UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS VICERRECTORADO Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación División de Redes y Sistemas de Información Manual del Usuario Sistema de Compras y Contrataciones Versión: 1.0 La Paz - Bolivia
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Copyleft - 2017 Universidad Mayor de San Andrés Vicerrectorado Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación (DTIC) Msc. Ing. Fabián Amado Tito Luque División de Redes y Sistemas de Información (DiReSI) Dr. Carlos Wildher Murillo Callapa Programador de Computación: Lic. Leonardo Patzi Corollana Desarrolladores: Lic. Javier Parrado Editora 1 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES Lic. Jhoseline Montenegro Pareja Contenido 1. Introducción... 3 1.1 Descripción del Sistema... 3 1.2 Roles de Usuario... 3 2. Tareas Generales de los usuarios... 3 2.1 Ingresar a la página web... 3 2.2 Iniciar sesión... 4 2.3 Cerrar sesión... 5 3. Proceso de Consulta y Generación de Solicitudes de Compra... 6 3.1 Búsqueda... 7 3.1.1 Buscar registro de compra... 7 3.2 Proveedores (Sigma)... 7 3.2.1 Buscar y visualizar el registro de los proveedores... 8 3.3 Normativa... 9 3.4 Clasificadores... 9 3.4.1 Filtrar Clasificadores... 10 3.5 Procedimientos... 10 3.5.1 Seleccionar tipo de procedimiento... 10 3.6 Procesos... 11 3.6.1 Registrar solicitud... 11 3.6.2 Reporte PDF de Solicitud de Compra... 15 3.6.3 Reporte PDF de Orden de Compra... 15 3.6.4 Nota de Conformidad... 16 3.6.5 Descargos de una Unidad Ejecutoria... 17 4. Más información... 21 2
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 1. Introducción 1.1 Descripción del Sistema El sistema UMSA COMPRA tiene como finalidad desburocratizar, agilizar y controlar de manera adecuada, los procesos de compra y contrataciones que se realizan en la Universidad Mayor de San Andrés. UMSA COMPRA permite, mediante el Sistema de compras y contrataciones, efectuar el proceso de adquisición de bienes y servicios a los diferentes proveedores debidamente registrados como beneficiarios. 1.2 Roles de Usuario Los roles de usuarios permiten definir las funciones que los usuarios pueden acceder en el sistema, se tiene el siguiente rol: Rol Unidad Solicitante, usuario responsable derealizar el registro y seguimiento de la orden de compra. 2. Tareas Generales de los usuarios Para utilizar el Sistema Capricornio, todo usuario debe iniciar la aplicación. Esta sección explica la forma de: Ingresar a la página web Iniciar sesión Recuperar Contraseña Cerrar sesión en la aplicación 2.1 Ingresar a la página web Figura: 2-1 Pantalla de Navegador 3 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES 1. En la barra de dirección deberá ingresar compra.umsa.bo/capri-web/, como se observa en la Figura: 2-1. 2.2 Iniciar sesión Para iniciar sesión en la aplicación deberá: Figura: 2-2 Pantalla de Menú Principal 1. Para iniciar una sesión, haga clic en el botón Iniciar Sesión. Figura: 2-3 Pantalla Autenticación 1.1 Usuario, introduzca su usuario. 1.2 Contraseña, introduzca su contraseña. 1.3 Hacer clic en Iniciar Sesión, para acceder al sistema Nota. - En caso de que el nombre de usuario o la contraseña estén mal definidos, o el acceso haya caducado, tendrá que solicitar la habilitación de su cuenta al Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación de la UMSA 4
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 2.3 Cerrar sesión Figura: 2-5 Pantalla Menu Principal 1. Para cerrar sesión, haga clic en el Cerrar Sesión, como se muestra en la Figura: 2-5. 5 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES 3. Proceso de Consulta y Generación de Solicitudes de Compra La página de inicio tiene la tarea de dar una orientación a los usuarios que deseen consultar información en el sistema. Figura: 3-1 Flujo de Proceso 6
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 3.1 Búsqueda En esta sección podremos realizar la búsqueda de nuestra compra. 3.1.1 Buscar registro de compra En eta sección podemos consultar la información de la compra. Figura: 3-1 Pantalla de Búsqueda 1. Para realizar la búsqueda haga clic en el botón Buscar, después de haber llenado los campos requeridos. 3.2 Proveedores (Sigma) Este es un módulo de búsqueda y está conectado al repositorio central del SIGMA, este módulo es de mucha utilidad para efectuar consultas, ya sea por el NIT, el nombre comercial, entre otros; información que facilitará la generación de órdenes de compra. 7 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-1 Pantalla de Menú Principal 3.2.1 Buscar y visualizar el registro de los proveedores Figura: 3-1 Pantalla Listado de Proveedores 1. Para realizar la búsqueda haga clic en el botón Buscar, después de haber llenado los campos requeridos. 2. Para poder visualizar la información de un proveedor, haga clic en el botón Ver. Figura: 3-1 Pantalla de Detalle de Proveedor 8
