1. Registro de Formatos del POA (APIS)... 2 1.1. Formato A POA... 2 1.1.1. Pantalla... 2 1.1.2. Elementos específicos de Filtro... 3 1.1.2.1. Campos... 3 1.1.3. Elementos específicos de Consulta... 4 1.1.3.1. Campos... 4 1.1.4. Elementos específicos de Captura... 5 1.1.4.1. Campos... 5 1.1.5. Ligas, Vínculos o Botones Adicionales... 6 1.2. Registro del POA (Oficinas Centrales)... 10 1.2.1. Ligas, Vínculos o Botones Adicionales... 11 1.3. Consulta de la Fecha del Registro del POA (APIS)... 12 2. Seguimiento del POA... 14 2.1. Envío a Revisión de los Formatos de Seguimiento del POA (APIS)... 15 2.2. Aprobación de los Formatos de Seguimiento del POA (OFICINAS CENTRALES)... 18-1 -
1. Registro de Formatos del POA (APIS) Para Usuarios de Oficinas Centrales; éste Módulo permite capturar la(s) Observaciones a cada uno de los Formatos o Secciones de éstos previa captura por parte de cada API, así como posteriormente Registrar el POA de éstas. Para Usuarios de las APIS; éste Módulo permite capturar la Información solicitada de los Programas Operativos Anuales (POAS) a través de los Formatos establecidos (A, B, C, D y E) para su posterior Registro a través de Oficinas Centrales. 1.1. Formato A POA Este Formato permite dar de alta y modificar la información referente al Responsable de integrar el POA así como aquella relacionada a su Proceso de Elaboración; así mismo, permite una vez capturada la Información de los distintos Formatos enviarla a las Oficinas Centrales para su Registro. 1.1.1. Pantalla A continuación se muestra la pantalla correspondiente a este módulo del sistema. Para mayor información sobre el uso de sus elementos referirse al capítulo 4 del Manual de Usuario-SIPYMM (General). - 2 -
Figura 1 Pantalla Registro de Formatos de POA. 1.1.2. Elementos específicos de Filtro 1.1.2.1. Campos Figura 2 Elementos de Filtro. o Ejercicio Lista desplegable que permite seleccionar el año del ejercicio de los POAS. Para el Caso de las APIS permite seleccionar el año del ejercicio a registrar o consultar (en el caso de los históricos). o API Lista desplegable que permite seleccionar la API a la cual se le van a hacer las observaciones o que se va a Registrar su POA. - 3 -
Para las APIS; muestra la API a la cual pertenece el usuario que se haya registrado al entrar al sistema. Cuando la API da clic en el botón nuevo, éste verificará que estemos en el año del ejercicio actual, de lo contrario nos enviará un mensaje como se muestra a continuación Figura 3 Pantalla Mensaje. 1.1.3. Elementos específicos de Consulta 1.1.3.1. Campos Figura 4 Pantalla Elementos Específicos de Consulta Formato A del POA o (1) API Campo de texto que muestra la Razón Social de quien esta registrando el Formato POA. o (2) Vigencia del POA Campos de textos que muestran el año de ejercicio que fue seleccionado previamente del campo Ejercicio y de manera automática muestra el período que abarca el POA. o Estatus del POA Campo de texto que muestra el estatus en el cual se encuentra el POA. - 4 -
Una vez que se guarda la información capturada de este Formato de manera automática el sistema le asigna EN ELABORACION. Lo que quiere decir que podrá seguir modificando y eliminando la información. En el listado mostrará en la columna de Bloqueado el estatus de NO lo cual permitirá seguir capturando, modificando o eliminar la información. De lo contrario solo podrán consultar. Fechas de Registro del POA o Fecha de Envío del POA Campo de texto de tipo fecha que muestra la fecha en que se esta enviando los Formatos del POA para su registro. o Fecha de Recepción del POA Campo de texto de tipo fecha que muestra la fecha en que se recibe en oficinas centrales los Formatos del POA. o Fecha de Registro del POA Campo de texto de tipo fecha que muestra la fecha en que se registran los Formatos del POA. 1.1.4. Elementos específicos de Captura 1.1.4.1. Campos Formato A del POA o *(3) Responsable de la Integración del POA Campo de texto que permite introducir el nombre del responsable de la integración del POA, es un campo de tipo alfanumérico (números, letras y punto (.)), es un campo obligatorio. Por default el sistema sugiere un Responsable que se tiene Configurado para la API en cuestión. o *(4) Correo Electrónico del Responsable Campo de texto que permite introducir la dirección electrónica del responsable de la integración del POA, es un campo de tipo alfanumérico (números, letras, caracteres especiales como son., @ ), es un campo obligatorio. - 5 -
