LINEAMIENTOS DE DISEÑO Y CONSTRUCCIÓN CAPÍTULO 5 LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA EJECUCIÓN DE OBRA Sergio Fajardo Valderrama Gobernador de Antioquia Contrato de mandato N 2012-SS-15-0114. SEDES EDUCATIVAS Secretaría de Educación de Antioquia. Empresa de vivienda de Antioquia -VIVA-. CONTRATO DE MANDATO N 2012-SS-15-0114 SEDES EDUCATIVAS
CONTENIDO INTRODUCCIÓN ETAPA PREVIA Elaboración, aprobación, publicación, ejecución y liquidación de estudios previos Concurso de méritos Selección abreviada Contratación directa Licitación pública ETAPA PRE-CONTRACTUAL DEL PROCESO DE EJECUCIÓN DE OBRA Elaboración, revisión y publicación de estudios previos Solicitud y recibo del certificado de disponibilidad presupuestal -CDP- Aprobación del proceso en comité de contratación -VIVA- Publicación de prepliegos y pliegos definitivos y observaciones Revisión de propuestas ETAPA CONTRACTUAL DEL PROCESO LICITACIÓN PÚBLICA Adjudicación y acta de inicio Proceso de ejecución y terminación de obra Liquidación de obra EJECUCIÓN DE OBRA ROL DEL SUPERVISOR En contratos de interventoría En contratos de obra ETAPAS DURANTE LA EJECUCIÓN DE OBRA Etapa incial contractual Revisión y aprobación de documentos de adjudicatario Aplicación del sistema de gestion socio ambiental para la construcción de infraestructura (SGSAI) Alcance Objetivo general Objetivos específicos Esquema de planificación del sistema 06 10 13 14 15 17 18 20 22 24 25 27 29 30 32 33 34 37 38 45 47 48 50 50 51 54 55 55 55 Componentes y estrategias de manejo socio ambiental Glosario Responsable de la formulación del plan de manejo ambiental y social (pmas) Aprobación del plan de manejo ambiental y social (pmas) Seguimiento y control a la gestión socio ambiental Monitoreo de la gestión socio ambiental Revisión y socialización del proyecto con contratista de obra e interventoría Socialización del proyecto con la comunidad educativa y comunidad en general Elaboración y cierre de actas de vecindad Etapa de desarrollo y terminación de obra Mesas de trabajo interdisciplinarias Comités de obra Seguimiento al contrato, pagos y posibles eventos Informes semanales de seguimiento de obra Informes mensuales de interventoría Entrega de obra a la administración municipal Entrega de obra a Secretaría de Educación Entrega y socialización del manual de mantenimiento a la comunidad educativa Etapa de liquidación Productos entregables para liquidación Recibo de obra y verificación de información entregada por interventoría Pago de prestaciones sociales a trabajadores y paz y salvos Aprobaciones de entidades de servicios públicos y entidades ambientales y pago de servicios públicos Items presupuestales ejecutados Liquidación financiera Etapa legal de liquidación Informe de supervisión para liquidación Actualización de pólizas y acta de liquidación Etapa de garantías, pólizas, plazos, responsables y beneficiarios 56 58 59 59 61 61 62 63 63 64 64 65 66 68 69 71 71 72 85 85 88 89 89 90 90 90 90 91 92 4 5
INTRODUCCIÓN El plan de gobierno Antioquia la más educada, obedece a los principios de la legalidad y la transparencia y propone una gestión ética de los recursos públicos que se consigna en la línea 1 del plan de desarrollo Antioquia legal de manera específica en el componente I, en el cual se manifiesta que En Antioquia no se pierde un peso: legalidad en la contratación pública y en el uso de los bienes públicos. El capítulo de los lineamientos para la ejecución de obra de los proyectos ejecutados desde del contrato interadministrativo 2012SS150114, que tiene como objeto la elaboración y coordinación de la primera fase de diagnóstico, análisis, estudios, diseños y ejecución de ampliaciones y reposiciones de sedes educativas en municipios del Departamento de Antioquia, dentro del convenio marco para la ejecución de proyectos estratégicos de la Secretaría de Educación de Antioquia, tiene como base conceptual los fundamentos jurídicos consignados en la Leyes 80 de 1993, 1150 de 2007, el Decreto Reglamentario 1510 de 2013, la Ley 1474 de 2011, el Manual de contratación pública del Departamento de Antioquia y demás normas que regulan la materia y se basan en los principios de transparencia, planeación, economía, responsabilidad, selección objetiva, publicidad y debido proceso. En palabras del Gobernador de Antioquia, Sergio Fajardo Valderrama, para el periodo 2012-2015, garantizar una contratación pública de cara a la comunidad contribuye a promover la cultura de la legalidad y la transparencia en Antioquia, siempre dentro del marco de la ética pública. Este capítulo además, describe los procesos jurídicos y técnicos desarrollados en la etapa de ejecución de obra de los proyectos incluidos en el contrato en mención, planteados en cuatro fases: fase inicial, desarrollo y terminación, liquidación y garantías. Para la descripción de estos procedimientos se tuvo en cuenta las normas mencionadas previamente y el marco jurídico, legal y técnico, implementado por la Empresa de Vivienda de Antioquia- VIVA- para los trámites internos y de contratación pública. 6 7
INTRODUCCIÓN GERENTE GENERAL EMPRESA DE VIVIENDA DE ANTIOQUIA- VIVA DIRECTOR DE EJECUCIÓN Y SUPERVISIÓN COORDINADOR GENERAL SEDES EDUCATIVAS El proceso jurídico descrito en este documento aplica a todas las modalidades de contratación, se hace necesario aclarar que la descripción que aquí aparece hace énfasis en los procesos de licitación pública y concursos de méritos que se relacionan directamente con la ejecución de obras de infraestructura; las demás modalidades solo se esbozan en este capítulo. A continuación se muestra el organigrama de sedes educativas, en forma esquemática para mostrar el papel y posición de cada uno de los miembros del equipo en el proceso de diseño y construcción de las sedes educativas del proyecto, en especial los profesionales que tienen que ver con el proceso de ejecución de obra: dirección de ejecución y supervisión, coordinación general, coordinadores regionales y profesionales de ejecución de obra. EQUIPO SOCIAL Y COMUNICACIONAL Líder social Profesionales sociales Comunicador social Auxiliar de comunicaciones EQUIPO JURÍDICO Líder jurídico Abogados de apoyo EQUIPO ADMINISTRATIVO Profesional administrativo Profesional financiero EQUIPO TÉCNICO Coordinadores regionales Profesional ambiental Ingenieros especialistas en estructuras Ingenieros eléctricos Ingenieros hidráulicos Arquitectos/ ingenieros de supervisión de obra Apoyo técnico EQUIPO DE DISEÑO Líder de diseño Arquitecto de apoyo Arquitecto de lineamientos 8 9
