Acta de la Sesión Ordinaria Número once (11)

Transcripción

1 Acta de la Sesión Ordinaria Número once (11) A las ocho horas con veinticinco minutos del martes veintitrés de febrero del dos mil dieciséis, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número once en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional, Gladys Jiménez Arias, Directora General a.i. Luis Alonso Serrano Echeverría Jefe de Planificación Institucional, Agustín Barquero Acosta, Secretario Técnico de la Junta Administrativa. También acompañan, Juanita Grant Rojas, Asesora Administrativa de la Viceministra de Gobernación, Ángel Garro Camacho, Asesor Jurídico, y Elia Isabel Mejía Mata, encargada de la toma del Acta. Se excusa la ausencia de la señora Kathya Rodríguez Araica, Directora General por motivos de su agenda. Se incorpora como Directora General a.i. la señora Gladys Jiménez, en vista de la ausencia de la señora Kathya Rodríguez. Artículo Uno- Aprobación del Orden del Día. El señor Agustin Barquero solicita adicionar en Fideicomisos el oficio JDG del BCR para verlo junto con el punto 5.2. Además solicita adicionar la Política derivada del PI , que tiene que ver con el acuerdo 7 de la sesión 65 del 8 de diciembre de El señor Ángel Garro indica que a solicitud de Allen Calderón se debe pasar el tema de SAGA al final de los temas varios. El señor Luis Alonso Serrano solicita adicionar el tema de la Autoevaluación de Control Interno de la Junta Administrativa. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número uno: Se aprueba la modificación de la agenda en los términos citados. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Artículo Dos. Estado de las Actas de la Junta Administrativa. Se somete a consideración aprobar las Actas 6 y 7 de la Junta Administrativa, las cuales se aprueban sin observaciones. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número dos: Se aprueba el Acta Nº6 de la Junta Administrativa correspondiente al presente período. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Acuerdo número tres: Se aprueba el Acta Nº7 de la Junta Administrativa correspondiente al presente

2 período. 4 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. Por otra parte se informa que el Acta No. 8 se encuentra en proceso de confección y las Actas 9 y 10, pendientes aún del inicio de la confección. Artículo tres. Informe acuerdos semanal Junta Administrativa. El señor Agustín Barquero informa que en relación a los acuerdos pendientes de las unidades a su cargo a saber: acuerdos 13 y 14 de la sesión 66 del 11 de diciembre sobre los hallazgos de la Auditoría Externa, acuerdo 2 de la sesión 67 del 15 de diciembre, sobre el mismo tema y el acuerdo 27 de la sesión 4 del 19 de enero sobre la prórroga de contratos a la GSA, se procedió a enviarles un recordatorio, además el acuerdo 7 de la sesión 65 del 8 de diciembre de 2015, estará dándose por cumplido más adelante sobre la política derivada del oficio PI La señora Gladys Jiménez informa que sobre el acuerdo único de la sesión 7 del 5 de febrero, el mismo está agendado en la presente sesión, por lo que se daría por cumplido. El señor Ángel Garro informa que sobre el acuerdo 9 de la sesión 6 del 2 de enero sobre revisar el Reglamento a la Ley de Trata de Personas 9095 para, posteriormente hacer una presentación, se requiere el Reglamento y el oficio al que hace referencia, por lo que solicita a la Secretaría Técnica que los mismos le sean remitidos. Se toma nota. En cuando al acuerdo 6 de la sesión 10 del 16 de febrero, que se refiere a la acción de analizar el oficio de la CONATT en cuanto al uso de los recursos, el señor Ángel indica que aún no les han remitido el acuerdo. Ante ello se indica por parte de la Secretaria Técnica que esto ya se hizo por lo que remitirán copia del documento ya enviado. Sigue pendiente por parte del Banco de Costa Rica el cumplimiento al acuerdo 9 de la sesión 10 del 16 de febrero sobre la programación y calendarización de los pagos. La señora Carmen Muñoz indica que el acuerdo 14 de la sesión 10 está cumplido y agendado en el punto 8.1 por lo que informará más adelante lo que corresponde. De previo a pasar al siguiente punto la señora Carmen Muñoz, indica que ya estamos en el mes de febrero y aún no se incorpora el seguimiento de las contrataciones siendo de suma importancia incorporar a la agenda este tema. Ante ello se le informa por parte del señor Agustín Barquero, que los contratos antiguos se están cargando en Compra Red pero que las nuevas contrataciones deben cargarse en el nuevos sistema de

3 compras denominado SICOP, sin embargo esto aún no se había podido hacer pues se estaban presentando algunos problemas por parte del Ministerio de Hacienda, por lo que recién hace dos días se les informó que ya se podían empezar a cargar las nuevas compras ante lo que se está en ese proceso. En este sentido, informa el señor Barquero, que en la próxima reunión de seguimiento de contrataciones se analizaría este tema. Se toma nota y se espera que se pueda incluir este tema en las próximas agendas. Artículo Cuatro. La señora Carmen Muñoz solicita adicionar para la próxima sesión la visita de los funcionarios encargados del proyecto denominado Ciudad Gobierno, pues se les envió la nota, sin embargo por motivos de agenda no pudieron asistir. Artículo cinco. Temas de Fideicomiso 5-1 La señora Gladys Jiménez se refiere al oficio AC , suscrito por el Sr. Walter Corea Quirós, Coordinador de la Unidad de Traslados de la Autoridad Central, de la Dirección General de Adaptación Social, en relación al proyecto Traslado de población extranjera sentenciada en Costa Rica para el retorno a su país de origen y repatriación de costarricenses condenados en el extranjero para que cumplan su condena en Costa Rica. El señor Corea solicita que se incorpore para el año 2017 la suma de $ Siendo que es un proyecto para cuatro años, por lo que desde ya se deben estar tomando las previsiones incluyendo la planificación financiera. En este sentido se acuerda:. Acuerdo número cuatro: Conocido el oficio AC , suscrito por el Sr. Walter Corea Quirós, Coordinador de la Unidad de Traslados de la Autoridad Central, de la Dirección General de Adaptación Social, en relación al proyecto Traslado de Población Extranjera Sentenciada en Costa Rica para su Retorno a su País de Origen y Repatriación de Costarricenses Condenados en el Extranjero para que Cumplan su condena en CR, Se acuerda dar por recibida la solicitud e instruir al Enlace para que cuando se esté formulando el proyecto de presupuesto 2017, se incluya la propuesta del señor Corea Quirós. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. La señora Gladys Jiménez se abstiene de votar por fungir como enlace JADGME/BCR. 5-2 En cumplimiento al Acuerdo Único de la sesión extraordinaria Nº7 del 5 de febrero, donde se instruyó a un equipo técnico para que, de conformidad con lo expuesto por el Banco, se debe analizar el tema de

