Acta de la Sesión Ordinaria treinta y seis (36)

Transcripción

1 Acta de la Sesión Ordinaria treinta y seis (36) A las trece horas con cincuenta minutos del martes catorce de julio del dos mil quince, da inicio la Sesión Ordinaria de la Junta Administrativa, número treinta y seis en la Sala de Sesiones, con la siguiente asistencia: Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa, Kathya Rodríguez Araica, Directora General, Dinorah Baltodano Quintana, Directora Técnica Operativa y Regional, Agustín Barquero Acosta, Director Administrativo Financiero y Secretario Técnico de la Junta, y Luis Alonso Serrano Echeverría, Jefe de Planificación Institucional. También acompañan Gladys Jiménez Arias, Subdirectora General, Juanita Grant Rojas, Asesora Administrativa de la Viceministra de Gobernación, Rita Maxera Herrera, Asesora Legal de la Viceministra de Gobernación, Fressy Corrales Esquivel, Enlace Fideicomisos, Rebeca Campos Calderón, Colaboradora de la Dirección General, Allen Calderón Esquivel, Jefe de Asesoría Legal, Erika García Díaz, Proveedora Institucional y Angie Vega Campos, encargada de la toma del Acta. Artículo Uno: Aprobación del Orden de Día. La señora Gladys Jiménez solicita modificar el punto 10.1 pasarlo a 5.2 para conocer la corrección de error material del acuerdo No. 11, sesión del 23 de junio del 2015 y sustituir el punto 10.4 por la lectura de un acuerdo para hacer del conocimiento a las instituciones beneficiarias de los montos disponibles. El señor Agustín Barquero solicita retirar el punto 10.2 y el punto 10.3 trasladarlo al punto 11.6, asimismo adicionar el punto 11.7 para analizar el oficio GRF sobre Fondos de Fideicomiso. El seguimiento al acuerdo N 24 de la sesión 35 del 07 de julio 2015 sobre la circular DGPN , se pasa del 11.3 al El señor Allen Calderón solicita adicionar el tema de dos resoluciones de error material a favor de la empresa IPL Sistemas. A las catorce horas se recibe la visita del Señor Ricardo Soto, Contador Nacional y la Señora Mariamalia Ulate Fernández, Analista Contable, así como a los Representantes de la Comisión NICSP, Randall Chaves, Rodolfo Campos, Erika Montenegro, Olga Vega Barrantes, María del Milagro Redondo, Jenny Gamboa Rodríguez. Para tratar el siguiente punto. Artículo Dos: El señor Ricardo Soto, expone el Informe Avance del Proceso de Implementación de NICSP, el objetivo del proyecto de implementación de normativa contable internacional, los factores

2 que determinan la adopción e implementación de la normativa contable internacional, los beneficios para el país y el avance general del proceso. II Trimestre Grupos institucionales Avance promedio Municipalidades 61,86% Empresas públicas 78,98% Órganos desconcentrados 71,23% Descentralizados no empresariales 67,81% Poderes 80,72% Financieros no bancarios 44,61% Se conoce las Acciones de Apoyo de Contabilidad Nacional a la Implementación de las NICSP, la Elaboración de Plan General de Contabilidad del Sector Público: marco conceptual, políticas contables, plan de cuentas, glosario de términos contables, formatos de estados financieros, directrices referentes a la implementación. La Guía de implementación NICSP, Metodología de implementación, Guías de aplicación, Informe de Avance y análisis de los procesos de implementación, reuniones y sesiones de trabajo con instituciones. Nivel de avance Comparativo Grupo Institucional Nivel de Avance Sector Público 67,16% Órganos Desconcentrados 71,23% DGME 35,86% Después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número dos: Con base en lo expuesto por el Lic. Ricardo Soto, Contador Nacional en relación al Informe Objetivo Proyecto de Implementación de Normativa Contable Internacional se acuerda: solicitar a la Comisión NICSP un Informe actualizado sobre el grado de cumplimiento a partir de las debilidades a efectos de poder trascender con la urgencia y cuáles podrían ser las expectativas con respecto a diciembre votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. A las quince horas con veinticinco minutos se retira el Señor Ricardo Soto y Mariamalia Ulate.