ETAPA PREVIA Proceso de obra de la Institución Educativa San Rafael, Heliconia. 10 11
En la etapa previa del proceso de licitación de obra se deben llevar a cabo los estudios previos, como las topografías y estudios de suelos y se deben desarrollar los diseños arquitectónicos, estructurales, hidrosanitarios y eléctricos como insumos pertinentes para la adecuada ejecución del proyecto por parte de los contratistas de obra e interventoría, que ganen la licitación pública o el concurso de méritos respectivamente. Además, en esta etapa previa debe realizarse la revisión y aprobación de trámites y permisos especiales necesarios para la debida ejecución de obra, con las administraciones municipales y entes involucrados; a continuación se presentan algunos ejemplos: CON LA ADMINISTRACIÓN MUNICIPAL: Revisión de liquidaciones de convenios anteriores y actividades realizadas por otros contratistas, en caso de ser necesario. CON OTRAS ENTIDADES: Revisión de permisos de ocupación de cauces, playas y lechos (Ley 99 de 1993, decreto ley 2811 de 1974, decreto 1541 de 1978). Revisión de solicitud de aprovechamiento de árboles (Decreto 1791 del 4 de octubre de 1996). Revisión de permisos de vertimientos (Ley 99 de 1993, decreto 1541 de 1978, decreto 1594 de 1984). Revisión de permisos concesión de aguas superficiales (Ley 99 de 1993, decreto 1541 de 1978). Solicitud de autorización para Concesión de Aguas de Consumo Humano (Decreto 1575 de 2007). Solicitud de puntos de conexión con entidades de energía (Ley 142 de 1994). Permisos de rotura de vía para conexiones de acueducto y alcantarillado (Ley 142 de 1994, Decreto 1469 de 2010, Ley 769 de 2002). ELABORACIÓN, APROBACIÓN, PUBLICACIÓN, EJECUCIÓN Y LIQUIDACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS La ley 1150 DE 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con Recursos Públicos sobre las modalidades de selección, en el artículo 2, establece que la escogencia del contratista se efectúa con arreglo a las modalidades de selección de licitación pública, selección abreviada, concurso de méritos y contratación directa, con base en las siguientes reglas: La entidad justifica de manera previa a la apertura de los procesos de selección, los fundamentos jurídicos que soportan la modalidad que se propone adelantar para cada uno de los estudios previos y diseños técnicos. Son cuatro las modalidades de contratación o de selección de los contratistas existentes en nuestro país, e implementados por la Empresa de Vivienda de Antioquia-VIVA, según su presupuesto anual, a continuación se presentan: 12 13
PRESUPUESTO CUANTÍAS CONTRATACIÓN AÑO 2014 VIGENTE DESDE EL 01 DE FEBRERO DE 2014 DESDE PRESUPUESTO ANUAL SALARIOS: 120.000 $73.920 000.000 SALARIOS: 400.000 $246.399 000.000 CONTRATO DE MÍNIMA CUANTÍA DESDE HASTA SALARIOS: 0 $ 0 SALARIOS: 45 $27 720.000 DESDE ABREVIADA DE MENOR CUANTÍA HASTA SALARIOS: 45 $ 27 720.001 SALARIOS: 450 $277 200.000 DESDE LICITACIÓN HASTA SALARIOS: 450 $ 277 200.001 SALARIOS: Infinito $ Infinito CONCURSO DE MÉRITOS HASTA Corresponde a la modalidad prevista para la selección de consultores o proyectos, en la que se pueden utilizar sistemas de concurso abierto o precalificación. Son los contratos que celebran las entidades estatales referidas a los estudios necesarios para la ejecución de proyectos de inversión, estudios de diagnóstico, factibilidad para programas o proyectos específicos, así como a las asesorías técnicas de coordinación, control y supervisión. Igualmente los que tienen por objeto la asesoría, gerencia de obra o de proyectos, dirección, programación y la ejecución de diseños, planos, anteproyectos y proyectos. El valor de esta modalidad de contratación está definido por la tabla anterior y el plazo está determinado por la complejidad de cada proceso de acuerdo a las especificaciones técnicas necesarias para la adecuada ejecución. Bajo esta modalidad se contratan los estudios previos de topografías, estudio de suelos, diseños estructurales, diseños hidrosanitarias y eléctricos. SELECCIÓN ABREVIADA Es la modalidad de selección objetiva que permite hacer procesos rápidos, dadas las condiciones de los bienes que se quieren adquirir. Son causales de selección abreviada las siguientes: La adquisición o suministro de bienes y servicios de características técnicas uniformes y de común utilización por parte de las entidades. La contratación de menor cuantía. Se entiende por menor cuantía los valores determinados en función de los presupuestos anuales de las entidades públicas expresados en salarios mínimos legales mensuales. Cuando la licitación pública resulta desierta o vacante, la entidad debe iniciar la selección abreviada dentro de los cuatro meses siguientes a la declaración de desierta del proceso inicial. Transmisión de bienes del Estado o de sus derechos. Productos de origen o destinación agropecuarios. Los actos y contratos que tengan por objeto directo las actividades comerciales e industriales propias de las Empresas Industriales y Comerciales Estatales y de las Sociedades de Economía Mixta, con excepción de los contratos que a título enunciativo identifica el 14 15
artículo 32 de la Ley 80 de 1993 1. Los contratos de las entidades a cuyo cargo se encuentre la ejecución de los programas de protección de personas con alto nivel de vulnerabilidad. La contratación de bienes y servicios que se requieran para la defensa y seguridad nacional. La modalidad de selección de mínima cuantía es un procedimiento sencillo y rápido para escoger al contratista en la adquisición de los bienes, obras y servicios cuyo valor no exceda el diez por ciento (10%) de la menor cuantía de las Entidades Estatales. La modalidad de selección de mínima cuantía es aplicable a todos los objetos de contratación cuando el presupuesto oficial del contrato sea inferior o igual a la mínima cuantía de la Entidad Estatal, sin importar la naturaleza del contrato. Las reglas aplicables a la modalidad de selección de mínima cuantía son las consagradas en el numeral 5 del artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, que fue modificado por el artículo 94 de la Ley 1474 de 2011, y no es posible agregar requisitos, procedimientos o formalidades adicionales. El valor de esta modalidad de contratación está definido por la tabla anterior y el plazo está determinado por la complejidad de cada proceso de acuerdo a las especificaciones técnicas necesarias para la adecuada ejecución. 