Lineamientos para Realizar la Entrega- Recepción de los Recursos y Asuntos Asignados a los Servidores Públicos del H. Ayuntamiento del SEPTIEMBRE 2017 NO. DE CLAVE: 1
2
Índice I Objetivo 4 II Alcance 4 III Definiciones 4 IV Lineamientos 6 IV.I Del Enlace Administrativo, Director Administrativo u Homólogos 10 IV.II Del Sujeto de Entrega 11 V Del Sujeto que Recibe 11 V.I De la Contraloría 12 V.II De la Responsabilidad Administrativa 13 V.III Vigencia 13 3
Con fundamento en los artículos 105 fracción III de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de Puebla; 82, 83, 84 y 169 fracciones VII, IX y XX de la Ley Orgánica Municipal; 4, 12 fracción XXI, 16 fracciones III y V, 27 fracción II y XXX, 31 fracciones I, IV y VII del Reglamento Interior de la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del, se emiten los presentes: LINEAMIENTOS PARA REALIZAR LA ENTREGA-RECEPCIÓN DE LOS RECURSOS Y ASUNTOS ASIGNADOS A LOS SERVIDORES PÚBLICOS DEL H. AYUNTAMIENTO DEL MUNICIPIO DE PUEBLA I. OBJETIVO Sentar las bases generales del procedimiento de entrega-recepción de los servidores públicos del H. Ayuntamiento del, así como la implementación del uso de la Plataforma de Entrega Recepción Municipal (PERM). II. ALCANCE Los presentes Lineamientos son de observancia obligatoria para los servidores públicos sujetos a entregarecepción de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Honorable Ayuntamiento del. III. DEFINICIONES Artículo 1.- Para efectos de los presentes Lineamientos, se entenderá por: Acto de Entrega Recepción.- Al acto administrativo que realizan los servidores públicos para la entrega y recepción formal de los recursos patrimoniales, documentos y asuntos asignados para el desempeño de sus funciones, el cual se hará constar en Acta Administrativa de Entrega Recepción firmada por el servidor público que entrega y aquel que recibe, así como de los respectivos testigos, anexando el(los) disco(s) compacto(s) con el respaldo de la información a entregar. Observaciones- A las consideraciones, correcciones o anotaciones, que realice el servidor público que recibe, respecto a la información contenida en el Acta Administrativa de Entrega Recepción y a los anexos, que presuntamente presenten irregularidades. Administración de la PERM.- A los servidores públicos de la Contraloría Municipal responsables de coordinar y dirigir acciones relacionadas con el uso de la Plataforma de Entrega Recepción Municipal (PERM). Anexos.- A los formatos electrónicos de la Plataforma donde consta la relación de información a entregar. Contraloría.- A la Contraloría Municipal del Honorable Ayuntamiento del. 4
Dependencias.- A las que integran la Administración Pública Centralizada del Honorable Ayuntamiento del. Denuncia.- Imputación realizada al sujeto de entrega, derivado de la existencia de observaciones que advierten presuntas irregularidades, con motivo del análisis realizado por el servidor público que recibió a los anexos proporcionados. Enlace Administrativo y/o Director Administrativo.- Al servidor público designado, de acuerdo al Reglamento Interior de la Dependencia o Entidad, que funge como vínculo con la Contraloría Municipal y/o Órgano Interno de Control para el proceso de entrega recepción. Entidades.- A los Organismos Públicos Descentralizados, las Empresas con Participación Municipal Mayoritaria y los Fideicomisos que integran la Administración Pública Municipal Descentralizada. Órgano Interno de Control.- A las unidades administrativas a cargo de promover, evaluar y fortalecer el buen funcionamiento del control interno en las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Honorable Ayuntamiento del que, conforme ley, son competentes para aplicar las leyes en materia de responsabilidades de Servidores Públicos. PERM.- A la Plataforma de Entrega Recepción Municipal. Representante.- Al servidor público de la Contraloría Municipal y/o del Órgano Interno de Control encargado de vigilar el cumplimiento de las disposiciones normativas relacionadas con el proceso de entrega recepción. Servidores Públicos.- A las personas que desempeñan un empleo, cargo o comisión de cualquier naturaleza en la Administración Pública Municipal, así como las personas que administren, manejen recauden, apliquen o resguarden recursos económicos, sea cual fuera la naturaleza de su nombramiento. Sujeto de Entrega.