INSTRUCCIONES PARA LA CONFORMACIÓN, CERTIFICACIÓN Y CUSTODIA DE LOS EXPEDIENTES ADMINISTRATIVOS DE APROBACIÓN PRESUPUESTARIA 1. Objetivo Suministrar un marco normativo de referencia que establezca con claridad y precisión la manera en la que se deberán conformar los expedientes administrativos de aprobación presupuestaria en la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE). 2. Ámbito de aplicación Las presentes instrucciones resultan aplicables a la conformación, certificación y custodia de expedientes de la aprobación presupuestaria que lleva a cabo esta Contraloría General (CGR). 3. Conceptos generales Archivo de gestión: Expediente que aún no haya finalizado su trámite administrativo y/o permanezca en custodia del Área de Fiscalización de la DFOE encargada del asunto, por el plazo dispuesto en la tabla de plazos de conservación de documentos de la CGR. Archivo central: Expediente que haya finalizado su trámite administrativo y/o se haya remitido al Archivo Central por vencimiento del plazo dispuesto en la tabla de plazos de conservación de documentos de la CGR y se encuentra bajo la custodia de la Unidad de Servicios de Información de la Contraloría General. Expediente Administrativo de Aprobación Presupuestaria: Reunión de todos los documentos que se originan en relación con un trámite de aprobación presupuestaria. Tomo: Conjunto de documentos que son parte integrante de un mismo expediente pero se agrupan de forma separada para facilitar su manejo. Documento o pieza documental: Oficio que ingresa a la CGR y se le asigna un número de ingreso (NI o número rojo) o aquel que se haya producido por la propia área de fiscalización encargada de la aprobación presupuestaria. Todo documento agregado a dichos oficios se considerará anexo de aquél, conformando un solo documento o pieza documental. 4. Importancia de los expedientes administrativos El expediente administrativo que ha sido elaborado de forma correcta permite dar cumplimiento a los principios de legalidad, transparencia, publicidad, rendición de cuentas, evaluación de resultados y libre acceso a los departamentos e información administrativa de interés público. Asimismo, permite atender las regulaciones establecidas entre otrasen la Ley General de Control Interno No. 8292, la Ley del Sistema Nacional de Archivo No. 7202, así como en el Código Procesal 1
Contencioso Administrativo No. 8508. Es obligación de esta Contraloría General de la República atender los anteriores principios que le han sido impuestos tanto a nivel constitucional como legal así como las disposiciones contenidas en las leyes mencionadas. 5. Finalidad de los expedientes administrativos El expediente administrativo permite brindar seguridad jurídica a todas las partes involucradas en la tramitación de un asunto en tanto: Unifica la información que se requiere para ejecutar las competencias que le han sido asignadas por el ordenamiento jurídico. Registra la documentación que da sustento fáctico a la emisión de un acto administrativo, en este caso aquel que ordena devolver sin trámite, aprueba o imprueba, total o parcialmente un presupuesto. Organiza la información que se considera para la toma de decisión de forma tal que permite comprender el proceso y actividades que se producen en la realidad. Facilita la conservación de la documentación para efectos probatorios en sede jurisdiccional. Además, procura el resguardo del patrimonio documental al compilar aquellos documentos que el ordenamiento jurídico nacional considera de valor histórico cultural. 6. Contenido básico del expediente administrativo de aprobación presupuestaria Los expedientes administrativos de aprobación presupuestaria tendrán el contenido básico que se presenta de seguido: a) Identificación. En la portada del expediente deberá consignarse la siguiente información: área de fiscalización, asunto, número de gestión, institución, año, número de tomo y cantidad de tomos del expediente ambos expresados en números romanos. (Ver modelo que se presenta en Anexo 1) b) Hoja de control de préstamo del expediente. Documento cuya función es asegurar la debida custodia del expediente y consiste en una tabla en la que se deberá registrar el préstamo del expediente tanto a funcionarios de la Contraloría General de la República como a terceros interesados que lo requieran. Esta hoja de control se mantiene dentro de cada expediente y no debe confundirse con la hoja de control referida en el numeral 8 de estas instrucciones. (Ver modelo que se presenta en Anexo 2) c) Índice. Que deberá contener la siguiente información: identificación del expediente, totalidad de tomos, totalidad de folios y una tabla de tres columnas en las que se indique: 2