1 Las Empresas Industriales y Comerciales son entidades descentralizadas que forman parte de la rama ejecutiva y sólo pueden ser creadas por la ley o con autorización de ésta. Las sociedades de economía mixta, son sociedades que en la conformación de su capital social reúnen capitales públicos y privados, sin límites al número de socios, con fines de orden colectivo o comercial. CONTRATACIÓN DIRECTA La modalidad de selección de contratación directa, es decir, aquella en la que no es necesario hacer una convocatoria pública, solamente procede en los siguientes casos: Para la prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión: Son contratos de prestación de servicios los que celebren las entidades estatales para desarrollar actividades relacionadas con la administración o funcionamiento de la entidad. Estos contratos sólo podrán celebrarse con personas naturales cuando dichas actividades no puedan realizarse con personal de planta o requieran conocimiento especializado. Bajo esta modalidad se contratan los arquitectos del taller de diseño del equipo de Sedes Educativas y los profesionales técnicos encargados de la supervisión de los contratos de topografías, estudio de suelos, diseños estructurales, diseños hidro-sanitarios, diseños eléctricos y presupuestadores, coordinadores técnicos; así como también todo el personal interdisciplinar que hace parte del proyecto como profesionales sociales, abogados, comunicadores, entre otros. Urgencia manifiesta: Se entiende que existe una urgencia manifiesta cuando la continuidad del servicio prestado por la entidad exija el suministro de bienes, la prestación de servicios, o la ejecución de obras en el inmediato futuro, es decir, cuando se trate de situaciones que imposibiliten acudir a los procedimientos públicos de selección. Contratación de empréstitos: Son aquellos contratos mediante los cuales la entidad estatal contratante recibe en calidad de préstamo unos recursos. 16 17
Contratos interadministrativos: Son aquellos contratos mediante los cuales las entidades estatales establecen compromisos entre ellas mismas, de cooperación mutua. Contratación relacionada con el sector Defensa y el Departamento Administrativo de Seguridad DAS, que necesiten reserva para su adquisición. Los contratos para el desarrollo de actividades científicas y tecnológicas. Cuando no exista pluralidad de oferentes en el mercado. El arrendamiento o adquisición de inmuebles. LICITACIÓN PÚBLICA Es la modalidad de escogencia del contratista por regla general con la excepción de las otras modalidades. El valor de esta modalidad de contratación está definido por la tabla anterior y el plazo está determinado por la complejidad de cada proceso, de acuerdo a las especificaciones técnicas necesarias para la adecuada ejecución. Bajo esta modalidad se contrata la ejecución de obra. 18 19
ETAPA PRE-CONTRACTUAL DEL PROCESO DE EJECUCIÓN DE OBRA Proceso de obra de la Institución Educativa MarcoTobón Mejía, Santa Rosa de Osos. 20 21
ELABORACIÓN, REVISIÓN Y PUBLICACIÓN DE ESTUDIOS PREVIOS La ley 80 de 1993 por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública en el numeral 12 del artículo 25, que trata del principio de economía, plantea que con la debida antelación a la apertura del procedimiento de selección o de la firma del contrato, según el caso, se deben elaborar los estudios, diseños y proyectos requeridos y los pliegos de condiciones o términos de referencia. Además, la ley 1150 de 2007 en el artículo 8, que trata sobre la publicación de proyectos de pliegos de condiciones y estudios previos, plantea que con el propósito de suministrar al público en general la información que le permita formular observaciones a su contenido, las entidades deben publicar los proyectos de pliegos de condiciones o sus equivalentes, en las condiciones que señale el reglamento. La información publicada debe ser veraz, responsable, ecuánime, suficiente y oportuna. El decreto 1510 de 2013 por el cual se reglamenta el sistema de compras y contratación pública en el artículo 20 sobre los estudios y documentos previos, establece que éstos son el soporte para elaborar el proyecto de pliegos, los pliegos de condiciones, y el contrato, los cuales deben permanecer a disposición del público durante el desarrollo del Proceso de Contratación y contener los siguientes elementos, además de los indicados para cada modalidad de selección: La descripción de la necesidad que la entidad estatal pretende satisfacer con el proceso de contratación. El objeto a contratar, con sus especificaciones, las autorizaciones, permisos y licencias requeridos para su ejecución, y cuando el contrato incluye diseño y construcción, los documentos técnicos para el desarrollo del proyecto. La modalidad de selección del contratista y su justificación, incluyendo los fundamentos jurídicos. El valor estimado del contrato y la justificación del mismo. Cuando el valor del contrato esté determinado por precios unitarios, la Entidad Estatal debe incluir la forma como los calculó y soportar sus cálculos de presupuesto en la estimación de aquellos. La Entidad Estatal no debe publicar las variables utilizadas para calcular el valor estimado del contrato cuando la modalidad de selección del contratista sea en concurso de méritos. Si el contrato es de concesión, la Entidad Estatal no debe publicar el modelo financiero utilizado en su estructuración. Los criterios para seleccionar la oferta más favorable. El análisis de riesgo y la forma de mitigarlo. Las garantías que la Entidad Estatal contempla exigir en el Proceso de Contratación. La indicación de si el Proceso de Contratación está cobijado por un Acuerdo Comercial. 22 23