- Al titular de un empleo, cargo o comisión, desde los Titulares de las Dependencias y Entidades hasta el nivel jerárquico correspondiente a Jefe de Departamento y puestos homólogos, así como las personas que administren, manejen, recauden, apliquen o resguarden recursos económicos, sea cual fuera la naturaleza de su nombramiento. Testigo.- A la persona que da testimonio de la realización del Acto de Entrega Recepción. Unidad Administrativa.- Al área que realiza actividades específicas conforme al Reglamento Interior en los procesos administrativos de una Dependencia o Entidad y que quedan sujetas al proceso de Entrega Recepción, a través de la Plataforma de Entrega Recepción Municipal. Validar.- A la acción de hacer constar que lo recibido se encuentra físicamente en el lugar indicado y en las condiciones señaladas. Verificar.- A la acción de comprobar que los anexos tengan información capturada. 5
IV. LINEAMIENTOS DISPOSICIONES GENERALES Artículo 2.- Los servidores públicos de la Administración Pública Municipal, desde los titulares de las Dependencias y Entidades hasta el nivel jerárquico de Jefe de Departamento y puestos homologados, así como las personas que administren, manejen, recauden, apliquen o resguarden fondos públicos y recursos propiedad o al cuidado de las Dependencias o Entidades, sea cual fuera la naturaleza de su nombramiento, tienen la obligación de realizar la entrega recepción, a quienes legalmente los sustituyan o a quienes designe su superior jerárquico al término de su empleo cargo o comisión, los recursos patrimoniales, documentos y los asuntos a su disposición, a través de la Plataforma de Entrega Recepción Municipal (PERM) en un término no mayor de cinco días hábiles, contados a partir de la fecha de su separación del empleo, cargo o comisión. Artículo 3.- La entrega de los recursos patrimoniales, documentos y los asuntos que el Sujeto de Entrega haya tenido a su disposición, se harán constar en Acta Administrativa de Entrega Recepción, la cual deberá contar con la descripción de los anexos, éstos contendrán la información que deberá ser capturada en los formatos electrónicos contenidos en la PERM. Los anexos señalados en el párrafo anterior serán respaldados en el(los) disco(s) que acompañaran el acta de referencia, siendo generados tanto el acta como los anexos precisados a través de la PERM, los cuales una vez generados deberán ser firmados (CD o anexos impresos) por los que intervinieron en el Acto de Entrega Recepción; debiéndose entregar un tanto de los mismos a cada uno de los que intervienen (Sujeto de entrega, sujeto que recibe y Representante). Artículo 4.- Los anexos citados en el párrafo anterior serán seleccionados por el Sujeto de Entrega conforme apliquen, consistiendo en los siguientes: Clave Formato I Anexo 1 II Anexo 2 III Anexo 3 Anexo 3-1 del Nombre del Formato SITUACIÓN PROGRAMÁTICA Plan de Desarrollo Municipal y Urbano. ESTRUCTURA ORGÁNICA Estructura Orgánica. SITUACIÓN PRESUPUESTAL Presupuesto de Ingresos y Egresos. Presupuesto Basado en Resultados (PBR). 6
IV Anexo 4 SITUACIÓN FINANCIERA Entrega de Estados y Origen de Aplicación de Recursos. Anexo 4-1 Relación de Estados Financieros / AS 400. Anexo 5 Anexo 5-1 Anexo 5-2 Anexo 5-3 Anexo 5-4 Anexo 5-5 Anexo 6 Anexo 7 Anexo 8 Anexo 9 V Anexo 10 Anexo 11 Anexo 12 Anexo 13 Documentación Justificativa y Comprobatoria de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos (Propios y Participaciones). Documentación Justificativa y Comprobatoria de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos (Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social Municipal). Documentación Justificativa y Comprobatoria de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos (Fondo de Aportaciones para el Fortalecimiento de los Municipios). Documentación Justificativa y Comprobatoria de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos (Fondo de Aportaciones para la Infraestructura Social Estatal). Documentación Justificativa y Comprobatoria de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos (Fondo para Desastres Naturales). Documentación Justificativa y Comprobatoria de los Estados de Origen y Aplicación de Recursos (Fondo Concursable). Entrega de Informes de Avance de Gestión Financiera. Entrega de Cuentas Públicas. Entrega de Informes Parciales y Dictamen del Auditor Externo. Expediente Tributario. RECURSOS FINANCIEROS Arqueo de Caja. Resumen de Conciliaciones Bancarias. Relación del último cheque expedido por cada una de las cuentas bancarias. Relación de cheques expedidos por entregar o transferencias realizadas a beneficiarios. 7
