ACUDIR A UNA FIESTA RESULTA MUY DIVERTIDO, PERO PLANIFICARLA PUEDE SER TODO UN RETO. ESTA FUNCIÓN DESCRIBE CÓMO MICROSOFT OFFICE ONENOTE 2003 PUEDE AYUDARLE A CONSEGUIR QUE LA PLANIFICACIÓN DE UNA FIESTA SEA MÁS DIVERTIDA Y MEMORABLE. LEA CÓMO UNA MADRE PUDO UTILIZAR ONENOTE PARA RECOPILAR SUS IDEAS Y TAREAS PENDIENTES PARA ORGANIZARLAS Y ESTABLECER UN PLAN. APRENDA A UTILIZAR ONENOTE PARA QUE LOS EVENTOS SEAN TODO UN ÉXITO Y, A CONTINUACIÓN, COMPARTA ESE DÍA ESPECIAL CON LA FAMILIA Y AMIGOS. La planifi cación de la fi esta de cumpleaños de mi hija Carolina siempre ha sido un proceso mal organizado. Con varias listas de tareas pendientes y números de contacto repartidos por la casa, siempre tengo una sensación de estrés preguntándome si habré olvidado algún detalle importante. Este año, equipada con mi portátil Toshiba Qosmio que ejecuta OneNote, he maximizado mi efi cacia y afectividad recopilando, organizando y reutilizando la información clave para planifi car una fi esta de cumpleaños que tanto Carolina como sus invitados hayan disfrutado intensamente.! Lo primero que hice fue crear una lista de tareas pendientes principal en OneNote. Con las plantillas de los elementos de escritorio integrados en OneNote, esta tarea se simplifi có en gran medida. Simplemente inicié la el panel de tareas del escritorio que se encuentra en la barra de herramientas, navegué hasta la sección Planifi cadores e hice clic en la lista de tareas pendientes sencillas. Cree fácilmente listas de tareas pendientes Se cargó automáticamente una plantilla en OneNote, la cual rellené inmediatamente. La reorganización del orden de mi lista fue sencilla y no tuve que reescribirla. Simplemente moví mi cursor sobre el elemento y lo arrastré a la nueva ubicación en la lista. A QUIÉN INVITAR? El primer elemento de la lista de tareas pendientes era generar una lista de invitados a la fi esta. Creé una nueva página a la que llamé Lista de invitados en la carpeta Cumpleaños de Carolina en OneNote. A continuación, hice clic con mi 1
cursor en cualquier espacio de la página para empezar a escribir la lista. Al fi nal, decidí crear dos listas independientes: una para los amigos de Carolina y otra para la familia. Para garantizar que no olvidaría invitar a los invitados más cercanos a la fecha de la fi esta, señalicé la página de lista de invitados con un indicador de tareas pendientes en la opción de los marcadores que se encuentra en el menú Formato. Este paso sencillo agregó el elemento de acción de invitar a los invitados a mi lista de tareas pendiente principal, la cual pude consultar una y otra vez durante el proceso de planifi cación consultando simplemente el panel de tareas Resumen de marcadores. Durante el proceso de planifi cación de la fi esta, siempre que completaba un elemento señalizado de Tareas pendientes, simplemente consultaba la casilla que se encontraba próximo a él. Mi lista Resumen de marcadores se actualizó automáticamente también, proporcionándome una visión instantánea de los elementos que aún requerían mi atención. Recopile los marcadores de notas en listas de resumen PLANIFICACIÓN DE LA FIESTA En los días sucesivos a la creación de mis listas de la fi esta iniciales en OneNote, me di cuenta de que los detalles como el encargo de la tarta, la elección del entretenimiento y la garantía de que los invitados confi rmaban su asistencia, asomarían repentinamente por mi cabeza. En años de planifi cación de la fi esta anteriores, habría insertado estos pensamientos aleatorios en cualquier trozo de 2
papel que estuviera a mano en ese momento y hubiera terminado con un montón de papel basura para crear una lista principal. Este año, con mi portátil Toshiba Qosmio, tuve la fl exibilidad de anotar mis pensamientos con la función Nota lateral en OneNote. Mediante un método abreviado del teclado (tecla del logotipo de Windows+N), o haciendo clic con el botón derecho en el icono de OneNote en la bandeja del sistema, se abre automáticamente una ventana de OneNote más pequeña en la parte superior de la aplicación que se esté utilizando en el momento, casi una nota adhesiva para mi portátil. Al igual que con el resto del contenido en OneNote, los momentos especiales que he recopilado con estas notas laterales se guardaron automáticamente en la fi cha de la sección de OneNote Notas laterales. Esto me permitió asegurarme de que estos pensamientos adicionales estarían esperándome cuando estuviera preparada para integrarlos en los planes generales de mi fi esta. ARREGLANDO EL CAOS Cuando fi nalmente dispuse de unos minutos de tiempo libre, repasé todas mis notas laterales y otras páginas y me benefi cié de la función de marcadores de notas de OneNote para etiquetar elementos como las tareas pendientes, aspectos importantes o aspectos que deseo que se me recuerden más adelante. Esto me permitió recopilar todos mis elementos de acción de distintas secciones en una página de resumen con un sólo clic de mi cursor. Esta página de resumen estuvo inmediatamente disponible para mi como una fi cha en mi carpeta Cumpleaños de Carolina para consultarla en cualquier momento durante el proceso de planifi cación. Por supuesto, para los momentos en los que no quería que se mostrase una vista grande de la imagen de la fi esta, aún podría utilizar la función del resumen del marcador para revisar sólo los elementos de acción de cada fi cha individual. ENVÍO DE LAS INVITACIONES Unas semanas antes de la fi esta, llegó el momento de enviar las invitaciones. Pensé que sería divertido enviar una invitación electrónica que incluyera una foto y audio de Carolina. Esto fue sencillo gracias a las plantillas del escritorio de OneNote. Las categorías de plantillas del escritorio de OneNote van abarcan desde la decoración y la planifi cación, a los negocios y asuntos académicos. Carolina quería que sus invitaciones tuvieran un diseño colorido, por lo que accedí a la categoría decorativa en la que encontré una plantilla con el nombre Arcoiris. 3