SOLICITUD Y RECIBO DEL CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL -CDP- APROBACIÓN DEL PROCESO EN COMITÉ DE CONTRATACIÓN -VIVA- Con el fin de asegurar los recursos para la ejecución de proyectos de todo tipo, el decreto 111 de 1996 por el cual se compila la Ley 38 de 1989, la Ley 179 de 1994 y la Ley 225 de 1995 las cuales conforman el estatuto orgánico del presupuesto. El artículo 71 plantea que todos los actos administrativos que afecten las apropiaciones presupuestales, deben contar con certificados de disponibilidad previos que permitan garantizar la existencia del recurso suficiente para atender estos gastos. Igualmente, estos compromisos deberán contar con registro presupuestal para que los recursos financiados no sean desviados a ningún otro fin. En este registro se deberá indicar, de manera precisa, el valor y el plazo de las prestaciones a las que haya lugar. En consecuencia, ninguna autoridad podrá contraer obligaciones sobre apropiaciones inexistentes, en exceso del saldo disponible, o sin la autorización previa del Consejo Superior de Política Fiscal (Confis) o por quien éste delegue, para comprometer vigencias futuras y la adquisición de compromisos con cargo a los recursos del crédito autorizados. La ley 80 de 1993, en el numeral 9 del artículo 25 en el que se habla sobre el principio de economía, determina que en los procesos de contratación intervendrán el jefe y las unidades asesoras y ejecutoras de la entidad que se señalen en las correspondientes normas de su organización y funcionamiento. Según el Manual de Contratación Pública del Departamento de Antioquia de 2014, en cada uno de los Organismos con delegación para contratar, se crearon los Comités Internos de Contratación los cuales están conformados por: El Ordenador del Gasto. El Subsecretario o directivo del área cuyo proyecto de contratación sea analizado. El servidor público que cumple el rol de Líder Gestor de Contratación en cada organismo. Un abogado. Un profesional universitario logístico. Un técnico. A las sesiones del Comité Interno de Contratación podrán asistir de manera ocasional y cuando sean requeridos: el representante de la Gerencia de Control Interno, un integrante del Comité Asesor y Evaluador del tema que está siendo revisado y los servidores o particulares que tengan interés y/o conocimiento en el tema de discusión o análisis. 24 25
Las funciones de los Comités Internos de Contratación, según el Manual de Contratación Pública de Antioquia, son: Revisar los estudios previos elaborados por el Comité Asesor y Evaluador de los procesos contractuales. Analizar las recomendaciones formuladas por el Comité Asesor y Evaluador y orientar acerca de los ajustes que se consideren pertinentes. Orientar el inicio de los procesos contractuales, cuyo valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía. Orientar las solicitudes de adición, ampliación, modificación y suspensión de contratos o convenios, cuyo valor sea inferior al cincuenta por ciento (50%) de la menor cuantía. Remitir la dirección de supervisión y ejecución todo los documentos necesario para su aprobación como: acta inicio, adjudicación, declaratoria desierta, adición, ampliación, modificación y suspensión de procesos contractuales y contratos/convenios. Asesorar a la dirección de supervisión y ejecución, en los diferentes temas contractuales que se revisen. El comité de contratación de la Empresa de Vivienda de Antioquia está conformado por: Director jurídico, administrativo y financiero. Director de Ejecución y Supervisión. Director de control interno. Directora de Planeación Estratégica. Asesores de gerencia. Líderes y/o coordinadores del proyecto en análisis. Invitados por temas específicos. PUBLICACIÓN DE PREPLIEGOS Y PLIEGOS DEFINITIVOS Y OBSERVACIONES Esta parte del proceso jurídico también tiene como soporte legal el artículo 8 de la Ley 1150 de 2007, pero además el artículo 19 del decreto 1510 de 2013 que habla sobre la publicación de los documentos en el Sistema Estatal de Contratación Pública (Secop) plantea que toda Entidad Estatal está obligada a publicar en el Secop los documentos y los actos administrativos del Proceso de Contratación, dentro de los tres (3) días siguientes a su expedición. La oferta que debe ser publicada es la del adjudicatario del Proceso de Contratación. Todas las Entidades Estatales están obligadas a publicar de manera oportuna el aviso de convocatoria o la invitación en los procesos para que los interesados en el Proceso de Contratación puedan presentar observaciones o solicitar aclaraciones en el término previsto para el efecto en el artículo 23 del decreto en mención. Además, el artículo 22, del mismo decreto, establece que los pliegos de condiciones deben contener como mínimo la siguiente información: La descripción técnica, detallada y completa del bien o servicio objeto del contrato, identificado con el cuarto nivel del Clasificador de Bienes y Servicios, de ser posible o de lo contrario con el tercer nivel del mismo. La modalidad del proceso de selección y su justificación. Los criterios de selección, incluyendo los factores de desempate y los incentivos cuando a ello haya lugar. 26 27
Las condiciones de costo y/o calidad que la Entidad Estatal debe tener en cuenta para la selección objetiva, de acuerdo con la modalidad de selección del contratista. Las reglas aplicables a la presentación de las ofertas, su evaluación y a la adjudicación del contrato. Las causas que dan lugar a rechazar una oferta. El valor del contrato, el plazo, el cronograma de pagos y la determinación de si debe haber lugar a la entrega de anticipo, y si hubiere, indicar su valor, el cual debe tener en cuenta los rendimientos que este pueda generar. Los riesgos asociados al contrato, la forma de mitigarlos y la asignación del Riesgo entre las partes contratantes. Las garantías exigidas en el Proceso de Contratación y sus condiciones. La mención de si la Entidad Estatal y el contrato objeto de los pliegos de condiciones están cubiertos por un Acuerdo Comercial. Los términos, condiciones y minuta del contrato. Los términos de la supervisión y/o de la interventoría del contrato. El plazo dentro del cual la Entidad Estatal puede expedir adendas. Cronograma. REVISIÓN DE PROPUESTAS El decreto 1510 de 2013, en su artículo 27, establece que toda entidad estatal puede designar un comité evaluador conformado por servidores públicos o por particulares contratados para evaluar las ofertas y las manifestaciones de interés para cada Proceso de Contratación por licitación, selección abreviada y concurso de méritos; en el caso de las mínimas cuantías los procesos serán evaluados por quien designe el operador del gasto. El comité evaluador debe realizar su labor de manera objetiva, ciñéndose a las reglas contenidas en los pliegos de condiciones. Los miembros del comité evaluador están sujetos al régimen de inhabilidades e incompatibilidades y conflicto de intereses legales, determinados según la ley. 28 29
ETAPA CONTRACTUAL DEL PROCESO DE LICITACIÓN PÚBLICA Proceso de obra de la Institución Educativa Mariano J. Villegas, Montebello. 30 31