Anexo 14 Anexo 15 Anexo 16 VI Anexo 17 Anexo 18 Anexo 19 Anexo 20 Anexo 21 Anexo 22 Anexo 23 Anexo 24 Anexo 25 Anexo 25-1 Anexo 25-2 Anexo 25-3 Anexo 25-4 Relación de cancelación de registro de firmas bancarias. Relación de padrones actualizados de usuarios y contribuyentes. Inventario de formas valoradas por utilizar. RECURSOS MATERIALES Relación de Escrituras Públicas. Relación de Facturas de Bienes Muebles. Relación de Contratos Vigentes Celebrados por la Administración que Entrega. Relación de Cajas Fuertes y/o Llaves. Relación de Libros de Sesiones de Cabildo. Relación de Contratos de Obra Pública emitida del Sistema Contable Gubernamental. Inventario de Almacén. Inventario de Bienes Inmuebles. (Emitidos del Sistema Contable Gubernamental). Inventario de Bienes Muebles. (Emitidos del Sistema Contable Gubernamental). Inventario de Bienes Muebles. Inventario de Equipo de Cómputo. Inventario de Equipo de Transporte. Inventario de Equipo Especializado. Anexo 25-5 Inventario de Equipo de Comunicación (Radios, Celulares, Comunicadores y Teléfonos Convencionales). Anexo 25-6 Anexo 25-7 Anexo 26 Anexo 261 Anexo 26-2 Inventario de Equipo de Seguridad Pública (Armamento, Antimotín). Relación de Semovientes y Caninos. Relación de Copias de Archivos Electrónicos. Inventario de Sistemas de Información en Uso. Inventario de Software con Licencias. 8
Anexo 26-3 Anexo 27 Anexo 28 Anexo 28-1 Anexo 28-2 Anexo 28-3 Anexo 29 VII Anexo 30 Anexo 30-1 Anexo 31 VIII Anexo 32 Anexo 32-1 Anexo 32-2 Anexo 32-3 Anexo 33 Anexo 33-1 Anexo 33-2 Anexo 33-3 Inventario de Sistemas Computacionales en Producción y Desarrollo. Relación de Sellos Oficiales. Relación de Archivo y Correspondencia. Relación de Actas de Transferencia de Archivo. Relación de Libros, Manuales, Publicaciones y otros. Relación de Archivo Histórico. Inventario de Obras Programadas, en Proceso y Terminadas. RECURSOS HUMANOS Plantilla de Personal. Relación de Personal Comisionado o en Proceso de Reubicación de Personal. Expedientes de la Plantilla de Personal. ASUNTOS EN TRÁMITE Asuntos en Trámite. Relación de Recibos Pendientes por Cobrar de Impuesto Predial, Rústico y Urbano. Relación de Créditos Fiscales Pendientes de Cobro. Inventario de Vehículos a Disposición de Retenes (Corralón Controlados por la Secretaría de Seguridad Pública y Tránsito Municipal). Relación Analítica de Pasivos. Relación Analítica de Pasivos Contratistas. Relación Analítica de Pasivos Acreedores. Relación Analítica de Pasivos Créditos Bancarios. Artículo 5.- Los servidores públicos con cargo inferior a Jefatura de Departamento u homólogos, no obstante que no son sujetos obligados a realizar Acta Entrega de los recursos asignados patrimoniales, documentos y de los asuntos a su disposición a través de la PERM, sí deberán de realizar una entrega interna de los recursos asignados patrimoniales, documentos y en general los asuntos a su disposición a su superior 9
jerárquico o a quien este designe, mediante acta circunstanciada a efecto de que exista un adecuado control de los recursos y seguimiento que corresponde de los asuntos que tuvo a su disposición sin necesidad de solicitar la intervención del Representante por no estar obligada a participar en dicha acta. Artículo 6.- La Plataforma para la Entrega Recepción, a que se refieren los párrafos anteriores se encuentra disponible en la dirección electrónica perm.pueblacapital.gob.mx. y en dicha plataforma se encuentran los presentes Lineamientos y la Guía para el uso de la PERM Artículo 7.- En el Acto de Entrega Recepción intervendrán: I.- El Sujeto de Entrega que concluye su empleo, cargo o comisión. II.- El Servidor Público que recibe, aquél que legalmente sustituye al Sujeto de Entrega, o el que haya sido designado para recibir los recursos que se entregan. III.- Dos testigos, uno nombrado por el Sujeto de Entrega y otro nombrado por el Servidor Público que recibe. IV.- El Representante. Los que intervienen en el proceso de Entrega Recepción deberán observar lo establecido en los presentes Lineamientos de Entrega Recepción y en la Guía de Uso de la PERM. Artículo 8.- En el supuesto de que no sea posible generar el Acta Administrativa de Entrega Recepción; así como los respaldos respectivos por causa de fallas técnicas de la PERM, las cuales constituyen imposibilidad material debidamente comprobadas y que por ese motivo el Sujeto de Entrega no pueda dar cumplimiento a su obligación legal de realizar la Entrega Recepción a través de la PERM, deberá recurrir a la Contraloría a efecto de que se le otorguen los formatos necesarios en electrónico y los Lineamientos en los cuales se establece el procedimiento que deberá seguir a fin de realizar el Acta de Entrega en tiempo. Artículo 9.