CIRCULAR 003 de 1999 (abril 9) Diario Oficial No. 43.566, del 30 de abril de 1999 MINISTERIO DE TRABAJO Y SEGURIDAD SOCIAL DE: Dirección Técnica de Riesgos Profesionales. PARA: Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales, Empresas Públicas, Privadas y Afiliadas al Sistema General de Riesgos profesionales. Asunto: Intermediarios de Seguros reporte ATEP, desafiliación automática, clasificación, cotización y reclasificación de empresas, grupo, departamento u oficina departamental de promoción y prevención, juntas de calificación de invalidez. La Dirección Técnica de Riesgos Profesionales, en uso de sus facultades imparte las siguientes instrucciones y determinaciones a las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales, Juntas de Calificación de Invalidez, empresas públicas y privadas, con el objeto de garantizar el correcto funcionamiento y desarrollo del Sistema General de Riesgos Profesionales. 1- Intermediarios de Seguros. De conformidad con el artículo 81 del Decreto 1295 de 1994 y el artículo 5o. del Decreto 1530 de 1996, cuando el empleador utilice o contrate algún intermediario de seguros que lo asesore para la selección de Administradora de Riesgos Profesionales, es el empleador quien debe sufragar los honorarios o comisiones. En ningún caso la Entidad Administradora de Riesgos Profesionales, podrá pagar honorarios, corretaje o comisiones cuando la intermediación sea contratada por el empleador, para la selección de la ARP. No se puede falsear, simular, aparentar, ocultar o disfrazar el corretaje o comisión para la selección, permanencia o traslado de ARP, afiliación de empresas que pertenecían al sistema y se desafiliaron automáticamente a través de la prestación de servicios en salud ocupacional que prestan los intermediarios de seguros. Las Administradoras de Riesgos Profesionales podrán contratar intermediarios de seguros exclusivamente (sólo) para la afiliación de nuevas empresas al Sistema General de Riesgos Profesionales y las nuevas empresas son aquellas que actualmente se creen o que nunca se hayan afiliado al sistema de riesgos profesionales. Conforme al objeto social de los intermediarios de seguros y siempre que cuenten con licencia en salud ocupacional e infraestructura técnica (equipos) y humana (personal con licencia en salud ocupacional) pueden y están facultados para realizar actividades en salud ocupacional para las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales, empresas públicas y privadas, las cuales deben ajustarse a la normatividad vigente. Por lo tanto, las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales no pueden
pagar honorarios o comisiones a intermediarios de seguros por el hecho de asesorar a empleadores públicos o privados en la selección, permanencia o traslado de ARP, afiliación de empresas que pertenecían al sistema y se desafiliaron automáticamente, pues esto se constituye en violación de normas penales para los funcionarios de las ARP, intermediarios de seguros y empleadores, además de las sanciones (multas) de carácter administrativo que se deriven de tal práctica. 2- Reporte extemporáneo de ATEP y empresas desafiliadas automáticamente. Las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben reportar y anexar la documentación referente al reporte extemporáneo de los accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de las empresas afiliadas ante las Direcciones Regionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. El reporte debe efectuarse cada dos (2) meses y especificar el nombre de la empresa, NIT, dirección, nombre del representante legal o empleador y dirección y demás datos que permitan identificar al empleador. Las ARP deben reportar y avisar a las Direcciones Regionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social antes del último día hábil de los meses de febrero, abril, junio, agosto, octubre y diciembre de cada año, a las empresas desafiliadas automáticamente, anexando las pruebas y documentación que permitan establecer el no pago de aportes y la identificación de la empresa o empleador, para iniciar la respectiva investigación administrativa. Después del primer mes de mora en el pago de los aportes las ARP deben realizar los requerimientos o cuentas de cobro a las empresas o empleadores, una al primer mes y la otra al segundo mes de mora en el pago de las cotizaciones. Al tercer mes las ARP deben desafiliar automáticamente a las empresas en mora y reportarlas a las Direcciones Regionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social al cuarto (4o.) mes de mora, para lo de su competencia. Las ARP en el momento de afiliación de las empresas deben solicitar los recibos de pago del respectivo trimestre inmediatamente anterior. Si el empleador afirma que la afiliación es por primera vez, dicha afirmación se hará bajo la gravedad del juramento y se le avisará al empleador los efectos penales y consecuencias en que puede incurrir con dicha afirmación. Los dos primeros meses de mora (período de gracia) no exoneran a las ARP del reconocimiento y pago de las prestaciones del Sistema General de Riesgos Profesionales a favor de los trabajadores. 3- Vigilancia y control sobre la clasificación y cotización de las empresas afiliadas. Las entidades administradoras de riesgos profesionales deben vigilar, controlar, garantizar y velar que las empresas afiliadas se encuentren correctamente clasificadas y cotizando conforme a los Decretos 1295 de 1994 y 2100 de 1995 o normas reglamentarias al respecto. El último día hábil de junio y diciembre de cada año las entidades administradoras de riesgos profesionales certificarán por medio de su representante legal, presidente de junta directiva y revisor fiscal, la clasificación y cotización de sus empresas afiliadas, tomándose para todos los efectos como documento público.
