OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO. María del Pilar Chaves Sánchez Jefe Oficina Asesora Control Interno

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María Carmen Cáceres Prado
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1 OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO María del Pilar Chaves Sánchez Jefe Oficina Asesora Control Interno SEGUIMIENTO AL PLAN DE ACCIÓN DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO Y AL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL 2014 Equipo Auditor: María del Pilar Cháves Sánchez Carmen Nury Chávez Pérez Argemiro Manzano Giraldo Yolanda Aguirre Girón Beatriz Elena Santa Herrera Santiago de Cali, Diciembre 30 del 2014

RIESGOS INSTITUCIONAL 2014 Equipo Auditor: María del Pilar Cháves Sánchez Carmen Nury Chávez Pérez

2 INFORME EJECUTIVO SEGUIMIENTO A LAS ACTIVIDADES DEL PLAN DE ACCIÓN DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE MEJORAMIENTO EN LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Y AL MAPA DE RIESGOS INSTITUCIONAL OBJETIVO: Realizar seguimiento y control a las actividades registradas por cada uno de los procesos involucrados en el Plan de acción de Lucha contra la Corrupción y de atención al ciudadano y a las acciones del Mapa de Riesgos Institucional Consolidado. CRITERIO DE LA AUDITORÍA Este seguimiento se realiza en cumplimiento de la Ley 1474 del 2011, por la cual se dictan normas orientadas a fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad de del control de la Gestión Pública. Inicia con el seguimiento y control a las actividades registradas y finaliza con el informe de cumplimiento de las acciones del Mapa de Riesgos Institucional y del Plan de acción de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano. TIPO DE AUDITORIA: ESPECIAL PGA INFORMES DE LEY: X METODOLOGÍA DE TRABAJO 1- Oficio remitido a cada uno de los procesos involucrados, informando las fechas en las cuales se realizará seguimiento 2- Visita de cada uno de los funcionarios de Control Interno al proceso asignado para realizar el seguimiento. 3- Consolidación de la información entregada por cada uno de los auditores. 4- Informe de cumplimiento a las acciones registradas 5- Publicación en página web. DESARROLLO DE LA AUDITORÍA El seguimiento se realizó conforme a lo establecido en la metodología de trabajo. PLAN DE ACCIÓN DE LUCHA CONTRA LA CORRUPCIÓN Y DE ATENCIÓN AL CIUDADANO

3 El Plan de acción de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano cuenta con 8 Metas del Producto, 9 actividades y 27 subactividades y presenta un cumplimiento del 96%, debido a que la meta de producto, Mesa de Transparencia HUV activa, tiene dos (2) subactividades, la primera es diseñar el cronograma de reuniones plan de trabajo para el 2014, el cual se elaboró y la segunda es sesionar de acuerdo al cronograma establecido durante la vigencia 2014, la cual no se cumplió debido a que solo se realizaron dos reuniones efectivas, en febrero y diciembre, por falta de quórum; la mayoría de sus integrantes delegó su asistencia y el único miembro que puede hacerlo es el Director General. MAPA DE RIESGO INSTITUCIONAL CONSOLIDADO El Mapa de Riesgos Institucional cuenta con 22 riesgos clasificados así: TIPO RIESGO Cantidad ESTRATÉGICOS 6 DE CUMPLIMIENTO 1 DE IMAGEN 1 DE CORRUPCIÓN 6 OPERATIVOS 7 DE TECNOLOGÍA 1 Para el control de estos 22 riesgos se diseñaron 83 acciones, con un cumplimiento del 88%; del 12% restante, 3 acciones están en proceso y 7 presentan atraso, las cuales se describen a continuación con la descripción y el tipo de riesgo a que corresponde : Acciones en proceso:

de acuerdo al cronograma establecido durante la vigencia 2014, la cual no se cumplió debido a que solo se realizaron dos reuniones efectivas, en febrero y diciembre, por falta de quórum; la mayoría

4 Riesgo La Información y Comunicación Institucional no logra la articulación entre el planteamiento estratégico y la actuación de las partes interesadas, en todos los niveles de la institución. (HUV) Deficiencias en el manejo documental y de archivo. Tipo de Riesgo Estratégico Operativo Acción en proceso Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad Reactivar el Comité de Archivo HUV. Iniciar el proceso de digitalización de tipos documentales definidos por el comité de Archivo. Avance Se evidencia contrato C suscrito con la empresa PGE Servicios SAS., donde se contrata el diagnóstico, revisión y ajustes de tablas de retención Al momento del seguimiento no se encontró activo el Comité Interno de Archivo, creado mediante Resolución DG 4674 de Dic 1/14, conforme a lo establecido en el Decreto 2578 de Diciembre 2012 del Archivo General de la Nación (AGN), pendiente para la firma del Director General. Se suscribió el contrato C cuyo objeto es la digitalización certificada de registros de la historia clínica y otros tipos documentales, el cual inició a partir del 26 de noviembre del año en curso. Acciones atrasadas:

Tipo de Riesgo Estratégico Operativo Acción en proceso Tablas de retención documental de acuerdo con lo previsto en la normatividad Reactivar el Comité de Archivo HUV.