Una vez seleccionado, automáticamente se abrió una nueva página con el tema del arco iris en mis notas. Una vez en esa página, simplemente escribí la información que deseaba transmitir a los invitados, utilicé el menú formato para elegir el tipo de fuente y modifi qué los elementos de la página hasta que estuve satisfecha con el diseño. Hice también uso del micrófono integrado en mi portátil Toshiba Qosmio para grabar un clip de audio de Carolina diciendo Por favor, asistid a mi fi esta de cumpleaños. A continuación, incorporé el clip en la invitación con los menús de fácil navegación de OneNote. Cuando estuve satisfecha con la invitación, guardé la página como plantilla de invitación de cumpleaños para utilizarla en el futuro. Finalmente, seleccioné la opción de correo electrónico del comando Compartir con otros de OneNote del menú Archivo para enviar la invitación electrónicamente a todas las personas que aparecen en la lista de invitados. Esto formateó automáticamente la información en mi página de invitación como código HTML y lo incorporé en el cuerpo de mi mensaje de correo electrónico para que los destinatarios no necesiten OneNote para leer el mensaje. CAPTURANDO EL EVENTO El gran día de Carolina llegó y la fi esta transcurrió sin problemas gracias en gran medida a mi portátil Toshiba Qosmio y OneNote que me ayudaron en la organización durante el proceso. Con mi cámara digital, capturé muchos recuerdos especiales de la fi esta. También pude cargar algunas imágenes geniales que mi familia tomó con sus propias cámaras digitales mediante el puerto USB de mi portátil. 4
Utilicé mi cámara de vídeo digital para grabar a todos los invitados cantando el Cumpleaños feliz a una Carolina deslumbrante. Simplemente conecté la cámara de vídeo a mi portátil Toshiba Qosmio, hice clic en el botón Grabar vídeo en la barra de herramientas estándar y OneNote hizo el resto. Cuando se hubieron marchado todos los invitados, creé una nueva fi cha en OneNote con el nombre Fotos y vídeo. Organicé todas las instantáneas memorables y el vídeo de la fi esta en esta fi cha, disfrutando de la claridad espectacular de las imágenes multimedia que se pueden ver en la pantalla TruBrite de mi portátil Toshiba Qosmio. Grabe audio y vídeo con OneNote y comparta archivos multimedia enviando las notas a la familia y amigos. 5
TARJETAS DE AGRADECIMIENTO Muchos de los invitados de Carolina comentaron lo que les había gustado las invitaciones que enviamos para la fi esta. Decidimos que sus notas de agradecimiento fueran igual de impresionantes. De nuevo, accedí a las plantillas del escritorio de OneNote, esta vez eligiendo Postal del menú en blanco. A continuación, inserté una de las mejores fotos de la fi esta y empecé a escribir y dar formarto al mensaje personalizado de Carolina para cada tarjeta para los invitados. Una vez terminadas las tarjetas, las envié por correo electrónico a los invitados con la misma función que utilicé para enviar las invitaciones. COMPARTIENDO RECUERDOS Antes de poder califi car la fi esta de Carolina como un completo éxito, faltaba un último paso que quería llevar a cabo. Algunos de nuestros amigos y familiares no pudieron asistir a la fi esta, debido a problemas de planifi cación o por la distancia. Realmente quería que pudieran echar un vistazo a cómo era la fi esta y que supieran que la potente combinación de mi portátil Toshiba Qosmio y OneNote podrían hacer de ello una realidad. En primer lugar, creé una página con el nombre Puntos destacados de la fi esta de Carolina en OneNote, en la que publiqué la invitación original y la 6
grabación de audio junto con las fotos y el vídeo tomados durante la fi esta. A continuación, creé una página Web de un único archivo utilizando la opción Publicar páginas en el menú Archivo en OneNote. Este creó una copia de mi página OneNote en un formato que incluía HTML, los gráfi cos, audio y vídeo en un único archivo. Cargué el archivo en el sitio Web de mi familia y avisé a todos mediante correo electrónico para que la consultaran. Con el último capítulo que terminó con la fi esta de cumpleaños de Carolina, cerré OneNote y mi portátil Toshiba Qosmio de confi anza y me tomé por fi n un merecido descanso de minutos. 2005. Toshiba Europe GmbH. Aunque Toshiba ha realizado un gran esfuerzo para garantizar la exactitud de la información que aquí aparece en el momento de la publicación, las especificaciones del producto, confi guraciones, precios y disponibilidad del sistema/componentes/opciones estarán sujetos a cambios sin previo aviso. Si desea obtener la información más reciente sobre el producto o tener actualizadas las distintas opciones del software o hardware, visite el sitio web Toshiba en www.toshiba-europe.com. 7