4 la Comisión del Fiduciario. La señora Gladys Jiménez informa que se había solicitado una reunión con la Junta Directiva del BCR, para tratar algunos temas que se han venido presentando desde el año pasado y encontrarles alguna respuesta. En su momento se había solicitado que un grupo técnico trabajarán los temas que serían tratados en esa reunión, ello en varias líneas y sobre las propuestas por parte de la Institución y adelantarnos en cuanto a lo que ellos pudieran solicitar, por lo que se les pidió que el día de hoy estuvieran presentes en la sesión para poder analizar los puntos esbozados para lo cual en unos minutos se harán presentes. Por otra parte se indica que aprovechando el oficio JDG del BCR, suscrito por la Sra. Paola Mora Tumminelli, Presidenta de la Junta Directiva del Banco de Costa Rica, el cual se refiere a la respuesta del Banco de Costa Rica a la solicitud de reunión por parte nuestra, se procede a brindar lectura al mismo. En el mismo se indican las siguientes fechas propuestas: martes 1 de marzo, jueves 3 de marzo y viernes 4 de marzo. En la mismas estarán presentes por parte del Banco las siguientes personas: Andrés Víquez Lizano, Subgerente Banca Mayorista, Renán Murillo Pizarro, Director Comercial, Leovigildo Rodríguez Anchía, Gerente División Jurídica, Roy Benamburg Guerrero, Gerente Regional de Banca de Inversión y Fideicomisos de Obra Pública. Se comenta sobre el tema y se sugiere por parte de la señora Carmen Muñoz responder que se programe la reunión pero insistir en que en la solicitud de dicha reunión era con personeros de la Junta Directiva. Así las cosas, se sugiere escuchar al grupo técnico y con base en ello, tomar el acuerdo de la fecha que se aceptaría. Al ser las 8: 50 a.m. se hace presente en la sesión la señora Olga Vega Barrantes, Suplente del Enlace. Se sugiere analizar el siguiente punto mientras se hace presente el resto del grupo técnico. 5-3 Oficio EF , suscrito por la Licda. Gladys Jiménez Arias, Coordinadora Enlace JADGME/BCR, en relación a los Estados Financieros del mes de enero de 2016 de los Fondos Especial, Social y Fonatt. La señora Gladys Jiménez, informa que como parte de los compromisos contractuales que tiene el fiduciario es la presentación de estos Estados Financieros, sin embargo, algunos relacionados con los meses anteriores, específicamente Octubre, Noviembre y Diciembre 2015, no han sido presentados ante la Junta, por lo

5 que sugiere únicamente darlos por recibidos ya que el Banco es quien debe exponerlos. En línea con lo anterior se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número cinco: Conocido el oficio EF , suscrito por la Licda. Gladys Jiménez Arias, Coordinadora Enlace JADGME/BCR, en relación a los Estados Financieros del mes de enero de 2016, de los Fondos Especial, Social y FONATT, se acuerda solicitar al Banco Fiduciario indicar la fecha para exponer el informe ante la Junta Administrativa, de igual manera para los Estados Financieros de los meses de Octubre, noviembre y Diciembre votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. La señora Gladys Jiménez se abstiene de votar por fungir como enlace JADGME/BCR. 5-4 Informe reunión Dirección Nacional de Presupuesto con la señora Marjorie Moreira. La señora Gladys Jiménez se refiere a la nota EF y a la reunión que sobre este tema se llevo a cabo en la Dirección Nacional de Presupuesto, con el objetivo de tratar las implicaciones que tiene para la ejecución del Fondo Social. Informa que en la misma estuvo la señora Marjorie Morera, acompañada de un equipo de seis personas. En dicha reunión se informó a ellos con más detalle, el génesis del Fondo Social, se les explicó todas las etapas que se vienen realizando e interesaba mucho que ellos supieran hasta donde se había avanzado con dicho fondo y que una decisión como la comunicada por ellos, tendría implicaciones muy serias no solo para la ejecución del fideicomiso como tal, sino que se tendrá que dar marcha atrás a todo un proceso ya gestado. Se les explico sobre los alcances que habían anteriormente en cuanto a unos criterios jurídicos, es decir, lo indicado por la Procuraduría General de la República, lo emitido por nuestra Asesoría Jurídica y hasta el refrendo hecho por la Contraloría General de la República. Continúa informando la señora Jiménez, que se les hizo un planteamiento de todo lo actuado y que a su criterio, ella notó que había un desconocimiento total de lo que era el Fondo y como se ha venido trabajando, desconociendo además la magnitud de los efectos negativos que provocarían la decisión que habían adoptado. Se les hizo la observación de habían utilizado criterios del 2009 sin haber consultado si había algo más reciente relativo a estos temas, máxime que cuando se envió la justificación de lo actuado, tampoco hubo una devolución o una solicitud de mas información, en