5 Riesgo Tipo de Riesgo Acción atrasada Reporte de información institucional fuera de los tiempos establecidos. (Circular Única- 2193) Vinculación de personal sin competencias para el cargo. Deficiencias en el manejo documental y de archivo Falta de Oportunidad en el acceso y disponibilidad de la Información. Cumplimiento Corrupción Operativo Tecnología Seguimiento por Control Interno al cumplimiento de los tiempos de envío por los procesos en matriz consolidada por Planeación. No se evidencia matriz consolidada; el seguimiento se realizará a través de la herramienta DARUMA Seguimiento al personal en provisionalidad y la evaluación a las agremiaciones (Talento Humano). Se esta trabajando con la ESAP el proyecto de un sistema propio de evaluación de desempeño para personal en carrera y provisional; en cuanto a la evaluación de las agremiaciones no se evidencia avances Actualizar e implementar la TRD. Aunque ya esta suscrito el contrato C con la empresa PGE Servicios SAS para la implementación y actualización de las TRD, esta actividad se presenta como atrasada, la cual registra fecha de cumplimiento para agosto/14. Capacitar en el manejo de Archivos de Gestión a los funcionarios. Documentar el Programa Institucional de Gestión Documental HUV. Realizar seguimiento a la adherencia de las políticas archivísticas y procedimientos establecidos en el programa de Gestión Documental HUV. Aplicación de las Tablas de Retención Documental..

Cumplimiento Corrupción Operativo Tecnología Seguimiento por Control Interno al cumplimiento de los tiempos de envío por los procesos en matriz consolidada por Planeación.

6 CONCLUSIONES Se ha cumplido con el 88% de las acciones planteadas para mitigar los riesgos a nivel institucional, lo que se califica como favorable; sin embargo se detectan debilidades en la identificación de los riesgos, en el diseño de acciones y la asignación de los responsables de su ejecución. Por otra parte, en la matriz institucional no se registra ningún riesgo al proceso de Gestión Financiera, siendo uno de los más susceptible de corrupción y de ocurrencia. El Plan de acción de Lucha contra la Corrupción y de Atención al Ciudadano tiene un cumplimiento del 96%. El liderazgo de la Mesa de Transparencia ha estado bajo la responsabilidad de la Oficina Asesora de Planeación, pero debe ser compartida y asumida por todos los integrantes con el fin de que opere adecuadamente. En cuanto al avance en la Estrategia Antritrámites, segundo componente de la Estrategia para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, el CIAU viene liderando acciones para el fomento de la interoperabilidad con entidades gubernamentales y no gubernamentales para apoyo de la atención en salud de pacientes de difícil ubicación. RECOMENDACIONES

Por otra parte, en la matriz institucional no se registra ningún riesgo al proceso de Gestión Financiera, siendo uno de los más susceptible de corrupción y de ocurrencia.

7 1. Continuar con la parametrización de los módulos del DARUMA y todo el proceso para su implementación, puesto que es una herramienta de gran valor para el seguimiento permanente y oportuno de la gestión institucional. 2. Revisar, por cada uno de los procesos, los riesgos registrados en la matriz; evaluarlos, ajustarlos, cambiarlos o redefinirlos, si es necesario, al igual que las acciones para su tratamiento, aprovechando el ajuste y actualización del MECI, según Decreto 943 del Incluir los riesgos del proceso financiero en la matriz institucional, lo cual permitirá que los responsables de su tratamiento realicen un mayor control a los mismos, al igual que le permite a Control Interno realizar un mayor seguimiento. 4. Incluir en el Plan de Lucha contra la Corrupción 2015 acciones para el cumplimiento de las directrices de la estrategia antitrámite, Ley 962 del 2005 e involucrar a todos los procesos institucionales; así como tener en cuenta las medidas propuestas en las Guías Anticorrupción. 5. Diseñar el cronograma de reuniones de la Mesa de Transparencia para el 2015 y realizar gestiones para su cumplimiento, para así obtener un mayor avance en las cuatro recomendaciones generales dadas por la Secretaria de la Transparencia de la Presidencia de la República: Gobierno en línea, Visibilización de pagos, Publicación de la Gestión Contractual SECOP y Gestión documental. 6. Asignar presupuesto y realizar la gestión para la implementación de un esquema de almacenamiento externo de la información, para minimizar el riesgo de su pérdida, en caso de un evento catastrófico en el área de Sistemas, donde se encuentra actualmente almacenada. 7. Diseñar y aplicar una herramienta o instrumento de evaluación al personal en provisionalidad e igualmente exigirla a las agremiaciones para su personal.

Revisar, por cada uno de los procesos, los riesgos registrados en la matriz; evaluarlos, ajustarlos, cambiarlos o redefinirlos, si es necesario, al igual que las acciones para su tratamiento,

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