3 ARTÍCULO TRES: Se continúa con la presentación de los Estados Financieros y el Informe de Ejecución. La señora Erika Montenegro expone el Informe de Ejecución a saber: Presupuesto de Ingresos inicial 2015, Distribución de los ingresos presupuestarios, ejecución de presupuesto de egresos. Después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número tres: Conocido el Informe del Estado de Ejecución Presupuestaria al 30 de junio 2015, la Junta Administrativa acuerda aprobar el mismo, en los términos expuestos. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. El señor Rodolfo Campos expone los Estados Financieros al 30 de junio 2015, a saber: Transferencias, Estado de Resultados, Notas, Balance General. Después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número cuatro: Conocido los Estados Financieros al 30 de junio 2015, la Junta Administrativa acuerda aprobar los mismos, en los términos expuestos. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Se retiran de la sala Rodolfo Campos, Erika Montenegro y Randall Chaves. A las dieciséis horas con veinte minutos se incorpora a la sesión el señor Esteban Murillo Delgado e Ileana Chavarría Arce representantes del Consorcio EMD. Para exponer el tema de Auditoría Externa. ARTÍCULO CUATRO: el señor Esteban Murillo informa que se va a presentar los resultados del trabajo de Auditoría correspondientes a los periodos , de la Dirección General de Migración y Extranjería. Se informa que el trabajo cumplió con las expectativas indicadas en las Normas Internacionales de Auditoría, referente a la comunicación de resultados y evaluación de las pruebas de Auditoría, en lo que es la técnica la cual se utilizó para fundamentar los criterios sobre la razonabilidad de las cifras de los Estados Financieros a una fecha determinada, se inició con el tema de opinión de auditoría, los párrafos de la opinión creados de acuerdo a la Ley 700 sobre los modelos de dictámenes que se tiene que preparar, dada las circunstancias, con un párrafo introductorio donde se indicó el Estados Financiero que se está auditando, los períodos que se están auditando, así como el resumen de políticas y principales notas explicativas que forman parte del cuerpo de los Estados Financieros. Otros asuntos: Estado de Situación Financiera, Estado de Resultados, Estado de Flujos de Efectivo, la Carta de Gerencia (situaciones que no se ven en Estado Financiero y se convierte en oportunidades de mejora). Se expone las conclusiones Generales de Riesgos de Auditoría.

4 Hallazgo 1. Diferencia entre los saldos de libros en conciliaciones bancarias y los Estados Financieros. Hallazgo 2. No existe un software de Informática Contable que garantice la integridad de los datos registrados. Hallazgo 3. Partidas pendientes de conciliar con una antigüedad importante. Hallazgo 4. Los libros legales contables se encuentran desactualizados. Hallazgo 5. No existen manuales de políticas y procedimientos para los diferentes procesos que se realizan en la institución. Hallazgo 6. Sistema de activos no contienen corte histórico en su reporte. Hallazgo 7. Activos intangibles clasificados como parte de mobiliario y equipo. Hallazgo 8. Diferencias entre el saldo contable y el registro auxiliar de activo fijo. Hallazgo 9. Representación errónea en los Estados Financieros de la Institución, incorporando dentro de sus notas información que no concuerda de forma comparativa. Hallazgo 10. El Estado de Cambios en el patrimonio no se presenta según la Normativa. Hallazgo 11. No se entregó un sistema o registro auxiliar para las cuentas por pagar. Hallazgo 12. No se obtuvo el detalle de gastos por rubro para los períodos en revisión. Hallazgo 13. No se suministró un detalle de ingresos para revisión. Hallazgo 14. No se realizó una conciliación entre presupuesto y contabilidad para los periodos en revisión. Hallazgo 15. No hay auxiliar de cuentas por cobrar al cierre del período Hallazgo 16. Existencias de inventario son registradas directamente como gasto. Después de un amplio y detallado intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número cinco: Conocida la exposición por parte de la Auditoría Externa sobre los Estados Financieros al 31 de diciembre 2012, la Junta Administrativa acuerda dar por recibidos los citados informes. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Se retiran los señores Esteban Murillo Delgado e Ileana Chavarría Arce representantes del Consorcio EMD. ARTÍCULO CINCO: A las diecisiete horas con treinta y cinco minutos ingresan los señores Pedro Zamora e Hilda Arroyo, Representantes del Banco de Costa Rica, para tratar el Tema de Fideicomisos. Se expuso por parte del Banco la Ejecución Presupuestaria al Primer Semestre de los tres Fondos de Fideicomisos, la Programación Financiera, el avance de los diferentes proyectos y unas modificaciones presupuestarias. Después de un intercambio de impresiones se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número seis: Una vez conocido el informe de ejecución presupuestaria, el Plan Anual Operativo y el presupuesto con corte al 30 de junio de 2015, para el contrato del Fideicomiso

