RESUMEN DE LA AGENCIA BASE LEGAL: El Artículo IV, Sección 6 de la Constitución del Estado Libre Asociado de Puerto Rico de 25 de julio de 1952, crea el Departamento de Estado. Posteriormente, otras órdenes ejecutivas y leyes le asignaron deberes y responsabilidades específicas. MISIÓN: Fomentar relaciones efectivas entre el Gobierno de Puerto Rico y el Gobierno de los Estados Unidos, los países extranjeros y los organismos internacionales, para mantener una buena imagen de nuestra Isla y sus instituciones públicas; garantizar la autenticidad de las leyes aprobadas, las firmas de notarios y funcionarios públicos, el registro de marcas de fábricas, corporaciones y de la propiedad intelectual, facilitar el movimiento de los ciudadanos de los Estados Unidos y extranjeros que viajan a otros países, y contribuir a lograr la excelencia de los servicios que se prestan al público a través de las Juntas Examinadoras de Profesionales y Oficios. METAS ESTRATÉGICAS: Incorporar técnicas de gerencia moderna para mejorar la calidad en la prestación de servicios logrando que sean más accesibles, rápidos, efectivos y satisfagan a nuestros clientes. Lograr que Puerto Rico alcance proyección internacional como promotor de actividades de desarrollo económico, tecnología, cultura y como lugar de inversión económica. Propiciar misiones culturales puertorriqueñas para propulsar teatro, música, folclore, artesanías, libros y cine en varios países y fortalecer las relaciones culturales. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL: Secretario de Estado Oficina de Asuntos Legales Oficina de Comunicaciones Oficina de Exención Contributiva Oficina de Recursos Humanos Secretaría Auxiliar de Administración Secretaría Auxiliar de Asuntos Protocolares Secretaría Auxiliar de Servicios Secretaría Auxiliar de Relaciones Exteriores El Departamento de Estado está constituido por las siguientes unidades: ESTRUCTURA GEOGRÁFICA: El Departamento de Estado tiene sus Oficinas Centrales en el Viejo San Juan y cuenta con Oficinas locales de Pasaporte localizadas en: Arecibo, Centro Comercial Plaza Las Américas, Fajardo, Mayagüez y Ponce Edificio de Fomento Económico (Hato Rey)
ESTRUCTURA PROGRAMÁTICA: El Departamento de Estado está constituido por los siguientes programas: Asuntos Hemisféricos Coordinación de Proyectos Públicos y Privados de Promoción Cultural Dirección y Administración General Estudio y Análisis de las Peticiones de Exención Contributiva Relaciones entre Puerto Rico y otros Países Servicios de Incorporación, Pasaportes, Reglamentos y Juntas Examinadoras PROPUESTAS PRINCIPALES DEL PROGRAMA DE GOBIERNO: El Departamento de Estado tomará medidas inmediatas para fortalecer las relaciones culturales entre Puerto Rico y los demás países del Caribe, especialmente la República Dominicana. Revisar los procesos de permisología para simplificarlos y agilizarlos y fomentar la eliminación o simplificación de reglamentos que no estén en armonía con nuestras realidades. Convertir al gobierno en un verdadero facilitador, acelerando y reduciendo los trámites de permisos y endosos necesarios para el establecimiento de nuevas actividades comerciales o la ampliación de las ya existentes. Igualmente, promover el establecimiento de un centro unificado de trámites para agilizar y simplificar los requeridos para establecer o ampliar una empresa. PUESTOS OCUPADOS: Puestos Ocupados y Propuestos 2000 2001 2002 2003 Cantidad total de puestos 340 227 290 290 Costo promedio por puesto (en miles de dólares) 19 24 25 25 PROGRAMAS PROGRAMA: Asuntos Hemisféricos DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: El Programa de Asuntos Hemisféricos está orientado a identificar tendencias, riesgos y oportunidades en las relaciones e intercambio comerciales de Puerto Rico con los países del hemisferio occidental y en los procesos de liberalización del comercio e integración de mercados.