documento, folios que abarca y tomo en el que se ubica. (Ver modelo que se presenta en Anexo 3). En los casos en los que el expediente conste de varios tomos, únicamente se deberá incorporar un índice en el tomo primero. d) Solicitud externa: Documento mediante el cual el sujeto pasivo requiere la aprobación presupuestaria (inicial o extraordinaria) que se identifica con un NI o número rojo y sus anexos -que constituyen un solo documento o pieza documental-. e) Oficios de información adicional. Toda documentación que provenga de la institución sujeta a aprobación presupuestaria o de cualquier otro sujeto a quien se le haya requerido o suministre información. f) Criterio profesional: Se considera criterio profesional el emitido por el funcionario encargado de la aprobación presupuestaria, el criterio de calidad que realice el Asistente Técnico y los criterios de otros profesionales (funcionarios de CGR o externos) que sean necesarios para el análisis presupuestario. El documento deberá consignarse impreso, con indicación de la fecha en la que se emite y la firma del funcionario que lo realizó. g) Oficio de respuesta a solicitud de fiscalización previa: Corresponde al producto final del procedimiento de aprobación presupuestaria y consiste en un oficio de aprobación, improbación o devolución sin trámite del documento presupuestario sujeto a aprobación. h) Revisión Oficiosa. Documento relativo a la revisión de lo resuelto por CGR, en los casos en los que se haya producido. Deberá incluirse la solicitud de la parte (cuando se haya presentado) y la resolución de la CGR que rechaza o acoge las observaciones de la parte. i) Acta de conformación del expediente. Documento que permite al responsable de la conformación y custodia del expediente dar fe de que se ha cumplido con las presentes instrucciones y que por tanto el expediente se encuentra completo, ordenado cronológicamente y foliado. Deberá constar en el expediente un acta de conformación inmediatamente después de los oficios mencionados en los apartados g y h anteriores según corresponda- y en caso de que en el expediente consten oficios mencionados en el apartado j, deberá agregarse otra acta antes de trasladarlo del expediente a archivo pasivo. (Ver modelo que se presenta en Anexo 4) 3
j) Otros oficios: Podrá agregarse otros oficios con posterioridad a la emisión del documento referido en el inciso g) anterior, únicamente en aquellos casos en los que tengan estricta y directa relación con la devolución sin trámite, aprobación o improbación total o parcial- del presupuesto. El fiscalizador que tramita el expediente deberá agregar un acta de incorporación de este tipo de documentos (Ver modelo de anexo 5) Ejemplo: 1. Oficio de remisión del documento presupuestario ajustado (casos de improbación total o parcial). 2. Oficio remitido por terceras instancias -MIDEPLAN, Autoridad Presupuestaria, otros- estrictamente relacionado con el oficio de respuesta a solicitud de fiscalización previa (referido en el inciso g) anterior del presente apartado). 3. Solicitudes de aclaración realizadas por los sujetos pasivos fiscalizados sobre el documento de aprobación presupuestaria. Para asegurar la integridad de la documentación que forma parte del expediente, no se debe realizar anotaciones al margen de los mismos que puedan evidenciar opiniones del funcionario que efectúa el análisis, o de alguna forma puedan alterar el contenido del documento. El responsable de la conformación del expediente de aprobación deberá asegurarse de que en este no se incluya, información o documentación que no forme parte del trámite respectivo o que pueda generar contradicciones, como por ejemplo: Anotaciones escritas a mano que contengan el criterio o algún ejercicio de análisis, de carácter preliminar o no oficial, por parte de cualquier funcionario involucrado en el trámite del asunto. Documentos impresos sin fecha ni firma que constituyan borradores del funcionario a cargo del asunto. Documentos en los que los sujetos pasivos fiscalizados remitan a la CGR los informes de ejecución y las liquidaciones presupuestarias, los cuales deberán conservarse en un solo archivo, que será independiente respecto del expediente de aprobación presupuestaria. Las consultas relativas a la aprobación presupuestaria que presenten los sujetos pasivos fiscalizados. Los documentos deberán incorporarse al expediente en el momento en que los recibe o los emite el responsable de la conformación, en aras de evitar pérdida o alteración de la información. 4
7. Aspectos formales del expediente administrativo de aprobación presupuestaria Los expedientes administrativos de aprobación presupuestaria deberán conformarse en estricto cumplimiento de las siguientes reglas: a) Orden cronológico: La documentación deberá agregarse al expediente atendiendo un estricto orden cronológico que está determinado por: Los documentos deben ordenarse del más antiguo al más reciente, siendo el más antiguo el que debe ubicarse inmediatamente después del índice y los más recientes deben agregarse detrás de éste. Para oficios que produce la CGR la fecha relevante es la de emisión. Para los documentos ingresados a CGR (que contengan NI o número rojo) la cronología la determina la fecha de ingreso al Área de Fiscalización. Los criterios profesionales deben incorporase al expediente administrativo según su fecha de emisión. La información adicional debe incorporarse al expediente al momento de su consideración. El orden cronológico lo determina la fecha de emisión del documento que el funcionario a cargo del trámite realice justificando la importancia de la información que será incorporada. El orden cronológico para las piezas documentales lo establecerá el oficio ingresado o producido, por lo que los anexos no deberán ordenarse cronológicamente. b) Foliatura: Los documentos que conforman el expediente administrativo deben foliarse debidamente, al momento de su incorporación, atendiendo las siguientes reglas: La foliatura inicia a partir de la solicitud externa. Los documentos identificados como a), b) y c) en el numeral 6 anterior no deben foliarse. Debe realizarse a mano (con lapicero de tinta azul o negro) o utilizando foliador. Debe consignarse en la esquina superior derecha de cada página. Cada expediente deberá contar con una foliatura corrida en números arábigos. En caso de que se componga por dos o más tomos cada uno deberá iniciar en el número de folio inmediato siguiente en el que terminó el anterior. En los casos en se produzca un error en la foliatura deberán atenderse las siguientes indicaciones: Toda corrección debe realizarse tachando el número 5