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 3.3 Normativa En esta sección podrá descargar algunos manuales y reglamentos, muy importantes concernientes a procesos de compra y contratación de la universidad, entre estos tenemos a: MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DEL SABS. LEY 1178. CLASIFICADOR DE ITEMS. Figura: 3-1 Pantalla de Normativa 3.4 Clasificadores En esta sección se podrá realizar la búsqueda, consulta y podremos ver el detalle de los ítems del clasificador. Figura: 3-1 Pantalla de Menú Principal 9 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES 3.4.1 Filtrar Clasificadores Podremos filtrar la búsqueda, por gestión, partida y tipo de ítem. Figura: 3-1 Pantalla Listado de Clasificadores 1. Para iniciar con la búsqueda, haga clic en el botón Buscar. 3.5 Procedimientos Aquí podremos consultar, las normativas correspondientes a todos los procesos de compras y contrataciones de la UMSA. Figura: 3-2 Pantalla Menú Principal 1. Haga clic en el botón Bandeja de Transacciones, donde tenemos todas las transacciones en función de la bandeja o los enviados a adquisiciones. 3.5.1Seleccionar tipo de procedimiento Cada una tiene un tratamiento especial, no solo por la cuantía, sino también por el tipo de solicitud, ya sea bienes, servicios, consultorías y obras. Por lo cual es importante consultar los manuales oficiales. 10
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-3 Pantalla de procedimientos 3.6 Procesos Esta opción del menú principal solo está habilitada, para aquellos usuarios que ingresen al sistema mediante su usuario y contraseña correctamente. Figura: 3-1 Pantalla de Menú principal 3.6.1 Registrar solicitud En esta sección se podrá registrar una solicitud de compra en borrador. 11 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-1 Pantalla de Registro de solicitud 1. Para iniciar con el registro de Solicitud de compra o pedido de materiales haga clic en el botón Solicitud; como también funciona para el botón Pedido de materiales. 2. Seguidamente haga clic sobre el botón Nuevo, para acceder al formulario. Figura: 3-12 Pantalla Formulario de Solicitud 2.1 Para generar el registro de solicitud de compra en borrador, haga clic sobre el botón Guardar; después de haber llenado los campos requeridos. 12
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES En esta sección se generará automáticamente donde se podrá determinar si existen fondos suficientes dentro de la partida correspondiente. Figura: 3-1 Pantalla de Items 2.2 Para poder visualizar si existen fondos, haga clic en botón POA-UNIDAD, la cual contiene información referente a la disponibilidad presupuestaria por partida y a nivel total. 2.3 Para poder añadir un ítem a nuestra solicitud, haga clic en el icono Añadir Ítem. 2.3.1Después de haber creado el nuevo ítem, también podrá detallar la información complementaria con respecto al ítem necesarios para la solicitud como ser las especificaciones del producto o servicio. 2.3.2Para poder eliminar el ítem y sus especificaciones de la solicitud de compra 2.3.3 El botón adicionar sirve para adicionar mas detalles al terminar de insertar el detalle automáticamente se almacena, una vez concluido las especificaciones damos click en salir para reternoar a nuestra solicitud 2.4 Haga clic sobre el botón Seleccionar Archivo, inmediatamente se nos abrirá una ventana, en la cual podremos explorar nuestro equipo, hasta encontrar el documento 13 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES que vayamos a adjuntar, este módulo para adjuntar archivos acepta diferentes tipos o formatos de documentos, pueden ser archivos Word, Excel, PDF s e imágenes. 2.5 Seguidamente haga clic sobre el botón ADD, para subir el archivo a la página, Para eliminar el archivo ya cargado haga clic en la palabra Eliminar. 2.6 Para terminar con el proceso de creación de solicitud, haga clic en botón Terminar. Nota: Las solicitudes creadas, sin CUCE - UMSA generado, aparecerán en la bandeja Borradores. Una vez finalizado el proceso, le aparecerá la siguiente ventana: Figura: 3-1 Pantalla Bandeja Borrador 2.7 Todo registro que este en borrador, siempre se puede editar, para lo cual debemos hacer clic en la descripción Sin Generar de nuestro respectivo proceso, no se preocupe haga clic sobre esa descripción. 2.8 Una vez haya verificado que la información referente a la solicitud está correctamente estructurada, haga clic en Avanzar, desapareciendo de la bandeja Borrador y será añadida a la bandeja Enviados y a su vez se le asignara el número de SC (solicitud de compra), con el cual podrá hacer seguimiento a esa determinada transacción. 2.9 Recuerde tener cuidado, con esta opción ya que eliminará toda la información referente a procesos de solicitudes, como pueden ser: ítems adicionados, detalles de los ítems, y todos los documentos adjuntos. 14