OBJETIVOS: Establecer acuerdos de colaboración con instituciones universitarias para propiciar la discusión de temas internacionales para realizar investigaciones e implantar nuevas tendencias en la política exterior. Participar en diferentes programas patrocinados por organizaciones internacionales donde se fomenten las exportaciones, investigaciones, desarrollo de tecnología y manufactura especializada. Celebrar foros internacionales para propiciar alianzas con empresas del exterior y empresas puertorriqueñas. Contar con un banco de datos confiables para compartir información con todos los organismos del Gobierno que trabajan con aspectos de relaciones y comercio con el exterior. DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Viajes al Exterior 1 12 15 *Perfiles preparados N/D 150 150 Orientaciones y Asesorias 997 1,000 1,000 *No Disponible CLIENTELA: Organismos del Gobierno de Puerto Rico con proyección al exterior, especialmente el Departamento de Desarrollo Económico y Comercio y las agencias asociadas al mismo. Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 1,690 1,700 1,700 1,700 RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Personal directivo y de supervisión 1 2 3 3 4 4 4 4 4 Especialistas y oficiales de promoción 1 5 5 5 4 4 4 4 4 Personal de oficina y otros 4 4 4 4 6 6 5 5 5 Total, Puestos Ocupados 6 11 12 12 14 14 13 13 13
PROGRAMA: Coordinación de Proyectos Públicos y Privados de Promoción Cultural DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Está orientado al apoyo, motivación y unión de esfuerzos en la promoción de proyectos culturales mediante la participación de distintos sectores de la comunidad puertorriqueña. Además es responsable, del registro, archivo y divulgación de las Proclamas y Ordenes Ejecutivas de la Gobernadora así como la conmemoración de fechas históricas en la vida puertorriqueña y de las funciones protocolares. OBJETIVOS: Desarrollar un programa de intercambio cultural, turístico, científico y tecnológico para dar a conocer nuestros logros y adelantos en esas áreas a países del exterior. Fortalecer nuestras relaciones culturales con los países del Caribe. Mediante la creación de proyectos y actividades especiales lograr que los ciudadanos, organizaciones cívicas, privadas y las agencias gubernamentales participen activamente en la promoción cultural. DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Folletos Promocionales 462 500 500 Proclamas emitidas 151 175 60 Ordenes Ejecutivas Registradas 25 45 60 CLIENTELA: Los ciudadanos particulares, además de organizaciones cívicas, entidades privadas, así como las agencias gubernamentales. Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 8,730 8,750 8,750 8,750
RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Personal directivo y ayudantes 4 4 5 5 4 4 4 4 4 Personal técnico 1 1 1 1 6 6 6 6 6 Personal de oficina y otros 7 8 8 8 15 15 14 14 14 Total, Puestos Ocupados 12 13 14 14 25 25 24 24 24 PROGRAMA: Dirección y Administración General DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Tiene la responsabilidad de dirigir, administrar, supervisar y coordinar las actividades del Departamento. Igualmente, asesora a la Gobernadora, Secretarios y Jefes de Agencia en materia de relaciones exteriores, protocolo y otros aspectos inherentes a las funciones del Departamento. OBJETIVOS: Facilitar la formulación de política pública del Departamento de Estado, particularmente en lo concerniente a la proyección del Gobierno del Estado Libre Asociado de Puerto Rico. En el ámbito de las relaciones internacionales, establecer los mecanismos de apoyo gerencial necesarios para mejorar los niveles de eficiencia y efectividad en la gestión gubernamental, así como mejorar significativamente la accesibilidad los servicios que ofrece el Departamento de Estado, para que sean efectivos, rápidos y de calidad. DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Nombramientos Registrados 608 425 425 Documentos Fiscales pre-intervenidos 1,866 2,200 2,200 Dispensas Emitidas 157 175 175 CLIENTELA: El Gobernador, los Secretarios y Jefes de Agencias, personal directivo y operacional del Departamento de Estado, organismos del gobierno estatal y municipal, la prensa y el público en general.
Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 670 680 680 680 RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Personal directivo, supervisión y otros 24 30 22 23 22 22 20 20 20 Contadores, Analistas y otro personal técnico 23 20 15 17 16 16 10 10 10 Personal de oficina y otros 98 78 94 95 57 57 50 50 50 Total, Puestos Ocupados 145 128 131 135 95 95 80 80 80 PROGRAMA: Estudio y Análisis de las Peticiones de Exención Contributiva DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Este programa tiene la responsabilidad de viabilizar el establecimiento y desarrollo del mayor número posible de industrias para lograr que aporten al crecimiento industrial y económico de la isla con la creación de empleos. Estos esfuerzos se logran mediante la otorgación de exención contributiva como incentivo para la creación de empleos directos o indirectos. OBJETIVOS: Garantizar que se establezca la política pública para otorgar exenciones contributivas conforme a la ley. CLIENTELA: Industriales Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 6,785 6,800 6,800 6,800
RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Personal directivo, supervisión y otros 0 0 0 0 10 10 8 8 8 Técnicos y especialistas 0 0 0 0 3 3 2 2 2 Personal secretarial, de oficina y otros 0 0 0 0 15 15 12 12 12 Total, Puestos Ocupados 0 0 0 0 28 28 22 22 22 PROGRAMA: Relaciones entre Puerto Rico y otros Países DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Planifica, coordina, dirige, supervisa actividades y programas relacionados con intercambio cultural y la cooperación técnica con otros países en busca de estrechar relaciones multisectoriales que faciliten el desarrollo socioeconómico y comercial de Puerto Rico. OBJETIVOS: Contar con un banco de datos confiables para compartir información con todas los organismos del gobierno con proyección al exterior. DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Visitantes internacionales atendidos 47 75 75 Misiones realizadas N/D 12 12 Orientaciones realizadas 997 1,200 1,200 Visados tramitados 12 18 18 N/D No Disponible
CLIENTELA: Agencias federales y estatales, funcionarios ejecutivos, países y visitantes extranjeros, el Cuerpo Consular acreditado en Puerto Rico, estudiantes y ciudadanía en general. Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 2,780 2,800 2,800 2,800 RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Personal directivo y supervisión 4 5 3 3 2 2 2 2 2 Especialistas, Oficiales en Relaciones Exteriores y otros 13 16 15 15 7 7 6 6 6 Personal de oficina y otros 8 5 8 8 5 5 5 5 5 Total, Puestos Ocupados 25 26 26 26 14 14 13 13 13 PROGRAMA: Servicios de Incorporación, Pasaportes, Reglamentos y Juntas Examinadoras DESCRIPCIÓN DEL PROGRAMA: Está orientado a la tramitación de solicitudes de examen y emisión de licencias en aquellas profesiones y ocupaciones reglamentadas por Juntas Examinadoras; el registro de autenticidad de las firmas de notarios y funcionarios que legalizan documentos para ser usados fuera de Puerto Rico; el registro de corporaciones domésticas y foráneas, con o sin fines de lucro; tramitar pasaportes a ciudadanos y expedir copias de las leyes aprobadas, entre otros. OBJETIVOS: Contar con una política pública que exija la utilización de trámites en el gobierno utilizando los medios electrónicos. Los ciudadanos podrán obtener los siguientes servicios: Registro de Corporaciones, Registro de Marca, Solicitud de Pasaportes, Solicitud de Servicio de Juntas Examinadoras a través del Internet, vía electrónica, por teléfono o mediante unidades móviles. Establecer cuatro Centros de Gestión Única.
DATOS ESTADÍSTICOS: Datos Estadísticos 2001 2002 2003 Exámenes evaluados 21,282 22,000 22,500 Pasaportes 51,707 50,000 50,000 Registro de Gravámenes 96,230 95,000 95,000 CLIENTELA: Personas naturales y jurídicas, ciudadanos americanos y extranjeros, residentes en Puerto Rico o el exterior y todas las entidades gubernamentales. Tipo de Clientela 2000 2001 2002 2003 Atendida 57,150 57,200 57,200 57,200 RECURSOS HUMANOS: Puestos Ocupados y Propuestos 9/94 9/95 9/96 9/97 9/98 9/99 9/2000 9/2001 9/2002 Personal directivo 5 5 8 9 13 13 13 13 13 Técnicos y especializados 42 41 15 15 14 14 12 12 12 Personal de oficina y otros 49 49 89 107 105 137 100 113 113 Total, Puestos Ocupados 96 95 112 131 132 164 125 138 138 PRESUPUESTO RECOMENDADO DE LA AGENCIA 2003 Para el año fiscal 2003, se recomienda un presupuesto ascendente a $13,071,000, que representa un aumento de $1,940,000, respecto al año anterior. Este aumento se refleja en el Fondo General, para cubrir el efecto de la Ley Núm. 169 de 20 de julio de 1999 y Ley Núm. 410 del 8 de octubre de 2000 y $35,000 para sufragar el incremento en el pago a las corporaciones públicas, lo que se refleja en el concepto de Facilidades y Pagos por Servicios Públicos. Las Asignaciones Especiales se aumentan por $1,650,000 que incluye $450,000 para llevar a cabo las actividades oficiales relacionadas con el Día de la Independencia de los Estados Unidos y la Constitución del Estado Libre Asociado. La responsabilidad de asignar fondos para estas actividades se establece en la Ley Núm. 21 del 24 de diciembre de 1991. Se provee también $2,000,000 para los gastos de funcionamiento de la Comisión Independiente de Ciudadanos para Evaluar Transacciones Gubernamentales. Estos recursos le permitirán fortalecer e incrementar los esfuerzos con los que se ha comprometido el Gobierno para garantizar un Gobierno limpio.
