Acta de la Sesión Ordinaria Número Diecinueve (19) A las ocho horas con veinticinco minutos del martes dos de mayo del dos mil diecisiete, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa número diecinueve en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: la señora Gisela Yockchen Mora, Directora General, la señora Lilliam Jarquín Morales, Presidenta de la Junta Administrativa, el señor Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional, señora Dinorah Baltodano Quintana Directora de la Dirección Técnica Operativa y Regional y el señor Agustín Barquero, Director Administrativo-Financiero y Secretario Técnico de la Junta Administrativa. También nos acompañan, el señor Esteban Obando Ramos, Subdirector General, el señor Ángel Garro Camacho, Asesor Jurídico y la señora Elia Mejía Mata, encargada de la toma del Acta. La señora Gisela Yockchen sale momentáneamente. Artículo Uno- Aprobación del Orden del Día. El señor Agustín Barquero solicita agregar el tema de autorización de Poder Especial para trámite ante Tributación Directa. En este sentido se acuerda: Acuerdo número uno: Se da por aprobado el cambio en el Orden del Día con los ajustes solicitados. 4 votos por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo dos- Estado de las Actas de la Junta Administrativa. Se informa que el Acta 16 se encuentra en revisión. Las Actas 17 y 18 se encuentran en confección. Artículo tres- Se toma nota del avance de Informe Acuerdos semanal de la Junta Administrativa. Se pasa al punto de fideicomisos en tanto se hace presente el Auditor Externo para el tema de Estados Financieros y la señora Proveedora para el tema de las contrataciones. Reingresa la señora Directora General. Artículo Cuatro Temas de Fideicomisos.4-1 El señor Agustín Barquero se refiere al oficio DAF-EO-0047-04-2017, suscrito por él mismo en calidad de Enlace Operativo- Fideicomisos relacionado a la solicitud de autorización para el pago de honorarios al Fiduciario por concepto de comisión por la administración del patrimonio fideicometido correspondientes al mes de marzo, Fondo Especial, por un monto de 2.364.296,25 (dos millones trescientos sesenta y cuatro mil doscientos noventa y seis colones con veinticinco céntimos). Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número dos: Conocido el oficio DAF-EO-0047-04-2017, suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Enlace Operativo- Fideicomisos relacionado a la comisión a cancelar al Fiduciario, se acuerda: aprobar el pago de
honorarios al Fiduciario por concepto de comisión por la administración del patrimonio fideicometido correspondientes al mes de marzo, Fondo Especial, por un monto de 2.364.296,25 (dos millones trescientos sesenta y cuatro mil doscientos noventa y seis colones con veinticinco céntimos). Se solicita a la Dirección General instruir a la Gestión Financiera para que proceda a depositar este monto. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. A las 8: 30 a.m. se hace presente el señor Johnny Marín Jefe de Asesoría Legal. 4-2 Seguimiento al Primer Presupuesto Extraordinario del Fideicomiso del Fondo Social de Migración. El señor Agustín Barquero informa que este presupuesto extraordinario está bien planteado, pero se tiene el problema que al revisar los montos presupuestados en el Ordinario para estos fondos contra esste presupuesto extraordinario, para poder presentar este último, hay que hacer uno sobre el Presupuesto Ordinario. Además revisando el mismo, el estimado del superávit que se hizo para el 2016, quedó por debajo del que se incluyó, es decir el Presupuesto Ordinario que se remitió a la Contraloría General de la República en cuanto a los gastos de capital, está por encima del monto del superávit real acumulado, por lo que hay que presentar un Presupuesto Extraordinario a la baja, por aproximadamente 1.360 millones de colones y ya se tienen los recursos de donde se van a tomar, siendo que en el mismo también se incluirán los recursos para respaldar este extraordinario del Fondo Social. Este documento será presentado en los próximos días ante esta Junta. A las 8:37 a.m. se hace presente la señora Erika García y a las 8: 45 a.m. se hace presente la señora Olga Vega, Enlace Fideicomisos/JADGME/BCR. A las 9:15 a.m. se hacen presentes los señores Franklin Noguera Flores y Allan Alfaro Castillo, auditores externos de la empresa Bakertilly, empresa contratada para realizar la auditoría a los Estados Financieros 2014-2015. Artículo Cinco Presentación de Informe sobre Auditoria a los Estados Financieros 2014-2015. El señor Allan Alfaro procede a exponer el Informe de Hallazgos y Recomendaciones sobre el sistema de control interno a Febrero 2017. Se retira momentáneamente la señora Gisela Yockchen reingresando a los pocos minutos. Se mencionan verbalmente los hallazgos más significativos, los demás se muestran en el informe. Objetivos del Sistema de Control Interno para efectos de una Auditoria de Estados Financieros, donde se encontraron 25 hallazgos de los cuales un 48% son de alto riesgo, 48 % de mediado riesgo y 4% de bajo riesgo. Se muestra el ambiente de control, valoración de riesgo, se muestra el hallazgo N 6, sobre las