ADJUDICACIÓN Y ACTA DE INICIO PROCESO DE EJECUCIÓN Y TERMINACIÓN DE OBRA La ley 1150 DE 2007 en el artículo 9, sobre la adjudicación establece que en el evento previsto en el artículo 273 de la Constitución Política y en general en los procesos de licitación pública, la adjudicación se hará de forma obligatoria en audiencia pública, mediante resolución motivada, que se entenderá notificada al proponente favorecido en dicha audiencia. Durante la misma audiencia, y previamente a la adopción de la decisión definitiva de adjudicación, los interesados podrán pronunciarse sobre la respuesta dada por la entidad contratante a las observaciones presentadas, con respecto de los informes de evaluación. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga a la entidad y al adjudicatario. No obstante, si dentro del plazo comprendido entre la adjudicación del contrato y la suscripción del mismo, sobreviene una inhabilidad o incompatibilidad o si se demuestra que el acto se obtuvo por medios ilegales, éste podrá ser revocado, caso en el cual, la entidad podrá aplicar lo previsto en el inciso final del numeral 12 del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. Además, una vez aprobado el respectivo programa y el flujo de inversiones, así como las hojas de vida del personal profesional y demás obligaciones establecidas en las condiciones de contratación, se procederá a efectuar vigilancia y control de su cumplimiento, dejando constancia en el acta de las fechas de iniciación y terminación del contrato. El acta de iniciación será suscrita entre la interventoría, la firma contratista y supervisor de obra delegado por VIVA. La ley 80 de 1993 en el artículo 4, señala los derechos y deberes de las entidades estatales: Deben exigir del contratista la ejecución idónea y oportuna del objeto contratado; así mismo al garante. Deben adelantar las gestiones necesarias para el reconocimiento y cobro de las sanciones pecuniarias y garantías a que hubiere lugar. Deben solicitar la actualización o la revisión de los precios cuando se produzcan fenómenos que alteren el equilibrio económico o financiero del contrato. Deben adelantar revisiones periódicas de las obras ejecutadas, servicios prestados o bienes sumistrados, para verificar que ellos cumplan con las condiciones de calidad ofrecidas por los contratistas, y promoverán las acciones de responsabilidad contra éstos y sus garantes cuando dichas condiciones no se cumplan. Deben exigir que la calidad de los bienes y servicios adquiridos por las entidades estatales se ajuste a los requisitos mínimos previstos en las normas técnicas obligatorias. Deben adelantar las acciones conducentes a obtener la indemnización de los daños que sufran en desarrollo o con ocasión del contrato celebrado. Deben adoptar las medidas necesarias para mantener durante el desarrollo y ejecución del contrato las condiciones técnicas, económicas y financieras existentes al momento de proponer en los casos en que se hubiere realizado licitación o concurso, o de contratar en los casos de contratación directa. Sin perjuicio de la actualización o revisión de precios, en caso de no haberse pactado intereses moratorios, se aplicará la tasa equivalente al doble del interés legal civil sobre el valor histórico actualizado. 32 33
LIQUIDACIÓN DE OBRA La ley 1150 DE 2007 en el artículo 11, sobre el plazo para la liquidación de los contratos, determina que la liquidación de los contratos se debe realizar de mutuo acuerdo dentro del término fijado en los pliegos de condiciones o sus equivalentes, o dentro del que acuerden las partes para el efecto. De no existir tal término, la liquidación se realizará dentro de los cuatro (4) meses siguientes a la expiración del término previsto para la ejecución del contrato o a la expedición del acto administrativo que ordene la terminación, o a la fecha del acuerdo que la disponga. En aquellos casos en que el contratista no se presente a la liquidación, previa notificación o convocatoria que le haga la entidad, o las partes no lleguen a un acuerdo sobre su contenido, la entidad tendrá la facultad de liquidar en forma unilateral dentro de los dos (2) meses siguientes, de conformidad con lo dispuesto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Si vencido el plazo anteriormente establecido no se ha realizado la liquidación, la misma podrá ser realizada en cualquier tiempo dentro de los dos años siguientes al vencimiento del término a que se refieren los incisos anteriores, de mutuo acuerdo o unilateralmente, sin perjuicio de lo previsto en el artículo 136 del Código Contencioso Administrativo. Los contratistas tendrán derecho a efectuar salvedades a la liquidación por mutuo acuerdo y en este evento, la liquidación unilateral solo procederá en relación con los aspectos que no hayan sido objeto de acuerdo. PÓLIZAS, PLAZOS, RESPONSABLES Y BENEFICIARIOS Cuando el contrato es recibido por la interventoría debe estar legalizado, esto es que debe cumplir con la aprobación de las garantías, el pago de la publicación en el diario oficial y del impuesto de timbre dentro de los términos establecidos en el contrato. La póliza debe contener, entre otros y de acuerdo a la naturaleza del contrato, los amparos de cumplimiento, correcta inversión y buen manejo de anticipo, calidad del bien o servicio suministrado, pago de salarios, prestaciones e indemnizaciones, estabilidad de obra, provisión de repuestos y accesorios según el caso. De igual forma el contratista debe incluir la póliza de responsabilidad civil extracontractual, que es un amparo autónomo que debe ser constituido en contratos de obra y en los demás que considere necesario la entidad, con la que se cubre la responsabilidad civil frente a daños a terceros, derivados de la ejecución del contrato respectivo. El interventor debe realizar control y seguimiento a los aspectos jurídicos en el perfeccionamiento del contrato y la ejecución del mismo, dentro de los cuales se incluyen plazos, garantías, compromisos laborales, sanciones, contratos adicionales o modificatorios y todo tipo de novedad que acompañe al contrato inicialmente pactado. Las siguientes son las pólizas requeridas por la Empresa de Vivienda de Antioquia. VIVA- para la ejecución de obras según el decreto 1510 de 2013: 34 35