- En caso de que los usuarios de la PERM no puedan acceder a ésta a través de la dirección electrónica establecida, deberán solicitar apoyo al administrador de la Plataforma o en caso de tratarse de cuestiones técnicas a la Dirección de Gobierno Electrónico de la Secretaría de Administración del Municipio a través del Administrador de la PERM. IV.I DEL ENLACE ADMINISTRATIVO, DIRECTOR ADMINISTRATIVO U HOMÓLOGOS Artículo 10.- Los Enlaces Administrativos y/o Directores Administrativos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, deberán hacer de conocimiento por escrito el cambio del servidor público sujeto obligado a la entrega y solicitar la intervención a la Contraloría Municipal en el momento que se tenga conocimiento del cambio de forma inmediata o a más tardar en un término no mayor de veinticuatro horas contadas a partir de la separación del cargo del servidor público de referencia, a fin de que la Contraloría esté en la posibilidad de programar e intervenir al acto correspondiente en tiempo y forma, debiendo informar el nombre de la persona que entrega y recibe, la calidad de titularidad o encargo de despacho, el nombre de la Unidad Administrativa y acreditar el movimiento del personal mediante el documento correspondiente. 10
Artículo 11.- Los Enlaces Administrativos y/o Directores Administrativos de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública Municipal, deberán hacer de conocimiento por escrito de forma inmediata a la Contraloría Municipal, las modificaciones a su estructura, remitiendo para tal fin la estructura vigente debidamente validada con su firma y copia de la normatividad que motivo las modificaciones correspondientes, a efecto de que la Contraloría este en la posibilidad de gestionar la actualización de la PERM permitiendo así que se efectúen de forma ininterrumpida las actas que sean requeridas. IV.II DEL SUJETO DE ENTREGA Artículo 12.- Corresponde al Sujeto de Entrega el seleccionar los anexos que le correspondan conforme a las atribuciones conferidas por su cargo y los recursos asignados en su momento, debiendo relacionar, ordenar, clasificar, identificar y capturar la información correspondiente en la PERM y ubicar de forma física los recursos patrimoniales y documentos que tuvo a su disposición, que serán el soporte de la información que capturé en la Plataforma; debiendo elaborar y generar el Acta de Entrega Recepción respectiva; así como el respaldo de los anexos en los discos. Articulo 13.- En el supuesto de que el Sujeto de Entrega al concluir su empleo, cargo o comisión esté dispuesto a realizar la entrega de los recursos patrimoniales, documentos y asuntos que haya tenido a su disposición, y el Servidor Público que legalmente deba sustituirlo o a quien hayan designado para recibir la información se niegue a realizar el Acto de Entrega Recepción, o no exista designación para recibir la información, el Sujeto de Entrega dentro de los cinco días hábiles siguientes contados a partir de la fecha de su separación del cargo, empleo o comisión, tendrá la obligación de hacer la entrega en la PERM de la situación que guarda la Unidad Administrativa que entrega, a su superior inmediato ante la presencia del Representante, y dos testigos, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que dé lugar, conforme a la normatividad aplicable. Artículo 14.- Cuando al Sujeto de Entrega que deja el empleo, cargo o comisión, no le sea posible estar presente en el acto a que se refieren los presentes Lineamientos, por causas ajenas a su voluntad, las cuales deberán ser fehacientemente acreditadas ante el Representante, podrá nombrar a una persona de su confianza que lo representará, debiendo acreditar dicha representación con carta poder simple o notarial, a efecto de realizar la entrega correspondiente. V. DEL SUJETO QUE RECIBE. Artículo 15.- Una vez celebrado el acto de Entrega Recepción, el servidor público que recibe procederá a la validación previa verificación del contenido de los anexos relacionados en el Acta Administrativa de Entrega Recepción, en un término no mayor a 30 días naturales, contados a partir del día siguiente en que haya concluido el Acto de Entrega Recepción, realizando el cotejo de la información que se haya entregado con la existencia física, Artículo 16.- En caso de que el Servidor Público que recibe, dentro del plazo establecido en el párrafo anterior, presuma existencia de irregularidades derivado de la validación previa verificación del contenido de los anexos, deberá citar por escrito al entonces Sujeto de Entrega que dejó el empleo, cargo o comisión, en el domicilio señalado en el acta, para que se presente el día y hora hábil que se le señale, en las oficinas del área respectiva, notificándole con una anticipación no menor a tres días hábiles, para hacer las aclaraciones o 11