6 atención a que pareciera que todavía tenían dudas. Indica la señora Jiménez, que al final de la reunión, la Directora de Presupuesto Nacional indicó que estarán dando respuesta la próxima semana con un replanteamiento al comunicado brindado anteriormente. Se toma nota y se estará a la espera de que se informe lo resuelto por parte de la señora Directora Nacional Presupuesto. A las 8: 56 a.m. se hace presente Erika García, Proveedora Institucional, Gabriela Díaz, Gestora Financiera. La señora Gladys Jiménez informa que retomando el punto 5.2 en la sesión 7 del 5 de febrero del año en curso se le había instruido al grupo técnico para que hiciera una especie de agenda de puntos a tratar en la reunión con el Banco de Costa Rica. En primera instancia se tendría un primer acercamiento en cuanto a los puntos a tratar relacionados con el primer oficio que se le remitió al Banco y en el cual se trataron varias solicitudes que ellos hicieron. Continúa indicando la señora Jiménez, que a pesar que su persona no estuvo en la sesión de trabajo se le solicitó al grupo técnico revisar no solo los puntos que como Junta tendrían que tratarse en esa reunión, sino también ir pensando en los puntos que el Banco podría llevar a plantear y poder tener alguna respuesta de forma anticipada. La señora Gabriela Díaz informa que unos de los aspectos que se consideró, fueron los tiempos de respuesta por parte del Banco de Costa Rica. A nivel de contrato hay cierta información que se debe ir presentando mensualmente como los resultados financieros y la ejecución presupuestaria y es algo con lo que ellos no han estado cumpliendo. El año pasado presentaban Estados Financieros bimensuales y el contrato no lo establece en esas condiciones. Las programaciones financieras tampoco se están presentando con los plazos establecidos y de la misma no se desprende el análisis del flujo de caja versus los tiempos de contratación. La ejecución presupuestaria como se sabe, fue bastante deficiente y aunque se consideró que esto incidió un poco en los plazos que se dieron en el 2015, ya que el presupuesto fue aprobado en abril 2015, ellos iniciaron tramites hasta julio de 2015 siendo que la primer transferencia se realizó en agosto Continúa indicando las señora Díaz, que tampoco se han recibido las calendarizaciones y la programación de las contrataciones para este año. A s criterio, considera que en materia presupuestaria-financiera ellos no tienen experiencia en la

7 administración de estos temas y esto es un aspecto importante de considerar, pues se ha visto la inconsistencia de los datos consignados en los documentos que presentan y esto por supuesto que incide en los temas de ejecución. Una debilidad muy grande por ejemplo, son las modificaciones presupuestarias, en materia de lo que tiene que ver con dineros, se tiene que considerar la situación que se dio a principios del 2016, pues el Banco manifestó su posición de que ellos iniciaban los procesos hasta que se les de la correspondiente transferencia, esto a pesar de que está establecido que la Junta Administrativa determina en que momentos se harán los traslados de los recursos, por lo que hay factores importantes que incidieron y van a repercutir de nuevo en forma negativa en la ejecución presupuestaria. Por otra parte, se considera que el Banco debe demostrar que efectivamente el contrato es ruinoso para ellos. La señora Erika García indica que, a su criterio, en el tema de contratación administrativa esto tal vez no ha sido tan evidente pero si existen situaciones que denota que no están bien enterados de la temática. La señora Carmen Muñoz sugiere que esta reunión con el banco habría que abordarla en dos niveles: una es la naturaleza del contrato, del cual se desprenden una serie de responsabilidades a cumplir por las partes y que en este momento no están siendo atendidas por el Banco, la otra, es la posición que tanto la Junta del Banco de Costa Rica como nosotros vamos a tener en cuanto al término de ruinoso de un contrato que ya ha sido firmado y que compromete a las partes a su cumplimiento. Ante ello sugiere analizar si, como Junta Administrativa se desean revisar los contratos y con base en la experiencia actual pensar en poder hacer algunos cambios convenidos con la otra parte a efectos de modificaren forma positiva los resultados. Se comenta sobre el tema y se acuerda: Acuerdo número seis: Conocido el oficio Nº06-16JDG de fecha 15 de febrero de 2016, suscrito por la Sra. Paola Mora Tumminelli, Presidenta de la Junta Directiva del Banco de Costa Rica, se acuerda confirmar que el próximo martes 01 de marzo de los corrientes a la 2:00 p.m. se llevaría a cabo la reunión, con las personas funcionarias del Banco de Costa Rica, se le informa además que de parte de la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería, estaría participando el Equipo Técnico de fideicomisos, el cual está conformado por las siguientes unidades: Asesoría

8 Jurídica, Gestión Financiera, Proveeduría Institucional, Enlace BCR/JADGME y la Dirección General. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. La señora Gladys Jiménez se abstiene de votar por fungir como enlace JADGME/BCR.A las 9:37 a.m. se retiran las señoras Erika García, Proveedora Institucional, Gabriela Díaz, Gestora Financiera. 5-5 Reunión con la CONATT. La señora Gladys Jiménez informa que en la sesión pasada se le indicó a la señora Sandra Chaves que la Junta Administrativa había aprobado solicitar a la Secretaría Técnica que nos apartaran un espacio en la próxima reunión con la CONATT para exponerles el estado de los proyectos, Ante eso, la Sra. Chaves comunicó que la próxima reunión es este jueves por lo que sugiere se designe quién asistirá a la reunión con la CONATT para informar el Estado de los Proyectos. Así las cosas, se toma el siguiente acuerdo. Acuerdo número siete: Se acuerda confirmar a la Secretaría Técnica de la CONATT, la participación para la reunión de la CONATT, el día jueves 25 de febrero de año en curso para la presentación del Estado de los proyectos , así como el avance del fideicomiso de la FONATT. Se designa a la Licda. Gladys Jiménez Arias, enlace BCR/ JADGME para que haga la presentación en dicha reunión, con el acompañamiento en la misma por parte de la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. La señora Gladys Jiménez se abstiene de votar por fungir como enlace JADGME/BCR. 5-6 Oficio JAD , suscrito por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Secretario de la Junta Administrativa en relación a los oficios EF y EF sobre los Estados Financieros del mes de Octubre y Noviembre de El señor Agustín Barquero se refiere al oficio de cita e indica que el tema es ratificar lo indicado por la señora Gladys Jiménez anteriormente, en el sentido de que los Estados Financieros de Octubre y Noviembre 2015 que no han sido presentados ante esta Junta. Se toma nota. Artículo Seis. Informativos Fideicomisos. Se toma nota del siguiente documento informativo. Oficio de fecha 19 de febrero del 2016, emitido por el Banco de Costa Rica en relación a la remisión de PAO y Presupuesto presentado ante la Contraloría General de la República. Artículo Siete Varios 7-1 El señor Agustín Barquero se refiere al oficio DAF

