SISTEMA DE AVANCE Y SEGUIMIENTO DEL PLAN ESTRATÉGICO v0.5
1. INTRODUCCIÓN El objetivo de este manual es enseñarle a utilizar las funcionalidades básicas del Sistema de Avance y Seguimiento del Plan Estratégico de la Pontificia Universidad Católica del Ecuador. El manual de usuario contiene información acerca de las operaciones esenciales para la mayoría de los usuarios del sistema, al tiempo que brinda una visión completa de la utilización del mismo, explicando con detalle el funcionamiento de las herramientas e incluyendo capturas de pantallas útiles para el seguimiento de la explicación. 2. REQUERIMIENTOS MÍNIMOS Internet Explorer 8 +, Mozilla Firefox 3+, Google Chrome, Opera, Safari 256 Mb de memoria RAM 3. INICIO DEL SISTEMA Abra el navegador Internet Explorer u otro similar. Escriba la siguiente dirección: http://www.puce.edu.ec/intranet. Se desplegará la siguiente ventana:
En el campo Usuario de Red ingrese el nombre de usuario que regularmente usa para acceder a los servicios de la PUCE, en el campo Clave de red escriba su contraseña, luego dé clic sobre el botón ACEPTAR. Una vez dentro de la Intranet se desplegará la ventana siguiente: Dé clic en la opción Alimentación de Avance del menú, se abrirá una ventana en pantalla completa la cual corresponde a la pantalla principal del Sistema de Avance y Seguimiento del Plan Estratégico. 4. PÁGINA PRINCIPAL Las partes que constituyen el sistema son:
4.1. BARRA DE USUARIO Muestra el nombre completo del responsable de uno o varios proyectos correspondientes al Plan Estratégico. Además, en la esquina derecha se encuentra el botón Salir el cual sirve para cerrar la sesión en el Sistema de Avance y Seguimiento del Plan Estratégico. 4.2. BOTÓN MIS ACTIVIDADES Conduce a la página Mis actividades la cual tiene como principal finalidad el descubrir en qué otras actividades (de otros proyectos que no son responsabilidad de la persona que accedió al sistema) aparece el usuario como responsable de su ejecución. Es decir, despliega un listado de actividades por cumplir, correspondientes a proyectos de responsabilidad de otra persona. Este caso es muy frecuente cuando se utiliza la metodología de trabajo en equipo ya que el responsable del proyecto delega a sus propios compañeros como los responsables de ejecutar una o varias actividades de su proyecto. 4.3. PESTAÑAS DE PROYECTOS Despliegan la información referente a cada proyecto, el nombre, avance, indicador principal, reportes de avance, actividades con sus respectivos avances y responsables, etc. Su funcionalidad es similar a las pestañas utilizadas por Microsoft Excel, al dar clic sobre cada pestaña se desplegará información diferente de cada proyecto. 4.4. INFORMACIÓN DEL PROYECTO Despliega el nombre del proyecto, qué unidad académica o administrativa es la responsable, y en algunos casos, el sistema mostrará también las unidades corresponsables de la ejecución del mismo. 4.5. PROGRESO DEL PROYECTO Muestra las fechas de inicio y finalización del proyecto, el avance general del mismo y, el estado en el que se encuentra. Los posibles estados en los que se puede encontrar un proyecto son: o El proyecto no ha iniciado o El proyecto está en progreso o Proyecto finalizado o El proyecto está retrasado
4.6. REPORTE DE AVANCE DE ESTRATEGIA Y OBJETIVO Despliega en la pantalla un reporte en tiempo real del avance de la estrategia y objetivo a los que se encuentra alineado el proyecto. A medida que se dé avance a las actividades del proyecto se podrá notar que la estrategia y objetivo también progresan. 4.7. INDICADORES La sección de indicadores permite medir y gestionar el proyecto desde una perspectiva diferente, no tiene ninguna relación con el avance de actividades, es decir, la medición de indicadores está totalmente desligada al avance de actividades. Su funcionalidad radica en la importancia de medir el impacto del proyecto, sin centrarse solamente en el progreso de las actividades programadas.
En la pantalla principal se muestra información referente al indicador principal, su nombre, color de la bandera de acuerdo a la última medición, tipo, frecuencia, sentido, rangos, línea base y meta. Además, permite realizar una medición en el momento que el responsable considere conveniente a través del botón Medir Indicador El sistema además permite manejar más indicadores aparte del indicador principal. Para esto debe dar clic en el botón Más indicadores y se desplegará la pantalla siguiente:
En la parte superior de la pantalla se listan todos los indicadores relacionados al proyecto, sus responsables, tipo, frecuencia, sentido, rangos, etc. En la parte superior derecha existen tres botones: Medir Indicador, Editar Indicador y Eliminar Indicador, los cuales serán explicados más adelante. En la parte inferior de la pantalla el sistema despliega un formulario para Ingresar nuevo indicador. Se requerirá ingresar la descripción del nuevo indicador, el tipo (Verdadero/Falso, Porcentaje, Otro), la frecuencia de medición (Mensual, Bimestral, Trimestral, Semestral, Anual), el sentido del indicador (positivo o negativo) y los valores rojo y verde. Una vez ingresado el nuevo indicador el sistema mostrará un mensaje notificando que el indicador fue ingresado correctamente. En este punto, el sistema permitirá escoger el indicador principal del proyecto (el cual es mostrado en la página principal del sistema SPE) de entre todos los indicadores ingresados, para esto se usará el botón Cambiar Principal. El sistema mostrará un listado de todos los indicadores correspondientes al proyecto, con el fin de permitir al usuario escoger el nuevo indicador principal. En caso que el nuevo indicador principal no tenga valores de línea base y meta asignados, el usuario deberá ingresar estos valores obligatoriamente, antes de escoger un nuevo indicador principal.
