Proceso de Compras a Proveedor El proceso de compras a proveedor abarca desde la creación del pedido de compra hasta la contabilización de la factura. Mediante este proceso será posible controlar : 1. Entrada de mercancía : con la creación de una Entrada de Proveedor asociada a un Pedido a Proveedor y en la que se registran los diferentes productos y cantidades recibidas. 2. Facturación : con la recepción de la facturación correspondiente a un pedido y su correspondiente contabilización. PEDIDOS A PROVEEDOR El primer paso en el proceso de Compras a Proveedor es la creación de un Pedido a Proveedor en el que quedarán reflejadas tanto las cantidades de productos como las condiciones económicas en las que se cierra el pedido con el proveedor. Esta información será la que servirá de referencia al resto de departamentos, tanto a la hora de validar la entrada de la mercancía como para la aceptación y pago de las facturas.
Para la creación del pedido se han de disponer de los siguientes datos de entrada : Serie del pedido : permite organizar los pedidos en grupos según las necesidades. Proveedor : código del proveedor al que se está haciendo la compra. Una vez introducidos estos datos se puede asignar el siguiente número de pedido de la serie a través del botón, o bien introducir el número de pedido directamente y crear el pedido con el botón. En este punto se ha iniciado un nuevo pedido con los valores por defecto. Tipo : indica el estado del pedido, pudiendo tener los siguientes valores : o Propuesta : en este estado el pedido no se puede albaranar. o En Firme : indica que el pedido esta enviado y aceptado por el proveedor y que por tanto se puede crear la Entrada de Proveedor en el momento en el que entre la mercancía. Fecha : la fecha en la que se hace el pedido. Por defecto pone la fecha indicada en el ámbito de aplicación de Milena. Almacén : el almacén para el que se pide la mercancía. Por defecto pone el almacén indicado en el ámbito de aplicación de Milena. También se inicializan todos los valores relacionados con el proveedor, tales como direcciones y formas de pago. Con el pedido inicializado a los valores por defecto, se han de establecer las condiciones acordadas con el proveedor para el pedido (direcciones, formas de pago, descuentos, datos de transporte, etc ). Sólo quedaría indicar la relación de productos que se solicitan en el pedido, creando una línea por cada producto : Artículo : código del artículo en Milena que se está solicitando. Cantidad 1 y Cantidad 2 : cantidades del artículo. Precio : el precio al que se está comprando cada artículo. Este precio se inicializa por defecto según los siguientes criterios y en el siguiente orden, pudiendo luego establecerse cualquier otro precio, según lo acordado con el proveedor : 1. Promociones : en el caso de que haya una promoción establecida para la fecha de la compra, se toma el precio de la promoción vigente para ese artículo. Existen 2 tipos de promociones : por artículo y por familia. El orden de preferencia, en caso de coincidir promociones vigentes de ambos tipos para el mismo artículo, se define en la parametrización de cada entidad para todos los artículos.
2. Precio de última compra : en caso de no existir ninguna promoción vigente para el artículo se inicializa el valor al precio de la última compra realizada a ese proveedor. % Dto : porcentaje de descuento a aplicar sobre el precio de compra. Dto. Importe : descuento directo sobre el importe. Sección : sección contable. General : en esta pestaña se puede cambiar la dirección del proveedor por otra de las direcciones parametrizadas en la ficha del proveedor. Totales : permite establecer los valores del transporte, formas de pago, así como descuentos globales para todo el pedido. También se muestra el resumen económico del pedido, en el que se puede verificar el importe final del pedido así como el desglose de impuestos aplicado. PROMOCIONES En el momento de añadir un artículo a un pedido, el precio que se establece inicialmente, se puede tomar bien de una promoción vigente o bien del precio de última compra. En el caso de las promociones, hay 2 tipos : Por Artículo : se establece un precio para un artículo y proveedor concreto. Por Familia : se establece un precio para una familia de artículos y proveedor concreto. Tanto para uno como para otro tipo, se pueden establecer precios, descuentos y periodos de vigencia de aplicación de la promoción. Sólo puede haber una promoción por cada artículo / familia y proveedor. En el caso de un cambio de precio o cambio del periodo de vigencia, se ha de modificar sobre la promoción anterior, ya que no se puede crear una nueva.
Pantallas de Promociones por Proveedor y Artículo :
Pantallas de Promociones por Proveedor y Familia : En la ayuda de Milena se puede encontrar la ayuda detallada de cada una de estas pantallas. ENTRADAS DE PROVEEDOR En el momento de recepción de la mercancía se ha de crear la Entrada de Proveedor (albarán) con la información que figura en el albarán de entrega y relacionando la Entrada con el Pedido a Proveedor correspondiente. Sólo se pueden crear Entradas de Proveedor con Pedidos cuyo tipo se ha establecido como En Firme. A la hora de crear la Entrada de Proveedor, se ha de indicar la serie de documento en la que se quiere crear la Entrada y generar un nuevo número de documento con el botón de crear documento.
Una vez asignado el nuevo número de documento, se ha de marcar la opción Con pedido y especificar el pedido al que hace referencia. También se ha de indicar el almacén que por defecto será el indicado en el ámbito de Milena. De este modo se cargan los valores del proveedor y pago especificados en el pedido. Para la creación de las distintas líneas se ha crear una nueva línea albarán de entrada de la mercancía. y rellenar con los datos que vengan en el Al crear una nueva línea, se rellenan los campos Serie y Pedido, teniendo que introducirse el número de línea del artículo en el pedido. Este número de línea se puede introducir directamente si se conoce, o bien realizar una búsqueda de líneas en el pedido. Para ello, hay que presionar el botón de búsqueda. En esta pantalla se puede especificar el código de artículo que se quiere registrar o bien hacer una búsqueda por todas las líneas del pedido.
En esta pantalla de resultados se pueden seleccionar una o varias líneas del pedido. Cuando se acepte la búsqueda, se creará una línea en la Entrada para cada una de las líneas del pedido seleccionadas. Una vez creadas las líneas en la Entrada, se han de complentar con los valores de cantidades que se han registrado en la entrada de la mercancía. De este modo quedan registradas las cantidades de cada artículo que han sido registradas y por tanto, las cantidades que queden pendiente de servir. El precio y descuentos tienen que corresponder con los precios establecidos en el pedido, ya que estos fueron los valores que fueron pactados con el proveedor por la persona encargada de realizar el pedido. En el caso de tener que introducir líneas adicionales que no estuvieran especificadas en el pedido, se han de crear a través del botón. Estas líneas permiten indicar sólo el códido y/o descripción del artículo así como el importe de la línea. Estas líneas al no estar referenciadas a una línea del pedido estarán fuera del acuerdo formalizado con el proveedor y se ha de justificar su uso, bien por causas excepcionales y bajo la aprobación de la persona que negoció el pedido o bien para indicar una línea de comentario o información adicional, tal como el lote del artículo. Tanto en la pestalla de Detalle como en la pestaña de Totales se muestran un resumen económico de la entrada.