El Instituto de Seguros Sociales certificará la clasificación y cotización por intermedio del Vicepresidente de Riesgos Profesionales y Revisor Fiscal. 4- Reclasificación de empresas. La reclasificación de las empresas o clasificación por centro de trabajo requiere la firma del profesional técnico o especialista que efectuó el estudio correspondiente y mediante la cual se certifica su veracidad, esta certificación tendrá todos los efectos de documento público. Para la clasificación por centro de trabajo o reclasificación de empresas se debe previamente verificar que el empleador cumpla con los requisitos legales para tal efecto y tenga actualizado el programa de salud ocupacional, el comité paritario de salud ocupacional o vigía ocupacional registrado y operando y el reglamento de higiene y seguridad industrial debidamente aprobado. Si el empleador cumple con los requisitos para la reclasificación esta se efectuará, pero si no tiene actualizado el programa de salud ocupacional, el comité paritario de salud ocupacional no está registrado y operando o el reglamento de higiene no está debidamente aprobado, la ARP, conforme a las facultades de vigilancia y control, debe informar y allegar a nivel departamental, los documentos pertinentes ante la Dirección Regional del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social para inicar la investigación administrativa laboral correspondiente a la empresa, por incumplimiento a las normas en salud ocupacional. Las ARP no pueden proponer u ofrecer a los empleadores como propuesta comercial o como servicio, bajar, disminuir o mantener una errónea clasificación y cotización. 5- Grupo, Departamento u Oficina Departamental de Promoción y Prevención. De conformidad con el artículo 6o. del Decreto 1530 de 1996, las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales deben acreditar por intermedio de su representante legal ante la Dirección Técnica de Riesgos Profesionales la creación, funcionamiento y operatividad de un grupo, departamento y/o oficina de promoción y prevención. Por lo tanto, a más tardar el último día hábil del mes de junio y de diciembre de cada año, las ARP deben acreditar y demostrar la conformación y el cumplimiento de los requisitos señalados en la norma referida. El personal propio o contratado para la prestación de los servicios en salud ocupacional de las ARP debe estar debidamente licenciado por las entidades delegadas por el Ministerio de Salud, para la prestación de servicios de salud ocupacional a terceros y la integración de la dependencia de promoción y prevención debe ser multidisciplinaria. La proyección y ampliación de los servicios de promoción y prevención dependen de las políticas, necesidades y población afiliada a la ARP, mediante recurso humano profesionalizado y debidamente licenciado para la prestación de los servicios en salud ocupacional. El grupo, departamento u oficina de promoción y prevención debe estar a disposición de todas las empresas y trabajadores afiliados a la ARP, conformado a
nivel departamental y descentralizado, con infraestructura, recurso humano profesionalizado y la planta física correspondiente que garantice el reconocimiento y/o cumplimiento de las prestaciones económicas y asistenciales a los trabajadores. Las ARP no pueden por intermedio del personal contratado para la prestación de los servicios en salud ocupacional realizar exámenes de ingreso, egreso, preocupacionales, dar elementos de protección personal, botiquines, señalización y en general bienes o servicios en salud ocupacional que por ley son responsabilidad del empleador. 