Los Fondos Especiales Estatales ascienden a $2,100,000 los cuales son generados por la agencia por servicios de inscripción de las corporaciones, pasaportes y la tramitación de exámenes y emisión de licencias otorgadas por las Juntas Examinadoras. Al analizar este presupuesto por conceptos de gastos, observamos que el 53% se dedica a nómina. Otro 29% se dedica al reglón de Otros Gastos e incluye los recursos asignados a la Comisión Independiente de Ciudadanos para Evaluar Transacciones Gubernamentales para cubrir sus gastos operacionales, entre los que se encuentran los servicios consultivos y otros gastos relacionados con las actividades del 4 y 25 de julio. Este presupuesto estará dirigido principalmente a lograr que se brinde con eficacia los servicios protocolarios del Gobierno, la incorporación de empresas, tramite de pasaportes, reglamentos y servicios a las Juntas Examinadoras. RESUMEN DE LOS RECURSOS DISPONIBLES DE LA AGENCIA: Presupuesto Consolidado: (en miles de dólares) Programas 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Asuntos Hemisféricos 657 566 578 612 Coordinación de Proyectos Públicos y Privados de Promoción Cultural 1,072 1,534 1,162 1,666 Dirección y Administración General 2,271 2,533 3,471 4,849 Estudio y Análisis de Peticiones de Exención Contributiva 800 800 800 799 Relaciones entre Puerto Rico y Otros Países 375 514 783 801 Servicios de Incorporación, Pasaportes, Reglamentos y Juntas Examinadoras 3,930 4,524 4,337 4,344 Subtotal, Gastos Operacionales 9,105 10,471 11,131 13,071 Total, Presupuesto Consolidado 9,105 10,471 11,131 13,071 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 7,005 8,021 8,135 8,425 Asignaciones Especiales 0 350 896 2,546 Fondos Especiales Estatales 2,100 2,100 2,100 2,100 Subtotal, Gastos Operacionales 9,105 10,471 11,131 13,071 Total, Recursos 9,105 10,471 11,131 13,071
2000 2001 2002 2003 Gasto Gasto Vigente Recomendado Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 6,300 6,673 6,772 6,951 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 824 1,049 1,135 1,124 Donativos, Subsidios y Distribuciones 52 59 74 77 Servicios Comprados 1,060 876 868 735 Sistema de Información 118 18 18 55 Gastos de Transportación 318 538 306 371 Otros Gastos 433 1,258 1,958 3,758 Total, Gastos Operacionales 9,105 10,471 11,131 13,071 RESUMEN DE RECURSOS POR PROGRAMA: (en miles de dólares) PROGRAMA: Asuntos Hemisféricos Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Asuntos Hemisféricos 657 566 578 612 Subtotal, Gastos Operacionales 657 566 578 612 Total, Presupuesto 657 566 578 612 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 657 566 578 612 Subtotal, Gastos Operacionales 657 566 578 612 Total, Recursos 657 566 578 612 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 481 369 417 421 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 69 66 66 60 Donativos, Subsidios y Distribuciones 2 4 7 7 Servicios Comprados 70 47 44 33 Sistema de Información 0 0 0 5 Gastos de Transportación 18 25 25 43 Otros Gastos 17 55 19 43 Total, Gastos Operacionales 657 566 578 612
PROGRAMA: Coordinación de Proyectos Públicos y Privados de Promoción Cultural Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Coordinación de Proyectos Públicos y Privados de Promoción Cultural 1,072 1,534 1,162 1,666 Subtotal, Gastos Operacionales 1,072 1,534 1,162 1,666 Total, Presupuesto 1,072 1,534 1,162 1,666 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 1,072 1,184 1,162 1,216 Asignaciones Especiales 0 350 0 450 Subtotal, Gastos Operacionales 1,072 1,534 1,162 1,666 Total, Recursos 1,072 1,534 1,162 1,666 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 511 600 561 709 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 