Garantía única de cumplimiento: El contratista de obra debe constituir un amparo a favor de la Empresa de Vivienda de Antioquia -VIVA- y/o el Departamento de Antioquia para garantizar la cobertura del riesgo derivado del incumplimiento de las obligaciones legales o contractuales, cualquiera de las garantías autorizadas por el Decreto 1510 de 2013, a saber: (1) Contrato de seguro contenido en una póliza, (2) Patrimonio autónomo, (3) Garantía bancaria, con el fin de cubrir los perjuicios derivados de las obligaciones, así: DESCRIPCIÓN DECRETO 1510 DE 2013 CUANTÍA VIGENCIA Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal. Pago de salarios y prestaciones sociales e indemnizaciones laborales. Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Igual al plazo del contrato y seis (6) meses más. Igual a su plazo y tres (3) años más. Cumplimiento de las obligaciones surgidas del contrato estatal. DESCRIPCIÓN CUANTÍA VIGENCIA La póliza de Responsabilidad Veinte por ciento Civil (20%) Extracontractual del Igual al plazo de ejecución deberá POR EL 100% DEL VALOR ASEGURADO: contener, como mínimo, valor en total adición del contrato. a la cobertura del contrato. básica de predios, Daño emergente labores y lucro y cesante: operaciones, Por un valor los de siguientes $ amparos: Evento/vigencia Responsabilidad civil extracontractual (Cobertura básica predios, labores y operaciones -PLO-). Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Igual al plazo del contrato y seis (6) meses más. Pago de salarios DESCRIPCIÓN y prestaciones Veinte por ciento (20%) Igual a su plazo y tres (3) sociales e indemnizaciones laborales. del valor DECRETO 1510 DE 2013 CUANTÍA total del contrato. años más. VIGENCIA de Buen seguro manejo y correcta de responsabilidad inversión Ciento por civil ciento extracontractual (100%) Igual al plazo del debe contrato ser Cumplimiento del anticipo. de las obligaciones Veinte de la suma por ciento anticipada. (20%) Igual y seis al (6) plazo meses del más. contrato otorgada surgidas del contrato por estatal. una compañía del valor de total seguros del contrato. legalmente seis (6) meses establecida más. Cinco (5) años contados a en Pago Colombia, de salarios y prestaciones que las protejan Veinte por de ciento las (20%) eventuales Igual a reclamaciones su plazo y tres (3) partir del recibo a satisfacción Calidad sociales y e estabilidad indemnizaciones las laborales. obras. del valor total del contrato. años más. de terceros derivadas de la responsabilidad de extracontractual la obra por parte de la Buen manejo y correcta inversión Ciento por ciento (100%) Igual entidad al plazo contratante. que pueda surgir de las actuaciones, hechos u omisiones del contrato del del anticipo. contratista. de la suma anticipada. y seis (6) meses más. Cinco (5) años contados a Calidad y DESCRIPCIÓN estabilidad de las obras. Veinte por ciento (20%) partir del recibo a satisfacción del valor CUANTÍA total del contrato. de la obra VIGENCIA por parte de la entidad contratante. Responsabilidad civil extracontractual Veinte por ciento (20%) del Igual al plazo de ejecución (Cobertura básica predios, labores y valor total del contrato. del contrato. operaciones -PLO-). Perjuicios extra patrimoniales: Por un valor de $ Evento/vigencia Buen manejo y correcta inversión del anticipo. Ciento por ciento (100%) de la suma anticipada. Igual al plazo del contrato y seis (6) meses más. POR EL 100% 30% DEL DEL VALOR ASEGURADO: Calidad y estabilidad de las obras. Veinte por ciento (20%) del valor total del contrato. Cinco (5) años contados a partir del recibo a satisfacción de la obra por parte de la entidad contratante. Daño Responsabilidad emergente surgida y lucro por cesante: actos Por un valor de $ Evento/vigencia Perjuicios de contratistas extra y patrimoniales: subcontratistas: Por un valor de $ Evento/vigencia Por un valor de $ Evento/vigencia Patronal: Por un valor de $ Evento/vigencia Vehículos POR EL propios 30% y DEL no propios: VALOR Por ASEGURADO: un valor de $ Evento/vigencia En la Garantía Única se debe dejar expresa la siguiente constancia: En el DESCRIPCIÓN evento en que no se llegare CUANTÍA a liquidar el contrato VIGENCIA dentro Responsabilidad del término civil previsto extracontractual de seis Veinte (6) por meses ciento (20%) después del Igual de al plazo terminado de ejecución el (Cobertura básica predios, labores y valor total del contrato. del contrato. plazo de ejecución del mismo, se ampliará por veinticuatro (24) operaciones -PLO-). meses más la vigencia de la Garantía Única para los amparos de Buen Manejo y Correcta Inversión del Anticipo y Cumplimiento. POR EL 100% DEL VALOR ASEGURADO: Póliza de responsabilidad civil extracontractual: El Daño emergente y lucro cesante: Por un valor de $ Evento/vigencia contratista de obra debe constituir una póliza a favor de la Perjuicios extra patrimoniales: Por un valor de $ Evento/vigencia Empresa de Vivienda de Antioquia -viva- y/o el Departamento de Antioquia y los terceros que puedan resultar afectados por la POR EL 30% DEL VALOR ASEGURADO: responsabilidad del contratista o sus subcontratistas, dicha póliza Responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas: Por un valor de $ Evento/vigencia Responsabilidad surgida por actos de contratistas y subcontratistas: Patronal: Por un valor de CAPÍTULO $ 5: LINEAMIENTOS Evento/vigencia 36 37 Vehículos propios y no propios: Por un valor de $ Evento/vigencia Patronal: Vehículos propios y no propios: Por un valor de $ Evento/vigencia Por un valor de $ Evento/vigencia Por un valor de $ Evento/vigencia Cabe anotar que, de conformidad con el artículo 126 del Decreto 1510 de 2013, y en razón a la cuantía del proceso, la garantía de Responsabilidad Civil Extracontractual no podrá ser inferior a los SMLMV que establezca la norma en mención para los procesos de selección. En la póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual tendrán la calidad de asegurados la Empresa de Vivienda de Antioquia -VIVA- y/o el Departamento de Antioquia y el contratista, y serán