6- Funcionamiento de las Juntas de Calificación de Invalidez. Las Juntas de Calificación de Invalidez podrán atender los casos de las personas afiliadas a los Sistemas de Seguridad Social en Salud, Pensiones y Riesgos Profesionales o a las personas que, aun no estando afiliadas, requieren el certificado de íncapacidad o la calificación de la perdida de la capacidad laboral para reclamar beneficios, siempre y cuando exista un fondo, entidad, institución o compañía de seguros que responda por dichos beneficios La solicitud de calificación puede ser realizada por los mismos interesados o por familiares de las personas que serán calificadas o sus apoderados o por empresarios, siempre y cuando el afiliado o beneficiario o pensionado y la entidad administradora o compañía de seguros o entidad que asume el pago del beneficio estén informadas de dicho trámite y se cumpla con los requisitos establecidos en los artículos 22, 23, 24, 25 y 26 del Decreto 1346 de 1994. Para todos los casos de actuación de los suplentes en las Juntas de Calificación de Invalidez, la suplencia es de carácter personal. Actuarán convocados por el secretario cuando: No exista quórum decisorio y deliberatorio con los miembros principales, cuando se encuentran parcialmente integradas en la conformación de miembros principales, cuando existan impedimentos de alguno de los miembros principales para lo cual se deberá realizar un acta en la que se escriban y sustenten los impedimentos y se excluya al miembro impedido quien no deberá actuar en ningún trámite relacionado con el caso. El conocimiento del caso o historia clínica en tiempos anteriores que se incluye como impedimento para la actuación de los miembros de las juntas, según el régimen aplicable a los jueces de la República, incluye o comprende su actuación dentro de procedimientos administrativos y no solo los de calificación propiamente dichas. Los dictámenes deberán contener en todos los casos el origen, fecha de estructuración y la calificación porcentual así sólo sea solicitado uno de estos, excepto en los casos en los que se deba determinar solo el origen para pago de prestaciones asistenciales y no económicas y siempre deberán ser sustentadas con los documentos presentados por las entidades remitentes, que son requisitos para la solicitud y que deben ser presentados a la Junta dentro de los diez (10) días hábiles siguientes al requerimiento de la Junta, al final de dicho término se podrá tomar la decisión con la información aportada de acuerdo con lo determinado por el inciso tercero artículo 35 del Decreto 1346 de 1994. La distribución de los dineros remanentes que pueden ser utilizados a libre disposición por la Junta a 30 de junio y a 31 de diciembre de cada año, deberá ser sustentada a la Dirección Técnica de Riesgos Profesionales y sólo podrá ser
efectuada si se comprueba realmente que son remanentes de gastos administrativos entre los cuales se incluye sede, equipos, papelería, honorarios o salario a personal auxiliar, correspondencia, etc. Los dineros de las Juntas de Calificación de Invalidez son dineros públicos, los cuales deben ser consignados y manejados por el secretario en cuenta bancaria, independiente, especial y exclusivamente para los fines establecidos en el Ley 100 de 1993 y decreto 1346 de 1994. Las instrucciones dadas en la presente circular son de obligatorio cumplimiento por parte de las Entidades Administradoras de Riesgos Profesionales y las inconsistencias e incumplimiento serán sancionadas con multas sucesivas de hasta mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes de acuerdo al literal c) del artículo 91 del Decreto-ley 1295 de 1994 y las empresas públicas o privadas conforme al literal a) del artículo 91 del Decreto-ley 1295/94. Las investigaciones administrativas y las correspondientes sanciones por incumplimiento de la presente circular, serán de competencia de las Direcciones Regionales y Seccionales del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social, de conformidad con el artículo 115 del Decreto 2150 de 1995. La presente circular es de obligatorio cumplimiento desde la fecha de su publicación. Cordialmente, El Director Técnico de Riesgos Profesionales, GERMÁN FERNÁNDEZ CABRERA. Disposiciones analizadas por Avance Jurídico Casa Editorial Ltda. Legislación ARP - Riesgos Profesionales ISSN 2256-182X Última actualización: 13 de octubre de 2015