9 16, suscrito por su persona, en relación al trámite de la Liquidación de Gastos de Viaje y Transporte en el Exterior de la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, en el cual se informa: 1) En el mes de Diciembre del 2015 la señora Directora tuvo que hacer un viaje de improviso a Guatemala cuyo objetivo fue participar en la Reunión de representantes de Migración y Cancillería de países vinculados con el tránsito de personas cubanas. 2) Debido a la urgencia para el acompañamiento en las negociaciones, así como el factor tiempo y las fechas de la época, no le fue posible realizar el trámite por la vía ordinaria y solamente se obtuvieron dos cotizaciones para la compra del boleto aéreo. (Oficio UPI ). 3) En vista de que el artículo 45 del Reglamento de Gastos de Viaje y Transporte para los funcionarios públicos establece que en aquellos casos en que haya rutas alternativas para viajar a determinado país se escogerá la que resulte la más económica y que, históricamente y antes de la entrada en vigencia del Convenio marco para la compra de tiquetes, se solicitaba que junto con la presentación de la liquidación del viaje, se aportaran tres cotizaciones de diferentes agencias de viaje con el fin de cumplir con lo indicado en el supra citado artículo. 4) En línea con el punto anterior, esta vez se utilizó el Convenio Marco y aunque fueron solo dos cotizaciones, se escogió la más económica y que dichos pasajes los financió la señora Directora de su propio peculio.5) Mediante oficio No. GRF del 20 de enero de 2016, la Gestión de Recursos Financieros en la persona de la Licda. Rebeca Montero, como Coordinadora del Subproceso de Presupuesto, me solicita analizar el caso y de considerarlo pertinente, elevarlo a la Junta Administrativa para que sea dicho órgano colegiado o mi persona, en calidad de Director Administrativo Financiero quien determine si se autoriza el pago a la Licda. Kathya Rodríguez Araica, bajo las condiciones antes descritas. Así las cosas, bajo las siguientes consideraciones: a. Que en su momento en un caso similar, la Junta se apartó de conocer este tipo de temas y en otro avaló lo recomendado por esta Dirección Administrativa.

10 b. Que el viaje fue con carácter oficial y de suma importancia para la Dirección General de Migración y Extranjería y para el mismo país por los temas que se tocarían en dicha reunión. c. Que nuevamente se contó con muy pocos días para poder efectuar los trámites establecidos para compra de tiquetes. d. Que la Licda. Rodríguez Araica adquirió los tiquetes de buena fe, con sus propios recursos y en procura del interés institucional por la importancia de la representación por parte de la Dirección General de Migración y Extranjería en esta reunión, dada la urgencia por la que se atravesaba en ese momento. Por lo anterior, en calidad de Director Administrativo solicitará a la Gestión de Recursos Financieros que proceda al trámite de la Liquidación de Gastos de Viaje y Transporte en el Exterior de la Licda. Kathya Rodríguez Araica, por el viaje realizado a Guatemala el día 28 de diciembre de 2015 y por la suma de , esto salvo criterio en contrario de parte de la Junta Administrativa. Se toma nota, quedando la Junta debidamente informada. 7-2 El señor Agustín Barquero indica que el informe JAD , que contiene el Informe final del Órgano director del procedimiento de cláusula penal, seguido en contra de Oberthur Tecnologies S.A. por la entrega tardía de libretas para pasaportes costarricenses, lo presentó en la sesión anterior, ello con el fin de que la Junta Administrativa lo diera por recibido y consulta si será el momento justo para resolver este informe o si existe un paso de previo a resolver este tema. El señor Ángel Garro indica que se revisaron dos aspectos en esa sesión, el informe del Órgano director en el cual no se refleja el último recurso de revocatoria por ende en cuanto a que si son excluyentes uno del otro, no habría problema, pues el Órgano director puede emitir su Informe final sin considerar dicho recurso y en línea con la instrucción que se le dio. Hay que recordar que esto es un procedimiento sumario y se debe concluir con un acto dentro de un mes aproximadamente; sin embargo la complejidad de este asunto ha llevado a que se extienda más de un mes, la prescripción eso sí, es aproximadamente de cinco años siendo que lo que está pendiente, es la resolución por parte de la