beneficiarios la Empresa de Vivienda de Antioquia -VIVA- Y/O el Departamento de Antioquia y los terceros que puedan resultar afectados por la responsabilidad extracontractual del contratista o sus subcontratistas. Si la Empresa de Vivienda de Antioquia -VIVA- autoriza la subcontratación, en la póliza de responsabilidad extracontractual se deben cubrir igualmente los perjuicios derivados de los daños que aquéllos puedan causar a terceros con ocasión de la ejecución de los contratos, o en su defecto, deberán acreditar que el subcontratista cuenta con un seguro de responsabilidad civil extracontractual propio para el mismo objeto, y en el que la EMPRESA DE VIVIENDA DE ANTIOQUIA -VIVA- Y/O EL DEPARTAMENTO DE ANTIOQUIA tengan la calidad de asegurados. En la póliza de responsabilidad extracontractual solamente se podrán pactar deducibles con un tope máximo del diez por ciento (10%) del valor de cada pérdida sin que en ningún caso puedan ser superiores a dos mil salarios mínimos legales mensuales vigentes (2.000 SMLMV). Las franquicias, coaseguros obligatorios y demás formas de estipulación que conlleven asunción de parte de la pérdida por la entidad asegurada no serán admisibles. La póliza de Responsabilidad Civil Extracontractual deberá presentar cláusula de no cancelación o no revocación a noventa (90) días, en caso contrario el contratista debe entregar el recibo de pago de ésta. Todas las pólizas mencionadas deben estar debidamente revisadas, aprobadas y legalizadas para el acta de inicio por la Empresa de Vivienda de Antioquia. 38 39
EJECUCIÓN DE OBRA La Gobernación de Antioquia asume el eslogan estamos haciendo la tarea como premisa del Plan Maestro de Infraestructura Educativa, que busca mejorar las condiciones físicas de los establecimientos educativos del Departamento de Antioquia que están en mal estado, tienen poca capacidad en cobertura educativa, requieren una ampliación o una reposición parcial o total de sus instalaciones o necesita la terminación de instalaciones ya existentes que han quedado iniciadas en administraciones anteriores. A continuación se describen las CUATRO FASES de ejecución de obra y el rol del SUPERVISOR OBRA DELEGADO POR LA EMPRESA DE VIVIENDA DE ANTIOQUIA para dicho proceso. 40 41
ROL DEL SUPERVISOR DE OBRA Proceso de obra de la Institución Educativa Rural Presbítero Eduardo Zuluaga, Yolombó. 42 43
La supervisión de obra desarrolla la inspección y vigilancia de las labores ejercidas por la Interventoría y el contratista de obra por parte un profesional delegado por el Director de Ejecución y Supervisión de la Empresa de Vivienda de Antioquia, que cumpla con el perfil profesional respectivo. Dicho profesional realiza el debido seguimiento y las recomendaciones, sugerencias y observaciones frente a los distintos aspectos que intervienen en el desarrollo del contrato, a partir de la firma y perfeccionamiento del mismo hasta la liquidación definitiva, así mismo él debe velar por que las partes intervinientes en el contrato cumplan las disposiciones legales que para este evento establecen las normas y principios del régimen de contratación previsto para la entidad. El rol del supervisor de la obra se basa en el cumplimiento de las siguientes funciones generales: Supervisar técnica, administrativa y financieramente los contratos de obra e interventoría a su cargo. Suministrar la información necesaria relacionada con el cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas. Facilitar a los contratistas la información necesaria para el desarrollo de las actividades que se requiera ejecutar. Prestar apoyo en las actividades, eventos y servicios organizados en desarrollo del programa. Coordinar la elaboración de criterios para pliegos de condiciones y contratación de estudios técnicos, ejecución e interventoría de las obras. Acompañamiento a la ejecución de los proyectos y revisión de todos los soportes de contratistas e interventoría. Velar por la correcta construcción de los proyectos desde el punto de vista arquitectónico, técnico, constructivo, presupuestal, contractual y social. Elaboración de los diferentes informes a la interventoría del proyecto. Supervisión de la entrega de obra y liquidación de los contratos de obra e interventoría. Acompañamiento y apoyo en la socialización permanente de los proyectos. Definición de estándares mínimos, materiales y estrategias constructivas de los proyectos. Prestar apoyo en el campo de la arquitectura, ingeniería o construcción en los distintos proyectos en ejecución de obra. Organizar visitas al sitio donde se ejecutará el contrato con los asesores que considere necesarios, con la presencia del contratista y el interventor con el objeto de verificar las condiciones del mismo y detectar si es del caso, posibles ajustes técnicos que se requieran. Previo al inicio de los contratos, recibir para su revisión y aprobación las hojas de vida, con sus respectivas certificaciones, del equipo de trabajo presentado por la interventoría, para el desarrollo de los contratos, que no haya sido evaluado durante el proceso de selección. Durante la ejecución del contrato, podrá solicitar si es el caso el retiro o cambio respectivo de personal profesional, de los equipos de trabajo del contratista o interventor si existen motivos para ello, cumpliendo con las condiciones establecidas en las condiciones de contratación. Verificar y revisar el pago de seguridad social y aportes parafiscales por parte de la interventoría, acorde con la propuesta económica del contrato, de manera que esté ajustado a la normativa vigente, como prerrequisito para la aprobación del acta mensual de pago. Revisar que las solicitudes de desembolso generadas por la ejecución de los contratos de obra e interventoría, cumplan con los requerimientos establecidos para ello en la entidad y dar visto bueno para el respectivo desembolso. Revisar los informes entregados por la interventoría cumpliendo con los requisitos establecidos en las condiciones de contratación y darle el recibo a satisfacción de los mismos para posteriormente efectuar los trámites respectivos al interior de la Empresa de Vivienda de Antioquia. 44 45
En ejercicio de las funciones asignadas, los supervisores de obra deben velar y garantizar el cumplimiento del contrato, según los documentos, procedimientos y plazos establecidos y vigilar el avance de los mismos para que se desarrollen según las normas legales vigentes, el contenido del acuerdo de voluntades, el cronograma y el presupuesto previamente aprobados por la interventoría. Debe vigilar además por la existencia, suficiencia y vigencia de las garantías y demás obligaciones contractuales y legales. El profesional designado como apoyo a la supervisión debe cumplir, entre otras, las siguientes funciones de carácter administrativo mediante las cuales coadyuvará al cumplimiento del contrato: Organizar y llevar control de la correspondencia expedida o cruzada por las partes durante el desarrollo del contrato, las cuales deben reposar en el expediente del contrato y deben tener la respectiva radicación de recibo del archivo de la entidad. Verificar que los documentos