o *(5) Proceso de Elaboración Campo de texto en donde se debe mencionar las áreas internas y externas que intervienen en la elaboración del POA así como el proceso de elaboración llevado a cabo, es un campo de tipo alfanumérico (números, letras) y caracteres especiales (-,;.:#$/+*()?), es un campo obligatorio. Al momento de guardar la información (por primera vez) de esta pantalla también se guarda información básica de los Formatos B y D. 1.1.5. Ligas, Vínculos o Botones Adicionales o Enviar POA para Registro Este botón tiene una doble funcionalidad; primero, nos permite estar verificando que los diferentes Formatos del POA sean consistentes en su forma, si lo son nos mostrará un mensaje como el siguiente. Figura 5 Pantalla Mensaje del botón Enviar POA. De lo contrario nos mostrará un mensaje de error el cual indicará qué Formato no ha sido elaborado o que sección no ha sido completada (ver figura 6), de igual manera revisa que las sumas de las metas bimestrales y trimestrales sean la suma total de la meta Anual. Figura 6 Pantalla Mensaje del botón Enviar POA. - 6 -
Si la información esta completa para cada uno de los Formatos el sistema mostrará un mensaje el cual pregunta si quiere que sean enviados los Formatos del POA a Oficinas Centrales para su Registro. Figura 7 Pantalla Mensaje del botón Enviar POA. Si es aceptado el envío se llenarán los campos de Fecha de Envío del POA y Fecha de Recepción del POA, el Estatus del POA pasa de EN ELABORACION a PEND DE REGISTRAR. Figura 8 Estatus del POA. Del listado la columna de BLOQUEADO? que contenía NO ahora dirá SI, cambiando los estatus ya no se podrá hacer alguna modificación a la información que fue enviada, salvo que exista alguna observación realizada por parte de Oficinas Centrales. Figura 9 Listado Todo aquel Registro que tenga la Etiqueta Bloqueado igual a SI, significa que ya no podrá hacer algún cambio o modificación, si fuera igual a NO entonces si podrá actualizar o modificar su información. Una vez que han sido bloqueados los registros si se desea modificar o actualizar, el usuario ya no podrá hacerlo y el sistema mandará el siguiente mensaje. - 7 -
Figura 10 Pantalla Mensaje o Instructivo Muestra la pantalla de Instructivo la cual nos indica qué significa cada número que se encuentra entre paréntesis al inicio de cada campo. Sirve de guía rápida para saber qué información capturar en cada campo, esta información cambia dependiendo el formato en el que se encuentre. Figura 11 Pantalla Instructivo del Formato A. - 8 -
o Reporte Liga que mostrará la siguiente pantalla en donde se podrá elegir todos los Formatos que integran el POA, o uno en específico. Verifique que al menos una casilla esté marcada y posteriormente oprima el botón Reporte. Figura 12 Pantalla Reportes del Programa Operativo Anual. El botón Reporte de esta pantalla mostrará la pantalla Reporte (cuyo funcionamiento se explica en el Manual de Usuario SIPYMM (General)), si se desea imprimir el documento correspondiente. - 9 -
1.2. Registro del POA (Oficinas Centrales) Una vez que se han corregido las observaciones que hace Oficina Central al POA de la API en cuestión, se puede realizar el Registro del POA seleccionando primeramente la Pestaña Formato A POA. Figura 13 Mensaje - Formatos A POA. Dando clic en el botón Modificar y posteriormente verificar que la lista desplegable del Campo Estatus esté en REGISTRADO, si hubiera observaciones pendientes de corregir, el sistema mandará un mensaje al momento de guardar y no permitirá Registrar el POA. - 10 -
Figura 14 Mensaje - Registro de Formatos del POA. Si todo estuviera bien el sistema permitirá cambiar el Estatus del POA y automáticamente llenará el campo de Fecha de Registro del POA, así mismo mandará la pantalla de Reportes del Programa Operativo Anual para realizar la impresión de los Formatos. Si deseará modificar alguno de los Formatos del POA una vez Registrado éste, el sistema mandará el siguiente mensaje. Figura 15 Mensaje - Registro de Formatos del POA. 1.2.1. Ligas, Vínculos o Botones Adicionales o Reporte El cual mostrará la pantalla Reportes del Programa Operativo Anual (ver punto 4.1.5). - 11 -
1.3. Consulta de la Fecha del Registro del POA (APIS) Con el fin de conocer la fecha del Registro del POA consulte la pestaña Formato A POA. Figura 16 Pantalla Formato A POA. A través del campo Fecha de Registro del POA se podrá conocer la fecha en la cual fue Registrado el POA por parte de Oficinas Centrales, de igual manera el campo de Estatus indicará la leyenda de REGISTRADO. - 12 -