consignado de forma incorrecta, mediante una línea transversal, de manera que sea siempre legible. De seguido deberá colocarse el número correcto. Ejemplo: 000147 Cuando sea necesaria la corrección del número de un único folio podrá utilizarse el numeral BIS. Ejemplo: 000147 BIS Cuando deba corregirse dos o más folios consecutivos será necesaria la refoliación del resto del expediente y el funcionario responsable deberá dejar una constancia al respecto. (Ver modelo que se presenta en el Anexo 6) 8. Custodia del expediente administrativo La custodia y manejo del expediente de aprobación presupuestaria que se encuentre en archivo de gestión le corresponde al Área de Fiscalización de la DFOE encargada del asunto. Cada área llevará un registro general de préstamo de sus expedientes de aprobación presupuestaria, mediante una hoja de control de préstamo que será encargado a la secretaria del área. (Ver modelo que se presenta en anexo 7). Cuando un tercero requiera consultar el expediente, el funcionario designado por la Gerencia de Área para esta función, deberá proporcionarlo en un lugar visible y dejar la constancia de la consulta en la hoja de control. Si el tercero solicita una copia simple del expediente, un funcionario del Área deberá acompañarlo a la fotocopiadora de la institución, donde se dejará el expediente y posteriormente se retirará al finalizar el fotocopiado. En todo momento se deberá asegurar la integridad y debido manejo del expediente durante el proceso de consulta y/o de fotocopiado. 9. Certificación del expediente administrativo Ante solicitud de tercero de brindar copia certificada de un expediente que se encuentre en archivo de gestión, será al Gerente del Área de Fiscalización a quien le corresponderá emitir la certificación. En la certificación deberá darse fe de que el expediente se encuentra foliado, en estricto orden cronológico y completo al día en el que se emite la misma. 10. Roles a) Asistente Técnico: Como parte del control de calidad propio de su cargo, verificará que el expediente administrativo que ha sido presentado para su revisión, a la fecha de su entrega, se 6
ajuste a lo dispuesto por las presentes instrucciones. b) Fiscalizador o Fiscalizador Asociado: Será responsable de la conformación del expediente administrativo de aprobación presupuestaria a su cargo. Deberá incorporar los documentos en orden cronológico, consignar la foliatura de los mismos y asegurar la completez del expediente. Además deberá brindar el apoyo necesario en los casos que se solicite copias (simples o certificadas) de los expedientes (en archivo de gestión o central) que hayan estado a su cargo. c) Secretaria: Deberá encargarse del control de préstamos de los expedientes que se encuentren en archivo de gestión, de acuerdo con las regulaciones existente sobre este particular. Debe asegurar que la información de las hojas de control de préstamo anexos 2 y 7 de estas instrucciones- se llenen de forma correcta. 11. Vigencia Las presentes instrucciones son de acatamiento obligatorio y rigen a partir de su emisión. Anexos Anexo Nro. 1. Modelo para la identificación del expediente de aprobación presupuestaria. Anexo Nro. 2. Modelo Hoja de Control de préstamo del expediente de aprobación presupuestaria. Anexo Nro. 3. Modelo de índice del expediente de aprobación presupuestaria. Anexo Nro. 4. Modelo de acta de conformación del expediente de aprobación presupuestaria. Anexo Nro. 5. Modelo de acta de incorporación de oficios con posterioridad del expediente de aprobación presupuestaria. Anexo Nro. 6. Modelo de constancia de corrección de foliatura del expediente de aprobación presupuestaria. Anexo Nro. 7. Modelo Hoja de control general de préstamo de expedientes de aprobación presupuestaria. Transitorios I) Los expedientes de aprobación presupuestaria del período 2010 serán ajustados a las regulaciones contenidas en las presentes instrucciones, de forma inmediata, una vez que éstas entren en vigencia. II) El ajuste de los expedientes administrativos de aprobación presupuestaria de los años 2008 y 2009 a las disposiciones giradas en este acto, deberá realizarse paulatinamente en un plazo que no excederá los 2 y los 3 años, respectivamente. En ambos casos contados a partir de la entrada en vigencia de las presentes instrucciones. Lo anterior sin perjuicio de la posibilidad de extensión del 7
plazo, previa autorización de la Gerencia de División. Durante dicho período los expedientes permanecerán en archivo de gestión. III) En los casos en que, mediante el oficio de respuesta de la solicitud de aprobación presupuestaria de los años 2010 o anteriores, se haya emitido disposiciones, órdenes o requerimientos, de conformidad con la normativa vigente, toda la documentación relativa al seguimiento de las mismas, deberá archivarse en el expediente de aprobación presupuestaria. 8