Agenda Electrónica 3x1 para Migrantes. Introducción. Manual de usuario

Transcripción

1 Página 1 Introducción En la página del Programa 3x1 para Migrantes se ubica la Agenda Electrónica 3x1, herramienta que se diseñó para una mejor organización, coordinación y difusión de los trabajos del 3x1. Con la Agenda Electrónica las y los operadores del 3x1 programan y anuncian eventos, tales como sesiones de Comité de Validación y Atención a Migrantes (COVAM), talleres de capacitación, actos de entrega o inauguración de obras, entre otros. Particularmente para esta Agenda, se considera que un evento es un suceso de importancia que se encuentra programado, en el que participan un grupo de personas, y que se desarrolla bajo un orden del día, o una lista de actividades o tareas puntuales. Actualmente, en ese sistema, se pueden registrar los siguientes tipos de eventos: Instalación del COVAM Sesión del COVAM Reunión de promoción y rendición de cuentas de las Delegaciones SEDESOL en EUA Taller de capacitación y promoción en Consulados de México en el Exterior Taller de capacitación y promoción en las entidades federativas Evento nacional en el que participa el Programa 3x1 para Migrantes Evento internacional en el que participa el Programa 3x1 para Migrantes Taller de Contraloría Social Instalación del Subcomité Técnico Valuador de Proyectos Sesión del Subcomité Técnico Valuador de Proyectos Otro (especifique) El uso cotidiano de esta herramienta, fortalece la vinculación y comunicación entre la SEDESOL y las instituciones, organizaciones y personas participantes en el 3x1: la comunidad migrante, las y los beneficiarios, los gobiernos estatales y municipales. La Agenda también contribuye a transparentar las acciones del Programa, ya que todos los eventos podrán ser consultados por cualquier persona que ingrese a la página web del Programa 3x1. En ese sentido, se convoca al uso de la Agenda, cumpliendo con la calidad de fondo y forma (contenido y ortografía) que exige la información pública y que ha caracterizado los trabajos del Programa 3x1 para Migrantes.

2 Página 2 Objetivo Mostrar el uso del sistema Agenda Electrónica del Programa 3x1 para Migrantes para la consulta, registro y autorización de eventos tales como instalaciones de COVAM, sesiones de COVAM en la entidades federativas y en los Estados Unidos de América, Reuniones de promoción y rendición de cuentas de las Delegaciones SEDESOL en los Estados Unidos de América, Talleres de capacitación y promoción en Consulados y entidades federativas; así como, cualquier tipo de evento nacional o internacional relacionado con el Programa 3x1 para Migrantes. Alcance Este instructivo está dirigido a personal de Oficinas Centrales, Delegaciones Estatales y Representantes de la SEDESOL en EU., para el registro, validación, autorización o cancelación de eventos en la agenda electrónica del Programa 3x1 para Migrantes y para quien desee consultarla. Índice La Agenda 3 1. Consulta de eventos 3 2. Administración de la agenda Administración de eventos Registrar eventos Modificar eventos Eliminar eventos Validar eventos Autorización de eventos Autorización Revisión o cancelación de eventos 12

3 Página 3 La Agenda La Agenda Electrónica del Programa 3x1 para Migrantes, es una herramienta para la administración y difusión de los eventos relacionados con el programa. La aplicación de consulta se encuentra en la página principal del programa 3x1 en la siguiente dirección: Opcionalmente podemos ver el calendario con mayor detalle en: La aplicación de administración está diseñada de acuerdo a cada perfil de usuario, por lo tanto las funciones pueden variar (registro, validación, autorización o cancelación de eventos), para acceder a esta aplicación visite la siguiente dirección: Función Público en general Delegaciones estatales y representantes en el extranjero Oficinas centrales Consultar eventos Registrar eventos Modificar eventos Eliminar eventos Cancelar eventos Autorización eventos 1. Consulta de eventos En la página principal del programa 3x1 para Migrantes, se localiza el calendario de eventos del mes actual. I. Para mostrar los detalles de un evento: localice el evento en el calendario y presione el botón izquierdo del mouse para abrir el registro. Nota: En la agenda sólo se mostrarán aquellos eventos que han sido autorizados por Oficinas Centrales.

4 Página 4 Botones de desplazamiento para meses. Detalle del Evento Más detalle: Es un acceso directo al calendario con mayor detalle, en donde es posible realizar consultas y visualizar un reporte de los eventos por mes, semana, entidad federativa o año.

5 Página 5 2. Administración de la agenda 2.1. Administración de eventos Este módulo está diseñado para registrar y dar seguimiento a los eventos relacionados con las actividades del Programa, por lo que el acceso es restringido. Nota: La Dirección de Operación Territorial les hará llegar su clave de usuario y contraseña vía correo electrónico. I. Para ingresar al módulo de administración de eventos, visite la siguiente dirección: II. Teclee sus datos de acceso al sistema. Al terminar, oprima con el botón izquierdo del mouse sobre el botón Entrar. III. El sistema despliega el calendario del mes actual, con los eventos previamente registrados.