Si deseará modificar alguno de los Formatos del POA una vez Registrado éste, el sistema mandará el siguiente mensaje. Figura 17 Mensaje - Registro de Formatos del POA. - 13 -
2. Seguimiento del POA Cuando se registra el Usuario de Oficinas Centrales el Módulo permite revisar que se esté cumpliendo con el Seguimiento del POA de cada una de las APIS en períodos Trimestrales o Semestrales y dar su Aprobación correspondiente. En caso de que se registre un Usuario API: Una vez que ha sido registrado el POA el sistema permite empezar a capturar la información correspondiente a los Formatos de Seguimiento del POA (Formato I Seguimiento Semestral Objetivos POA, Formato II Seguimiento Semestral Iniciativas POA y Formato III Seguimiento Trimestral Indicadores Institucionales). Este módulo permite registrar los avances ya sean trimestrales o semestrales del ejercicio corriente o de ejercicios anteriores. Las pestañas Formato A, B, C y E POA son solo de consulta, además los formatos C y E funcionan como filtros para las pestañas Formato I Seguimiento Semestral Objetivos POA y Formato II Seguimiento Semestral Iniciativas POA, ya que de no seleccionar la Perspectiva o Iniciativa respectivas, el sistema mostrará el mensaje correspondiente. Figura 18 Pantalla Mensaje Seguimiento del POA. - 14 -
2.1. Envío a Revisión de los Formatos de Seguimiento del POA (APIS) Una vez que ya se hayan capturado los Avances Reales correspondiente a las Metas Semestrales y Trimestrales del periodo en cuestión, se podrá hacer uso del Botón Enviar a Revisión que se encuentra en la Pestaña Formato A POA; de esta forma, Oficinas Centrales sabrá que formatos del Seguimiento del POA se encuentran listos para poderlos revisar y en caso de estar correctos aprobar el Semestre o Trimestre correspondiente. Figura 19 Pantalla Formato A POA, - 15 -
Cuando oprima el Botón Enviar a Revisión, el sistema le preguntará si desea enviar a Revisión el Semestre o Trimestre seleccionado, según sea el caso. Figura 20 Pantalla Formato A POA, Si le da Aceptar automáticamente se llenará el campo Fecha de Envío correspondiente al Semestre o Trimestre a ser revisado (ver Figura 33), así mismo serán Bloqueados TODOS los Registros de los Formatos del Seguimiento del POA. Figura 21 Listado, Por lo tanto si se desea hacer una modificación a los datos capturados el sistema mandará un mensaje como el siguiente. Figura 22 Pantalla Mensaje Revisión de Seguimiento del POA. Para que Oficinas Centrales nos apruebe el Registro de Avances Reales no se deberán tener Observaciones en cada uno de los Formatos (para mayor referencia ver el punto 3.8 de esté Manual) - 16 -
Figura 23 Listado. Una vez que ha sido aprobado el Formato de Seguimiento del POA correspondiente al Semestre o Trimestre enviado, se podrá capturar los siguientes Avances Reales Trimestrales o Semestrales según corresponda. Y en la pestaña Formato A POA, se podrá consultar la Fecha de Aprobación de nuestro Formato de Seguimiento del POA. Figura 24 Fecha de Aprobación del Seguimiento del POA. - 17 -
2.2. Aprobación de los Formatos de Seguimiento del POA (OFICINAS CENTRALES) Una vez que no se tengan Observaciones por corregir por parte de la API, se podrá hacer uso del botón Aprobado que se encuentra en la Pestaña Formato A POA para el Trimestre o Semestre en cuestión. Figura 25 Pantalla Formatos A POA. Si faltará por corregir alguna observación hecha a la API, el sistema mandará mensaje indicando en qué Formato no se ha hecho la corrección y no se podrá dar por aprobado el Trimestre o Semestre enviado. - 18 -
Figura 26 Mensaje Aprobación del Seguimiento del POA. De lo contrario el sistema mandará el siguiente mensaje. Figura 27 Mensaje Aprobación del Seguimiento del POA. Si se da clic en Aceptar el sistema automáticamente mandará la pantalla de Reportes del Programa Operativo Anual (Seguimiento del POA). Figura 28 Pantalla de Reportes del Programa Operativo Anual (Seguimiento del POA). - 19 -
En esta pantalla podrá elegir todos los Formatos que integran el Seguimiento del POA, o uno en específico. Verifique que al menos una casilla esté marcada y posteriormente oprima el botón Reporte (cuyo funcionamiento se explica en el Manual de Usuario SIPYMM (General)). Además se llenará el campo Fecha de Aprobación y de esta manera la API podrá capturar el siguiente Trimestre o Semestre según corresponda. Figura 29 Fechas de Aprobación del Seguimiento del POA. - 20 -