11 Asesoría Jurídica. Sobre el plazo de prescripción para el apercibimiento que preguntaba la señora Dinorah Baltodano, ya se valoró por parte de la Asesoría Jurídica, siendo que la falta se dio en el 2011 y en el 2013 se hizo el procedimiento, se aplicó la cláusula penal a la empresa y se le hizo el apercibimiento por tres años, el plazo de prescripción para poder ejecutar una nueva acción de apercibimiento sería de cinco años, después de haberse cometido otro hecho similar dentro de los tres años mencionados. O sea, en este caso en particular, hay otro hecho que se dio dentro de los tres años, de haberse apercibido, por lo que todavía falta tiempo para que la administración tome una eventual decisión de apercibirlo nuevamente, estas fueron las dos consultas que estaban pendientes. Se sugiere discutir el análisis del fondo del informe para ello, el señor Agustín Barquero se retira. El señor Ángel Garro hace el resumen del informe, o sea, lo que hace es una relación de hechos de lo que se ha ido resolviendo, para llegar a la recomendación que se le hace a la Junta Administrativa, la cual no es vinculante, es decir la Junta Administrativa puede o no acoger la recomendación y en caso de acogerla, hacer una resolución para el cierre de este proceso. Sobre los resultando del informe se concluye que a nivel de tiempos de entrega de las libretas se dio un incumplimiento de 45 días hábiles para la primera entrega y 75 días hábiles para la segunda y eso generó la ejecución que establece el contrato. Respecto a la cláusula penal, se vinieron presentando por parte del señor Alejandro Matamoros, una serie de recursos de revocatoria sobre las resoluciones que ha venido adoptando la Junta Administrativa incluso en cuanto a la revisión del recurso de revocatoria de la Licda. Kathya Rodríguez. Todo este tipo de temas se fueron resolviendo con resoluciones donde se le hacía ver a la parte recurrente que no disponía de legitimación para poder hacer este tipo de acciones; sin embargo, a lo largo de todo el procedimiento, la defensa de la empresa contratista se ha limitado a presentar recursos de revocatoria con el mismo argumento donde recusan al Órgano Director, esto porque según el criterio del recurrente, ya el mismo conoció de previo el tema, situación que se le ha dicho que no tiene relación directa con la ejecución de cláusula penal. Con respecto a la solicitud de ampliar el plazo de entrega, todas las resoluciones han ido en ese sentido y hasta inicios del mes de enero 2015, en

12 que el señor Alejandro Matamoros presenta debidamente un poder suficiente que le permite interponer los recursos. Continúa explicando el Lic. Garro, que de igual forma, interpone un incidente de nulidad con respecto al recurso de revisión que se había resuelto, vuelve a interponer la recusación contra el Órgano Director utilizando los mismos argumentos que se han venido presentando; sin embargo, de acuerdo al Órgano Director no aporta elementos nuevos que le puedan permitir a la Junta Administrativa cambiar de criterio en cuanto a que si le exonera de alguna forma la aplicación de la cláusula penal por lo que en el informe final del señor Barquero, se recomienda: Una vez analizada la documentación aportada por Oberthur technologies S.A. sede Francia, en el presente procedimiento de aplicación de cláusula penal y siendo que no encuentra este órgano director elementos nuevos que acrediten una causa de caso fortuito o fuerza mayor, para no cumplir con las condiciones de entrega convenidas en el contrato suscrito entre las partes, las cuales fueron plasmadas dese el cartel de la licitación pública 2011LN , así como tampoco se determina la existencia de una causa imputable a la administración para la entrega tardía de las libretas de pasaportes, este órgano director considera pertinente que se proceda con la aplicación de la respectiva cláusula penal por parte de la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y extranjería., lo anterior de conformidad con los numerales 11 constitucional, 11 de la Ley General de la Administración Pública, artículos n.º 15 y 20 de la Ley de Contratación Administrativa y en la cláusula 11.4 del pliego de condiciones de la Contratación Directa 2011LN , el acuerdo nº. 1 de la sesión extraordinaria nº. 63 celebrada por esta Junta Administrativa el 25 de noviembre de 2015 Después de un intercambio de impresiones se acuerda: Acuerdo número ocho: Se da por recibido el informe presentado por el MBA. Agustín Barquero Acosta, Órgano Director del Procedimiento de cláusula penal seguido en contra de Oberthur Technologies S.A. sede Francia por la entrega tardía de las libretas para pasaportes, cédula Jurídica , de la Licitación Pública 2011LN , así como conocido los antecedentes de los hechos probados y hecho el análisis de fondo, se acuerda: proceder con la respectiva aplicación de la cláusula penal, por parte de este Órgano Colegiado, así como

13 solicitar a la Dirección General que instruya a su Asesoría Jurídica para la presentación en la próxima sesión de la resolución final, que incluya lo resuelto por este Órgano Colegiado sobre el Recurso de Revocatoria presentado. La Junta Administrativa se reserva el conocimiento del recurso de revocatoria con la resolución final de procedimiento de cláusula penal. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 7-3 Oficio DG vmm, suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, sobre el oficio DAF , en cuanto a la implementación NICSP. A las 10:10 a.m. se incorpora Agustín Barquero. El mismo se refiere al oficio DG vmm en el cual la señora Kathya Rodríguez le remite un informe a la señora Carmen Muñoz que el señor Barquero le hizo llegar a la Directora General como Coordinador de la NICSP. El mismo es una respuesta que se le dio a la Auditoría Interna, donde se hacía una serie de advertencias en relación al Informe de la NICSP, con 7 grandes puntos a saber: Punto N 1: Depuración de las cuentas contables: en relación a los más de 800 registros que se deben depurar y de lo cual se ha logrado el avance con personas, donde al finalmente se le hizo la consulta a la Auditoría Interna y están en espera de respuesta ya se le envió un recordatorio sobre un mecanismo en donde los depósitos que tienen más de un año y que no han sido reclamados deben pasar al Fondo Especial; no obstante, se nos plantea la duda del cómo justificar ante Hacienda el traslado de aproximadamente 12 mil millones de colones a ese Fondo dado lo voluminoso del monto. Por otra parte, es importante considerar la posibilidad de que algún usuario se presente a reclamar a la DGME algún monto por concepto de depósito, en forma posterior a que los recursos hubieren sido trasladados al Fondo Especial (Caja Única).Otra opción que se estudia a nivel de Gestión de Recursos Financieros y la Comisión NICSP, es trasladar estos registros a una cuenta que se denomina: Pasivos por depurar, pero una vez que esto se haga se tendría un límite de tiempo máximo de dos años para depurar la totalidad de la cuenta. Otra de las alternativas que se estudió, fue la de contratar una empresa por medio de Outsourcing, pero como es de conocimiento de todos, la institución no cuenta con espacio físico para ubicar personal que laboraría en dicha depuración y por otra parte existe la limitante de que este tipo de libros