Antes de finalizar el tema de indicadores, queda por explicar las tres funcionalidades adicionales que brinda el sistema con respecto a este punto. Medir indicador, Editar indicador y Eliminar Indicador:
En la pantalla Medir Indicador el sistema desplegará toda la información correspondiente al indicador previamente seleccionado, además permitirá medir el indicador a través de un formulario. Una vez realizada la medición se actualizará la bitácora de mediciones ubicada en la parte inferior izquierda de la pantalla. La siguiente acción relacionada a indicadores que el sistema ofrece es Editar Indicador:
Esta pantalla permite la modificación de todos los datos relacionados con el indicador seleccionado previamente: descripción, tipo, frecuencia, sentido, rangos, línea base y meta, una vez realizados los cambios debe dar clic en el botón Guardar Cambios. Finalmente, la última acción relacionada con indicadores es Eliminar Indicador. Para esto, en la pantalla principal de indicadores, escoja un indicador de la lista y dé clic sobre el botón ubicado en la parte derecha de la pantalla. El sistema le advertirá que está a punto de eliminar por completo un indicador.
4.8. ACORDEÓN DE ACTIVIDADES En la parte inferior de la pantalla principal del Sistema de Avance y Seguimiento del Plan Estratégico se despliega el acordeón de actividades del proyecto. Este componente sirve para agrupar varios elementos con el fin de optimizar el uso del espacio de la pantalla de trabajo. Al dar clic sobre cada una de las actividades, se despliega información relacionada con la actividad: fecha de inicio, fecha de finalización, responsable de la actividad; y, al lado derecho se mostrará un campo de texto que sirve para DAR AVANCE a la actividad. En este campo el sistema permite únicamente números de 1 a 100. Es posible retroceder el avance de una actividad en caso de ocurrir una equivocación, con la única excepción de actividades programadas para años anteriores al año en curso. Por ejemplo, si se encuentra en el año 2010 e ingresa 100% de avance para una actividad que se tenía que completar durante el año 2009, el sistema no permitirá retroceder ese avance. Una vez realizado el avance, el sistema mostrará una notificación de que se ha avanzado correctamente la actividad, y al mismo tiempo mostrará otro mensaje indicando el porcentaje de contribución a la estrategia a la que se encuentre alineado el proyecto. A medida que se da avance a las actividades del proyecto, el sistema calcula en tiempo real, en cascada invertida, los avances de proyecto, estrategia, objetivo y de la visión.
5. REPORTES DE AVANCE Y CUMPLIMIENTO Una vez dentro de la Intranet de la PUCE, en el menú principal de la misma, es posible acceder a dos tipos de reportes diferentes: Un reporte estratégico (en flash) de avance de visión, objetivo, estrategia, proyecto, y un reporte de avance y cumplimiento de planificación operativa anual (POA), por año y por unidad académica o administrativa.
El reporte estratégico de avance permite visualizar, en tiempo real, el avance de la visión de la PUCE, así como también de sus objetivos, estrategias y proyectos. La pantalla principal del reporte es la siguiente: Al hacer clic en el botón VISIÓN DE FUTURO se despliega la información de avance y el texto de la misma.
Al hacer clic en el botón OBJETIVOS ESTRATÉGICOS del menú principal se puede navegar a través de todos los objetivos así como también de sus correspondientes estrategias y visualizar su respectivo avance. Además, al dar clic en cada una de las estrategias se puede llegar a un nivel inferior, es decir, se puede conocer qué proyectos están alineados a aquel objetivo y estrategia.
Al hacer clic en el botón VER AVANCE se abrirá una nueva ventana en la que se detalla un informe completo de los proyectos alineados al objetivo y estrategia escogidos previamente, con su respectiva unidad responsable y avance. El segundo tipo de reporte es el de avance y cumplimiento de la planificación por unidad. Para acceder a este reporte debe dar clic en el botón Reporte por Unidad, en la Intranet de la PUCE. Una vez abierto el reporte se le pedirá que escoja el año de POA que se quiere consultar. Junto a cada año aparecerá un número que representa el porcentaje de cumplimiento de la planificación de aquel año.
El siguiente paso es escoger una unidad académica o administrativa del listado que aparece en el lado izquierdo de la pantalla. Una vez que dé clic sobre una unidad se desplegarán todos los proyectos correspondientes a la POA de aquella unidad, junto con su responsable y su avance. Este reporte permite llegar a un nivel inferior, para esto se debe dar clic sobre el nombre de cualquier proyecto, enseguida se abrirá una nueva ventana en la que se despliega toda la información relacionada con aquel proyecto, su unidad responsable, la persona responsable del mismo, el indicador principal con su respectiva bandera, el avance general, y un listado de todas las actividades que componen el proyecto con su responsable, avance y fechas de inicio y finalización.
Por último, cabe indicar que para cada POA, de cada unidad, existe un indicador de cumplimiento de la planificación, tanto de los proyectos activos, como del POA original.