actividades de control, sistemas de información, se muestran los hallazgos No. 10 y 11, Seguimiento, Estados Financieros al 31/12/2015, hallazgo No.13, sobre las Cuentas de efectivo y equivalentes de efectivos, hallazgo No.15 sobre el Inventario de materiales y suministros, hallazgo No. 16, Propiedad, Planta y Equipo, hallazgo No. 18 Depósitos de garantía de personas extranjeras, hallazgo No. 19, sobre los Fideicomisos, hallazgo No. 20, sobre Gasto por remuneraciones, hallazgo No. 21 Gastos por servicios, hallazgo No. 23, Perdida en retiro de activos no corrientes, hallazgo No. 24, Sistema financiero contable y catálogos de cuentas, hallazgo No. 25, mediante el cual se informa que los informes presupuestarios de la Dirección General no han sido auditados por una firma de auditores independientes. El señor Agustin Barquero informa que este informe fue conocido de previo por parte de la Gestión Financiera. Se agradece la exposición. A las 10:20 a.m. se retiran los señores auditores. Después de un intercambio de impresiones se acuerda: Acuerdo número tres: Conocido el Informe de Hallazgos y recomendaciones sobre el sistema de control interno febrero 2017, se acuerda: Se solicita a la Dirección General instruir a la Gestión Financiera para que presente un informe al respecto ante la Junta Administrativa. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo Seis Contrataciones. 6-1 La señora Erika García somete a consideración aprobar las siguientes contrataciones: Uno- Partida 1 y única de la contratación directa 2017CD-000011-0008700001, denominada Compra de Etiquetas Blancas con Chip Rfid para los Bienes de la DGME, línea 1 por un monto total de 4.237.380,00, a la empresa Formularios Estándar Costa Rica, Sociedad Anónima. Dos- Partida 1 y única de la contratación directa 2017CD-000012-0008700001, denominada Compra de Pinturas y Diluyentes, de la siguiente forma, línea 1 Compra de Pinturas y Diluyentes, Diluyente Espíritu Mineral, por un monto total de 92.225,00; línea 2, Compra de Pinturas y Diluyentes,- Pintura Spray Negro por un monto total de 55.100,00; línea 3, Compra de Pinturas y Diluyentes,- Pintura Spray Plateado, por un monto total de 30.400,00, a Corporación Naciente Alina A.B. Sociedad Anónima. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número cinco: Se acuerda acoger la recomendación de la Comisión de Adjudicación para aprobar la adjudicación de la partida 1 y única de la contratación directa 2017CD-000011-0008700001, denominada Compra de Etiquetas Blancas con Chip Rfid para los Bienes de la DGME, línea 1 por un monto total de 4.237.380,00, a la empresa Formularios Estándar Costa Rica, Sociedad
Anónima. 5 votos a favor, acuerdo firme. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo número seis: Se acuerda acoger la recomendación de la Comisión de Adjudicación para aprobar la adjudicación de la partida 1 y única de la contratación directa 2017CD-000012-0008700001, denominada Compra de Pinturas y Diluyentes, de la siguiente forma, línea 1 Compra de Pinturas y Diluyentes, Diluyente Espíritu Mineral, por un monto total de 92.225,00; línea 2, Compra de Pinturas y Diluyentes,- Pintura Spray Negro por un monto total de 55.100,00; línea 3, Compra de Pinturas y Diluyentes,- Pintura Spray Plateado, por un monto total de 30.400,00, a Corporación Naciente Alina A.B. Sociedad Anónima. 5 votos a favor, acuerdo firme. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 6-2 Se conoce el estado de las contrataciones al 28 de abril según el plan de adquisiciones, además el informe del estado de contrataciones a la fecha a saber: 3 Licitaciones Públicas, 6 Licitaciones Abreviadas, 17 Contratos Continuos, 7 Contratos Continuos y 3 Convenios Marco. Se toma nota del avance de las mismas. Artículo Siete Informativos Fideicomisos. 7-1 Se toma nota del oficio DIDH-073-04-2017, suscrito por la Licda. Roxana Quesada, Directora de Integración y Desarrollo Humano sobre lista de personal del Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto con funciones consulares destacados en los Consulados de Costa Rica en el mundo. Artículo Ocho Varios. La señora Gisela Yockchen se retira momentáneamente reingresando a los pocos minutos. 8-1 El señor Agustín Barquero se refiere al oficio GSA-0510-04-2017-SCSC, suscrito por la Licda. Anayansi Ellis Calderón, Coordinadora de la Unidad de Control de Servicios y Contrataciones en relación al reajuste de precios a la empresa DEQUISA. Analizado el documento se acuerda: Acuerdo número seis: Conocido el oficio GSA-0510-04-2017-SCSC, suscrito por la Licda. Anayansi Ellis Calderón, Coordinadora de la Unidad de Control de Servicios y Contrataciones en relación al reajuste de precios a la empresa DEQUISA, se acuerda: Solicitar a la Dirección General instruir a la Asesoría Jurídica la confección de resolución para el pago de las facturas N9554 y 9553, por concepto de cobro de reajuste de precios correspondientes al primer semestre de 2016. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad.8-2 El señor Agustín Barquero da a conocer el oficio DG 860-04-2017, suscrito por la Licda. Gisela Yockchen Mora, Directora General en relación al oficio INL-199-2017, sobre la donación de equipo por parte de la Embajada Americana. Conocido