14 no pueden ser sacados de la institución pues constantemente deben ser requeridos para consultas. A raíz de estas dudas y en línea con lo que se expuso líneas atrás, es que mediante oficio No. DAF , se le solicitó a la Asesoría Jurídica un criterio con el fin de respaldar el accionar con respecto a este tema; sin embargo la respuesta emitida nos dejó algunos vacíos, por lo que se consideró re direccionar la consulta a la Auditoría Interna mediante oficio No. DAF , siendo que a la fecha estamos a la espera de dicha respuesta. En caso de no recibir respuesta pronto por la Auditoría, se estará consultando nuevamente al ente rector o sea, la Contabilidad Nacional. Punto N 2: Sistemas para la Implementación de las NICSP: Con respecto a este tema se detalla los pasos a seguir: Se contrató una empresa para el levantamiento de requerimientos. Posteriormente, con base a los requerimientos procesados la empresa desarrollaría un diseño. El diseño debe empatarse con SIGAF, para lo cual una vez que se llegue a este punto, se deben realizar las consultas del caso al ente rector para analizar los mecanismos para este enlace. Si bien es cierto SIGAF es un sistema muy completo; no obstante, Contabilidad Nacional no facilita accesos o módulos, es limitado y restringido, situación que nos afecta considerablemente. Importante mencionar que anualmente presupuestamos recursos para mantenimiento del sistema SIGAF; sin embargo, nos hemos quedado a la espera de una respuesta por parte del ente rector sobre el cobro de este monto, pues creemos que esto ayudaría a tener la posibilidad de accesar más módulos a dicho sistema. En conclusión, a la Institución nos dan accesos a módulos, ni herramientas para su mejor aprovechamiento, manifestando que a la fecha, aún están en actualizaciones del sistema; y a pesar de ello nos exigen iniciar con la implementación, pero dicho sistema aún se encuentra en etapa de pruebas. Punto N 3: Políticas Contables: La Comisión de NICSP, en conjunto con la Gestión de Recursos Financieros, acordó nuevamente realizar una revisión de la políticas Contables de Migración vs Políticas Contables emitidas por Contabilidad Nacional. Esta última revisión se está realizando desde el año anterior, iniciándose aproximadamente en el último trimestre del 2015, considerando que desde el año 2012 se remitió un CD al ente rector para que revisara y avalara el trabajo

15 que se había realizado primeramente con el Consultor Errol Solís; no obstante, siendo que nunca recibimos respuesta pese a los diferentes recordatorios emitidos por la Comisión, y sumado a esto los ajustes realizados por Contabilidad Nacional a sus políticas en los últimos años, es que se retomó la revisión por parte de nuestra Institución, misma que tiene un avance a la fecha de un 80%,. una vez concluida la misma se estará remitiendo el resultado a Contabilidad Nacional para su respectiva revisión y aprobación. Punto N 4: Implementación Concepto Devengo: Inicialmente se indicó que teníamos un avance del 100% porque se consideró que esto no afectaba a la Institución; sin embargo, haciendo un análisis de lo que solicita la Contabilidad Nacional, se determinó que este tema es bastante complejo en cuanto a su implementación. Según lo instruido por Contabilidad Nacional, el devengo es el registro se debe efectuar cuando se recibe la factura y no cuando se paga. La Proveeduría hace el registro del devengo de los bienes, no así de los servicios. Ante ello se han analizados dos alternativas para llevar a cabo esta acción: Alternativa 1:Que la Gestión Financiera se encargue del registro de la totalidad de los servicios de la Institución, pero para ello requiere que le asignen personal (un puesto más), con el fin de que esa persona se encargue de los registros de facturas de todas las unidades que realizaron adquisiciones de servicios. No obstante, este requerimiento o esta solución no depende de la Comisión de NICSP, para ello se remitió oficio No. DAF a la Dirección General con el fin de que se evaluara esa solicitud, siendo que a la fecha estamos a la espera de la respuesta correspondiente. Alternativa 2: Que las unidades fiscalizadoras de contratos realicen los registros de los servicios, pero para ello se requiere solicitarle al Ministerio de Hacienda Licencias las cuales son restringidas y pueden llegar a costar aproximadamente $ Es importante valorar que desarrollar este proceso por medio de esta línea es bastante riesgoso, ya que serían muchos los usuarios en el sistema y podrían presentarse errores como por ejemplo borrar registros MIGO. Sin embargo, considerando que a la fecha no hemos recibido respuesta por parte de la Dirección General con respecto a la asignación personal adicional y aunado a esto, la presión por parte del ente rector para iniciar con la implementación, es que se está iniciando con el desarrollo de un Plan Piloto siendo el protagonista la Gestión de Tecnología de

16 la Información, ya que como es una de las unidades que maneja una amplia gama de contrataciones. (Compra de artículos y mantenimientos continuos). Actualmente se está gestionando con la proveeduría la asignación de los roles con el fin de que inicien con el registro en MIGO a la brevedad. Punto N 5: Depuración de Saldos: Si bien es cierto, la reclasificación es revisar los activos y pasarlos de una cuenta a otra con base al Catálogo de cuentas. Según un análisis de manera conjunta que realizaron los compañeros del Subproceso de Abastecimiento y Distribución (SAD), Contabilidad y la Gestión de Tecnologías de Información (GTI), se verificó que el SIBINET tiene varios inconvenientes, ya que desde el año 2006 hacia atrás, los registros son diferentes a los del 2006 en adelante, razón por la cual es complicado hacer una depuración de los saldos. Es por lo anterior, que se acordó solicitarle la colaboración a la GTI para que verifique si se puede hacer una exportación de los registros o de la información a Excel, esto con el fin de realizar la depuración correspondiente. Punto N 6: Provisiones por litigios o demandas: Con respecto a este punto se hace de su conocimiento que el informe sobre litigios debe ser remitido a la Gestión Financiera la tercera semana del mes de enero esto para el cierre del 2015, siendo que para realizar los registros en los Estados Financieros es imprescindible que la información sea remitida en los primeros dos días hábiles después de concluido el mes. A la fecha la Gestión Financiera ya recibió la información por parte de la Asesoría Legal mediante oficio No. AJ Punto N 7: Tratamiento de activos no financieros: En el momento que se defina el Plan de Acción será comunicado oportunamente a la Dirección General y a la Auditoría Interna. Esto en virtud de que se cuenta con cinco años para la implementación del nuevo sistema SIABI. (Implementación al 2019). Actualmente el SAD está trabajando de manera ardua consolidando en inventario de toda la institución, se proyecta que este se concluya en el Una vez finalizada esta etapa se abordará el tema del tratamiento de los bienes inmuebles, siendo que la DGME cuenta escasamente con apenas cinco de ellos. En conclusión una vez expuestos cada uno de los puntos consultados anteriormente, indicamos que a pesar de los esfuerzos que se han realizado no estaríamos al 100% para iniciar con la implementación de las NICSP; no obstante, nos comprometemos a incorporarnos en la medida de que

