SISTEMA PARA LA GESTIÓN DE INFORMACIÓN DE FIADOS V1.0 BILSE CONSULTORES MANUAL DE USUARIO ÍNDICE 1. Requisitos técnicos del sistema 2. Acceso al sistema 3. Avisos 4. Estado de cuenta 5. Solicitud de trámites 6. Control y seguimiento 7. Reportes 8. Marco normativo 9. Links 10. Administración de usuarios Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 1
1. Requisitos técnicos del sistema El sistema para la Gestión de información de Fiados, está diseñada para web y no requiere de instalación de complementos, se puede acceder en cualquier explorador de Internet, pero su mejor experiencia de uso será en el explorador de Internet Google Chrome. El sistema, diseñado con tecnología de última generación, puede ser usado desde un equipo tipo TABLET, en cuyo caso se recomienda hacerlo desde un equipo IPAD de la marca Apple. 2. Acceso al sistema Para acceder a la interfaz de Gestión de información para el Fiado, es indispensable contar con un nombre de usuario y contraseña válida, éstos serán proporcionados la primera vez por la oficina de Bilse Consultores. Debe teclear en la barra de direcciones de su explorador de Internet la dirección: www. http://bilseconsultores.org, a continuación se desplegará la pantalla de inicio del sistema. Cuando se ha registrado el nombre de usuario y la contraseña, se deberá oprimir el botón Entrar, la empresa será siempre: MATRIZ. Una vez que se ha ingresado al sistema, se mostrará la pantalla de la sección AVISOS, en donde se desplegará información relevante sobre la situación de su estado de cuenta y oportunidades en la cancelación de fianzas. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 2
3. Avisos Como se mencionó en la sección 2, en esta sección se presentarán avisos sobre el estado de cuenta y oportunidades en la cancelación de fianzas, además de otros avisos que requieran de atención inmediata. Se podrá acceder a las otras funciones del sistema oprimiendo alguno de los botones de la izquierda, en color verde. 4. Estado de cuenta En esta sección se presentan: el estado de los contratos registrados con cada una de las afianzadoras (la afianzadora se elige en el cuadro desplegable de la parte superior izquierda). Cuando se ha seleccionado la afianzadora, se desplegará la información relacionada en otras sub-secciones: Garantías propias, Obligados Solidarios, Fianzas Vigentes, Resumen. En cada sección, el ícono (imagen) representada por una flecha apuntando hacia abajo, colocada a la derecha, hace posible la consulta de documentos anexos, hacer un click sobre esta imagen resulta en la descarga de los documentos adheridos al registro consultado. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 3
Para el caso de las fianzas vigentes, es relevante comentar que se puede ver el estado de vencimiento con distintos colores, de acuerdo a su estado de vigencia. Los posibles estados de una fianza son: CANDIDATA A CANCELACIÓN SOLICITÓ CANCELACIÓN PRÓXIMO VENCIMIENTO VIGENTE La fecha de fin de vigencia es menor que la fecha actual, por tanto se recomienda que el Fiado haga los trámites para documentar los trabajos realizados y conseguir los elementos de cancelación de la fianza. El Fiado ha solicitado la cancelación desde la sección SOLICITUD DE TRÁMITES. La fecha de vigencia está por cumplirse dentro del próximo mes (entre 1 y 30 días en el futuro). La fecha de fin de vigencia es menor o igual a la fecha actual. En el extremo derecho de la cuadrícula que muestra el estado de las fianzas, se encuentra el ícono que permite editar notas por parte del Fiado, con el objetivo de que en la fianza indicada se registre un comentario útil. Dar click sobre el ícono (imagen) permitirá habilitar el registro de una nota o recordatorio relacionado con la fianza, que permita recordar o anunciar algo pro hacer en ésta. En la parte inferior de la pantalla, se presenta un resumen de los movimientos, para su lectura y toma de decisiones. 5. Solicitud de trámites Actualmente existen las siguientes opciones en la sección TRÁMITES: SOLICITAR CANCELACIÓN DE FIANZA Se presentan las fianzas Candidatas a Cancelación, que se consideran así porque la fecha de fin de vigencia es menor que la fecha actual, en éstas se puede solicitar la cancelación con el botón. A continuación se muestra la pantalla en la que se define la forma de cancelación solicitada (Carta del beneficiario, Acta recepción y Cancelación Administrativa). Para cada opción se debe cumplir con los requisitos y anexar el documento firmado que avalará la solicitud. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 4
