Microsoft Excel II Formato de celdas

Transcripción

1 Microsoft Excel II Formato de celdas Microsoft Excel nos permite darle a nuestra planilla formato, eso se refiere a cambiarle el tipo de letra al texto, los números, poder resaltar una celda, aplicar bordes de diferentes tipos, etc. Recuerde: Las líneas divisorias que vemos en una planilla de Excel no salen cuando imprimimos el trabajo, solamente se imprimirán aquellas líneas a las que les aplicamos formato de bordes. Es fundamental al trabajar con Excel el poder resaltar aquellos datos que son más relevantes o importantes, además para una mayor comprensión de la planilla, cuando mejor organizado esté será mas legible. Para aplicar los formatos primero que nada debemos seleccionar, hay 2 tipos de selección: - Seleccionar una celda Para seleccionar una celda bastará con pararnos sobre ella y darle un clic con el botón izquierdo del mouse. Celda seleccionada - Seleccionar un rango de celdas Para seleccionar un rango del celdas (un grupo de celdas, tendremos que mantener presionado el botón izquierdo del mouse mientras marcamos las celdas a seleccionar. El rango seleccionado es: B3:D9

2 Los rangos de celdas se toman siempre desde donde inicio (arriba izquierda) hasta donde finaliza (abajo derecha) separadas siempre por los 2 puntos. Por ej. A2:C10 Las funciones de formato que utilizaremos para mostrar los datos de manera eficaz será: Dar formato al texto y a los caracteres individuales: Para resaltar el texto, puede aplicar formato a todo el texto de una celda o a los caracteres seleccionados. Seleccione los caracteres a los que desea aplicar formato y, a continuación, haga clic en la barra de herramientas (barra de herramientas: barra con botones y opciones que se utilizan para ejecutar comandos. Para mostrar una barra de herramientas, haga clic en Personalizar en el menú Herramientas (Tools en inglés) y, a continuación, haga clic en la ficha Barras de herramientas.) Formato. Girar texto y bordes Los datos de una columna suelen ocupar poco espacio mientras que el rótulo de la columna es más ancho. En lugar de crear columnas innecesariamente anchas o rótulos abreviados, puede girar el texto y aplicar bordes que estén girados los mismos grados que el texto. Para darle a un texto este tipo de formato, debemos seleccionar el rango de celdas que contiene a los rótulos o textos y luego hacemos clic en Formato Celda (Format Cells en inglés) En Excel 2007, debemos entrar a:

3 Con esta herramienta podemos girar el texto en la celda Para darle la alineación manualmente: En Excel 2003 seria:

4 Nos va a aparecer la misma ventana de Formato de celdas: Del puntito rojo le voy dando la alineación en grados. Agregar colores y tramas Para distinguir entre los diferentes tipos de información de una hoja de cálculo, puede aplicar bordes a las celdas, sombrear celdas con un color de fondo o sombrear celdas con una trama con color, recordemos que las tramas son el color de relleno que se le da a la celda. Para hacer el sombreado de las celdas, selecciono el rango de celdas y voy a Formato-Celdas. Esta vez cliqueo sobre la pestaña de Relleno (Patterns en inglés)

5 Ahí le aplico el color del relleno (tramas) que le voy a aplicar al rango de celdas seleccionadas. Clic sobre el color y le doy ACEPTAR En Efectos de relleno, le puedo aplicar un efecto si deseo (solo aplicable para Excel 2007) Selecciono lo colores Selecciono el tipo de efecto que le voy a aplicar

6 Formatos de número Puede utilizar los formatos de número para cambiar el aspecto de los números, incluidas las fechas y las horas, sin que cambie el número. El formato de número no afecta al valor real de la celda que Microsoft Excel utiliza para realizar los cálculos. El valor real se muestra en la barra de fórmulas (barra de fórmulas: barra de la parte superior de la ventana de Excel que se utiliza para escribir o editar valores o fórmulas en celdas o gráficos. Muestra la fórmula o el valor constante almacenado en la celda activa.). Para aplicar un formato a un número, debemos ir a Formato-Celdas y luego clic en la pestaña Número (Number en inglés): Selecciono la categoría, o que tipo de formato le quiero dar al número. Por ejemplo, para ponerle el signo $ a un número debemos seleccionar Moneda (a la izquierda) y a la derecha personalizamos.

7 Copiar formatos de una celda o un rango a otro: Si ya ha aplicado formato a algunas celdas de una hoja de cálculo, puede utilizar: Copiar formato para copiar el formato en otras celdas. Esta herramienta funciona como un imitador de formatos, o sea, nos paramos sobre la celda que tiene el formato que deseo copiar y le damos un clic a la herramienta Copiar formato, luego vemos que nuestro cursor queda como un pincel, seleccionamos entonces las celdas a las que queremos aplicar el formato y le damos un clic, copia entonces todo lo que sea formato (color, tamaño, alineación, etc.). Formato a los Bordes Como habíamos dicho, las líneas de división (cuadrículas) que vemos en la planilla de Excel, no sale al imprimir, por lo tanto debemos siempre darle formato de bordes para resaltar determinadas partes. Eso lo hacemos con Formato-Bordes, previamente por supuesto seleccionamos el rango de celdas al que le vamos a hacer el borde: Entonces quedaría: Seleccionamos Formato-Bordes (Format Cells), un clic en la pestaña Bordes (Border)

8 Le decimos entonces: 1 Que tipo línea le voy a poner al borde 2 Que color le voy a poner al borde 3 En que lugar quiero los bordes, o sea si le aplico los cuatro costados, arriba y abajo, etc. También le puedo aplicar Contorno o Interior Aplicar formato a celdas basándose en condiciones específicas Puede supervisar los resultados de las fórmulas u otros valores de celdas mediante la aplicación de formatos condicionales (formato condicional: formato (por ejemplo, un sombreado de celda o un color de fuente) que Excel aplica automáticamente a las celdas si la condición que se especifica es cierta.). Por ejemplo, puede aplicar color de texto verde a la celda si las ventas sobrepasan las previsiones y un sombreado de color rojo si son menores que las previsiones.

9 Para hacer el formato condicional en Excel 2007 vamos a la pestaña Inicio y luego en la herramienta Formato condicional Acá ponemos la condición Acá ponemos que formato le vamos a aplicar si se cumple la condición En Excel 2003 vamos a Formato - Formato condicional (Format - Conditional formatting en inglés)

10 Combinar celdas Muchas veces nos encontraremos con que queremos que un encabezado o título abarque varias columnas, eso lo logramos combinando las celdas, al combinar las celdas convertimos varias celdas en una sola. Por ejemplo, tenemos: Lo que queremos es que el título de Datos personales, se centre en las 3 columnas que abarcan los datos y que sea de color amarillo. Seleccionamos entonces las 3 columnas del título: Y a continuación le damos Combinar y centrar celdas: En Excel 2007 se encuentra en la pestaña Inicio. En Excel 2003 está en la barra de herramientas principal: Lo que hace esta herramienta es; me toma las 3 columnas, me transforma en una sola y me centra el texto en esa columna única creada.

11 Quedaría así: Por último le damos relleno a la celda (Tramas):