17 avancemos y cumplan cada uno de ellos, siendo mucho de ello estriba en que estamos a la espera de consultas a aspectos relevantes que la misma Contabilidad Nacional no nos ha aclarado y que entre lo más relevante de ello está en que aún a la fecha el nuevo sistema SIGAF se encuentra a nivel de pruebas. Desde el segundo semestre del año 2015, esta Institución participó en el Plan Piloto (a solicitud de Hacienda) para el nuevo sistema SIGAF, situación que honramos con funcionarios a tiempo completo algunos y otros en forma parcial pese a las grandes limitaciones que tenemos en el tema de recursos humanos en la GRF, situación que se hizo, no solo con el afán de colaborar, sino para estar más atentos a estos temas, sin embargo a nuestro criterio, esto no representó una mayor o mejor ventaja como así lo esperábamos, por razones de descoordinación y descontrol que se dieron en el proceso Por lo anterior y después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número nueve: Conocido el oficio DG vmm, suscrito por la Licda. Kathya Rodríguez Araica, Directora General, sobre el oficio DAF , en cuanto a la implementación NICSP, se acuerda: solicitar a la Dirección General que instruya a la Comisión NICSP para que amplié el informe a la Junta Administrativa en cuanto al porcentaje de avance, además de invitar a la Contabilidad Nacional a efectos de evacuar algunas inquietudes al respecto. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 7-4 El señor Agustín Barquero se refiere al oficio GTI SRT, suscrito por el Lic. Harold Alfaro Castillo, Encargado del Subproceso de Redes y Comunicaciones y la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de Tecnologías de la Información, en el cual se somete a consideración aprobar la prórroga del contrato Mantenimiento Preventivo y Correctivo para la Central Telefónica. Analizada la documentación se acuerda: Acuerdo número diez: Conocido el oficio GTI SRT, suscrito por el Lic. Harold Alfaro Castillo, Encargado del Subproceso de Redes y Comunicaciones y la Licda. Jenny Gamboa Rodríguez, Gestora de Tecnologías de la Información, se aprueba la prórroga del contrato Mantenimiento Preventivo y Correctivo para la Central Telefónica. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se

18 adopta en firme. 7-5 El señor Agustín Barquero se refiere al oficio GSA , suscrito por el Lic. Arnoldo Quirós López, Gestor de Servicios de Apoyo, sobre la incapacidad del Sr. Erick González Meneses, nuevo Jefe del Subproceso de Control de Servicios y Contrataciones, se comenta que este oficio es un tema de la Dirección General no de la Junta Administrativa por lo que se propone el acuerdo de informarle mediante nota, que dicha información es del conocimiento del Director Administrativo Financiero y la Directora General por lo cual ya se están tomando las medidas del caso para solventar este asunto: Acuerdo número once: Conocido el oficio GSA , suscrito por el Lic. Arnoldo Quirós López, Gestor de Servicios de Apoyo, sobre la incapacidad del Sr. Erick González Meneses, Nuevo Jefe del Subproceso de Control de Servicios y Contrataciones, se acuerda trasladar el oficio a la Dirección General por ser de su competencia. 5 votos a favor, acuerdo firme por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 7-6 Oficio DAF , dirigido al Lic. Gustavo Mata Vega, Ministro de Gobernación y Policía, en relación al aporte patronal del 3% al 5% para la Asociación de Empleados de la Institución (ASEMIGRA). El Señor Agustín Barquero, informa que el año 2014 ASEMIGRA, tuvo una Asamblea y acordaron que la parte obrera iba aportar un 5% y la parte patronal otro 5%, se comenzó a cancelar esos porcentajes e incluso se presupuesto para el año 2015; no obstante, las dos Asesorías Jurídicas (DGME-MGP), determinaron, a sus criterios, que no se había cumplido con una de las formalidades, cual es que no se contaba con el visto bueno del Señor Gustavo Mata, Ministro de Gobernación y Policía, autorizando el incremento del aporte patronal. Además informa que la Gestión de Recursos Humanos le remitió la solicitud a su persona, para que presentara el trámite mediante oficio en su calidad de Director Administrativo ante el señor Ministro, sin embargo, dada la investidura del mismo es que sugiere que la documentación sea remitida al Ministro a través de la señora Directora General o la Viceministra de Gobernación y Policía. Se comenta que el tema no es de Junta Administrativa sino de la Dirección General por ser un tema de la relación de puestos (RP). Se toma nota de lo expuesto y se sugiere se traslade el oficio a la Dirección General para que se gestione a lo interno. A las 11 a.m. se retiran la señora Carmen