tengan las firmas respectivas. Tramitar y atender de manera eficiente, ágil y por escrito, las solicitudes y consultas presentadas por el contratista en desarrollo del objeto del contrato. Elaborar oportunamente informes en los cuales se evalúen las consultas, solicitudes o informes presentados por los contratistas. Celebrar con regularidad junto al contratista, reuniones periódicas (comités) para la verificación de la ejecución del contrato y levantar las actas respectivas. Recomendar al Supervisor y/o al ordenador del gasto, efectuar los requerimientos escritos al contratista cuando incurra en mora en el cumplimiento de sus obligaciones, para lo cual, deberá proyectar el respectivo requerimiento. Elaborar y validar las siguientes actas e informes: Informe de supervisión, Acta de recibo a satisfacción Acta de suspensión, Acta de reinicio, Modificaciones (Adición en valor, ampliación del plazo y demás que se, requieran) y Acta de liquidación. Dirigir al contratista, siempre por escrito, las autorizaciones, órdenes o instrucciones técnicas y/o administrativas necesarias para los fines del contrato. Manejar con el debido cuidado los documentos soportes de la ejecución del contrato. Las siguientes funciones están dirigidas a efectuar un seguimiento y control de los aspectos financieros, contables y presupuestales del contrato, a través del seguimiento de todas las actuaciones de contenido económico que se lleven a cabo en desarrollo del contrato. El apoyo a la supervisión durante el desarrollo del contrato debe realizar el seguimiento a los aspectos financieros y presupuestales del contrato, con el fin de vigilar y controlar la adecuada ejecución de los recursos públicos, cumpliendo con lo siguiente: Revisar y tramitar oportunamente las cuentas de cobro o facturas que presente el contratista en desarrollo del objeto del contrato., previa revisión y aprobación de la interventoría. Velar por el trámite y pago oportuno de las cuentas de cobro o facturas presentadas o pagos a favor de los contratistas de obra e interventoria, y demás contratos asignados. Llevar el control de los dineros desembolsados durante la ejecución del contrato, con los debidos soportes. Las siguientes funciones están dirigidas a que el apoyo a la supervisión verifique el cumplimiento de las normas que regulan la actividad contractual, las normas que rigen la Empresa y las condiciones o estipulaciones contractuales, que garanticen la seguridad jurídica y el cumplimiento de los fines de la contratación estatal. El apoyo a la supervisión del contrato debe, entre otras, cumplir con las siguientes funciones de contenido legal: Velar por el cumplimiento de los requisitos de perfeccionamiento y ejecución del contrato, tales como la aprobación de las garantías del contrato y el registro presupuestal. 46 47
Conocer los estudios, diseños y demás documentos técnicos necesarios para la etapa de ejecución. Proyectar el requerimiento escrito de los documentos que deben presentar los adjudicatarios de los contratos y revisar y proyectar su aprobación. Velar y exigir del contratista el cumplimiento de las obligaciones derivadas del contrato. Verificar y exigir que las garantías se mantengan vigentes en las condiciones exigidas en la normativa vigente y en el contrato y, en general, que los amparos estén vigentes durante la duración del contrato y su liquidación. Verificar como requisito para cada pago, que el contratista esté al día en el pago del sistema de seguridad social integral. Verificar que los aportes al sistema de seguridad social integral tengan como ingreso base de cotización los sueldos o tarifas presentados en la propuesta. Revisar y validar todas las actas que se elaboren o expidan durante el desarrollo del contrato. Evaluar y analizar las consultas y reclamaciones formuladas por el contratista durante el desarrollo del contrato, realizar las recomendaciones pertinentes al Supervisor y/o al ordenador del gasto, proyectar y gestionar su respuesta. Informar y poner en conocimiento aquellas circunstancias que afecten el normal desarrollo del contrato y que puedan ser constitutivas de incumplimiento por parte del contratista, con el fin de que sean evaluadas y se determine la viabilidad juridica de sancionar o no al contratista. Analizar, evaluar y conceptuar sobre la conveniencia y oportunidad de efectuar prórrogas, adiciones o modificaciones a los contratos, para lo cual efectuará la respectiva sustentación con 15 días de antelación. Previamente debe tener la solicitud por escrito del contratista de obra e interventoría. Reportar a la Dirección el estado de los cronogramas contractuales. Vigilar que el Contrato se ejecute técnicamente de acuerdo a las especificaciones indicadas en los documentos soporte. Asistir a los comités primarios que convoque la Dirección. Proyectar los requerimientos al interventor para la liquidación de los contratos, y de ser necesario, requerir al Contratista de Obra. Asistir a los comités de obra y reportar a la Dirección las conclusiones del mismo. Informar y poner en conocimiento de la Secretaría de Educación de Antioquia, previa autorización de la Dirección respectiva, aquellos ajustes a los diseños realizados en la ejecución de los contratos de obra. Adicionalmente, el supervisor debe revisar que el contratista cumpla con las siguientes obligaciones, en los contratos de obra e interventoría designados para su seguimiento y apoyo a la supervisión por parte de la coordinadora General y el Director de Ejecución y Supervisión: EN CONTRATOS DE INTERVENTORÍA Supervisar el cumplimiento de los compromisos y tareas pactadas con el interventor. Revisar la gestión del interventor en lo referente al control que éste debe ejercer sobre precios, plazos, calidad, cantidades y avance de obra. Realizar el seguimiento al desarrollo financiero de los contratos, utilizando para ello la información que la interventoría debe suministrarle en forma oportuna y periódica. Estudiar, recomendar y presentar por escrito los cambios sustanciales que estime necesarios para lograr los objetivos de la interventoría. Verificar los precios de ítems presupuestales no previstos presentados por la interventoría, con el fin de recomendar su aprobación o negación. Asegurar que se cumpla el cronograma de las reuniones programadas por la Interventoría. Estudiar, conceptuar y tramitar las solicitudes de sanciones o multas aplicables al interventor ante las diferentes estancias de la Entidad. 48 49