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 3.6.2 Reporte PDF de Solicitud de Compra Esta opción nos permite generar un reporte imprimible sobre la solicitud de compra. Figura: 3-1 Pantalla de Listado de Solicitudes de Compra/ Órdenes de Compra 1. Seleccione Sol/Órdenes de Compra para poder acceder al listado de compras. 2. Seguidamente haga clic en el Nro. de Solicitud de Compra correspondiente. Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Solicitud de Compra 3.6.3 Reporte PDF de Orden de Compra Esta opción nos permite generar un reporte imprimible sobre la Orden de Compra. Figura: 3-1 Pantalla de Listado de Solicitudes de Compra/ Órdenes de Compra 15 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES 1. Seleccione Sol/Órdenes de Compra para poder acceder al listado de compras. 2. Seguidamente haga clic en el Nro. de Orden de Compra correspondiente. 3.6.4 Nota de Conformidad Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Orden de Compra Esta opción nos permite generar un reporte imprimible sobre la Nota de Conformidad. Figura: 3-1 Pantalla Listado de Pedido de Materiales 16
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES 1. Seleccione Lista de Pedido de Materiales para poder acceder al listado de compras. 2. Seguidamente haga clic en el botón Generar. Figura: 3-1 Pantalla de Generador de Nota de Conformidad 2.1 Para Poder tener el reporte imprimible primero debe guardar la información ingresada en el formulario para que así de esta forma no haya complicaciones después, haga clic sobre el botón Imprimir. Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Nota de Conformidad 3.6.5 Descargos de una Unidad Ejecutoria Para realizar los descargos un conjunto de facturas en una unidad ejecutora debemos realizar las siguientes operaciones. 17 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-11 Pantalla de Registro de Solicitud 1. Para iniciar con el registro de Solicitud de compra o pedido de materiales haga clic en el botón Solicitud. 2. Seguidamente haga clic sobre el botón Nuevo, para acceder al formulario. Figura: 3-12 Pantalla Formulario de Solicitud 2.1 A continuación, llenamos todos los datos correspondientes la diferencia es el tipo de solicitud que se va realizar en este caso tiene que ser Descargo y listo clic en el botón Guardar. 18
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-1 Pantalla deítems 2.2 Agregamos los ítems correspondientes de nuestra solicitud de Descargo y hacemos clic en Terminar nuestra solicitud. Una vez finalizado el proceso, le aparecerá la siguiente ventana: Figura: 3-1 Pantalla debandeja Borrador 2.3 Nos dirigimos a la columna de Operación y hacemos clic en Avanzar después nos vamos a la lista de solicitudes enviadas en la Pestaña ENVIADOS. 19 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-1 Pantalla debandeja de Enviados 2.4 Acontinuación, hacemos clic en el Botón Generar Orden de Compra, esta opción estará visible en la bandeja de Enviados. Figura: 3-1 Pantalla de Generación de Orden de Compra 2.5 Para registrar al proveedor, haga clic en el botón Buscar. 20
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS SISTEMA DE COMPRAS Y CONTRATACIONES Figura: 3-1 Pantalla debuscador de proveedor 2.5.1 Realizamos la búsqueda en función del NIT del proveedor que tiene que estar registrado en el sigma o el número de carnet del solicitante en el caso contrario que no esté registrado EL PROVEEDOR, una vez encontrado, haga clic en el botón Adjudicar. 2.6 Realizamos la modificación de los datos en función de la factura y listo Clic en el botón Actualizar Datos del Proveedor. 2.7 Para generar el reporte imprimible de la orden de compra, haga clic en el botón Orden Compra Figura: 3-1 Pantalla de Reporte de Orden de Compra 4. Más información Cualquier aspecto o duda acerca de temas adicionales que no estén especificados en el presente manual, comunicarse con la Departamento de Tecnologías de Información y Comunicación DTIC. Teléfonos: Dirección: Edificio Hoy Calle 6 de agosto La Paz- Bolivia 21 COMUNICACION
UNIVERSIDAD MAYOR DE SAN ANDRÉS - SISTEMA IDE COMPRAS Y CONTRATACIONES 22