Stock final=stock inicial + Entradas - Consumos por lo que la celda F9 contendrá la siguiente fórmula: = C9+D9-E9 A continuación, la celda correspondiente a la realización o no de pedido, la celda G9 contendrá una función condicional que indique si se debe realizar o no pedido en el mes de enero, teniendo en cuenta que el stock inicial de cada mes debe ser, al menos, igual al consumo previsto más el stock mínimo, por tanto, si el stock final de enero es menor que el consumo de febrero más el que se ha considerado como stock mínimo, es decir, 45.000 unidades, habrá que realizar un pedido que entrará en almacén a principios de febrero. Vamos a ver, como se plantea una función condicional. SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-2
La función condicional La función condicional SI evalúa una condición establecida en el primer argumento. En caso de que el resultado de la evaluación sea VERDADERO, la celda se iguala al segundo de los argumentos, y en caso de que sea FALSO, al tercero. La función tiene la forma: =SI(Condición;Valor si verdadero;valor si falso) Cuando alguno de los argumentos contiene texto, éste debe ir entrecomillado para que la función lo reconozca como tal. Teniendo en cuenta que el stock mínimo lo hemos calculado en la celda C4, la fórmula en G9 será: =SI(F9<E10+C4;"PEDIDO";) Y en último lugar la celda D9 referente a las entradas de materiales, habrá que tener en cuenta que si a final del mes anterior se ha realizado un pedido, la entrada se realizará en los primeros días de este mes; considerando que el Lote de Pedido es constante y que se ha calculado en la celda C5, la celda C9 quedará: =SI(G8="PEDIDO";C5;0) Con todas estas fórmulas, tendremos: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-3
Como vemos, en Enero, ya es necesario realizar un Pedido, por otro lado, dado que en diciembre no nos consta que se realizase un Pedido, no tenemos ninguna entrada. Para continuar con el modelo habría que hacer lo mismo para cada mes, pero Excel nos permite ahorrar tiempo copiando las fórmulas en las celdas correspondientes al resto de los meses. Lo único que habrá que tener en cuenta es que Excel al copiar relativiza, sin embargo, nosotros queremos que las celdas que hacen referencia al Stock mínimo y al Lote de Pedido sean las mismas en todos los meses, por ello, antes de copiar hacia abajo al resto de las celdas habrá que poner referencias absolutas a la parte de la fórmula que se refiere a dichas celdas. Referencias Absolutas Las referencias absolutas se consiguen poniendo el signo dólar ($) delante de la letra representativa de la columna o delante del número representativo de la fila, bien tecleándolo o bien pulsando la tecla F4. De este modo, la referencia a una celda puede ser: Relativa: cuando no fijamos ni fila ni columna Absoluta: cuando fila y columna son fijas Mixta: cuando sólo fijamos la fila o la columna El proceso para poner o liberar referencias es cíclico, de forma que podemos pulsar F4 las veces necesarias para fijar la fila, la columna, o ambas. En nuestro caso, las fórmulas quedarán: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-4
Ahora ya podemos llenar hacia abajo para copiar todas las celdas con lo que el modelo quedará completo: Los valores resultantes serán los siguientes: Los resultados indican que, para un stock mínimo igual al máximo consumo mensual previsto y con un modelo de Lote de Pedido constante, realizaríamos los pedidos en Enero, Febrero, Junio y Septiembre. SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-5
Podemos cambiarle el nombre a la Hoja de cálculo para que éste sea identificativo del contenido, para ello hacemos doble clic en la pestaña de la Hoja, o bien seleccionamos en el menú FORMATO la opción HOJA/CAMBIAR NOMBRE: (En Excel 2007, se accede desde la FICHA: Inicio/GRUPO: Celdas/ OPCIÓN: Formato/Cambiar el nombre de la hoja) En cualquier caso, la pestaña de la hoja se queda seleccionada (en video inverso) y podemos teclear el nombre que deseemos darle a la Hoja, una vez introducido el mismo pulsamos intro para finalizar. 2) El segundo apartado se refiere también a un modelo de Lote de Pedido constante, si bien el stock mínimo en este caso, debe permitir atender los pedidos de los próximos cuarenta y cinco dias. En la Hoja 2 procederemos según los mismos pasos y los resultados serán: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-6