19 Muñoz y Juanita Grant. Previo a continuar con los temas de agenda, se somete a consideración de acuerdo al artículo 7 del Reglamento Interno de la Junta Administrativa, la aprobación de la Presidencia Ad hoc en la Licda. Gladys Jiménez Arias, Directora General a.i. para la continuación de la presente sesión, por lo anterior se acuerda: Acuerdo número doce: Se da por aprobada la Presidencia Ad hoc en la Licda. Gladys Jiménez Arias, Directora General a.i. para la presente sesión. 3 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. La Licda. Gladys Jiménez se abstiene de votar,7-6 El señor Agustín Barquero, se refiere al Reclamo Administrativo presentado por la empresa Moto Servicios Grecia S.A. por Servicio de Limpieza de Tanques Sépticos contratación 2013LA , por reajuste de precios del 2013 al 2015, por lo anterior se recomienda trasladar la documentación a la Dirección General para que se instruya a su Asesoría Jurídica para que se proceda como en derecho corresponda. Acuerdo número trece: Conocido el Reclamo Administrativo por concepto de reajuste de precios presentado por la empresa Moto Servicios Grecia S.A. por Servicio de Limpieza de Tanques Sépticos contratación 2013LA , se acuerda trasladar la documentación a la Dirección General para que se instruya a su Asesoría Jurídica para que se proceda como en derecho corresponda. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 7-7 El señor Allen Calderón, Apoderado Especial Judicial de la Junta Administrativa de la Dirección General de Migración y Extranjería se hace presente en la sesión para exponer el tema del Informe final del Juicio SAGA Ingeniería. En este sentido se sugiere, en razón de los múltiples compromisos adquiridos por parte de la Presidencia titular de la Junta, hacer una sesión extraordinaria el día de mañana miércoles a las 11:00 a.m. para exponer el citado informe. Acuerdo número catorce: Se da por aprobada una sesión extraordinaria para el día 24 de febrero a las 11:00 a.m. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad. 7-8 El señor Agustín Barquero se refiere al oficio PI , suscrito por la MBA, Erika García, Proveedora Institucional en relación a la circular JAD , sobre la presentación de Prórrogas de contrato. El mismo indica que en razón de la circular JAD , la cual

20 indica: en el sentido de que la presentación de solicitudes de prórrogas de contratos con la totalidad de requisitos establecidos en cada uno de ellos, deben ser presentadas a la Junta Administrativa con cuatro meses de antelación a su vencimiento, aun cuando en la cláusula del plazo de vigencia de los mismos no esté indicado ese período. Por lo anterior, se deberá aplicar dicho plazo para todos los contratos, pues la Junta Administrativa es quien administra el Presupuesto Institucional, siendo este el tiempo razonable que este Órgano necesita para tomar una decisión, de manera tal que la Junta Administrativa tenga suficiente antelación para decidir sobre la continuidad de la prórroga. Lo anterior para que tomen las medidas del caso.la Proveedora Institucional indica en su oficio: Se comenta sobre el tema y se sugiere informar a la Proveedora Institucional que la circular nació en razón de la cantidad de oficios extemporáneos presentados por las unidades ejecutoras de contratos ante la Junta Administrativa para la aprobación de los mismos, pero de contratos vigentes. Siendo que el presentado por su persona, aplica para las nuevas contrataciones así que, dependiendo del tipo de contrato, deben indicarse los plazos de (2 meses, 4 meses, 6 meses), según corresponda. 7-9 Sobre el oficio GSA , suscrito por el Lic. Arnoldo Quirós López, Gestor de Servicios de Apoyo, en relación a la prórroga al contrato Servicio de Custodia y Resguardo de Información. Se solicita al señor Agustín Barquero revisar los montos para la próxima sesión ordinaria Sobre el oficio ATSJO-SSC-AR , suscrito por la Sra. Yolanda Chinchilla Umaña, Gestora Tributaria de

21 la Dirección Tributaria de San José Oeste en relación a la solicitud presentada el 27 de octubre de 2015, sobre el cambio de período fiscal, se sugiere por parte del señor Agustín Barquero incluirlo en la próxima sesión ordinaria para que Asesoría Jurídica analice el tema de lo requerido. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número quince: Conocido el oficio ATSJO-SSC-AR , suscrito por la Sra. Yolanda Chinchilla Umaña, Gestora Tributaria de la Dirección Tributaria de San José Oeste en relación a la solicitud presentada el 27 de octubre de 201, sobre el cambio de período fiscal a diciembre, se acuerda: trasladar el oficio a la Dirección General para que instruya a la Asesoría Jurídica para que analice lo solicitado por la Sra. Yolanda Chinchilla, en relación con el punto 2 y lo que debe ser presentado de manera que se exponga en la próxima sesión de Junta Administrativa. 4 votos a favor, acuerdo firme por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme y por unanimidad El señor Luis Alonso informa que la próxima semana se presentará la propuesta Guías de Autoevaluación de la Junta Administrativa con las matrices. Se toma nota El señor Agustin Barquero se refiere al acuerdo Nº7 de la sesión ordinaria Nº65 del 08 de diciembre de 2015, en relación a la petitoria del punto Nº2 del oficio PI , donde se había encomendado a su persona presentar la propuesta de esa Política. En este sentido recomienda aprobar la siguiente Política: Maximizar el uso de los recursos disponibles de la Institución a través de la optimización de los procesos de contratación administrativa y la aplicación de las normas técnicas de presupuesto público, con proyecciones plurianuales en la Gestión Financiera de Proyectos. La unidad solicitante deberá prever adoptar las previsiones necesarias para garantizar el pago de las obligaciones en atención al cumplimiento del artículo 8 de la Ley de Contratación Administrativa. Estrategia: Cuando se trate de contrataciones plurianuales, independientemente del mes o día del año en que se inicie la prestación de los servicios o entrega de bienes, no será necesario que se cuente con la totalidad de los recursos presupuestarios para cubrir el año calendario, únicamente se requerirá la existencia de los recursos financieros que sean suficientes para cubrir el período del año que cubriría dicho contrato. Por lo anterior se acuerda: Acuerdo número diecisiete: En atención a la petitoria del punto Nº2 del oficio