6 Página Registrar Eventos I. Para agregar un evento a la agenda, presione con el botón izquierdo del mouse sobre el número del día. II. El sistema muestra la pantalla de registro de eventos; llene el formulario.

7 Página 7 III. Para almacenar su información presione con el botón izquierdo del mouse sobre el botón Guardar y verifique que el sistema muestre el mensaje Evento guardado exitosamente, de otra forma debe ingresar la información faltante. IV. Si desea anexar archivos relacionados con el evento, oprima con el botón izquierdo del mouse sobre el botón Examinar, localice y seleccione el documento que desea agregar; este debe ser de formato PDF y tener un tamaño máximo de 1 MB. Una vez indicado el archivo, presione con el botón izquierdo del mouse sobre el botón Agregar para ser incorporado al sistema. V. El sistema mostrará un listado de los documentos agregados, para eliminarlos active la casilla de verificación del documento y oprima el botón izquierdo del mouse sobre el botón Eliminar Modificar eventos I. Para modificar los datos de un evento, presione el botón izquierdo del mouse sobre el evento y el sistema mostrará una pantalla con los detalles.

8 Página 8 II. Presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Modificar. III. Realice los cambios necesarios y presione con el botón izquierdo del mouse sobre el botón Guardar para que sus cambios sean almacenados y verifique que el sistema le notifique mediante un mensaje Evento guardado exitosamente. Nota: Desde este módulo, es posible anexar archivos relacionados al evento de la misma manera como se indicó en el punto IV de la sección Únicamente el creador del evento podrá modificar la información mientras no sea enviado a validación. Una vez en validación el evento queda de solo lectura.

9 Página Eliminar eventos I. Para eliminar un evento, presione el botón izquierdo del mouse sobre el evento y el sistema mostrará una pantalla con los detalles. II. Presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Modificar. III. En la pantalla, presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Eliminar. IV. El sistema muestra el mensaje Está seguro de eliminar el evento y los documentos que contenga, si es así, presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Aceptar para proceder con la eliminación del registro, o bien presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Cancelar para ignorar la orden.

10 Página Validar eventos Si los datos capturados para el evento son correctos, debe enviarse a validación para que oficinas centrales autorice su publicación en la Agenda Electrónica. I. Para validar un evento, presione el botón izquierdo del mouse sobre el evento y el sistema mostrará una pantalla con los detalles. II. Presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Modificar. III. Presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Enviar a validación. IV. El sistema muestra el mensaje Está seguro de enviar a validación el evento, de ser así, oprima el botón izquierdo del mouse sobre el botón Aceptar, si el proceso es correcto, el sistema muestra un mensaje de confirmación Evento enviado exitosamente a validación o bien presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Cancelar para ignorar la orden. Nota: Si el evento es enviado a Validación no será posible modificarlo, ni eliminarlo; a menos que sea devuelto para corregir las observaciones realizadas por el personal responsable en oficinas centrales. 2.2 Autorización de eventos Nota: El proceso de Autorización de Eventos está autorizado únicamente para el personal responsable del Programa 3x1 para Migrantes en Oficinas Centrales de la SEDESOL Autorización I. Para iniciar la autorización de eventos, es necesario autentificarse de igual forma como se explica en la sección 2.1 Administración de eventos. II. Una vez autentificado, seleccione la opción de Eventos a validar y el sistema despliega una lista de todos los eventos enviados para su validación; opcionalmente puede filtrar los eventos por Delegación o Estatus (Autorizado, Cancelado, Revisión o Validación).

11 Página 11 III. Seleccione el evento oprimiendo el botón izquierdo del mouse sobre el Titulo del evento IV. Para autorizar un evento, presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Autorizar, el sistema muestra el mensaje Está seguro de autorizar el evento? de estar seguro, presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Aceptar, el sistema mostrará el mensaje Autorizado exitosamente.

12 Página 12 Una vez autorizado, el evento es publicado en la Agenda Electrónica del Programa 3X1 para Migrantes Revisión o cancelación de eventos Si existe algún inconveniente con la información proporcionada del evento, se deben realizar las observaciones necesarias y enviar a revisión o bien cancelar el evento. I. Para enviar a revisar o cancelar un evento, es necesario autentificarse de igual forma como se explica en la sección 2.1 Administración de eventos. II. Una vez autentificado, el sistema despliega una lista de todos los eventos enviados para su validación; opcionalmente puede filtrar los eventos por Delegación o Estatus (Autorizado, Cancelado, Revisión o Validación). III. Seleccione el evento oprimiendo el botón izquierdo del mouse sobre el Titulo del evento IV. Indique los motivos o comentarios por el cual el evento se envía a revisión o se cancela. IV. Presione el botón izquierdo del mouse sobre el botón Enviar a revisión o Cancelar según sea el caso y el sistema enviará un mensaje de confirmación indicándonos que se llevó a cabo el proceso. Enviar a revisión indica al creador del evento que debe realizar los cambios correspondientes de acuerdo a las observaciones y enviarlo nuevamente para su verificación y autorización.