VER FIANZAS EN PROCESO DE CANCELACIÓN Cuando el Fiado ha solicitado la cancelación, la fianza desaparece de la relación de SOLICITAR CANCELACIÓN DE FIANZA y aparece en esta opción. Aquí también se pueden editar notas Aquí también se puede eliminar la solicitud de cancelación, si hubo algún error al integrar el expediente. Si se elimina la solicitud de cancelación, la fianza estará disponible en la opción SOLICITAR CANCELACIÓN DE FIANZA. SOLICITAR NUEVA FIANZA A través de esta opción, el fiado puede solicitar la creación de una fianza, con los datos que se requieren, como son fechas del documento fuente y fechas de inicio y fin de trabajos, entre otros relacionados con las condiciones del documento fuente. Es indispensable anexar la copia digitalizada (archivo PDF o de imagen) a la solicitud. El documento puede cargarse a través del botón "seleccionar archivo". Esta solicitud será enviada directamente a la oficina de Bilse Consultores para su diagnóstico, se responderá por escrito al fiado sobre la viabilidad de la fianza. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 5
SOLICITAR DEVOLUCIÓN DE DEPÓSITO PRENDARIO Si el fiado tiene registrado un depósito prendario en el pasado, éste se presentará en la pantalla, para solicitar su devolución. Es indispensable elegir la afianzadora en la que se tiene registrado el depósito, para que se incluya en los resultados de la consulta. Para solicitar la devolución, debe marcarse el cuadro de selección que se encuentra a la izquierda del registro del depósito requerido, a continuación oprimir el botón "solicitar devolución". VER SOLICITUD DE LA DEVOLUCIÓN DEL DEPÓSITO PRENDARIO Para solicitar la devolución, es indispensable contar con los archivos digitalizados de: carta solicitud en hoja membretada, estado de cuenta para recibir devolución (no mayor a 3 meses), carta cancelación en original, del beneficiario, contrato prendario y recibo de caja. En esta pantalla se presentarán los registros de los depósitos prendarios que están siendo evaluados para su devolución. 6. Control y seguimiento Esta sección permite la captura de asuntos / pendientes con la oficina de Bilse Consultores. Cada registro servirá como recordatorio de un asunto pendiente y podrá ser modificado o eliminado por el Fiado, conforme se requiera. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 6
7. Reporte de cobranza Se muestra la pantalla que presenta la lista de fianzas que no han sido pagadas por el Fiado, como recordatorio. 8. Marco normativo Se muestra la pantalla que presenta la lista de publicaciones relevantes al marco normativo de las Fianzas. Al elegir una liga con el mouse, ésta conducirá al documento listado. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 7
9. Links Se muestra la pantalla que presenta la lista de ligas (links) a sitios en Internet relevantes a las Fianzas. Al elegir una liga con el mouse, ésta conducirá al sitio listado. 10. Administración de usuarios La sección de Administración de Usuarios permite el registro y configuración de permisos de acceso de usuarios adicionales al usuario administrador, que es ofrecido por la oficina de Bilse Consultores. El botón Agregar usuario permite agregar nuevas cuentas, adicionales al usuario administrador asignado al Fiado. Una vez que se ha ingresado la primera vez al sistema, el usuario administrador puede generar hasta 5 usuarios adicionales, para su uso interno, indicando las secciones a las que tendrán acceso. Sólo los usuarios no administradores pueden ser eliminados por el usuario administrador principal, y éste sólo puede ser eliminado por la oficina de Bilse Consultores. Manual de usuario, módulo de consulta para Fiados Página 8