5 Fondo Especial de Migración JADGME/BCR, por un monto de presentado por el Banco de Casta Rica en calidad fiduciario la Junta Acuerda: a) Aprobar dicho informe b) Informar al Banco de Costa Rica para que proceda como corresponda c) El Banco remitirá a la Junta Administrativa una copia fiel del Informe que se enviará a la Contraloría General de la República. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Por parte de la Presidencia de la Junta se presenta la moción de poder hacer una sesión extraordinaria para el día viernes a las ocho de la mañana en razón de lo avanzado del tiempo y los puntos que aún quedan pendientes. Acuerdo número siete: Se aprueba realizar una sesión extraordinaria para el día viernes 17 de julio del 2015, con el fin de continuar con los temas que no se puedan terminar de conocer en esta sesión.. 5 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. A las dieciocho horas con quince minutos se retiran las señoras Carmen Muñoz Quesada, Rita Maxera y Juanita Grant, por motivo de sus agendas. De conformidad con el artículo No. 7 del Reglamento Interno de la Junta Administrativa se debe someter a consideración aprobar la presidencia Ad hoc en la señora Kathya Rodríguez Araica, para continuar la presente sesión. Acuerdo número ocho: Se da por aprobada la presidencia Ad hoc en la Licda. Kathya Rodríguez Araica, para la continuación de la presente sesión. La señora Kathya Rodríguez se abstiene de votar. 4 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. Se continua con la lectura de la propuesta de acuerdo y se aprueba en los siguientes términos: Acuerdo número nueve: Una vez conocido el informe de ejecución presupuestaria, el Plan Anual Operativo y el presupuesto con corte al 30 de junio de 2015, para el contrato del Fideicomiso Fondo Social Migratorio JADGME/BCR, por un monto de presentado por el Banco de Casta Rica en calidad fiduciario la Junta Acuerda: Aprobar dicho informe b) Informar al Banco de Costa Rica para que proceda como corresponda. c) El Banco remitirá a la Junta Administrativa una copia fiel del Informe que se enviará a la Contraloría General de la República. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. En cuanto al siguiente acuerdo la señora Kathya Rodríguez se abstiene de votar por formar de la Presidencia de la CONATT. Acuerdo número diez: Una vez conocido el informe de ejecución presupuestaria, el Plan Anual Operativo y el presupuesto

6 con corte al 30 de junio de 2015, para el contrato del Fideicomiso Fondo Nacional contra la Trata de Personas y el Tráfico Ilícito de Migrantes ( FONATT) JADGME/BCR, por un monto de presentado por el Banco de Casta Rica en calidad fiduciario la Junta Acuerda: a) Aprobar dicho informe b) Informar al Banco de Costa Rica para que proceda como corresponda c) El Banco remitirá a la Junta Administrativa una copia fiel del Informe que se enviará a la Contraloría General de la República. d) Remitir a la CONATT informe presentado, con vista en el cual se observa que este Fondo no ha tenido movimiento presupuestario por lo que se exhorta a la Conatt para que adopte las medidas útiles, necesarias y oportunas para efectos de que se ejecuten las acciones necesarias para este fin. 3 votos a favor, se aprueba por mayoría. Este acuerdo se adopta en firme. El señor Pedro Zamora continua con el informe sobre el concurso por invitación para la compra de los Cuadraciclos inicialmente se tenía un presupuesto base de 55 millones, pero el costo de lo cotizado es de dólares, ya que son Cuadraciclos del año 2016 por lo que, hasta el segundo semestre se podrían pedir a la fábrica y duran 60 días para traerlos a Costa Rica, además se informa que se había indicado en el cartel le necesidad de que existiera un taller de servicio en la zona donde iban a estar ubicados los vehículos, es decir Peñas Blancas, Tablillas, Quepos y Paso Canoas, pero el proveedor manifestó tener presencia solo en Quepos, y cerca de Peñas Blancas y Tablillas esta Upala y en Paso Canoas lo más próximo sería Ciudad Neily, lo que representa una distancia promedio de 20 kilómetros por lo que opinan que esto no pareciera ser una distancia tan larga para poder atender este tema. Se comenta sobre el tema y se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número once: Conocido el informe y el expediente de la adjudicación de los Cuadraciclos tipo automula, presentado por el señor Pedro Zamora Ugalde, Supervisor de Fideicomisos del Banco de Costa Rica y remitido mediante oficio FSN , y en concordancia con una correcta ejecución del contrato Fideicomiso Fondo Especial de Migración JADGME/BCR, para el ejercicio económico 2015, se acuerda: Declarar infructuoso el concurso, porque la única empresa que participó no cumplió con un requisito de admisibilidad b) Volver a realizar los trámites de contratación para adquirir los Cuadraciclos correspondientes. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Se retiran los representantes del Banco de Costa Rica. Finalmente se conoce el oficio

7 DCA-1653, suscrito por la Sra. Rebeca Bejarano Ramírez, Fiscalizadora de la Contraloría General de la República en relación a la solicitud de información adicional para continuar con la contratación directa con la empresa NECTUNC, para la adquisición de libretas para pasaportes costarricenses, para lo cual se da un plazo de 3 días hábiles para responder. En este sentido se toma el siguiente acuerdo: Acuerdo número doce: Conocido el oficio DCA-1653, suscrito por la Licda. Rebeca Bejarano Ramírez, Fiscalizadora Asociada, de la Contraloría General de la República, se acuerda aprobar que la respuesta correspondiente sea suscrita por la señora Carmen Muñoz Quesada, Presidenta de la Junta Administrativa para la firma correspondiente. 4 votos a favor, se aprueba por unanimidad. Este acuerdo se adopta en firme. Sin más asuntos que tratar se levanta la sesión al ser las diecinueve horas con treinta minutos. Carmen Muñoz Quesada Presidenta Agustín Barquero Acosta Secretario Kathya Rodríguez Araica Presidenta Ad hoc