los términos de la solicitud se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número siete: Conocido el oficio DG 860-04-2017, suscrito por la Licda. Gisela Yockchen Mora, Directora General en relación al oficio INL-199-2017, sobre la donación de equipo por parte de la Embajada Americana, se acuerda: Informar a la Dirección General que de previo a aceptar la donación, se debe instruir a la Gestión de la Policía Profesional de Migración para que proceda a incluir los precios de los artículos citados en el oficio de cita. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 8-3 El señor Agustín Barquero presenta el oficio AI-0192-2017 suscrito por la Licda. Ileana Madrigal, Encargada de la Evaluación de la Auditoría Interna sobre la remisión de encuesta a instancias auditadas para la Autoevaluación de la calidad de los servicios de auditoría del Ministerio de Gobernación y Policía. En este sentido y con las deliberaciones del caso se acuerda: Acuerdo número ocho: Conocido el oficio AI-0192-2017 suscrito por la Licda. Ileana Madrigal, Encargada de la Evaluación de la Auditoría Interna sobre encuesta de instancias auditadas para la Autoevaluación de la calidad de los servicios de auditoría del Ministerio de Gobernación y Policía, se acuerda: Instruir al MBA. Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa proceder a completar la encuesta para que sea presentada en la próxima sesión de Junta Administrativa. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 8-4 El señor Agustín Barquero expone el Informe OD-24-04-2017, suscrito por él mismo en calidad de Órgano Director del Procedimiento Administrativo de Cobro por concepto de sumas pagadas en exceso contra el ex servidor KENNETH ZUMBADO ARRIETA. En este sentido y analizado el informe se acuerda: Acuerdo número nueve: Conocido el Informe OD-24-04-2017, suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Órgano Director del Procedimiento Administrativo de Cobro por concepto de sumas pagadas en exceso contra el ex servidor KENNETH ZUMBADO ARRIETA, se acuerda: Acoger la solicitud del Órgano Director y solicitar a la Dirección General instruir a la Asesoría Jurídica para que proceda con la confección de la Resolución correspondiente. El señor Agustín Barquero Acosta, se abstiene de votar por formar parte del proceso. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad.8-5 El señor Agustín Barquero da a conocer el Reclamo Administrativo presentado por la empresa Optec Sistemas, referente al Contrato Nº015-2014-JADGME: Consultoría para el Análisis, Diseño y Servicio para el Desarrollo de Sistemas
Informáticos 2013LN-000010-20300. Deliberado el mismo se acuerda: Acuerdo número diez: Conocido el Reclamo Administrativo presentado por la empresa Optec Sistemas, referente al Contrato Nº015-2014-JADGME: Consultoría para el Análisis, Diseño y Servicio para el Desarrollo de Sistemas Informáticos 2013LN- 000010-20300, se acuerda: trasladar la documentación original a la Dirección General a efectos de que instruya a la Asesoría Jurídica para que emita el criterio jurídico correspondiente. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 8-6 El señor Ángel Garro expone la solicitud de autorización para el trámite ante Tributación Directa, donde se requiere un Poder Especial, para hacer el cambio de representante legal, para excluir a la señora Carmen Muñoz, otrora Presidenta de la Junta Administrativa. Por lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número once: De conformidad con lo expuesto por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa en relación a la solicitud de autorización para el trámite ante Tributación Directa, se acuerda: Solicitar a la Dirección General instruir a la Asesoría Jurídica confeccionar un Poder Especial a nombre de Angie Vega Campos, cédula: 2-618-874, funcionaria de la Dirección Administrativa Financiera, a efectos de que proceda a realizar los trámites pertinentes ante el Ministerio de Hacienda. Se autoriza al señor Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa para la firma del Poder Especial, en razón de que el trámite afecta a la Presidenta, en forma directa. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo nueve informativos. Se toma nota del siguiente oficio informativo: Oficio JAD 229-04-17, suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa relacionado a la remisión del acuerdo Nº15 de la sesión ordinaria Nº17 del 18 de abril de 2017. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión a las once horas con veinticinco minutos. Lilliam Jarquín Morales Presidenta Agustín Barquero Acosta Secretario Técnico