justificaciones pertinentes sobre las presuntas irregularidades advertidas, haciéndose constar lo anterior en acta circunstanciada. En caso de omisión a la citación para la solicitud de aclaración o justificación o en el supuesto de que no obstante las aclaraciones o justificaciones, se considere que persisten las presuntas irregularidades, dentro del plazo señalado de los treinta días, se deberá hacer de conocimiento por escrito a la Contraloría Municipal para los efectos legales y administrativos procedentes, debiendo precisar en qué consisten las presuntas irregularidades, anexando el acta administrativa de Entrega Recepción, con el o los disco que contiene los anexos de respaldo y el acta circunstanciada en la que conste la omisión a la citación o en su caso las aclaraciones o justificaciones realizadas en la citación. Artículo 17.- De no realizarse la entrega de los recursos patrimoniales, documentos y en general los asuntos que haya tenido a su disposición conforme a los presentes lineamientos por omisión del Sujeto de Entrega al término de su empleo, cargo o comisión, el Servidor Público que recibe, dentro de los cinco días hábiles siguientes a su nombramiento o designación, deberá hacer, constar en acta administrativa circunstanciada, la situación que guarda la Unidad Administrativa que recibe, ante la presencia de Representante, y dos testigos, sin perjuicio de la responsabilidad administrativa a que dé lugar, conforme a la normatividad aplicable. Para realizar el acta administrativa que se menciona en el párrafo anterior, deberá solicitar la intervención del Enlace Administrativo y/o la Dirección Administrativa de la Dependencia o Entidad, encargada de la administración de los recursos humanos, materiales y financieros, con la finalidad de levantar el inventario correspondiente basándose en los registros respectivos y lo que se encuentra físicamente. V.I DE LA CONTRALORÍA Artículo 18.- La Contraloría Municipal deberá de participar en todo Acto de Entrega Recepción a efecto de vigilar el transparente uso y aplicación de los recursos; así como para verificar que se realice la entrega en la forma y términos establecidos por la normatividad aplicable, pudiendo requerir información adicional a su consideración según las situaciones que se presenten en dicho acto. Artículo 19.- El personal de la Contraloría Municipal que participe en la entrega recepción, no podrá intervenir en la selección de los anexos, la captura de información, integración de documentación, validación y en general en ninguna otra acción que no sea para las que está facultado. Artículo 20.- La Contraloría Municipal, conforme a sus atribuciones, será la responsable de administrar y gestionar la actualización de la PERM, conforme a las modificaciones de las estructuras que le sean informadas por las Dependencia y Entidades a través de su Enlace Administrativo y/o Director Administrativo, respondiendo así a las necesidades jurídicas y administrativas de los Actos de Entrega Recepción, así como de emitir y actualizar las disposiciones técnicas y normativas relacionadas del proceso de Entrega Recepción, fijando los criterios correspondientes. Artículo 21.- La Contraloría Municipal, vigilará el cumplimiento de las disposiciones a que se refieren los presentes Lineamientos. 12
V.II DE LA RESPONSABILIDAD ADMINISTRATIVA Artículo 22.- El incumplimiento de las disposiciones contenidas en estos Lineamientos, es causa de responsabilidad administrativa en los términos de la Ley de Responsabilidades aplicable, sin perjuicio de lo que señalen otros ordenamientos legales. Artículo 23.- La entrega de los asuntos a cargo del Sujeto de Entrega, no le exime de las responsabilidades civiles, administrativas, penales o de cualquier otra índole que deriven conforme a las disposiciones legales respectivas con motivo del desempeño de sus funciones. V.III VIGENCIA Artículo 24.- Los presentes Lineamientos entrarán en vigor a partir de su publicación, quedando sin efecto cualquier circular o disposición en contrario. 13