3) Pasaremos a continuación a la Hoja 3 para resolver el tercer apartado que se refiere a un modelo de Periodo de Pedido constante y un stock mínimo igual al máximo consumo mensual previsto, en este caso los resultados serán: 4) El cuarto y último apartado, realizado en la Hoja 4 del libro de trabajo, se refiere igualmente a un modelo de Periodo de Pedido constante, si bien el stock mínimo en este caso, debe permitir atender los pedidos de los próximos cuarenta y cinco días, los resultados serán: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-7
Para realizar el gráfico en el que se muestre la evolución de los pedidos, habrá que empezar por insertar una nueva Hoja de cálculo detrás de cada Hoja de Presupuestos. Vamos a mostrar la solución para el apartado 1). Empezaremos insertando la nueva Hoja, mediante la opción Insertar/Hoja de cálculo. Para realizar el gráfico, previamente habrá que introducir los datos necesarios. Los datos que se comparan en el método gráfico del Presupuesto de Aprovisionamientos son: los consumos acumulados, y el stock inicial + las sucesivas entradas de materiales Por tanto, la tabla deberá contener ambas series de datos. Al tener los datos en la Hoja anterior, los tomaremos de esta VINCULANDO, para ello, realizaremos los siguientes pasos: En la celda B3 teclearemos el signo = y a continuación haremos clic en la pestaña de la Hoja en la que tenemos los datos del Presupuesto, buscamos en ésta última la celda que contiene el nombre Enero y hacemos clic en dicha celda, con lo que en la barra de escritura aparecerá lo siguiente: Al pulsar intro, en la celda B3 de la Hoja1, aparecerá el mismo contenido que en la celda B9 de la Hoja anterior, es decir, Enero. Llenaremos hacia abajo para completar el resto de los meses. SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-8
Las dos siguientes columnas se pueden realizar de las dos formas que se muestran a continuación: Podemos hacerlo vinculando los datos para el mes de enero y calculando los acumulados a partir de febrero, teniendo en cuenta que habrá que vincular por separado la fila correspondiente a enero y la correspondiente a febrero, y a partir de ésta última se podrá llenar hacia abajo el resto de las filas: Otra forma de hacerlo consiste en calcular los valores acumulados desde el primer mes,. Es decir desde enero, de forma que ya podamos llenar desde esta fila hasta el final del modelo: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-9
En cualquiera de las dos opciones los resultados serán: Ahora ya podemos elaborar el gráfico, para ello, seleccionaremos las casillas B2 hasta la D14 y a continuación elegiremos en el menú la opción INSERTAR/GRAFICO, o bien haremos clic con el ratón en la tecla del asistente para gráficos de la barra de herramientas. En ese momento, aparece la ventana del ASISTENTE PARA GRAFICOS: Este consta de cinco pasos en el que podemos ir eligiendo el rango de valores incluidos, el tipo de gráfico, el formato, etc. Si elegimos el tipo Líneas y pulsamos intro en todos los pasos, Excel proporciona el siguiente gráfico: SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-10
450.000 400.000 350.000 300.000 250.000 200.000 150.000 100.000 50.000 0 S.i. + Ent. acum. Cons. acum. Enero Marzo Mayo Julio Septiembre Noviembre que nos muestra gráficamente los consumos acumulados y los momentos en que deben realizarse los distintos pedidos. A continuación, repetiremos los mismos pasos para realizar los gráficos correspondientes a los tres apartados restantes obteniendo gráficos similares, si bien podemos darle al gráfico otras apariencias distintas como ponerlos en tres dimensiones, añadirle título, etc.. (En Excel 2007, se accede desde la FICHA: Insertar/GRUPO: Gráficos/ elegimos el formato y se crea el gráfico automáticamente. A continuación, aparecen 3 nuevas FICHAS: Diseño; Presentación y Formato agrupadas bajo el nombre de Herramientas para gráficos. Desde estas fichas se puede realizar cualquier modificación del gráfico) *********************************** SOLUCIÓN GESTIÓN DE COMPRAS-11