90 97 108 93 Donativos, Subsidios y Distribuciones 2 3 7 10 Servicios Comprados 378 354 413 220 Sistema de Información 0 0 0 10 Gastos de Transportación 32 52 37 68 Otros Gastos 59 428 36 556 Total, Gastos Operacionales 1,072 1,534 1,162 1,666 PROGRAMA: Dirección y Administración General Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Dirección y Administración General 2,271 2,533 3,471 4,849 Subtotal, Gastos Operacionales 2,271 2,533 3,471 4,849 Total, Presupuesto 2,271 2,533 3,471 4,849 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 2,271 2,533 2,575 2,753 Asignaciones Especiales 0 0 896 2,096 Subtotal, Gastos Operacionales 2,271 2,533 3,471 4,849 Total, Recursos 2,271 2,533 3,471 4,849
2000 2001 2002 2003 Gasto Gasto Vigente Recomendado Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 1,817 2,120 2,174 2,335 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 188 205 192 207 Donativos, Subsidios y Distribuciones 26 25 25 25 Servicios Comprados 89 61 62 62 Sistema de Información 18 18 18 18 Gastos de Transportación 47 50 50 50 Otros Gastos 86 54 950 2,152 Total, Gastos Operacionales 2,271 2,533 3,471 4,849 PROGRAMA: Estudio y Análisis de Peticiones de Exención Contributiva Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Estudio y Análisis de Peticiones de Exención Contributiva 800 800 800 799 Subtotal, Gastos Operacionales 800 800 800 799 Total, Presupuesto 800 800 800 799 Origen de Recursos Gastos Operacionales Fondos Especiales Estatales 800 800 800 799 Subtotal, Gastos Operacionales 800 800 800 799 Total, Recursos 800 800 800 799 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 575 638 638 638 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 124 109 109 109 Donativos, Subsidios y Distribuciones 6 5 5 5 Servicios Comprados 20 7 7 7 Gastos de Transportación 15 12 12 12 Otros Gastos 60 29 29 28 Total, Gastos Operacionales 800 800 800 799
PROGRAMA: Relaciones entre Puerto Rico y Otros Países Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Relaciones entre Puerto Rico y Otros Países 375 514 783 801 Subtotal, Gastos Operacionales 375 514 783 801 Total, Presupuesto 375 514 783 801 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 375 514 783 801 Subtotal, Gastos Operacionales 375 514 783 801 Total, Recursos 375 514 783 801 Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 266 240 276 195 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 60 82 61 55 Donativos, Subsidios y Distribuciones 5 3 5 5 Servicios Comprados 17 33 19 29 Sistema de Información 0 0 0 7 Gastos de Transportación 16 18 16 44 Otros Gastos 11 138 406 466 Total, Gastos Operacionales 375 514 783 801 PROGRAMA: Servicios de Incorporación, Pasaportes, Reglamentos y Juntas Examinadoras Programa 2000 2001 2002 2003 Gastos Operacionales Gasto Gasto Vigente Recomendado Servicios de Incorporación, Pasaportes, Reglamentos y Juntas Examinadoras 3,930 4,524 4,337 4,344 Subtotal, Gastos Operacionales 3,930 4,524 4,337 4,344 Total, Presupuesto 3,930 4,524 4,337 4,344 Origen de Recursos Gastos Operacionales R. C. del Presupuesto General 2,630 3,224 3,037 3,043 Fondos Especiales Estatales 1,300 1,300 1,300 1,301 Subtotal, Gastos Operacionales 3,930 4,524 4,337 4,344 Total, Recursos 3,930 4,524 4,337 4,344
2000 2001 2002 2003 Gasto Gasto Vigente Recomendado Presupuesto Operacional por Concepto Nómina y Costos Relacionados 2,650 2,706 2,706 2,653 Facilidades y Pagos por Servicios Públicos 293 490 599 600 Donativos, Subsidios y Distribuciones 11 19 25 25 Servicios Comprados 486 374 323 384 Sistema de Información 100 0 0 15 Gastos de Transportación 190 381 166 154 Otros Gastos 200 554 518 513 Total, Gastos Operacionales 3,930 4,524 4,337 4,344